“未结账单”是卖方开具的账单，但买方尚未支付。它代表客户欠款的未付金额，直到收到全额付款为止，它才被视为“未结”。

如果账单在到期后仍未结清，则成为逾期账单，需要采取后续措施，如支付提醒，甚至可能需要升高为催收处理。这是一个常见问题：2022 年调查显示，超过一半的企业每周花费四小时或更多的时间来跟进支付问题。正确跟踪和管理未结账单有助于确保更及时的支付，并减少与催收相关的行政负担。

以下是如何管理和追踪未结账单、如何最小化它们以及如何将它们报告给财务报表的内容。

目录

• 如何管理和追踪未结账单
  
• 未结账单过多的风险是什么？
  
• 如何设定明确的付款条款以最小化未结账单
  
• 如何自动发送未结账单提醒
  
• 何时以及如何加大催收力度
  
• 如何将未结账单报告到财务报表
  

如何管理和追踪未结账单

追踪未结账单是管理公司财务的重要部分。使用像 Stripe Invoicing 这样的工具可以使追踪账单变得更简单。方法如下。

Stripe 管理平台

Stripe 管理平台提供了所有账单的概览，并显示每张账单是草稿、未结、已支付还是逾期，有助于您确定需要跟进的地方。

自动提醒

追讨客户未支付的账单既费时又让人感到不舒服。通过 Stripe，您可以提前设置自动支付提醒。这是一个礼貌的自动提醒，帮助减少延迟付款，同时节省您的时间和精力。

Smart Retries

Stripe 还简化了处理失败支付的过程。通过自动催收和 Smart Retries 功能，Stripe 会在初次支付失败后，根据调整后的时间表再次尝试收款。这有助于最小化人工干预，并提高您及时收款的机会。

报告功能

Stripe 的报告工具能够追踪您的开账单活动。您可以使用诸如应收账款天数 (DSO) 等指标，或查看支付成功率，了解您的开账单流程运作的效果。这些分析有助于您识别趋势，找出那些经常拖延支付的客户，并改善您的开账单实践，最小化未结账单。

未结账单过多的风险是什么？

未结账单过多可能会导致财务不稳定，并影响日常运营。以下是一些主要的风险：

• 现金流短缺： 如果客户未按时支付，您可能无法获得所需的流动资金来支付自己的费用——如工资、供应商付款、租金和其他运营成本。

• 依赖外部融资： 拥有大量未付账单的企业通常需要依赖外部融资，如信用额度或短期贷款。这可能增加您的成本，因为您将支付利息和费用，这可能侵蚀您的利润。

• 难以进行规划和预算： 当未结账单过多时，您的财务预测将不太可靠。您可能不确定何时或是否能够收到款项，这使得您难以有信心做出投资决策——无论是雇用新员工、扩充库存还是升级设备。

• 增加坏账风险： 未结账单越多，其中一些无法支付的账单可能最终成为坏账。拖延支付的客户可能面临自身的财务困境，这增加了他们最终违约的风险。

• 供应商关系紧张： 如果您无法按时支付供应商款项，他们可能会改变付款条款、暂停您的账户，甚至拒绝与您合作。失去有利的条款或优选供应商可能会扰乱您的供应链，并给企业带来额外的麻烦。

• 企业信用受损： 延迟支付债权人可能会损害您的企业信用评级。差的信用评分可能会限制您未来获得融资的能力，或者当您获得信用时，提供的条款可能不利。

• 业务中断： 未结账单过多可能迫使您推迟一些重要任务，如更换老化设备、投资增长机会或支付工资。这些中断可能会影响您的运营质量、员工士气和客户满意度。

• 错失机会： 当有机会出现时——例如供应商的批量折扣、扩展新市场的机会，或雇用一位有才华的新员工的机会——您需要手头有现金来抓住它。如果大部分资金被未支付的账单占用，您可能会错失这些机会，限制了您的业务增长潜力。

为了避免这些风险，采用有纪律的账单管理策略：及时发送账单、明确沟通付款条款、自动发送提醒，并主动进行后续沟通。自动化开账单系统可以提供帮助。

如何设定明确的付款条款以最小化未结账单

设定明确的付款条款有助于减少未结账单并确保款项及时到账。以下是一些维护方法：

• 确定具体到期日： 避免使用模糊的语言，如“收到后即付”。相反，应包括一个具体的到期日。

• 提供提前付款奖励： 通过提供小额折扣，如“2/10 Net 30”（在 10 天内支付可享受 2% 的折扣），鼓励客户及时付款。

• 明确迟付费用： 提前告知迟付的罚金。这有助于阻止延迟付款。

• 发送详细账单： 通过包括所有必要的细节（如金额、到期日和支付方式），使账单易于理解。

• 提供灵活的支付选项： 提供多种支付方式，如自动清算所 (ACH) 和信用卡。这使客户更容易进行支付。

• 书面记录条款： 在合同或协议中提前记录付款条款。

• 及时发送账单。 在工作完成后立即发送账单，以便启动付款流程。

• 个性化沟通： 在账单中添加礼貌提醒，鼓励及时付款，例如：“及时付款帮助我们继续提供优质服务。”

如何自动发送未结账单提醒

在 Stripe 中自动化未结账单提醒可以减少手动跟进并提高支付及时性。以下是一些维护方法：

• 登录 Stripe 管理平台。

• 点击右上角的齿轮图标进入设置。

• 在“账单”部分，点击“账单管理”。

• 向下滚动，直到看到“管理高级开账单功能”部分。

• 打开“如果一次性账单未支付，则发送提醒”选项。

• 点击“添加提醒”以创建新提醒。您可以在到期日前的某个指定天数、到期日或到期后（如果仍未支付）发送提醒。创建多个提醒可以帮助覆盖所有情况。

• 根据需要自定义提醒内容，或使用 Stripe 的默认提醒邮件。

• 在您满意提醒计划和内容后，点击“保存”。

何时以及如何加大催收力度

在某些情况下，有必要加大催收力度以收回未付账单。当遇到以下情况时，您需要开始加大催收力度：

• 账单逾期超过 30 天

• 多次提醒未得到回应

• 客户未遵守约定的付款时间表

开始催收过程时，从自动提醒切换到直接联系，如电话或个性化电子邮件。要坚定但善解人意：表明您理解他们的情况，同时强调需要解决未付款项的紧迫性。如果客户面临财务困难，提供修改后的条款或分期付款计划，以表现出善意，同时确保您仍然能收到款项。

如果初步催收无果，发送正式信函，给出付款的最后期限（通常是 7 到 10 天）。明确说明未付款的后果，如涉及催收机构。重申任何适用的迟付费用或利息，以鼓励及时付款。

一旦账单逾期超过 60 天，可以考虑聘请催收机构。但要注意，催收机构通常会收取一定比例的催收费用。如果未付金额较大，法律诉讼可能是最后一步，但只有在所有其他方法都无效时才应考虑此选项。逐步加大催收力度，并尽可能保持客户关系。

如何将未结账单报告到财务报表

未结账单会出现在几种不同类型的财务报表中。以下是如何记录它们。

资产负债表

未结账单会在资产负债表的应收账款 (AR) 项下记录。应收账款反映了客户欠您的款项——即所有未支付的账单。为了应对可能转为坏账的账单，应在此设立坏账准备。这一估算会以减少应收账款的方式报告，提供更现实的现金回收预期。

账龄表

使用账龄表，按账单逾期的天数（如 30 天、60 天、超过 90 天）对应收账款进行分类，提供更详细的视图。这有助于找出现金流风险，并显示按时收款的可能性。

损益表

来自未结账单的收入会在收入报表中报告，因为这些收入是在货物或服务交付后确认的。这遵循权责发生制会计原则，即当收入产生时才记录，而不一定是在收到款项时。

备注

如果应收账款中有大量逾期或有风险的金额，应在财务报表的备注中披露这一信息。这样可以让利益相关者了解潜在的流动性问题。