Eine „offene Rechnung“ ist eine Rechnung, die von einem/einer Verkäufer/in ausgestellt, aber vom Käufer/von der Käuferin noch nicht bezahlt wurde. Sie stellt einen ausstehenden Betrag dar, den ein Kunde/eine Kundin für gelieferte Waren oder Dienstleistungen schuldet, und gilt als „offen“, bis die vollständige Zahlung eingegangen ist.

Wenn Rechnungen über ihr Fälligkeitsdatum hinaus offen bleiben, werden sie überfällig, und es sind Folgemaßnahmen wie Zahlungserinnerungen und sogar die Eskalation zum Inkasso erforderlich. Dies ist ein häufiges Problem: Eine Umfrage aus dem Jahr 2022 ergab, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen jede Woche vier Stunden oder mehr damit verbringen, Zahlungen nachzuverfolgen. Die ordnungsgemäße Verfolgung und Verwaltung offener Rechnungen kann dazu beitragen, pünktlichere Zahlungen zu sichern und den mit dem Inkasso verbundenen Verwaltungsaufwand zu verringern.

Im Folgenden erklären wir, wie Sie offene Rechnungen verwalten und nachverfolgen, wie Sie ihre Anzahl möglichst gering halten und wie Sie sie für den Jahresabschluss ausweisen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So können Sie offene Rechnungen verwalten und nachverfolgen
  
• Welche Risiken bestehen bei zu vielen offenen Rechnungen?
  
• So legen Sie eindeutige Zahlungsbedingungen fest, um die Anzahl offener Rechnungen möglichst gering zu halten
  
• So automatisieren Sie Mahnungen für offene Rechnungen
  
• Wann und wie Inkassobemühungen für offene Rechnungen eskaliert werden sollten
  
• So melden Sie offene Rechnungen für Finanzberichte
  

So können Sie offene Rechnungen verwalten und nachverfolgen

Der Überblick über offene Rechnungen ist ein wichtiger Teil der Verwaltung der Finanzen Ihres Unternehmens. Tools wie Stripe Invoicing können die Nachverfolgung von Rechnungen erheblich vereinfachen. So sollten Sie vorgehen.

Stripe-Dashboard

Das Stripe-Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über all Ihre Rechnungen und zeigt, ob eine Rechnung ein Entwurf, offen, bezahlt oder überfällig ist. So können Sie bestimmen, wo Sie nachfassen müssen.

Automatische Erinnerungen

Kundinnen und Kunden wegen unbezahlter Rechnungen zu verfolgen, ist zeitaufwändig und kann unangenehm sein. Mit Stripe können Sie automatische Zahlungserinnerungen im Voraus implementieren. Dies ist ein höflicher, automatischer Anstoß für Kund/innen, der dazu beiträgt, verspätete Zahlungen zu reduzieren und Ihnen Zeit und Mühe zu sparen.

Smart Retries

Stripe erleichtert auch den Umgang mit fehlgeschlagenen Zahlungen. Mit automatischem Einzug und Smart Retries versucht Stripe, die Zahlung nach einem genau abgestimmten Zeitplan erneut einzuziehen, wenn die erste Zahlung fehlschlägt. So minimieren Sie manuelle Eingriffe und erhöhen Ihre Chancen auf eine schnellere Auszahlung.

Berichtsfunktionen

Mit den Berichtstools von Stripe können Sie Ihre Rechnungsaktivitäten verfolgen. Sie können Metriken wie die „Forderungslaufzeit“ (Days Sales Outstanding, DSO) oder die Erfolgsquote bei Zahlungen verwenden, um zu verstehen, wie effektiv Ihr Rechnungsstellungsprozess abläuft. Mit diesen Analysen können Sie Trends erkennen, Kundinnen und Kunden identifizieren, die immer zu spät zahlen, und Ihre Rechnungsstellungspraktiken verbessern, um die Anzahl offener Rechnungen zu minimieren.

Welche Risiken bestehen bei zu vielen offenen Rechnungen?

Zu viele offene Rechnungen können finanzielle Instabilität verursachen und das Tagesgeschäft beeinträchtigen. Hier sind einige der Hauptrisiken:

• Liquiditätsengpässe: Wenn Ihre Kundinnen und Kunden nicht pünktlich zahlen, verfügen Sie möglicherweise nicht über die Liquidität, die Sie benötigen, um Ihre eigenen Ausgaben zu decken – Gehaltsabrechnungen, Lieferantenzahlungen, Miete und andere Betriebskosten.

• Abhängigkeit von Fremdfinanzierung: Unternehmen, die einen Rückstand an unbezahlten Rechnungen haben, sind oft auf externe Finanzierungen angewiesen, z. B. über Kreditlinien oder kurzfristige Darlehen. Dies kann Ihre Kosten in die Höhe treiben, da Sie Zinsen und Gebühren zahlen müssen, was Ihre Gewinnspanne schmälern kann.

• Schwierigkeiten bei der Planung und Budgetierung: Wenn Sie zu viele offene Rechnungen haben, sind Ihre Finanzprognosen weniger zuverlässig. Möglicherweise sind Sie sich nicht sicher, wann oder ob das Geld kommt, was es schwierig macht, Investitionsentscheidungen mit Zuversicht zu treffen – sei es die Einstellung neuer Mitarbeiter/innen, die Erweiterung des Lagerbestands oder die Modernisierung der Ausrüstung.

• Erhöhtes Risiko von Forderungsausfällen: Je mehr offene Rechnungen sich ansammeln, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass einige nie bezahlt werden und zu sogenannten Forderungsausfällen werden. Kundinnen und Kunden, die länger brauchen, um zu bezahlen, sind möglicherweise mit ihren eigenen finanziellen Problemen konfrontiert, was das Risiko erhöht, dass sie irgendwann zahlungsunfähig werden.

• Angespannte Lieferantenbeziehungen: Wenn Sie Ihre Lieferanten nicht rechtzeitig bezahlen können, könnten diese ihre Zahlungsbedingungen ändern, Ihr Konto sperren oder sogar die Zusammenarbeit mit Ihnen verweigern. Der Verlust günstiger Konditionen oder bevorzugter Lieferanten kann zur Unterbrechung Ihrer Lieferkette führen und Ihrem Unternehmen zusätzliche Probleme bereiten.

• Beeinträchtigung der Kreditwürdigkeit des Unternehmens: Verspätete Zahlungen an Gläubiger können die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Eine schlechte Kreditwürdigkeit kann Ihre Möglichkeiten einschränken, in Zukunft eine Finanzierung zu finden, oder zu ungünstigeren Bedingungen führen, wenn Sie sich für einen Kredit qualifizieren.

• Betriebsunterbrechungen: Zu viele offene Rechnungen können dazu führen, dass Sie wichtige Aufgaben wie den Austausch veralteter Geräte, Investitionen in Wachstumschancen oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufschieben müssen. Diese Störungen können sich auf die Qualität Ihrer Abläufe, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter/innen und die Kundenzufriedenheit auswirken.

• Verpasste Chancen: Wenn sich eine Gelegenheit ergibt, z. B. einen Massenrabatt von einem Lieferanten, die Chance, in einen neuen Markt zu expandieren, oder die Möglichkeit, einen talentierten neuen Mitarbeiter einzustellen, brauchen Sie Bargeld, um diese Chancen zu ergreifen. Wenn der größte Teil Ihres Geldes in unbezahlten Rechnungen gebunden ist, verpassen Sie möglicherweise diese Chancen und hemmen das Wachstumspotenzial Ihres Unternehmens.

Um diese Risiken zu vermeiden, sollten Sie beim Rechnungsmanagement diszipliniert vorgehen: Versenden Sie Rechnungen zeitnah, kommunizieren Sie Zahlungsbedingungen im Voraus, automatisieren Sie Mahnungen und gehen Sie proaktiv mit der Nachverfolgung um. Automatisierte Rechnungssysteme können dabei helfen.

So legen Sie eindeutige Zahlungsbedingungen fest, um die Anzahl offener Rechnungen möglichst gering zu halten

Klare Zahlungsbedingungen können dazu beitragen, die Anzahl offener Rechnungen zu reduzieren und dafür sorgen, dass weiterhin Zahlungen eingehen. Das geht so:

• Legen Sie konkrete Fälligkeitstermine fest: Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „fällig bei Erhalt“. Geben Sie stattdessen ein bestimmtes Fälligkeitsdatum an.

• Bieten Sie Anreize für vorzeitige Zahlungen: Fördern Sie schnelle Zahlungen mit einem kleinen Rabatt, z. B. „2/10 Netto 30“. Dabei werden 2 % Rabatt abgezogen, wenn die Rechnung innerhalb von 10 Tagen bezahlt wird.

• Verzugsgebühren mitteilen: Geben Sie vorab Informationen über Strafen für verspätete Zahlungen. Dies hilft, Verzögerungen zu vermeiden.

• Versenden Sie detaillierte Rechnungen: Sorgen Sie dafür, dass Rechnungen leicht verständlich sind, indem Sie alle notwendigen Details wie Betrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsmethoden angeben.

• Bieten Sie flexible Zahlungsoptionen an: Geben Sie mehrere Zahlungsoptionen wie Automated Clearing House (ACH) und Kreditkarten an. Das erleichtert den Kundinnen und Kunden die Bezahlung.

• Bedingungen schriftlich festhalten: Dokumentieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen im Voraus in Verträgen oder Vereinbarungen.

• Rechnungen zeitnah versenden: Versenden Sie Rechnungen, sobald die Arbeit abgeschlossen ist, um den Zahlungsvorgang zu starten.

• Personalisieren Sie die Kommunikation: Fügen Sie Ihrer Rechnung eine höfliche Mahnung hinzu, um die pünktliche Zahlung zu forcieren, z. B.: „Eine pünktliche Zahlung hilft uns, weiterhin einen großartigen Service zu bieten.“

So automatisieren Sie Erinnerungen für offene Rechnungen

Die Automatisierung von Erinnerungen für offene Rechnungen in Stripe kann dazu beitragen, manuelle Follow-ups zu reduzieren und die Pünktlichkeit Ihrer Zahlungen zu erhöhen. Das geht so:

• Melden Sie sich bei Ihrem Stripe-Dashboard an.

• Gehen Sie zu „Einstellungen“, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke klicken.

• Klicken Sie im Abschnitt „Abrechnung“ auf „Rechnungsstellung“.

• Scrollen Sie nach unten, bis der Abschnitt „Erweiterte Rechnungsfunktionen verwalten“ angezeigt wird.

• Aktivieren Sie die Option „Erinnerungen senden, wenn eine einmalige Rechnung nicht bezahlt wurde“.

• Klicken Sie auf „Erinnerung hinzufügen“, um eine neue Erinnerung zu erstellen. Sie können die Erinnerung eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Fälligkeitsdatum, am Fälligkeitstag oder nach dem Fälligkeitstag senden, wenn die Rechnung immer noch unbezahlt ist. Mehrere Erinnerungen können Ihnen dabei helfen, sich abzusichern.

• Passen Sie den Erinnerungsinhalt nach Belieben an oder verwenden Sie die Standard-Erinnerungs-E-Mail von Stripe.

• Klicken Sie auf „Speichern“, wenn Sie mit dem Zeitplan und dem Inhalt der Erinnerung zufrieden sind.

Wann und wie Inkassobemühungen für offene Rechnungen eskaliert werden sollten

Unter bestimmten Umständen ist es notwendig, die Bemühungen zum Einzug unbezahlter Rechnungen zu verstärken. In folgenden Fällen empfiehlt es sich, die Maßnahmen zur Eskalation einzuleiten:

• Rechnungen sind mehr als 30 Tage überfällig

• Mehrere Erinnerungen blieben unbeantwortet

• Kundinnen und Kunden halten vereinbarte Zahlungsfristen nicht ein

Starten Sie den Eskalationsprozess, indem Sie von automatisierten Erinnerungen zu direktem Kontakt wechseln, z. B. einem Telefonanruf oder einer personalisierten E-Mail. Seien Sie deutlich, aber einfühlsam: Zeigen Sie, dass Sie die Situation verstehen, und betonen Sie gleichzeitig die Notwendigkeit, den ausstehenden Betrag zu begleichen. Wenn der Kunde/die Kundin finanzielle Probleme hat, bieten Sie überarbeitete Bedingungen oder einen Ratenzahlungsplan an, um Wohlwollen zu zeigen und zugleich sicherzustellen, dass Sie weiterhin Zahlungen erhalten.

Wenn erste Eskalationsbemühungen erfolglos bleiben, senden Sie ein formelles Schreiben mit einer Frist (in der Regel 7–10 Tage) für die Zahlung. Nennen Sie klar die Konsequenzen bei Nichtzahlung, wie z. B. die Einschaltung eines Inkassobüros. Erwähnen Sie alle anfallenden Verzugsgebühren oder Zinszahlungen, um eine sofortige Zahlung zu forcieren.

Wenn Rechnungen mehr als 60 Tage überfällig sind, sollten Sie ein Inkassounternehmen beauftragen. Beachten Sie jedoch, dass solche Unternehmen einen Prozentsatz des eingezogenen Betrags einbehalten. Rechtliche Schritte können der letzte Schritt bei erheblichen unbezahlten Beträgen sein. Behalten Sie sich diese Option jedoch für den Fall vor, dass alle anderen Methoden ausgeschöpft sind. Eskalieren Sie schrittweise und erhalten Sie die Kundenbeziehung, wo immer dies möglich ist.

So melden Sie offene Rechnungen für Finanzberichte

Offene Rechnungen tauchen in verschiedenen Arten von Finanzberichten auf. Hier erfahren Sie, wie Sie sie aufzeichnen.

Bilanz

Offene Rechnungen werden in Ihrer Bilanz unter den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Accounts Receivable, AR) ausgewiesen. AR spiegelt wider, was Kundinnen/Kunden Ihnen schulden – im Grunde alle unbezahlten Rechnungen. Um Rechnungen zu berücksichtigen, die zu uneinbringlichen Forderungen werden könnten, richten Sie hier eine Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen ein. Diese Schätzung wird als Verringerung der AR angegeben und bietet eine realistischeren Überblick über die Höhe der zu erwartenden Einnahmen.

Fälligkeitsplan

Verwenden Sie einen Fälligkeitsplan, der AR nach der Überfälligkeit der Rechnungen kategorisiert (z. B. 30 Tage, 60 Tage, über 90 Tage), um eine detailliertere Ansicht zu erhalten. Dies hilft dabei, Cashflow-Risiken zu erkennen und zeigt, wie wahrscheinlich es ist, dass Sie pünktlich bezahlt werden.

Gewinn- und Verlustrechnung

Einnahmen aus offenen Rechnungen werden in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen, da sie nach der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen realisiert werden. Dies entspricht dem Periodenprinzip. Das bedeutet, die Einnahmen werden gebucht, wenn sie erwirtschaftet wurden, und nicht unbedingt, wenn das Geld vorhanden ist.

Notizen

Wenn ein großer Betrag aus Forderungen aus Lieferungen und Leistungen überfällig oder gefährdet ist, geben Sie dies im Anhang zum Jahresabschluss an. Auf diese Weise werden die Beteiligten über potenzielle Liquiditätsprobleme informiert.