Una «factura abierta» es una factura emitida por un vendedor pero aún no pagada por el comprador. Representa el importe pendiente que un cliente debe por los bienes o servicios prestados y se considera «abierta» hasta que se reciba el pago completo.

Si las facturas siguen abiertas más allá de la fecha de vencimiento, pueden llegar con demora y requerir medidas de seguimiento, como recordatorios de pago e incluso una instancia superior a los cobros. Este es un problema común: una encuesta de 2022 reveló que más de la mitad de las empresas dedican cuatro horas o más al seguimiento de los pagos cada semana. Hacer un seguimiento y gestionar correctamente las facturas abiertas puede ayudar a asegurar pagos más puntuales y reducir la carga administrativa asociada a los cobros.

A continuación, explicaremos cómo gestionar y hacer el seguimiento de las facturas abiertas, cómo minimizarlas y cómo declararlas para los estados financieros.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo gestionar y hacer un seguimiento de las facturas abiertas
  
• ¿Cuáles son los riesgos de tener demasiadas facturas abiertas?
  
• Cómo establecer condiciones de pago claras para minimizar las facturas abiertas
  
• Cómo automatizar los recordatorios para facturas abiertas
  
• Cuándo y cómo intensificar los esfuerzos de cobro de facturas abiertas
  
• Cómo reportar facturas abiertas para estados financieros
  

Cómo gestionar y hacer el seguimiento de facturas abiertas

El seguimiento de las facturas abiertas es una parte importante de la gestión de las finanzas de tu empresa. Herramientas como Stripe Invoicing pueden hacer que el seguimiento de las facturas sea mucho más sencillo. A continuación, te explicamos cómo hacerlo.

Dashboard de Stripe

El Dashboard de Stripe te ofrece un resumen de todas tus facturas y muestra si una factura está en borrador, abierta, pagada o vencida, lo que te ayuda a determinar dónde debes hacer el seguimiento.

Recordatorios automáticos

Perseguir a los clientes por facturas impagas lleva mucho tiempo y puede ser incómodo. Con Stripe, puedes implementar recordatorios automáticos de pago por adelantado. Se trata de un gesto cortés y automatizado para los clientes que ayuda a reducir la demora en los pagos y a ahorrar tiempo y esfuerzo.

Smart Retries

Stripe también facilita la gestión de los pagos fallidos. Con el cobro automático y Smart Retries, Stripe intentará volver a cobrar el pago según un calendario ajustado si el pago inicial falla. Esto ayuda a minimizar la intervención manual y puede mejorar tus posibilidades de recibir antes los pagos.

Funciones de informes

Las herramientas de elaboración de informes de Stripe hacen un seguimiento de tu actividad de facturación. Puedes usar métricas como los días de ventas pendientes (DSO) o consultar las tasas de éxito de los pagos para comprender la eficacia con la que se está ejecutando tu proceso de facturación. Estos análisis pueden ayudarte a detectar tendencias, identificar a los clientes que llegan tarde de forma crónica y mejorar tus prácticas de facturación para minimizar las facturas abiertas.

¿Cuáles son los riesgos de tener demasiadas facturas abiertas?

Tener demasiadas facturas abiertas puede crear inestabilidad financiera y afectar a las operaciones diarias. Estos son algunos de los principales riesgos:

• Problemas de tesorería: Si tus clientes no pagan a tiempo, es posible que no tengas la liquidez que necesitas para cubrir tus propios gastos: nóminas, pagos a proveedores, alquiler y otros costes operativos.

• Dependencia de financiación externa: Las empresas que tienen una acumulación de facturas pendientes de pago a menudo necesitan recurrir a financiación externa, como líneas de crédito o préstamos a corto plazo. Esto puede aumentar tus costes, ya que pagará intereses y tarifas, lo que podría erosionar tus márgenes.

• Dificultad en la planificación y presupuestación: Cuando tienes demasiadas facturas abiertas, tus proyecciones financieras son menos confiables. Es posible que no estés seguro de cuándo o si el dinero llegará, lo que dificulta tomar decisiones de inversión con confianza, ya sea contratar nuevos profesionales, expandir el inventario o actualizar el equipo.

• Mayor riesgo de deudas incobrables: Cuantas más facturas abiertas acumule, mayor será la probabilidad de que algunas nunca se paguen y se conviertan en lo que se conoce como deuda incobrable. Los clientes que tardan más en pagar pueden enfrentarse a sus propios problemas financieros, lo que aumenta el riesgo de que acaben incumpliendo sus pagos.

• Relaciones tensas con los proveedores: Si no puedes pagar a tiempo a tus proveedores, es posible que decidan cambiar sus condiciones de pago, poner tu cuenta en espera o incluso negarse a trabajar contigo. Perder condiciones favorables o proveedores preferidos puede causar disrupciones en tu cadena de suministro y causar problemas adicionales para tu negocio.

• Daños al crédito de la empresa: Los retrasos en los pagos a los acreedores pueden dañar la calificación crediticia de tu empresa. Una puntuación de crédito baja puede restringir tu capacidad para encontrar financiación en el futuro o conllevar condiciones menos favorables cuando te concedan un préstamo.

• Disrupciones en el negocio: Tener demasiadas facturas abiertas puede obligarte a retrasar tareas importantes como reemplazar equipos antiguos, invertir en una oportunidad de crecimiento o hacer la nómina. Estas interrupciones pueden afectar a la calidad de sus operaciones, a la moral de los empleados y a la satisfacción del cliente.

• Oportunidades perdidas: Cuando surge una oportunidad, como un descuento por volumen de un proveedor, la oportunidad de expandirse a un nuevo mercado o la oportunidad de contratar a un nuevo empleado talentoso, necesitas efectivo a mano para aprovecharla. Si la mayor parte de tus fondos están inmovilizados en facturas impagadas, podrías perder estas oportunidades y frenar el potencial de crecimiento de tu empresa.

Para evitar estos riesgos, adopta tácticas disciplinadas de gestión de facturas: envía las facturas con prontitud, comunica las condiciones de pago por adelantado, automatiza los recordatorios y sé proactivo en las comunicaciones de seguimiento. Los sistemas automatizados de facturación pueden ser de utilidad.

Cómo establecer condiciones de pago claras para minimizar las facturas abiertas

Establecer condiciones de pago claras puede ayudar a reducir el número de facturas abiertas y a que los pagos sigan llegando. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Define fechas de vencimiento específicas: Evita el lenguaje impreciso como "debe pagar al recibirlo". En su lugar, incluye una fecha de vencimiento específica.

• Ofrece incentivos por pago anticipado: Fomenta el pago puntual con un pequeño descuento, como "2/10 Neto 30", que ofrece un 2 % de descuento si la factura se paga en un plazo de 10 días.

• Comunica los cargos por pagos atrasados: Sé sincero sobre las multas por pagos atrasados. Esto ayuda a disuadir los retrasos.

• Envía facturas detalladas: Facilita la comprensión de las facturas incluyendo todos los detalles necesarios, como el importe, la fecha de vencimiento y los métodos de pago.

• Ofrece opciones de pago flexibles: Incluye varias opciones de pago, como la cámara de compensación automatizada (ACH) y tarjetas de crédito. Esto hace que sea más fácil para los clientes pagar.

• Pon los términos por escrito: Documenta tus condiciones de pago por adelantado en contratos o acuerdos.

• Envía facturas con prontitud: Envía facturas tan pronto como se complete el trabajo para iniciar el proceso de pago.

• Personaliza la comunicación: Añade un recordatorio cortés en tu factura para incentivar el pago puntual, como por ejemplo: "El pronto pago nos ayuda a seguir prestando un excelente servicio".

Cómo automatizar los recordatorios para facturas abiertas

Automatizar los recordatorios para facturas abiertas en Stripe puede ayudar a reducir los seguimientos manuales y aumentar la puntualidad de tus pagos. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Inicia sesión en el Dashboard de Stripe.

• Ve a Configuración haciendo clic en el icono de ajustes en la esquina superior derecha.

• En la sección Billing, haz clic en Facturación.

• Desplázate hacia abajo hasta que veas la sección "Gestionar funciones avanzadas de facturación".

• Activa la opción "Enviar recordatorios si no se ha pagado una factura puntual".

• Haz clic en "Añadir recordatorio" para crear un nuevo recordatorio. Puedes enviarlo una cantidad determinada de días antes de la fecha de vencimiento, en la fecha de vencimiento o después de la fecha de vencimiento, si aún no se ha pagado. Crear múltiples recordatorios puede ayudar a protegerte.

• Personaliza el contenido de tus recordatorios como mejor te parezca o utiliza el correo electrónico de recordatorio predeterminado de Stripe.

• Pulsa Guardar una vez que estés satisfecho con el calendario y el contenido del recordatorio.

Cuándo y cómo intensificar los esfuerzos de cobro de facturas abiertas

En ciertas situaciones, es necesario intensificar los esfuerzos para cobrar las facturas impagadas. Te recomendamos que des un paso más si:

• Las facturas tienen más de 30 días de retraso.

• Varios recordatorios no han sido respondidos

• Los clientes no respetan los plazos de pago acordados

Comienza el proceso de presión cambiando de recordatorios automáticos a contacto directo, como una llamada telefónica o un correo electrónico personalizado. Sé firme pero empático: demuestra que entiendes su situación a la vez que enfatizas la necesidad de resolver el saldo pendiente. Si el cliente tiene problemas financieros, ofrécele términos revisados o un plan de pagos a plazos para demostrar buena voluntad y asegurarte de que aún recibes los pagos.

Si los esfuerzos iniciales de intensificación no tienen éxito, envía una carta formal dando un plazo (generalmente de 7 a 10 días) para el pago. Indica claramente las consecuencias de la falta de pago, como la participación de una agencia de cobro. Reitera los cargos por pago atrasado o los cargos por intereses aplicables para alentar el pago rápido.

Una vez que las facturas tengan más de 60 días de demora, considera la posibilidad de contratar a una agencia de cobro. Ten en cuenta, no obstante, que se llevan un porcentaje de la cantidad recaudada. La acción legal puede ser el paso final para los saldos impagos sustanciales, pero reserva esta opción para cuando se agoten todos los demás métodos. Intensifica la presión gradualmente y preserva la relación con el cliente siempre que sea posible.

Cómo informar sobre facturas abiertas para estados financieros

Las facturas abiertas aparecen en diferentes tipos de extractos financieros. A continuación, te explicamos cómo registrarlas.

Balance general:

Las facturas abiertas se registran en la sección Cuentas por cobrar del balance. Las cuentas por cobrar reflejan lo que los clientes te deben (básicamente, todas las facturas impagadas). Para contabilizar las facturas que podrían convertirse en deudas incobrables, establece aquí una reserva para cuentas de dudoso cobro. Esta estimación se informa como una reducción en Cuentas por cobrar y ofrece una visión más realista de cuánto efectivo puedes cobrar.

Calendario de vencimientos

Utiliza un calendario de vencimiento que clasifique las cuentas por cobrar según el grado de demora de las facturas (p. ej., 30 días, 60 días, más de 90 días) para tener una vista más detallada. Esto ayuda a identificar los riesgos de tesorería y muestra la probabilidad de que te paguen a tiempo.

Estado de resultados

Los ingresos de las facturas abiertas se incluyen en los estados de resultados porque se reconocen después de la prestación de los bienes o servicios. Esto obedece al principio de contabilidad de ejercicio, lo que significa que registras los ingresos cuando se obtienen, no necesariamente cuando el dinero está en la mano.

Notas

Si una gran cantidad de cuentas por cobrar está vencida o en riesgo, infórmalo en las notas de los estados financieros. Esto mantiene informadas a las partes interesadas sobre posibles problemas de liquidez.