Una "fattura aperta" è una fattura emessa da un venditore ma non ancora pagata dall'acquirente. Rappresenta un importo dovuto da un cliente per beni o servizi forniti ed è considerata "aperta" fino al ricevimento dell'intero pagamento.

Se le fatture rimangono aperte oltre la data di scadenza, diventano scadute e richiedono azioni di follow-up quali promemoria di pagamento e persino l'intensificazione degli sforzi di riscossione. Si tratta di un problema comune: da un sondaggio del 2022 è emerso che oltre la metà delle attività dedica almeno quattro ore alla settimana al monitoraggio dei pagamenti. Il monitoraggio e la gestione appropriati delle fatture aperte possono contribuire a garantire pagamenti più puntuali e a ridurre il carico amministrativo associato alla riscossione.

Di seguito viene spiegato come gestire e monitorare le fatture aperte, come ridurle al minimo e come registrarle per i rendiconti finanziari.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come gestire e monitorare le fatture aperte
  
• Quali sono i rischi di avere troppe fatture aperte?
  
• Come stabilire termini di pagamento chiari per ridurre al minimo le fatture aperte
  
• Come automatizzare i promemoria per le fatture aperte
  
• Quando e come intensificare gli sforzi di riscossione delle fatture aperte
  
• Come riportare le fatture aperte per i rendiconti finanziari
  

Come gestire e monitorare le fatture aperte

Il monitoraggio delle fatture aperte è una parte importante della gestione delle finanze della tua attività. Strumenti come Stripe Invoicing possono semplificare notevolmente il monitoraggio delle fatture. Ecco come.

Dashboard Stripe

La Dashboard Stripe ti offre una panoramica di tutte le tue fatture e mostra se una fattura è una bozza, aperta, pagata o scaduta, aiutandoti a determinare dove occorre eseguire un follow-up.

Promemoria automatici

Rincorrere i clienti per delle fatture non pagate richiede tempo e può essere fonte di disagio. Con Stripe puoi implementare promemoria automatici di pagamento in anticipo. Si tratta di un sollecito educato e automatico verso i clienti che aiuta a ridurre i ritardi nei pagamenti consentendoti di risparmiare tempo e fatica.

Smart Retries

Stripe facilita inoltre la gestione dei pagamenti non andati a buon fine. Con la riscossione automatica e Smart Retries, se il pagamento iniziale non va a buon fine, Stripe cercherà nuovamente di riscuotere il pagamento secondo una pianificazione ottimizzata. In questo modo è possibile ridurre al minimo gli interventi manuali e aumentare le possibilità di ricevere i pagamenti prima.

Funzionalità di reportistica

Gli strumenti di reportistica di Stripe monitorano la tua attività relativa alla fatturazione. Per comprendere l'efficacia della tua procedura di fatturazione attuale, puoi utilizzare metriche come i giorni di insoluto (DSO) o considerare le percentuali dei pagamenti andati a buon fine. Queste analisi possono aiutarti a individuare tendenze, identificare i clienti che pagano costantemente in ritardo e migliorare le tue pratiche di fatturazione per ridurre al minimo le fatture aperte.

Quali sono i rischi di avere troppe fatture aperte?

Avere troppe fatture aperte può creare instabilità finanziaria e avere un impatto sulle operazioni quotidiane. Ecco alcuni dei principali rischi:

• Carenze del flusso di cassa: Se i tuoi clienti non pagano nei tempi stabiliti, potresti non avere la liquidità necessaria per coprire le tue spese: stipendi, pagamenti dei fornitori, affitto e altri costi operativi.

• Dipendenza da finanziamenti esterni: Le attività che hanno un arretrato di fatture non pagate spesso devono fare affidamento su finanziamenti esterni, come linee di credito o prestiti a breve termine. Questo può fare aumentare i costi in quanto sarà necessario pagare interessi e commissioni, il che potrebbe erodere i tuoi margini.

• Difficoltà nella pianificazione e nella definizione del budget: Quando hai troppe fatture aperte, le tue proiezioni finanziarie sono meno affidabili. Potresti essere incerto su quando o se arriverà il denaro, il che rende difficile prendere decisioni di investimento con sicurezza, che si tratti di assumere nuovo personale, ampliare l'inventario o aggiornare le attrezzature.

• Aumento del rischio di crediti inesigibili: Maggiore è il numero di fatture aperte che si accumulano, maggiore è la probabilità che alcune di esse non vengano mai pagate e diventino quelli che sono noti come crediti inesigibili. I clienti che impiegano più tempo a pagare potrebbero essere alle prese con i propri problemi finanziari, il che aumenta il rischio di una potenziale insolvenza.

• Rapporti tesi con i fornitori: Se non riesci a pagare i fornitori in tempo, questi potrebbero decidere di modificare i propri termini di pagamento, sospendere il tuo account o addirittura rifiutarsi di lavorare con te. La perdita di termini favorevoli o fornitori preferiti può interrompere la tua catena di approvvigionamento e causare ulteriori problemi alla tua attività.

• Danni all'affidabilità creditizia dell'attività: I ritardi nei pagamenti verso i creditori possono danneggiare il rating creditizio della tua attività. Un punteggio di credito basso può limitare la tua capacità di trovare finanziamenti in futuro o portare a condizioni meno favorevoli quando vieni classificato come idoneo al credito.

• Interruzioni dell'attività: Avere troppe fatture aperte potrebbe costringerti a ritardare attività importanti come la sostituzione di apparecchiature obsolete, l'investimento in un'opportunità di crescita o la creazione di buste paga. Queste interruzioni possono avere un impatto sulla qualità delle operazioni, sul morale dei dipendenti e sulla soddisfazione dei clienti.

• Occasioni perse: Quando si presenta un'opportunità, come uno sconto all'ingrosso da parte di un fornitore, la possibilità di espandersi in un nuovo mercato o la possibilità di assumere un nuovo dipendente di talento, è necessario disporre della liquidità per coglierla. Se la maggior parte dei tuoi fondi è vincolata a fatture non pagate, potresti perdere queste opportunità e ostacolare il potenziale di crescita della tua attività.

Per evitare questi rischi, adotta tattiche di gestione delle fatture disciplinate: invia le fatture tempestivamente, comunica in anticipo i termini di pagamento, automatizza i promemoria e sii proattivo nelle comunicazioni di follow-up. I sistemi di fatturazione automatizzati possono essere d'aiuto.

Come stabilire termini di pagamento chiari per ridurre al minimo le fatture aperte

La definizione di termini di pagamento chiari può aiutare a ridurre le fatture aperte e a far sì che i pagamenti continuino ad arrivare. Ecco come fare:

• Definisci date di scadenza specifiche: Evita espressioni vaghe come "dovuto al ricevimento". Piuttosto, includi una data di scadenza specifica.

• Offri incentivi per il pagamento anticipato: Incoraggia un pagamento tempestivo con un piccolo sconto come la formula "2/10 Net 30", che offre uno sconto del 2% se la fattura viene pagata entro 10 giorni.

• Comunica le penali per ritardato pagamento: Sii sincero riguardo alle penali per i ritardi nei pagamenti. Ciò aiuta a scoraggiare i ritardi.

• Invia fatture dettagliate: Rendi le fatture facilmente comprensibili includendo tutti i dettagli necessari, come l'importo, la scadenza e i metodi di pagamento.

• Offri opzioni di pagamento flessibili: Includi più opzioni di pagamento come Automated Clearing House (ACH) e carte di credito. In questo modo i clienti potranno pagare con maggiore facilità.

• Metti per iscritto i termini: Inserisci in anticipo i termini di pagamento nei contratti o negli accordi.

• Invia le fatture tempestivamente: Invia le fatture non appena il lavoro è completato per avviare la procedura di pagamento.

• Personalizza la comunicazione: Aggiungi un promemoria educato nella fattura per incoraggiare il pagamento puntuale, ad esempio: "I pagamenti tempestivi ci aiutano a continuare a fornire un servizio eccellente".

Come automatizzare i promemoria per le fatture aperte

L'automazione dei promemoria per le fatture aperte in Stripe può aiutarti a ridurre i follow-up manuali e ad aumentare la puntualità dei pagamenti. Ecco come fare:

• Accedi alla Dashboard Stripe.

• Vai su Impostazioni facendo clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra.

• Nella sezione Billing, fai clic su Invoicing.

• Scorri fino alla sezione "Gestisci funzionalità avanzate di fatturazione".

• Attiva l'opzione "Invia promemoria se una fattura una tantum non è stata pagata".

• Fai clic su "Aggiungi promemoria" per creare un nuovo promemoria. Puoi inviarlo un determinato numero di giorni prima della data di scadenza, alla data di scadenza o dopo la data di scadenza, se il pagamento non è ancora avvenuto. La creazione di più promemoria può aiutarti a prendere tutte le precauzioni necessarie.

• Personalizza il contenuto dei promemoria come meglio credi oppure utilizza l'email di promemoria predefinita di Stripe.

• Premi Salva quando la pianificazione e il contenuto dei promemoria ti soddisfano.

Quando e come intensificare gli sforzi di riscossione delle fatture aperte

In determinate situazioni, è necessario intensificare gli sforzi per la riscossione delle fatture non pagate. Ti consigliamo di iniziare l'intensificazione degli sforzi se:

• Le fatture sono scadute da oltre 30 giorni

• Diversi promemoria sono rimasti senza risposta

• I clienti non rispettano le tempistiche di pagamento concordate

Avvia il processo di intensificazione degli sforzi passando dai promemoria automatici al contatto diretto, ad esempio una telefonata o una e-mail personalizzata. Sii deciso, ma empatico: dimostra di comprendere la situazione del destinatario sottolineando nel contempo la necessità di risolvere il saldo in sospeso. Se il cliente è in difficoltà finanziarie, offri condizioni riviste o un piano di rateizzazione per dimostrare la tua buona volontà assicurandoti nel contempo di continuare a ricevere pagamenti.

Se l'intensificazione iniziale degli sforzi non ha successo, invia una lettera formale con una scadenza (in genere 7-10 giorni) per il pagamento. Indica chiaramente le conseguenze del mancato pagamento, ad esempio il coinvolgimento di un'agenzia di recupero crediti. Ribadisci eventuali penali per ritardato pagamento o interessi di mora applicabili per incoraggiare il pagamento tempestivo.

Quando le fatture sono scadute da oltre 60 giorni, prendi in considerazione l'idea di utilizzare un'agenzia di recupero crediti. Tuttavia, tieni presente che tali agenzie prendono una percentuale dell'importo riscosso. L'ultimo passaggio per la riscossione di saldi non pagati sostanziosi potrebbe essere un'azione legale, ma riserva questa opzione per quando avrai provato tutti gli altri metodi. Intensifica gli sforzi gradualmente e preservare la relazione con i clienti ove possibile.

Come riportare le fatture aperte per i rendiconti finanziari

Le fatture aperte compaiono in diversi tipi di rendiconti finanziari. Ecco come registrarle.

Stato patrimoniale

Le fatture aperte vengono registrate alla voce crediti verso i clienti del tuo bilancio. I crediti verso i clienti riflettono ciò che i clienti ti devono, in pratica tutte le fatture non pagate. Per contabilizzare le fatture che potrebbero trasformarsi in crediti inesigibili, stabilisci in questa sezione un fondo svalutazione crediti. Questa stima viene riportata come una riduzione del rischio dei crediti verso i clienti e offre una visione più realistica della quantità di denaro che puoi aspettarti di riscuotere.

Pianificazione dell'anzianità del credito

Per una visualizzazione più dettagliata, utilizza una pianificazione dell'anzianità del credito che classifica i crediti verso i clienti in base ai giorni trascorsi dalla data di scadenza delle fatture (ad es., 30 giorni, 60 giorni, oltre 90 giorni). Questo ti aiuta a individuare i rischi legati al flusso di cassa e mostra quanto è probabile che tu venga pagato in tempo.

Conto economico

I ricavi da fatture aperte sono riportati nei conti economici, in quanto vengono riconosciuti dopo la consegna di beni o servizi. Questo si basa sul principio della contabilità per competenza, che prevede la registrazione dei ricavi quando vengono guadagnati e non necessariamente quando il denaro è in mano.

Note

Se una grande quantità di crediti verso i clienti è scaduta o a rischio, indicalo nelle note dei rendiconti finanziari. In questo modo le parti interessate vengono informate su potenziali problemi di liquidità.