Une « facture impayée » est une facture émise par un vendeur, mais non encore payée par l’acheteur. Il s’agit d’un montant impayé qu’un client doit pour des biens ou services fournis et est considéré comme « impayée » jusqu’à réception du paiement intégral.

Si les factures restent ouvertes au-delà de leur date d’échéance, elles deviennent en souffrance et nécessitent des mesures de suivi telles que des rappels de paiement, voire des recours vers le recouvrement. Il s’agit d’un problème courant : un sondage de 2022 a révélé que plus de la moitié des entreprises consacrent quatre heures ou plus au suivi des paiements chaque semaine. Une gestion et un suivi adéquats des factures impayées peuvent contribuer à garantir des paiements plus ponctuels et à réduire la charge administrative associée aux recouvrements.

Vous trouverez ci-dessous comment gérer et suivre les factures impayées, comment les réduire et comment les déclarer pour les états financiers.

Que contient cet article?

• Comment gérer et suivre les factures impayées
  
• Quels sont les risques d’avoir trop de factures impayées?
  
• Comment définir des conditions de paiement claires pour minimiser les factures impayées
  
• Comment automatiser les rappels pour les factures impayées
  
• Quand et comment intensifier les efforts de recouvrement des factures impayées
  
• Comment déclarer des factures impayées pour des états financiers
  

Comment gérer et suivre les factures impayées

Le suivi des factures impayées est un élément important de la gestion des finances de votre entreprise. Des outils tels que Stripe Invoicing peuvent simplifier le suivi des factures. Voici comment.

Dashboard Stripe

Le Dashboard Stripe vous donne une vue d’ensemble de toutes vos factures et indique si une facture est à l’état de brouillon, impayée, payée ou en souffrance, ce qui vous aide à déterminer les domaines dans lesquels vous devez effectuer un suivi.

Rappels automatiques

Courir après les clients pour des factures impayées prend du temps et peut être inconfortable. Avec Stripe, vous pouvez mettre en place des rappels de paiement automatiques à l’avance. Il s’agit d’un rappel poli et automatisé pour les clients qui permet de réduire les retards de paiement tout en vous faisant gagner du temps et des efforts.

Smart Retries

Stripe facilite également le traitement des échecs de paiement. Grâce à l’encaissement automatique et à la fonction Smart Retries, Stripe tente de prélever à nouveau le paiement selon un calendrier précis en cas d’échec du paiement initial. Cela permet de minimiser les interventions manuelles et d’améliorer vos chances d’être payé plus rapidement.

Fonctionnalités de création de rapports

Les outils de création de rapports de Stripe permettent de suivre votre activité de facturation. Vous pouvez utiliser des indicateurs tels que le délai moyen de recouvrement des créances clients (DSO) ou examiner les taux de réussite des paiements pour évaluer l’efficacité de votre processus de facturation. Ces analyses peuvent vous aider à repérer les tendances, à identifier les clients qui sont souvent en retard et à améliorer vos pratiques de facturation afin de réduire le nombre de factures impayées.

Quels sont les risques d’avoir trop de factures impayées?

Un trop grand nombre de factures impayées peut créer une instabilité financière et avoir un impact sur les opérations quotidiennes. Voici quelques-uns des principaux risques :

• Manque de trésorerie : Si vos clients ne paient pas à temps, vous n’aurez peut-être pas les liquidités nécessaires pour couvrir vos propres dépenses (salaires, paiements aux fournisseurs, loyers et autres coûts opérationnels).

• Dépendance vis-à-vis des financements extérieurs : Les entreprises qui ont un arriéré de factures impayées doivent souvent recourir à des financements externes, tels que des marges de crédit ou des prêts à court terme. Cela peut augmenter vos coûts, car vous paierez des intérêts et des frais, ce qui pourrait éroder vos marges.

• Difficulté à planifier et à budgétiser : Lorsque vous avez trop de factures impayées, vos projections financières sont moins fiables. Il se peut que vous ne sachiez pas quand et si l’argent arrivera, ce qui rend difficile la prise de décisions d’investissement en toute confiance, qu’il s’agisse d’embaucher du nouveau personnel, d’augmenter les stocks ou de mettre à niveau l’équipement.

• Risque accru de créances irrécouvrables : Plus vous accumulez de factures impayées, plus il y a de chances que certaines d’entre elles ne soient jamais payées et deviennent ce que l’on appelle des créances irrécouvrables. Les clients qui mettent plus de temps à payer peuvent être confrontés à leurs propres problèmes financiers, ce qui augmente le risque de défaut de paiement.

• Relations tendues avec les fournisseurs : Si vous ne parvenez pas à payer vos fournisseurs dans les délais, ils peuvent décider de modifier leurs conditions de paiement, de suspendre votre compte ou même de refuser de travailler avec vous. La perte de conditions favorables ou de fournisseurs privilégiés peut perturber votre chaîne d’approvisionnement et causer des problèmes supplémentaires à votre entreprise.

• Dommages au crédit d’entreprise : Les retards de paiement aux créanciers peuvent nuire à la cote de crédit de votre entreprise. Une mauvaise cote de crédit peut limiter votre capacité à trouver du financement à l’avenir ou conduire à des conditions moins favorables lorsque vous êtes admissible au crédit.

• Interruptions d’activité : Le nombre de factures impayées peut vous obliger à reporter des tâches importantes telles que le remplacement d’équipements vieillissants, l’investissement dans une opportunité de croissance ou la gestion des salaires. Ces perturbations peuvent avoir un impact sur la qualité de vos opérations, le moral de vos employés et la satisfaction de vos clients.

• Occasions manquées : Lorsqu’une occasion se présente, comme un rabais de gros auprès d’un fournisseur, une chance de se développer sur un nouveau marché ou la possibilité d’embaucher un nouvel employé talentueux, vous avez besoin de liquidités pour la saisir. Si la plupart de vos fonds sont immobilisés dans des factures impayées, vous risquez de passer à côté de ces opportunités et de freiner le potentiel de croissance de votre entreprise.

Pour éviter ces risques, adoptez des tactiques de gestion des factures disciplinées : envoyez les factures rapidement, communiquez les conditions de paiement à l’avance, automatisez les rappels et soyez proactif dans les communications de suivi. Les systèmes de facturation automatisés peuvent vous aider.

Comment définir des conditions de paiement claires pour minimiser les factures impayées

La définition de conditions de paiement claires peut contribuer à réduire le nombre de factures impayées et à maintenir les paiements. Voici comment procéder :

• Définir des dates d’échéance spécifiques : Évitez les termes vagues tels que « dû à la réception ». Au lieu de cela, incluez une date d’échéance spécifique.

• Offrir des incitatifs au paiement anticipé : Encouragez le paiement rapide avec une petite remise telle que « 2/10 Net 30 », qui offre une réduction de 2 % si la facture est payée dans les 10 jours.

• Communiquer les frais de retard : Soyez franc au sujet des pénalités en cas de retard de paiement. Cela permet de dissuader les retards.

• Envoyer des factures détaillées : Faites en sorte que vos factures soient facile à comprendre en incluant tous les détails nécessaires tels que le montant, la date d’échéance et les modes de paiement.

• Offrir des options de paiement flexibles : Incluez plusieurs options de paiement telles que la chambre de compensation automatisée (ACH) et les cartes de crédit. Les clients peuvent ainsi payer plus facilement.

• Mettre les conditions par écrit : Documentez vos modalités de paiement dès le départ dans les contrats ou les accords.

• Envoyer vos factures rapidement : Envoyez les factures dès que le travail est terminé pour lancer le processus de paiement.

• Personnaliser la communication : Ajoutez un rappel poli à votre facture pour encourager le paiement dans les délais, par exemple : « Un paiement rapide nous aide à continuer à fournir un excellent service. »

Comment automatiser les rappels pour les factures impayées

L’automatisation des rappels de factures impayées dans Stripe peut contribuer à réduire les suivis manuels et à accélérer le paiement de vos paiements. Voici comment procéder :

• Connectez-vous à votre Dashboard Stripe.

• Allez dans Settings (Paramètres) en cliquant sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit.

• Dans la section Billing, cliquez sur Invoicing (Facturation).

• Faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous voyiez la section « Manage advanced invoicing features » (Gérer les fonctionnalités de facturation avancées).

• Activez l’option « Send reminders if a one-off invoice hasn’t been paid » (Envoyer des rappels si une facture ponctuelle n’a pas été réglée).

• Cliquez sur « Add reminder » (Ajouter un rappel) pour créer un nouveau rappel. Vous pouvez l’envoyer un certain nombre de jours avant la date d’échéance, à la date d’échéance ou après la date d’échéance, si la facture n’est toujours pas payée. La création de plusieurs rappels peut vous aider à couvrir vos bases.

• Personnalisez le contenu de vos rappels comme bon vous semble ou utilisez le courriel de rappel par défaut de Stripe.

• Cliquez sur Save (Enregistrer) une fois que vous êtes satisfait du calendrier et du contenu des rappels.

Quand et comment intensifier les efforts de recouvrement des factures impayées

Dans certains cas, il est nécessaire d’intensifier les efforts pour recouvrer les factures impayées. Vous pouvez commencer à effectuer des actions d’escalade si :

• Les factures sont en retard de plus de 30 jours

• Plusieurs rappels sont restés sans réponse

• Les clients ne respectent pas les délais de paiement convenus

Commencez le processus d’escalade en passant des rappels automatiques aux contacts directs, tels qu’un appel téléphonique ou un courriel personnalisé. Soyez ferme mais empathique : montrez-lui que vous comprenez sa situation tout en insistant sur la nécessité de régler le solde impayé. Si le client éprouve des difficultés financières, proposez-lui des conditions révisées ou un plan de versements échelonnés pour démontrer votre bonne volonté tout en vous assurant de recevoir vos paiements.

Si les efforts initiaux d’escalade échouent, envoyez une lettre officielle indiquant un délai (généralement de 7 à 10 jours) pour le paiement. Indiquez clairement les conséquences en cas de non-paiement, comme l’intervention d’une agence de recouvrement. Réitérez tous les frais de retard ou d’intérêt applicables pour encourager un paiement rapide.

Lorsque les factures sont en retard de plus de 60 jours, envisagez de faire appel à une agence de recouvrement. Mais sachez que ces agences prennent un pourcentage du montant collecté. Une action en justice peut être la dernière étape pour les soldes impayés importants, mais réservez cette option pour lorsque toutes les autres méthodes seront épuisées. Escaladez graduellement et préservez la relation client dans la mesure du possible.

Comment déclarer des factures impayées pour des états financiers

Les factures impayées apparaissent sur différents types d’états financiers. Voici comment les enregistrer.

Bilan

Les factures impayées sont enregistrées sous la rubrique Comptes clients de votre bilan. La section Comptes clients reflète ce que les clients vous doivent, c’est-à-dire toutes les factures impayées. Pour tenir compte des factures qui pourraient se transformer en créances irrécouvrables, établissez ici une provision pour créances douteuses. Cette estimation est présentée comme une réduction des comptes clients et offre une vision plus réaliste de la quantité d’argent que vous pouvez vous attendre à collecter.

Calendrier d’ancienneté

Utilisez un calendrier d’ancienneté qui catégorise les comptes débiteurs en fonction du retard de paiement des factures (par exemple, 30 jours, 60 jours, plus de 90 jours) pour obtenir une vue plus détaillée. Cela permet d’identifier les risques liés aux flux de trésorerie et d’indiquer la probabilité que vous soyez payé à temps.

État des résultats

Les revenus provenant de factures impayées sont comptabilisés dans les états de résultat, car ils sont comptabilisés après la livraison des biens ou services. Cela suit le principe de la comptabilité d’exercice, ce qui signifie que vous enregistrez les revenus au moment où ils sont gagnés, pas nécessairement au moment où l’argent est en main.

Remarques

Si un montant important de comptes débiteurs est en retard ou à risque, indiquez-le dans les notes des états financiers. Cela permet de tenir les parties prenantes informées des problèmes de liquidité potentiels.