Een 'openstaande factuur' is een factuur die door een verkoper is uitgegeven, maar nog niet door de koper is betaald. Het vertegenwoordigt een openstaand bedrag dat een klant verschuldigd is voor geleverde goederen of diensten en wordt als 'openstaand' beschouwd totdat de volledige betaling is ontvangen.

Als facturen na de vervaldatum openstaand blijven, zijn ze achterstallig en vereisen ze vervolgacties zoals betalingsherinneringen en zelfs escalatie naar incasso's. Dit is een veelvoorkomend probleem: uit een onderzoek uit 2022 bleek dat meer dan de helft van de bedrijven elke week vier uur of meer kwijt is aan het opvolgen van betalingen. Door openstaande facturen op de juiste manier bij te houden en te beheren, worden betalingen sneller betaald en worden de administratieve lasten die gepaard gaan met incasso's verminderd.

Hieronder leggen we uit hoe je openstaande facturen beheert en bijhoudt, hoe je ze minimaliseert en hoe je ze rapporteert voor je jaarrekening.

Wat staat er in dit artikel?

• Openstaande facturen beheren en bijhouden
  
• Wat zijn de risico's van te veel openstaande facturen?
  
• Duidelijke betalingsvoorwaarden stellen om openstaande facturen te minimaliseren
  
• Herinneringen voor openstaande facturen automatiseren
  
• Wanneer en hoe de incasso van openstaande facturen escaleren
  
• Openstaande facturen voor jaarrekeningen rapporteren
  

Openstaande facturen beheren en bijhouden

Het bijhouden van openstaande facturen is een belangrijk onderdeel van het beheer van de financiën van je bedrijf. Met tools zoals Stripe Invoicing wordt het bijhouden van facturen een stuk eenvoudiger. We laten zien hoe je dat aanpakt.

Stripe-dashboard

Het Stripe-dashboard geeft je een overzicht van al je facturen en laat zien of een factuur een concept, openstaand, betaald of achterstallig is. Zo kun je beter bepalen wat je nog moet opvolgen.

Automatische herinneringen

Achter klanten aanzitten voor onbetaalde facturen is tijdrovend en kan ongemakkelijk zijn. Met Stripe kun je vooraf automatische betalingsherinneringen implementeren. Dit is een beleefd, automatisch duwtje in de rug voor klanten om het aantal achterstallige betalingen te verminderen, terwijl je jezelf tegelijkertijd tijd en moeite bespaart.

Smart Retries

Stripe maakt het ook eenvoudiger om mislukte betalingen te verwerken. Met automatische inning en Smart Retries probeert Stripe de betaling opnieuw te innen volgens een nauwkeurig ingesteld schema als de eerste betaling mislukt. Zo voorkom je minder handmatig ingrijpen en vergroot je de kans dat je eerder wordt betaald.

Rapportagefuncties

De rapportagetools van Stripe houden je facturatieactiviteiten bij. Je kunt statistieken gebruiken zoals het aantal dagen dat de verkoop openstaat (DSO) of het succespercentage van betalingen bekijken om inzicht te krijgen in hoe effectief je facturatieproces is. Met behulp van deze analyses kun je trends ontdekken, klanten die chronisch te laat zijn identificeren en je facturatiepraktijken verbeteren om openstaande facturen tot een minimum te beperken.

Wat zijn de risico's van te veel openstaande facturen?

Te veel openstaande facturen kan leiden tot financiële instabiliteit en gevolgen hebben voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Dit zijn enkele van de belangrijkste risico's:

• Cashflowtekorten: Als je klanten niet op tijd betalen, beschik je mogelijk niet over de liquiditeit die je nodig hebt om je eigen uitgaven te dekken. Denk hierbij aan salarisadministratie, betalingen aan leveranciers, huur en andere operationele kosten.

• Afhankelijkheid van externe financiering: Bedrijven met een achterstand aan onbetaalde facturen zijn vaak aangewezen op externe financiering, zoals kredietlijnen of kortlopende leningen. Dit kan je kosten verhogen, aangezien je rente en kosten moet betalen, hetgeen je marges onder druk kan zetten.

• Moeilijkheden bij het plannen en budgetteren: Wanneer je te veel openstaande facturen hebt , zijn ke financiële prognoses minder betrouwbaar. Je weet misschien niet zeker wanneer en of het geld zal binnenkomen, wat het moeilijk maakt om met vertrouwen investeringsbeslissingen te nemen. Ongeacht of het nu gaat om het aannemen van nieuw personeel, het uitbreiden van de voorraad of het upgraden van apparatuur.

• Verhoogd risico op oninbare vorderingen: Hoe meer openstaande facturen je opbouwt, hoe groter de kans dat sommige nooit worden betaald en zogenaamde oninbare vorderingen worden. Klanten die er langer over doen om te betalen, krijgen mogelijk te maken met hun eigen financiële problemen, waardoor het risico toeneemt dat ze uiteindelijk in gebreke blijven.

• Gespannen leveranciersrelaties: Als je je leveranciers niet op tijd kunt betalen, kunnen ze besluiten hun betaalvoorwaarden te wijzigen, je account op te schorten of zelfs weigeren met je samen te werken. Het verliezen van gunstige voorwaarden of voorkeursleveranciers kan je toeleveringsketen verstoren en extra problemen voor ke bedrijf veroorzaken.

• Schade aan zakelijke krediet: Achterstallige betalingen aan crediteuren kunnen de kredietwaardigheid van je bedrijf schaden. Een slechte kredietscore kan je vermogen om in de toekomst financiering te vinden beperken of leiden tot minder gunstige voorwaarden wanneer je in aanmerking komt voor krediet.

• Bedrijfverstoringen: Als ke te veel openstaande facturen hebt, moet je mogelijk belangrijke taken uitstellen, zoals het vervangen van verouderde apparatuur, investeren in een groeimogelijkheid of het uitvoeren van de salarisadministratie. Deze verstoringen kunnen van invloed zijn op de kwaliteit van je activiteiten, het moreel van de werknemers en de klanttevredenheid.

• Gemiste kansen: Wanneer zich een kans voordoet, zoals een bulkkorting van een leverancier, een kans om uit te breiden naar een nieuwe markt of de kans om een getalenteerde nieuwe werknemer aan te nemen, heb je geld nodig om die kans te grijpen. Als je geld grotendeels vastzit in onbetaalde facturen, loop je deze kansen mogelijk mis en kun je het groeipotentieel van je bedrijf belemmeren.

Om deze risico's te vermijden, moet je een gedisciplineerde tactiek voor factuurbeheer toepassen: verstuur facturen snel, communiceer betalingsvoorwaarden vooraf, automatiseer herinneringen en wees proactief met vervolgcommunicatie. Geautomatiseerde facturatiesystemen kunnen helpen.

Duidelijke betalingsvoorwaarden stellen om openstaande facturen te minimaliseren

Door duidelijke betalingsvoorwaarden in te stellen, kun je het aantal openstaande facturen verminderen en ervoor zorgen dat betalingen blijven binnenkomen. Hier lees je hoe je dit doet:

• Definieer specifieke vervaldatums: Vermijd vage taal zoals 'verschuldigd bij ontvangst'. Neem in plaats daarvan een specifieke vervaldatum op.

• Bied stimulansen voor vroegtijdige betaling: stimuleer snelle betaling met een kleine korting zoals '2/10 netto 30 dagen', die 2% korting biedt als de factuur binnen 10 dagen wordt betaald.

• Communiceer kosten voor te late betaling: Wees eerlijk over boetes voor te late betalingen. Dit helpt vertragingen tegen te gaan.

• Stuur gedetailleerde facturen: maak facturen begrijpelijk door alle vereiste gegevens op te nemen, zoals bedrag, vervaldatum en betaalmethoden.

• Bied flexibele betalingsmogelijkheden: Voeg meerdere betalingsmogelijkheden toe, zoals Automated Clearing House (ACH) en creditcards. Dit maakt het gemakkelijker voor klanten om te betalen.

• Leg de voorwaarden schriftelijk vast: leg je betalingsvoorwaarden vooraf vast in contracten of overeenkomsten.

• Verstuur facturen tijdig: verstuur facturen zodra het werk is voltooid om het betalingsproces te starten.

• Personaliseer de communicatie: voeg een beleefde herinnering toe aan je factuur om tijdige betaling aan te moedigen, zoals: "Snelle betaling helpt ons geweldige diensten te blijven leveren."

Herinneringen voor openstaande facturen automatiseren

Door herinneringen voor openstaande facturen in Stripe te automatiseren, hoef je minder handmatig op te volgen en verhoog je de tijdigheid van je betalingen. Hier lees je hoe je dit doet:

• Log in op je Stripe-dashboard.

• Ga naar Instellingen door op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek te klikken.

• Klik in de sectie Billing op Facturatie.

• Scroll omlaag tot je de sectie 'Geavanceerde factuurfuncties beheren' ziet.

• Schakel de optie 'Herinneringen sturen als een eenmalige factuur niet is betaald' in.

• Klik op 'Herinnering toevoegen' om een nieuwe herinnering te maken. Je kunt het een bepaald aantal dagen voor de vervaldatum, op de vervaldatum of na de vervaldatum sturen, als het nog niet is betaald. Door meerdere herinneringen te maken, kun je de basis afdekken.

• Pas de inhoud van je herinneringen naar eigen inzicht aan of gebruik de standaard herinnerings-e-mail van Stripe.

• Klik op Opslaan als je tevreden bent met het herinneringsschema en de inhoud.

Wanneer en hoe de incasso van openstaande facturen escaleren

In bepaalde situaties is het nodig om de inspanningen te escaleren om onbetaalde facturen te innen. In de volgende gevallen wil je beginnen met escalatie:

• Facturen zijn meer dan 30 dagen achterstallig

• Meerdere herinneringen zijn onbeantwoord gebleven

• Klanten houden zich niet aan overeengekomen betalingstermijnen

Start het escalatieproces door over te schakelen van geautomatiseerde herinneringen naar direct contact, zoals een telefoontje of persoonlijke e-mail. Wees standvastig maar empathisch. Laat zien dat je hun situatie begrijpt en benadruk de noodzaak om het openstaande saldo te voldoen. Als de klant het financieel moeilijk heeft, bied dan herziene voorwaarden of een afbetalingsplan aan om goodwill aan te tonen en er tegelijkertijd voor te zorgen dat ke nog steeds betalingen ontvangt.

Als de eerste escalatiepogingen niet slagen, stuur dan een formele brief met een deadline (meestal 7-10 dagen) voor betaling. Benoem duidelijk de gevolgen bij niet-betaling, zoals het inschakelen van een incassobureau. Herhaal eventuele van toepassing zijnde kosten voor te late betaling of rente om tijdige betaling aan te moedigen.

Zodra facturen meer dan 60 dagen achterstallig zijn, kun je overwegen een incassobureau in te schakelen. Houd er echter rekening mee dat ze een percentage van het geïnde bedrag pakken. Juridische stappen kunnen de laatste stap zijn voor substantiële onbetaalde saldo's, maar reserveer deze optie voor wanneer alle andere methoden zijn uitgeput. Escaleer geleidelijk en behoud de klantrelatie waar mogelijk.

Openstaande facturen voor jaarrekeningen rapporteren

Openstaande facturen worden in een paar verschillende typen jaarrekeningen weergegeven. Lees hier hoe je ze kunt opnemen.

Balans

Openstaande facturen worden op je balans geboekt onder debiteuren. Debiteuren weerspiegelen wat klanten je verschuldigd zijn, eigenlijk alle onbetaalde facturen. Om rekening te houden met facturen die kunnen worden omgezet in oninbare vorderingen, stel je hier een voorziening voor dubieuze rekeningen in. Deze schatting wordt gerapporteerd als een vermindering van de debiteuren en biedt een realistischer beeld van hoeveel geld je kunt verwachten te innen.

Ouderdomsopbouw

Gebruik ouderdomsopbouw waarin debebiteuren worden gecategoriseerd op basis van hoe achterstallig de facturen zijn (bijvoorbeeld 30 dagen, 60 dagen, meer dan 90 dagen) voor een gedetailleerder beeld. Dit helpt bij het identificeren van cashflowrisico's en laat zien hoe waarschijnlijk het is dat u ke op tijd wordt betaald.

Resultatenrekening

Inkomsten uit openstaande facturen wordt gerapporteerd in de resultatenrekening, omdat deze wordt opgenomen nadat de goederen en diensten zijn geleverd. Dit volgt het principe van boekhouding op transactiebasis. Dit houdt in dat je inkomsten boekt wanneer deze worden verdiend en niet noodzakelijkerwijs wanneer het geld voorhanden is.

Opmerkingen

Als een groot bedrag aan debiteuren achterstallig is of risico loopt, vermeld dit dan in de jaarrekening. Zo blijven belanghebbende op de hoogte van mogelijke liquiditeitsproblemen.