"ใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่" คือใบแจ้งหนี้ที่ผู้ขายเป็นผู้ออกแต่ผู้ซื้อยังไม่ได้ชําระเงิน ใบแจ้งหนี้นี้แสดงยอดค้างชําระที่ลูกค้าต้องชําระค่าสินค้าหรือบริการ และจะถือว่า "เปิดอยู่" จนกว่าจะได้รับการชําระเงินเต็มจํานวน

หากใบแจ้งหนี้ยังคงค้างชําระอยู่หลังวันครบกําหนดชําระ ใบแจ้งหนี้จะเลยกําหนดชําระและต้องมีการติดตามผล เช่น การเตือนชําระเงิน หรือแม้แต่การส่งเรื่องเพื่อเรียกเก็บเงิน ปัญหานี้เป็นปัญหาที่พบบ่อย: แบบสํารวจปี 2022 พบว่าธุรกิจกว่าครึ่งหนึ่งต้องใช้เวลาติดตามการชําระเงินมากกว่า 4 ชั่วโมงขึ้นไปในแต่ละสัปดาห์ การติดตามและการจัดการใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่อย่างถูกต้องจะช่วยให้ชําระเงินได้อย่างทันท่วงทีขึ้น และลดภาระด้านธุรการที่เกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินได้

ด้านล่างเราจะอธิบายวิธีจัดการและติดตามใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ วิธีลดใบแจ้งหนี้เหล่านี้ และวิธีรายงานใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่สําหรับงบการเงิน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• วิธีจัดการและติดตามใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่
  
• ความเสี่ยงของมีการใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่มากเกินไปมีอะไรบ้าง
  
• วิธีระบุข้อกําหนดการชําระเงินที่ชัดเจนเพื่อลดใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่
  
• วิธีส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติสําหรับใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่
  
• ควรส่งเรื่องไปยังการเรียกเก็บเงินสําหรับใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่เมื่อใดและทำอย่างไร
  
• วิธีรายงานใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่สําหรับงบการเงิน
  

วิธีจัดการและติดตามใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่

การติดตามใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่เป็นส่วนสําคัญในการจัดการการเงินของธุรกิจ เครื่องมืออย่าง Stripe Invoicing สามารถทําให้การติดตามใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้นมาก วิธีการมีดังนี้

แดชบอร์ด Stripe

แดชบอร์ด Stripe จะแสดงภาพรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด รวมทั้งแสดงว่าใบแจ้งหนี้เป็นฉบับร่าง เปิดอยู่ ชําระเงินแล้ว หรือเลยกําหนดชําระ ซึ่งช่วยให้คุณระบุได้ว่าคุณต้องติดตามผลที่ไหน

การแจ้งเตือนอัตโนมัติ

การตามลูกค้าสําหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระเงินนั้นใช้เวลานานและอาจทำให้รู้สึกไม่ดี เมื่อใช้ Stripe คุณสามารถใช้การแจ้งเตือนการชําระเงินอัตโนมัติได้ล่วงหน้า นี่เป็นการสะกิดแบบอัตโนมัติที่สุภาพสําหรับลูกค้าซึ่งช่วยลดการชําระเงินที่ล่าช้าไปพร้อมๆ กับการประหยัดทั้งเวลาและแรงงาน

Smart Retries

นอกจากนี้ Stripe ยังช่วยให้จัดการการชําระเงินที่ไม่สําเร็จได้ง่ายขึ้น Stripe ใช้การเรียกเก็บเงินอัตโนมัติและ Smart Retries เพื่อพยายามเก็บเงินอีกครั้งตามกําหนดเวลาที่ปรับไว้อย่างดีหากการชําระเงินครั้งแรกไม่สําเร็จ ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการแทรกแซงด้วยตัวเอง และสามารถเพิ่มโอกาสที่จะได้รับเงินได้เร็วขึ้น

ฟีเจอร์การรายงาน

เครื่องมือการรายงานของ Stripe จะติดตามกิจกรรมการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ คุณสามารถใช้เมตริก เช่น ระยะเวลาในการเก็บหนี้ถัวเฉลี่ย (DSO) หรือดูอัตราการชําระเงินสําเร็จเพื่อทําความเข้าใจว่ากระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด การวิเคราะห์เหล่านี้จะช่วยให้คุณเห็นแนวโน้ม ระบุลูกค้าที่ชำระช้าเป็นประจำ และปรับปรุงแนวทางการออกใบแจ้งหนี้เพื่อลดใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่

ความเสี่ยงของมีการใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่มากเกินไปมีอะไรบ้าง

การมีใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่มากเกินไปอาจทําให้เกิดความไม่แน่นอนทางการเงินและส่งผลกระทบต่อการดําเนินงานในแต่ละวันได้ ต่อไปนี้คือความเสี่ยงหลักๆ บางส่วน

• ขาดแคลนกระแสเงินสด: หากลูกค้าไม่ชําระเงินตรงเวลา คุณอาจไม่มีสภาพคล่องที่จําเป็นสําหรับค่าใช้จ่ายของตัวเอง เช่น เงินเดือน การชําระเงินซัพพลายเออร์ ค่าเช่า และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ในการดําเนินงาน

• ต้องพึ่งพาการจัดหาเงินทุนภายนอก: ธุรกิจที่มีใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระสะสมอยู่มักต้องพึ่งพาการจัดหาเงินทุนภายนอก เช่น วงเงินสินเชื่อหรือเงินกู้ระยะสั้น การทำเช่นนี้อาจเพิ่มต้นทุนได้ เนื่องจากคุณต้องจ่ายดอกเบี้ยและค่าธรรมเนียมซึ่งอาจลดผลกําไรของคุณเอง

• ความยากลําบากในการวางแผนและงบประมาณ: เมื่อคุณมีใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่มากเกินไป การคาดการณ์ทางการเงินของคุณจะเชื่อถือได้น้อยลง คุณอาจจะไม่แน่ใจว่าเงินจะเข้ามาเมื่อไหร่หรือจะเข้าไหม ซึ่งทําให้การตัดสินใจลงทุนมีความมั่นใจได้ยาก ไม่ว่าจะเป็นการจ้างพนักงานใหม่ การขยายคลังสินค้า หรือการอัปเกรดอุปกรณ์

• ความเสี่ยงต่อหนี้เสียที่เพิ่มขึ้น: ยิ่งคุณสะสมใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่มากเท่าไหร่ ก็มีโอกาสที่ใบแจ้งหนี้บางส่วนจะไม่มีวันได้รับเงินมากขึ้น และกลายเป็นสิ่งที่เรียกว่าหนี้เสีย ลูกค้าที่ใช้เวลานานกว่าจะชําระเงินอาจกำลังประสบปัญหาทางการเงินของตนเอง ซึ่งเพิ่มความเสี่ยงที่ลูกค้าจะผิดนัดชำระไปในที่สุด

• ความสัมพันธ์ที่ติดขัดกับผู้ขาย: หากคุณไม่สามารถชําระเงินให้ผู้ขายได้ตรงเวลา ผู้ขายอาจตัดสินใจเปลี่ยนข้อกําหนดการชําระเงิน ระงับบัญชีของคุณ หรือปฏิเสธที่จะทํางานร่วมกับคุณ การเสียข้อกําหนดที่ดีหรือผู้ขายที่คุณอยากทำงานด้วยอาจขัดขวางซัพพลายเชนของคุณและทําให้เกิดปัญหาเพิ่มเติมกับธุรกิจของคุณ

• ความเสียหายต่อเครดิตธุรกิจ: การชําระเงินให้เจ้าหนี้ล่าช้าอาจสร้างความเสียหายต่อคะแนนเครดิตธุรกิจของคุณ คะแนนเครดิตที่ไม่ดีอาจจํากัดความสามารถของคุณในการจัดหาเงินทุนในอนาคต หรือนําไปสู่ข้อกําหนดที่เป็นประโยชน์น้อยลงเมื่อคุณมีสิทธิ์รับเงินกู้

• การหยุดชะงักของธุรกิจ: การมีใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่มากเกินไปอาจทําให้คุณต้องเลื่อนงานสําคัญๆ เช่น การเปลี่ยนอุปกรณ์ที่มีอายุ การลงทุนในโอกาสการเติบโต หรือการจ่ายบัญชีเงินเดือน การหยุดชะงักเหล่านี้อาจส่งผลกระทบต่อคุณภาพของการดําเนินงาน

• เสียโอกาส: เมื่อมีโอกาสเกิดขึ้น เช่น ส่วนลดการซื้อในจํานวนมากจากซัพพลายเออร์ โอกาสในการขยายธุรกิจเข้าสู่ตลาดใหม่ หรือโอกาสในการว่าจ้างพนักงานใหม่ที่มีความสามารถ คุณต้องการเงินสดเพื่อคว้าโอกาสนี้ หากเงินส่วนใหญ่ของคุณผูกอยู่กับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระ คุณอาจพลาดโอกาสและทำให้โอกาสในการเติบโตของธุรกิจหยุดชะงัก

หากต้องการหลีกเลี่ยงความเสี่ยงเหล่านี้ คุณควรใช้กลยุทธ์การจัดการใบแจ้งหนี้ที่มีหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้: ส่งใบแจ้งหนี้โดยทันที สื่อสารข้อกําหนดการชําระเงินล่วงหน้า ส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ และกระตือรือร้นในการสื่อสารเพื่อติดตามผล ระบบการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติสามารถช่วยได้

วิธีระบุข้อกําหนดการชําระเงินที่ชัดเจนเพื่อลดใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่

การระบุข้อกําหนดการชําระเงินที่ชัดเจนจะช่วยลดใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่และช่วยให้มีการชําระเงินเข้ามาเรื่อยๆ วิธีการมีดังนี้

• กําหนดวันที่ครบกําหนดโดยเฉพาะ: หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่คลุมเครือ เช่น "ครบกําหนดชําระเมื่อได้รับ" แต่ให้ระบุวันที่ครบกําหนดอย่างเจาะจงแทน

• เสนอรางวัลจูงใจเพื่อให้ชําระเงินก่อนกําหนด: กระตุ้นให้ชําระเงินโดยให้ส่วนลดเล็กน้อย เช่น "2/10 สุทธิ 30" ซึ่งมอบส่วนลด 2% หากชําระใบแจ้งหนี้ภายใน 10 วัน

• สื่อสารเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า: แจ้งเกี่ยวกับบทลงโทษสําหรับการชําระเงินล่าช้าไว้ล่วงหน้า การทำเช่นนี้จะช่วยลดความล่าช้าได้

• ส่งใบแจ้งหนี้ที่ละเอียด: ปรับให้ใบแจ้งหนี้เข้าใจได้ง่าย โดยระบุรายละเอียดที่จําเป็นทั้งหมด เช่น จํานวนเงิน วันครบกําหนดชําระ และวิธีการชําระเงิน

• มอบตัวเลือกการชําระเงินที่ยืดหยุ่น: มีตัวเลือกการชําระเงินหลายแบบ เช่น สํานักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) และบัตรเครดิต วิธีนี้ช่วยให้ลูกค้าชําระเงินได้ง่ายขึ้น

• ใส่ข้อกําหนดเป็นลายลักษณ์อักษร: บันทึกข้อกําหนดการชําระเงินของคุณไว้ล่วงหน้าเป็นสัญญาหรือข้อตกลง

• ส่งใบแจ้งหนี้ทันที: ส่งใบแจ้งหนี้ในทันทีที่ดําเนินงานเสร็จเพื่อเริ่มขั้นตอนการชําระเงิน

• ปรับแต่งการสื่อสารให้เหมาะกับบุคคล: เพิ่มการแจ้งเตือนที่สุภาพในใบแจ้งหนี้เพื่อกระตุ้นให้ชําระเงินตรงเวลา เช่น "การชําระเงินที่รวดเร็วช่วยให้เรามอบบริการที่ยอดเยี่ยมต่อไปได้"

วิธีส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติสําหรับใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่

การแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติสําหรับใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ของ Stripe จะช่วยลดการติดตามผลด้วยตัวเองและเพิ่มการชำระเงินที่ตรงเวลา วิธีการมีดังนี้

• เข้าสู่ระบบแดชบอร์ด Stripe

• ไปที่การตั้งค่าโดยคลิกที่ไอคอนเกียร์ที่มุมขวาบน

• ในส่วนการเรียกเก็บเงิน ให้คลิกการออกใบแจ้งหนี้

• เลื่อนลงจนกว่าคุณจะเห็นส่วน "จัดการฟีเจอร์การออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูง"

• เลื่อนเปิดปุ่ม "ส่งการแจ้งเตือนหากยังไม่มีการชําระใบแจ้งหนี้แบบเรียกเก็บครั้งเดียว"

• คลิก "เพิ่มการเตือนความจํา" เพื่อสร้างการเตือนความจําใหม่ คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ก่อนวันครบกําหนดตามที่ตั้งไว้ ในวันที่ครบกําหนด หรือหลังวันที่ครบกําหนดหากยังไม่ได้ชำระ การสร้างการแจ้งเตือนหลายครั้งจะช่วยครอบคลุมได้ทุกกรณี

• ปรับแต่งเนื้อหาการแจ้งเตือนตามความเหมาะสม หรือใช้อีเมลแจ้งเตือนเริ่มต้นของ Stripe

• กดบันทึกเมื่อคุณพอใจกับกําหนดเวลาการแจ้งเตือนและเนื้อหาแล้ว

ควรส่งเรื่องไปยังการเรียกเก็บเงินสําหรับใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่เมื่อใดและทำอย่างไร

ในบางสถานการณ์ คุณจําเป็นต้องยกระดับความพยายามในการเรียกเก็บใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระ คุณควรเริ่มดําเนินการส่งต่อเรื่องในกรณีต่อไปนี้

• ใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระเกิน 30 วัน

• การแจ้งเตือนหลายครั้งไม่ได้รับการตอบสนอง

• ลูกค้าไม่ปฏิบัติตามเวลาการชําระเงินที่ตกลงกันไว้

เริ่มขั้นตอนการส่งต่อเรื่องโดยเปลี่ยนจากการแจ้งเตือนอัตโนมัติมาเป็นการติดต่อโดยตรง เช่น ทางโทรศัพท์ หรืออีเมลส่วนบุคคล หนักแน่นแต่แสดงความเข้าใจ โดยแสดงว่าคุณเข้าใจสถานการณ์ของพวกเขาในขณะเดียวกันก็เน้นความจําเป็นในการแก้ไขยอดค้างชําระ หากลูกค้ากําลังมีปัญหาทางการเงิน ให้เสนอข้อกําหนดฉบับแก้ไขหรือแผนการผ่อนชําระเพื่อแสดงความเห็นใจ ในขณะเดียวกันก็ทำให้มั่นใจว่าคุณจะยังคงได้รับการชำระเงิน

หากการดําเนินการส่งต่อครั้งแรกไม่สําเร็จ ให้ส่งจดหมายอย่างเป็นทางการเพื่อแจ้งวันครบกําหนดการชําระเงิน (ปกติจะใช้เวลา 7-10 วัน) ระบุถึงผลลัพธ์ของการไม่ชําระเงินอย่างชัดเจน เช่น ตัวแทนเรียกเก็บหนี้จะเข้ามามีส่วนร่วม ย้ำถึงค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือการเรียกเก็บดอกเบี้ยอีกครั้งเพื่อกระตุ้นให้ชําระเงินทันที

เมื่อใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระเกิน 60 วัน คุณอาจจ้างตัวแทนเรียกเก็บเงิน แต่โปรดทราบว่าตัวแทนจะหักเปอร์เซ็นต์จากจํานวนเงินที่เรียกเก็บ การดําเนินการทางกฎหมายอาจเป็นขั้นตอนสุดท้ายสําหรับยอดคงเหลือที่ยังไม่ได้ชําระจํานวนมาก แต่ควรสงวนตัวเลือกนี้ไว้เมื่อใช้ทุกวิธีแล้ว ค่อยๆ ยกระดับการดำเนินการและรักษาความสัมพันธ์ลูกค้าไว้ หากทําได้

วิธีรายงานใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่สําหรับงบการเงิน

ใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่จะแสดงในงบการเงิน 2-3 ประเภท นี่คือวิธีบันทึกใบแจ้งหนี้เหล่านั้น

งบดุล

ใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่จะบันทึกอยู่ในส่วนลูกหนี้การค้า (AR) ในงบดุลของคุณ AR แสดงถึงสิ่งที่ลูกค้าค้างชําระ นั่นก็คือใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระทั้งหมด หากต้องการพิจารณาถึงใบแจ้งหนี้ที่อาจกลายเป็นหนี้เสีย ให้สร้างค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Doubtful Accounts) ที่นี่ ค่าประมาณนี้รายงานเป็นการลดใน AR และนําเสนอมุมมองที่สมจริงมากขึ้นว่าคุณจะเก็บเงินสดได้มากแค่ไหน

ตารางการจัดอายุหนี้

ใช้ตารางการจัดอายุหนี้ที่จัดหมวดหมู่ AR ตามเวลาที่ใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระ (เช่น 30 วัน, 60 วัน, นานกว่า 90 วัน) เพื่อแสดงรายละเอียดเพิ่มเติม วิธีนี้ช่วยระบุความเสี่ยงของกระแสเงินสด และแสดงแนวโน้มที่คุณจะได้รับเงินตรงเวลา

งบกำไรขาดทุน

รายรับจากใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่จะมีการรายงานในงบกำไรขาดทุน เนื่องจากมีการรับรู้หลังจากจัดส่งสินค้าหรือบริการ เป็นไปตามหลักการการทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง ซึ่งหมายความว่าคุณจะบันทึกรายรับเมื่อเกิดขึ้นแล้ว โดยไม่จำเป็นว่าเงินมาอยู่ในมือคุณแล้ว

หมายเหตุ

หาก AR จํานวนมากเลยกําหนดชําระหรือมีความเสี่ยง ให้เปิดเผยข้อมูลนี้ในหมายเหตุประกอบงบการเงิน ซึ่งจะช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบเกี่ยวกับปัญหาสภาพคล่องที่อาจเกิดขึ้น