Une « facture en cours » est une facture émise par un vendeur, mais pas encore payée par l'acheteur. Elle représente un montant impayé qu'un client doit verser en contrepartie de biens ou de services fournis, et est considérée comme « en cours » jusqu'à réception du paiement intégral.

Si les factures sont encore en cours après leur date d'échéance, elles deviennent impayées et nécessitent des mesures de suivi telles que des rappels de paiement, voire des procédures de recouvrement. C'est un problème répandu : selon une enquête de 2022, plus de la moitié des entreprises consacrent quatre heures ou plus au suivi des paiements chaque semaine. Un bon suivi et une bonne gestion des factures en cours peuvent contribuer à garantir des paiements plus ponctuels et à réduire la charge administrative associée aux recouvrements.

Cet article vous explique comment gérer et suivre les factures en cours, comment les réduire et comment en tenir compte pour les états financiers.

Sommaire

• Gérer et suivre les factures en cours
  
• Risques liés à un trop grand nombre de factures en cours
  
• Définir des conditions de paiement claires pour limiter les factures en cours
  
• Automatiser les rappels liés aux factures en cours
  
• Fréquence et modalités des efforts de recouvrement des factures en cours
  
• Tenir compte des factures en cours dans les états financiers
  

Gérer et suivre les factures en cours

Le suivi des factures en cours est un élément important de la gestion des finances de votre entreprise. Des outils comme Stripe Invoicing peuvent simplifier le suivi des factures. En voici un aperçu.

Dashboard Stripe

Le Dashboard Stripe vous donne une vue d'ensemble de toutes vos factures et vous précise si une facture est à l'état de brouillon, en cours, payée ou en retard, ce qui vous aide à repérer celles qui nécessitent un suivi.

Rappels automatiques

Courir après les clients pour des factures en cours est chronophage et embarrassant. Avec Stripe, vous pouvez mettre en place des rappels de paiement automatiques à l'avance. Il s'agit d'un coup de pouce poli et automatisé pour les clients qui permet de réduire les retards de paiement tout en vous faisant gagner du temps et des efforts.

Smart Retries

Stripe facilite également le traitement des échecs de paiement. Grâce à l'encaissement automatique et à la fonction de relance intelligente Smart Retries, Stripe effectue de nouvelles tentatives d'encaissement selon un calendrier précis en cas d'échec du paiement initial. Cela permet de limiter les interventions manuelles et d'améliorer vos chances d'être payé plus rapidement.

Fonctionnalités de reporting

Les outils de reporting de Stripe permettent de suivre votre activité de facturation. Vous pouvez utiliser des indicateurs tels que le délai de recouvrement des créances (DSO) ou examiner les taux de réussite des paiements pour évaluer l'efficacité de votre processus de facturation. Ces analyses peuvent vous aider à dégager des tendances, à identifier les clients en retard chronique et à améliorer vos pratiques de facturation afin de réduire le nombre de factures en cours.

Risques liés à un trop grand nombre de factures en cours

Un trop grand nombre de factures en cours peut créer une instabilité financière et avoir un impact sur les opérations courantes. Voici quelques-uns des principaux risques :

• Manque de trésorerie : si vos clients ne paient pas à temps, vous n'aurez peut-être pas les liquidités nécessaires pour couvrir vos propres dépenses (salaires, paiements aux fournisseurs, loyers et autres coûts opérationnels).

• Dépendance vis-à-vis des financements extérieurs : les entreprises qui ont un arriéré de factures en cours doivent souvent recourir à des financements externes, tels que des lignes de crédit ou des prêts à court terme. Cela peut augmenter vos coûts, car vous paierez des intérêts et des frais, ce qui pourrait éroder vos marges.

• Difficulté à planifier et à budgétiser : lorsque vous avez trop de factures en cours, vos projections financières sont moins fiables. Il se peut que vous ne sachiez pas quand et si l'argent arrivera, ce qui ne permet pas de prendre des décisions d'investissement en toute sérénité, qu'il s'agisse d'embaucher, d'augmenter les stocks ou de mettre à niveau l'équipement.

• Risque accru de créances irrécouvrables : plus vous accumulez de factures en cours, plus il y a de chances que certaines d'entre elles ne soient jamais payées et deviennent ce que l'on appelle des créances irrécouvrables. Les clients qui mettent plus de temps à payer peuvent être confrontés à leurs propres problèmes financiers, ce qui augmente le risque de défaut de paiement.

• Relations tendues avec les fournisseurs : si vous ne parvenez pas à payer vos fournisseurs dans les délais, ils peuvent décider de modifier leurs conditions de paiement, de suspendre votre compte ou même de refuser de travailler avec vous. La perte de conditions favorables ou de fournisseurs privilégiés peut perturber votre chaîne logistique et causer des problèmes supplémentaires à votre entreprise.

• Dommages au crédit d'entreprise : les retards de paiement aux créanciers peuvent nuire à la note de crédit de votre entreprise. Une mauvaise note de crédit peut limiter votre capacité à trouver des financements ou conduire à des conditions moins favorables lorsque vous êtes admissible au crédit.

• Interruptions d'activité : le nombre de factures en cours peut vous obliger à reporter des tâches importantes telles que le remplacement d'équipements vieillissants, l'investissement dans une opportunité de croissance ou la gestion des salaires. Ces perturbations peuvent avoir un impact sur la qualité de vos opérations, le moral de vos employés et la satisfaction de vos clients.

• Occasions manquées : lorsqu'une occasion se présente, comme un rabais de gros auprès d'un fournisseur, une chance de se développer sur un nouveau marché ou la possibilité d'embaucher un nouvel employé talentueux, vous avez besoin de liquidités pour la saisir. Si la plupart de vos fonds sont immobilisés dans des factures en cours, vous risquez de passer à côté de ces opportunités et de freiner le potentiel de croissance de votre entreprise.

Pour éviter ces risques, adoptez des méthodes rigoureuses de gestion des factures : envoyez les factures rapidement, communiquez les conditions de paiement à l'avance, automatisez les rappels et soyez proactif dans les communications de suivi. Les systèmes de facturation automatisés peuvent vous aider.

Définir des conditions de paiement claires pour limiter les factures en cours

La définition de conditions de paiement claires peut contribuer à réduire le nombre de factures en cours et à maintenir le flux des encaissements. Voici comment procéder :

• Définir des dates d'échéance spécifiques : évitez les termes vagues tels que « dû à la réception ». Au lieu de cela, incluez une date d'échéance spécifique.

• Offrir des avantages en cas de paiement anticipé : encouragez le paiement rapide avec une petite remise telle que « 2/10 Net 30 », qui offre une réduction de 2 % si la facture est payée dans les 10 jours.

• Communiquer les frais de retard : indiquez en toute franchise les pénalités prévues en cas de retard de paiement. Cela permet de dissuader les retards.

• Envoyer des factures détaillées : envoyez des factures faciles à comprendre en incluant tous les détails nécessaires comme le montant, la date d'échéance et les moyens de paiement acceptés.

• Offrir des options de paiement flexibles : incluez plusieurs options de paiement telles que les paiements ACH et les cartes de crédit. Les clients peuvent ainsi payer plus facilement.

• Mettre les conditions par écrit : documentez vos modalités de paiement en amont dans les contrats ou les accords.

• Envoyer vos factures rapidement : envoyez les factures dès que le travail est terminé pour lancer le processus de paiement.

• Personnaliser la communication : ajoutez un rappel poli à votre facture pour encourager un paiement ponctuel, par exemple : « Un paiement rapide nous aide à continuer à fournir un excellent service. »

Automatiser les rappels liés aux factures en cours

L'automatisation des rappels de factures en cours dans Stripe peut contribuer à réduire les suivis manuels et à accélérer le paiement de vos paiements. Voici comment procéder :

• Connectez-vous à votre Dashboard Stripe.

• Allez dans Paramètres en cliquant sur l'icône « roue dentée » dans le coin supérieur droit.

• Dans la section Billing, cliquez sur Invoicing.

• Faites défiler l'écran vers le bas jusqu'à la section « Gérer les fonctionnalités de facturation avancées ».

• Activez l'option « Envoyer des rappels si une facture ponctuelle n'est pas réglée ».

• Cliquez sur « Ajouter un rappel » pour créer un nouveau rappel. Vous pouvez l'envoyer un certain nombre de jours avant la date d'échéance, à la date d'échéance ou après la date d'échéance, si la facture n'est toujours pas payée. La création de plusieurs rappels peut vous aider à assurer vos arrières.

• Personnalisez le contenu de vos rappels comme bon vous semble ou utilisez l'e-mail de rappel par défaut de Stripe.

• Cliquez sur Enregistrer une fois que vous êtes satisfait du calendrier et du contenu des rappels.

Fréquence et modalités des efforts de recouvrement des factures en cours

Dans certains cas, il est nécessaire d'intensifier les efforts pour recouvrer les factures impayées. Vous pouvez commencer à lancer une procédure d'escalade si :

• Les factures sont en retard de plus de 30 jours

• Plusieurs rappels sont restés sans réponse

• Les clients ne respectent pas les délais de paiement convenus

Commencez la procédure d'escalade en passant des rappels automatiques aux contacts directs, p. ex. un appel téléphonique ou un e-mail personnalisé. Soyez ferme, mais empathique : montrez au client que vous comprenez sa situation tout en insistant sur la nécessité de régler le solde impayé. Si le client éprouve des difficultés financières, proposez-lui des conditions révisées ou un plan de versements échelonnés pour démontrer votre bonne volonté tout en vous assurant de recevoir vos paiements.

Si les efforts initiaux d'escalade échouent, envoyez un courrier formel indiquant un délai (généralement de 7 à 10 jours) pour le paiement. Indiquez clairement les conséquences d'un non-paiement, comme l'intervention d'une agence de recouvrement. Indiquez de nouveau tous les frais de retard ou d'intérêt applicables pour encourager un paiement rapide.

Lorsque les factures sont en retard de plus de 60 jours, envisagez de faire appel à une agence de recouvrement. Mais sachez que ces agences prélèvent un pourcentage du montant recouvré. Une action en justice peut constituer la dernière étape pour les soldes impayés importants, mais n'envisagez cette option que lorsque vous aurez épuisé tous les autres recours. Escaladez graduellement et préservez la relation client dans la mesure du possible.

Tenir compte des factures en cours dans les états financiers

Les factures en cours apparaissent sur différents types d'états financiers. Voici comment les comptabiliser.

Bilan

Les factures en cours sont enregistrées sous la rubrique « Comptes clients » de votre bilan. Les comptes clients correspondent aux montants que les clients vous doivent, en gros, toutes les factures en cours. Pour tenir compte des factures qui pourraient devenir des créances irrécouvrables, constituez ici une provision pour créances douteuses. Cette estimation constitue une réduction des comptes clients et vous donne une idée plus réaliste de la somme d'argent que vous pouvez vous attendre à recouvrer.

Calendrier d'ancienneté

Utilisez un calendrier d'ancienneté qui classe les comptes clients en fonction du retard de paiement des factures (p. ex., 30 jours, 60 jours ou plus de 90 jours) pour obtenir une vue plus détaillée. Vous pourrez ainsi détecter les risques liés aux flux de trésorerie et connaître la probabilité que vous soyez payé à temps.

Compte de résultat

Les revenus provenant de factures en cours sont inscrits dans les comptes de résultat, car ils sont comptabilisés après la livraison des biens ou services. Cela suit le principe de la comptabilité d'exercice, ce qui signifie que vous comptabilisez les revenus au moment où ils sont gagnés, pas nécessairement au moment où vous recevez l'argent.

Remarques

Si des comptes clients d'un montant important sont en retard ou à risque, indiquez-le dans les notes des états financiers. Cela permet de tenir les parties prenantes informées des problèmes de liquidité potentiels.