Uma "fatura em aberto" é uma fatura emitida por um vendedor, mas ainda não paga pelo comprador. Ela representa um valor pendente devido por um cliente por produtos ou serviços fornecidos e é considerada "em aberto" até que o pagamento total seja recebido.

Se as faturas permanecerem em aberto após a data de vencimento, elas se tornam vencidas e exigem ações de acompanhamento, como lembretes de pagamento e até mesmo encaminhamento para cobranças. Esse é um problema comum: uma pesquisa de 2022 constatou que mais da metade das empresas gasta quatro horas ou mais para acompanhar os pagamentos toda semana. Rastrear e gerenciar adequadamente as faturas em aberto pode ajudar a garantir pagamentos mais oportunos e reduzir a carga administrativa associada às cobranças.

Abaixo, explicaremos como gerenciar e rastrear faturas em aberto, como minimizá-las e como relatá-las nos demonstrativos financeiros.

Neste artigo:

• Como gerenciar e acompanhar faturas em aberto
  
• Quais são os riscos de ter muitas faturas em aberto?
  
• Como definir termos de pagamento claros para minimizar faturas em aberto
  
• Como automatizar lembretes para faturas em aberto
  
• Quando e como intensificar os esforços de cobrança de faturas em aberto
  
• Como relatar faturas em aberto em demonstrativos financeiros
  

Como gerenciar e rastrear faturas em aberto

O rastreamento de faturas em aberto é uma parte importante do gerenciamento das finanças da sua empresa. Ferramentas como o Stripe Invoicing podem facilitar muito o acompanhamento de faturas. Veja como.

Stripe Dashboard

O Stripe Dashboard fornece uma visão geral de todas as suas faturas e mostra se uma fatura é rascunho, está em aberto, foi paga ou venceu, ajudando a determinar onde você precisa dar seguimento.

Lembretes automáticos

Perseguir clientes por faturas não pagas é demorado e pode ser desconfortável. Com a Stripe, você pode implementar lembretes de pagamento automáticos com antecedência. Trata-se de um incentivo educado e automatizado para os clientes que ajuda a reduzir atrasos em pagamentos e economiza tempo e esforço.

Smart Retries

A Stripe também facilita o gerenciamento de falhas de pagamento. Com cobrança e Smart Retries automáticos, a Stripe tentará cobrar o pagamento novamente com um cronograma ajustado se o pagamento inicial falhar. Isso ajuda a minimizar a intervenção manual e pode aumentar suas chances de receber mais cedo.

Recursos de relatórios

As ferramentas de relatórios da Stripe rastreiam suas atividades de faturamento. Você pode usar métricas como dias de vendas pendentes (DSO) ou analisar as taxas de sucesso de pagamentos para entender a eficácia do processo de faturamento. Essas análises podem ajudar a enxergar tendências, identificar clientes que estão cronicamente atrasados e melhorar suas práticas de faturamento para minimizar as faturas em aberto.

Quais são os riscos de ter muitas faturas em aberto?

O excesso de faturas em aberto pode gerar instabilidade financeira e impactar as operações do dia a dia. Aqui estão alguns dos principais riscos:

• Escassez de fluxo de caixa: Se seus clientes não pagarem no prazo, talvez você não tenha a liquidez necessária para cobrir suas próprias despesas: folha de pagamento, pagamentos de fornecedores, aluguel e outros custos operacionais.

• Dependência de financiamento externo: Empresas com faturas não pagas em atraso geralmente precisam recorrer a financiamentos externos, como linhas de crédito ou empréstimos de curto prazo. Isso pode aumentar seus custos, pois você pagará juros e taxas, o que pode corroer suas margens.

• Dificuldade no planejamento e orçamento: Quando você tem muitas faturas em aberto, suas projeções financeiras são menos confiáveis. Você pode não ter certeza de quando ou se o dinheiro vai entrar, o que dificulta tomar decisões de investimento com confiança, seja contratar novos funcionários, aumentar o estoque ou atualizar equipamentos.

• Aumento do risco de inadimplência: Quanto mais faturas em aberto você acumular, maior é a probabilidade de que algumas nunca sejam pagas e se tornem o que é conhecido como dívida incobrável. Clientes que demoram mais para pagar podem estar enfrentando seus próprios problemas financeiros, o que aumenta o risco de inadimplência.

• Relacionamentos tensos com fornecedores: Se você não conseguir pagar seus fornecedores no prazo, eles podem decidir alterar as condições de pagamento, suspender sua conta ou até mesmo se recusar a trabalhar com você. Perder termos favoráveis ou fornecedores preferenciais pode perturbar sua cadeia de suprimentos e causar problemas adicionais para sua empresa.

• Prejuízo ao crédito empresarial: Pagamentos atrasados a credores podem prejudicar a classificação de crédito da sua empresa. Uma pontuação de crédito ruim pode restringir sua capacidade de encontrar financiamento no futuro ou levar a condições menos favoráveis quando você se qualificar para crédito.

• Interrupções nos negócios: Ter muitas faturas em aberto pode forçar você a adiar tarefas importantes, como substituir equipamentos antigos, investir em uma oportunidade de crescimento ou o pagar seus funcionários. Essas interrupções podem afetar a qualidade de suas operações, o moral dos funcionários e a satisfação do cliente.

• Oportunidades perdidas: Quando uma oportunidade surge, como um desconto em massa de um fornecedor, uma chance de expandir para um novo mercado ou a chance de contratar um novo funcionário talentoso, você precisa de dinheiro em caixa para aproveitá-la. Se a maior parte dos seus fundos estiver atrelada a faturas não pagas, você pode perder essas oportunidades e prejudicar o potencial de crescimento da sua empresa.

Para evitar esses riscos, adote táticas disciplinadas de gerenciamento de faturas: envie faturas rapidamente, comunique antecipadamente os termos de pagamento, automatize lembretes e seja proativo com comunicações de acompanhamento. Sistemas automatizados de faturamento podem ajudar.

Como definir termos de pagamento claros para minimizar faturas em aberto

A definição de termos de pagamento claros pode ajudar a reduzir as faturas em aberto e manter a entrada de pagamentos. Veja como fazer isso:

• Defina datas de vencimento específicas: Evite linguagem vaga, como "devido após o recebimento". Em vez disso, inclua uma data de vencimento específica.

• Ofereça incentivos de pagamento antecipado: Incentive o pagamento imediato com um pequeno desconto como "2/10 Net 30", que oferece 2% de desconto se a fatura for paga dentro de 10 dias.

• Informe as taxas por atraso: Seja sincero quanto às multas por atraso nos pagamentos. Isso ajuda a evitar atrasos.

• Envie faturas detalhadas: Facilite o entendimento das faturas, incluindo todos os detalhes necessários, como valor, data de vencimento e formas de pagamento.

• Ofereça opções de pagamento flexíveis: Inclua várias opções de pagamento, como Automated Clearing House (ACH) e cartões de crédito. Assim, fica mais fácil para os clientes efetuarem pagamentos.

• Defina os termos por escrito: Documente antecipadamente suas condições de pagamento em contratos ou acordos.

• Envie faturas prontamente: Envie faturas assim que o trabalho estiver concluído para iniciar o processo de pagamento.

• Personalize a comunicação: Adicione um lembrete educado em sua fatura para incentivar o pagamento em tempo hábil, como: "o pagamento rápido nos ajuda a continuar oferecendo um ótimo serviço".

Como automatizar lembretes para faturas em aberto

Automatizar lembretes para faturas em aberto na Stripe pode ajudar a diminuir o acompanhamento manual e aumentar a pontualidade dos pagamentos. Veja como fazer isso:

• Faça login no seu Stripe Dashboard.

• Acesse as Configurações clicando no ícone de engrenagem no canto superior direito.

• Na seção Cobrança, clique em Faturamento.

• Role para baixo até ver a seção "Gerenciar recursos avançados de faturamento".

• Ative a opção "Enviar lembretes se uma fatura avulsa não tiver sido paga".

• Clique em "Adicionar lembrete" para criar um novo lembrete. Você pode enviar um número definido de dias antes da data de vencimento, na data de vencimento ou, se ainda não tiver sido paga. Criar vários lembretes pode ajudar a aumentar as chances de pagamento.

• Personalize o conteúdo do lembrete como achar melhor ou use o e-mail de lembrete padrão da Stripe.

• Clique em Salvar quando estiver satisfeito com o agendamento e o conteúdo do lembrete.

Quando e como intensificar os esforços de cobrança de faturas em aberto

Em determinadas situações, é necessário intensificar os esforços para cobrar faturas não pagas. Recomendamos iniciar os esforços de escalonamento se:

• As faturas estão vencidas há mais de 30 dias

• Vários lembretes ficaram sem resposta

• Os clientes não cumprem os prazos de pagamento acordados

Inicie o processo de escalonamento mudando de lembretes automatizados para contato direto, como uma chamada telefônica ou e-mail personalizado. Seja firme, mas empático: mostre que entende a situação deles, enfatizando a necessidade de resolver o saldo devedor. Se o cliente estiver com dificuldades financeiras, ofereça termos revisados ou um plano parcelado para demonstrar boa vontade e garantir o recebimento dos pagamentos.

Se os esforços iniciais de encaminhamento não forem bem-sucedidos, envie uma carta formal dando um prazo (normalmente de 7 a 10 dias) para o pagamento. Indique claramente as consequências para o não pagamento, como o envolvimento de uma agência de cobrança. Reitere todas as tarifas por atraso ou juros aplicáveis para incentivar o pagamento imediato.

Quando as faturas estiverem vencidas há mais de 60 dias, considere a contratação de uma agência de cobrança. Mas esteja ciente de que eles recebem uma porcentagem do valor coletado. A ação judicial pode ser a etapa final para saldos substanciais não pagos, mas reserve essa opção para quando todos os outros métodos estiverem esgotados. Escale gradualmente e preserve o relacionamento com o cliente sempre que possível.

Como relatar faturas em aberto em demonstrativos financeiros

As faturas em aberto aparecem em alguns tipos diferentes de demonstrativos financeiros. Veja como salvá-las.

Balanço patrimonial

As faturas em aberto são registradas como contas a receber no balanço patrimonial. As contas a receber refletem o que os clientes devem a você: basicamente, todas as faturas não pagas. Para contabilizar faturas que possam se tornar dívidas incobráveis, estabeleça aqui uma Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa. Essa estimativa é relatada como uma redução nas contas a receber e oferece uma visão mais realista de quanto dinheiro você conseguirá coletar.

Cronograma de envelhecimento

Use um cronograma de vencimento que categorize as contas a receber pelo nível de atraso das faturas (p. ex., 30 dias, 60 dias, mais de 90 dias) e obter uma visão mais detalhada. Isso ajuda a identificar os riscos de fluxo de caixa e mostra a probabilidade de você receber em dia.

Demonstração de resultados

A receita de faturas em aberto é relatada na declaração de renda, pois é reconhecida após a entrega das mercadorias ou serviços. Isso segue o princípio do regime de competência, que significa que você registra a receita quando ela é recebida, não necessariamente quando o dinheiro está em mãos.

Observações

Se uma grande quantidade de contas a receber estiver vencida ou em risco, divulgue-o nas observações explicativas dos demonstrativos financeiros. Isso mantém as partes interessadas informadas sobre possíveis problemas de liquidez.