Una "factura abierta" es una factura emitida por un vendedor pero aún no pagada por el comprador. Representa un importe pendiente que un cliente debe por los bienes o servicios prestados y se considera "abierto" hasta que se reciba el pago completo.
Si las facturas permanecen abiertas más allá de su fecha de vencimiento, se vencen y requieren acciones de seguimiento, como recordatorios de pago e incluso escalamiento de cobros. Este es un problema común: una encuesta de 2022 reveló que más de la mitad de las empresas dedican cuatro horas o más a hacer un seguimiento de los pagos cada semana. Realizar un seguimiento y gestionar adecuadamente las facturas abiertas puede ayudar a garantizar pagos más oportunos y a reducir la carga administrativa asociada a los cobros.
A continuación, explicaremos cómo gestionar y realizar un seguimiento de las facturas abiertas, cómo minimizarlas y cómo informarlas para los estados financieros.
¿Qué hay en este artículo?
- Cómo gestionar y realizar un seguimiento de las facturas abiertas
- ¿Cuáles son los riesgos de tener demasiadas facturas abiertas?
- Cómo establecer condiciones de pago claras para minimizar las facturas abiertas
- Cómo automatizar recordatorios para facturas abiertas
- Cuándo y cómo escalar los esfuerzos de cobro de facturas abiertas
- Cómo informar facturas abiertas para estados financieros
Cómo gestionar y realizar un seguimiento de las facturas abiertas
El seguimiento de las facturas abiertas es una parte importante de la gestión de las finanzas de tu empresa. Herramientas como Stripe Invoicing pueden simplificar el seguimiento de las facturas. Mira cómo.
Dashboard de Stripe
El Dashboard de Stripe te ofrece un resumen de todas tus facturas y muestra si una factura está en borrador, abierta, pagada o vencida, lo que te ayuda a determinar dónde tienes que hacer el seguimiento.
Recordatorios automáticos
Perseguir a los clientes por facturas no pagadas requiere mucho tiempo y puede ser incómodo. Con Stripe, puedes implementar recordatorios de pago automáticos por adelantado. Este es un recordatorio automático y amable para los clientes que ayuda a reducir los pagos atrasados y a ahorrar tiempo y esfuerzo.
Smart Retries
Stripe también facilita la gestión de pagos fallidos. Con el cobro automático y Smart Retries, Stripe intentará volver a cobrar el pago según un calendario ajustado si el pago inicial falla. Esto ayuda a minimizar la intervención manual y puede mejorar tus posibilidades de recibir pagos más rápido.
Funcionalidades de informes
Las herramientas de informes de Stripe realizan un seguimiento de tu actividad de facturación. Puedes utilizar métricas como los días de ventas pendientes (days sales outstanding, DSO) o consultar las tasas de éxito de los pagos para comprender la eficacia con la que se está ejecutando tu proceso de facturación. Estos análisis pueden ayudarte a detectar tendencias, identificar a los clientes que llegan tarde de forma crónica y mejorar tus prácticas de facturación para minimizar las facturas abiertas.
¿Cuáles son los riesgos de tener demasiadas facturas abiertas?
Tener demasiadas facturas abiertas puede crear inestabilidad financiera y afectar las operaciones diarias. Estos son algunos de los principales riesgos:
Escasez de flujo de caja: Si tus clientes no pagan a tiempo, es posible que no tengas la liquidez que necesitas para cubrir tus propios gastos: nómina, pagos a proveedores, alquiler y otros costos operativos.
Dependencia de financiación externa: Las empresas que tienen una acumulación de facturas no pagadas a menudo necesitan recurrir a financiación externa, como líneas de crédito o préstamos a corto plazo. Esto puede aumentar tus costos, ya que pagarás intereses y comisiones, lo que podría reducir tus márgenes.
Dificultad en la planificación y presupuestación: Cuando tienes demasiadas facturas abiertas, tus proyecciones financieras son menos confiables. Es posible que no estés seguro de si llegará el dinero o cuándo, lo que dificulta tomar decisiones de inversión con confianza, ya sea contratar nuevo personal, expandir el inventario o renovar el equipo.
Aumento del riesgo de deudas incobrables: Cuantas más facturas abiertas acumules, mayor será la probabilidad de que algunas nunca se paguen y se conviertan en lo que se conoce como deuda incobrable. Los clientes que tardan más en pagar pueden estar enfrentando sus propios problemas financieros, lo que aumenta el riesgo de que eventualmente incumplan.
Relaciones tensas con los proveedores: Si no puedes pagarles a tus proveedores a tiempo, es posible que decidan cambiar sus condiciones de pago, suspender tu cuenta o incluso negarse a trabajar contigo. La pérdida de condiciones favorables o proveedores preferidos puede interrumpir tu cadena de suministro y causar problemas adicionales para tu empresa.
Daños al crédito comercial: Los pagos atrasados a los acreedores pueden dañar la calificación crediticia de tu empresa. Un puntaje de crédito bajo puede limitar tu capacidad para encontrar financiamiento en el futuro o resultar en términos menos favorables cuando califiques para un crédito.
Interrupciones en el negocio: Tener demasiadas facturas abiertas podría obligarte a retrasar tareas importantes como reemplazar equipos antiguos, invertir en una oportunidad de crecimiento o hacer la nómina. Estas interrupciones pueden afectar la calidad de tus operaciones, la moral de los empleados y la satisfacción del cliente.
Oportunidades perdidas: Cuando surge una oportunidad, como un descuento por volumen de un proveedor, la oportunidad de expandirse a un nuevo mercado o la oportunidad de contratar a un nuevo empleado con talento, necesitas tener efectivo disponible para aprovecharla. Si la mayoría de tus fondos están inmovilizados en facturas no pagadas, podrías perder estas oportunidades y frenar el potencial de crecimiento de tu empresa.
Para evitar estos riesgos, adopta tácticas disciplinadas de gestión de facturas: envía las facturas inmediatamente, comunica los términos de pago de antemano, automatiza los recordatorios y sé proactivo con las comunicaciones de seguimiento. Sistemas de facturación automatizados pueden ayudar.
Cómo establecer condiciones de pago claras para minimizar las facturas abiertas
Establecer condiciones de pago claras puede ayudar a reducir las facturas abiertas y garantizar que los pagos lleguen a tiempo. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
Define fechas de vencimiento específicas: Evita el lenguaje vago como "efectuarse al momento de su recepción". En su lugar, incluye una fecha de vencimiento específica.
Ofrece incentivos por pago anticipado: Fomenta el pago inmediato con un pequeño descuento como "2/10 a 30 días netos", que ofrece un 2 % de descuento si la factura se paga en un plazo de 10 días.
Comunicar los cargos por pagos atrasados: Sé sincero sobre las sanciones por pagos atrasados. Esto ayuda a evitar retrasos.
Enviar facturas detalladas: Haz que facturas sean fáciles de entender incluyendo todos los detalles necesarios, como el importe, la fecha de vencimiento y los métodos de pago.
Ofrecer opciones de pago flexibles: Incluye varias opciones de pago, como la Cámara de Compensación Automatizada (Automated Clearing House, ACH) y las tarjetas de crédito. Esto facilita el pago a los clientes.
Establece los términos por escrito: Documenta tus condiciones de pago por adelantado en contratos o acuerdos.
Enviar las facturas inmediatamente: Envía las facturas tan pronto como se complete el trabajo para iniciar el proceso de pago.
Personaliza la comunicación: Agrega un recordatorio cortés en tu factura para alentar el pago oportuno, como: "El pago a tiempo nos ayuda a seguir brindando un excelente servicio".
Cómo automatizar recordatorios para facturas abiertas
La automatización de recordatorios para las facturas abiertas en Stripe puede ayudar a reducir los seguimientos manuales y aumentar la puntualidad de tus pagos. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
Inicia sesión en tu Dashboard de Stripe.
Ve a Configuración haciendo clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha.
En la sección de Pagos, haz clic en Facturación.
Desplázate hacia abajo hasta que veas la sección "Administrar funciones avanzadas de facturación".
Activa la opción "Enviar recordatorios si no se pagó una factura única".
Haz clic en "Agregar recordatorio" para crear un nuevo recordatorio. Puedes enviarlo un número determinado de días antes de la fecha de vencimiento, en la fecha de vencimiento o después de la fecha de vencimiento, si aún no está pagado. La creación de múltiples recordatorios puede ayudar a cubrir tus bases.
Personaliza el contenido de tus recordatorios como mejor te parezca o utiliza el correo electrónico de recordatorio predeterminado de Stripe.
Haz clic en Guardar una vez que estés satisfecho con el calendario y el contenido del recordatorio.
Cuándo y cómo escalar los esfuerzos de cobro de facturas abiertas
En ciertas situaciones, es necesario intensificar los esfuerzos para cobrar facturas no pagadas. Querrás iniciar los esfuerzos de escalamiento si:
Las facturas tienen más de 30 días de retraso
Varios recordatorios han quedado sin respuesta
Los clientes no cumplen con los plazos de pago acordados
Comienza el proceso de escalamiento cambiando de recordatorios automáticos a contacto directo, como una llamada telefónica o un correo electrónico personalizado. Sé firme pero empático: demuestra que entiendes su situación a la vez que enfatizas la necesidad de resolver el saldo pendiente. Si el cliente tiene dificultades financieras, ofrécele revisión de las condiciones o un plan de pago a plazos para demostrar buena voluntad y asegurarte de que aún recibes los pagos.
Si los esfuerzos iniciales de escalamiento no tienen éxito, envía una carta formal en la que indiques un plazo (normalmente de 7 a 10 días) para el pago. Indica claramente las consecuencias de la falta de pago, como la participación de una agencia de cobro. Reitera los cargos por pago atrasado o los cargos por intereses aplicables para alentar el pago a tiempo.
Una vez que las facturas tengan más de 60 días de retraso, considera contratar a una agencia de cobro. Pero ten en cuenta que se llevan un porcentaje de la cantidad recaudada. La acción legal puede ser el paso final para saldos no pagados sustanciales, pero reserva esta opción para cuando se agoten todos los demás métodos. Escalar gradualmente y preservar la relación con el cliente siempre que sea posible.
Cómo reportar facturas abiertas para estados financieros
Las facturas abiertas aparecen en diferentes tipos de estados financieros. A continuación, te explicamos cómo reportarlos.
Balance general
Las facturas abiertas se registran en la sección de Cuentas por cobrar (accounts receivable, AR) del balance general. Las AR reflejan lo que los clientes te deben, básicamente, todas las facturas no pagadas. Para contabilizar las facturas que podrían convertirse en deudas incobrables, establece aquí una provisión para cuentas de cobro dudoso. Esta estimación se informa como una reducción en AR y ofrece una visión más realista de cuánto efectivo puedes esperar cobrar.
Cronograma de antigüedad
Usa un cronograma de antigüedad que clasifique las cuentas por cobrar según el grado de retraso de las facturas (p. ej., 30 días, 60 días, más de 90 días) para obtener una vista más detallada. Esto ayuda a identificar los riesgos de flujo de caja y muestra la probabilidad de que te paguen a tiempo.
Estado de resultados
Los ingresos de las facturas abiertas se informan en el estado de resultados, ya que se reconocen después de que se entregan los bienes o servicios. Esto sigue el principio de contabilidad de ejercicio, lo que significa que se registran los ingresos cuando se obtienen, no necesariamente cuando el dinero está en la mano.
Notas
Si una gran cantidad de AR están vencidas o en riesgo, infórmalo en las notas de los estados financieros. Esto mantiene informadas a las partes interesadas sobre posibles problemas de liquidez.
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.