En "öppen faktura" är en faktura som utfärdats av en säljare men ännu inte betalats av köparen. Den motsvarar ett utestående belopp som en kund är skyldig för tillhandahållna varor eller tjänster och anses vara ”öppen" till dess att full betalning har mottagits.

Om fakturor är öppna även efter förfallodatumet blir de förfallna och behöver följas upp genom betalningspåminnelser och gå vidare till inkassering. Det här är ett vanligt problem: en undersökning från 2022 visade att mer än hälften av företagen ägnar fyra timmar eller mer varje vecka åt att följa upp betalningar. Att bevaka och hantera öppna fakturor på rätt sätt kan bidra till att säkerställa att man får betalningar i rätt tid och minska den administrativa bördan i samband med inkassering.

Nedan förklarar vi hur du hanterar och spårar öppna fakturor, hur du minimerar dem och hur du redovisar dem för finansiella rapporter.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur man hanterar och bevakar öppna fakturor
  
• Vilka är riskerna med att ha för många öppna fakturor?
  
• Hur man fastställer tydliga betalningsvillkor för att minimera öppna fakturor
  
• Hur man automatiserar påminnelser för öppna fakturor
  
• När och hur man ska gå vidare med inkassering för öppna fakturor
  
• Så här redovisar du öppna fakturor för finansiella rapporter
  

Hur man hanterar och bevakar öppna fakturor

Att bevaka öppna fakturor är en viktig del av hanteringen av ditt företags ekonomi. Verktyg som Stripe Invoicing kan göra det mycket enklare att bevaka fakturor. Så här gör du.

Stripe Dashboard

Stripe Dashboard ger dig en översikt över alla dina fakturor och visar om en faktura är ett utkast, öppen, betald eller förfallen, vilket hjälper dig att avgöra var du ska sätta in uppföljningsarbetet.

Automatiska påminnelser

Att jaga kunder för obetalda fakturor är tidskrävande och kan vara olustigt. Med Stripe kan du införa automatiska betalningspåminnelser i förväg. Detta är en artig, automatiserad puff för kunder som bidrar till att minska sena betalningar samtidigt som du sparar tid och arbete.

Smart Retries

Stripe gör det också lättare att hantera misslyckade betalningar. Med automatisk debitering och Smart Retries kommer Stripe att försöka debitera betalningen igen enligt ett fininställt schema om den första betalningen misslyckas. Detta bidrar till att minimera manuella åtgärder och kan förbättra dina chanser att få betalt tidigare.

Rapporteringsfunktioner

Stripes rapporteringsverktyg följer din faktureringsaktivitet. För att förstå hur effektiv din faktureringsprocess är kan du använda mätvärden som utestående dagsförsäljning (DSO) eller titta på andelen genomförda betalningar. Dessa analyser kan hjälpa dig att upptäcka trender, identifiera kunder som alltid är sena och förbättra dina faktureringsrutiner för att minimera antalet öppna fakturor.

Vilka är riskerna med att ha för många öppna fakturor?

Att ha för många öppna fakturor kan skapa finansiell instabilitet och påverka den dagliga verksamheten. Här är några av de främsta riskerna:

• Brist på kassaflöde: Om dina kunder inte betalar i tid har du kan inte den likviditet du behöver för att täcka dina egna utgifter – löner, leverantörsbetalningar, hyra och andra operativa kostnader.

• Beroende av extern finansiering: Företag som har eftersläpande obetalda fakturor måste ofta förlita sig på extern finansiering, till exempel kreditlinor eller kortfristiga lån. Detta kan öka dina kostnader eftersom du kommer att betala räntor och avgifter, vilket kan urholka dina marginaler.

• Svårare planering och budgetering: När du har för många öppna fakturor blir dina ekonomiska prognoser mindre tillförlitliga. Du är kanske osäker på när eller om pengarna komma in, vilket gör det svårt att veta om du kan fatta investeringsbeslut – oavsett om det handlar om att anställa ny personal, utöka lagret eller uppgradera utrustning.

• Ökad risk för osäkra fordringar: Ju fler öppna fakturor du samlar på dig, desto större är sannolikheten att vissa aldrig betalas och blir så kallade osäkra fordringar. Kunder som tar längre tid på sig att betala kan ha egna ekonomiska problem, vilket ökar risken för att de så småningom går i konkurs.

• Ansträngda leverantörsrelationer: Om du inte kan betala dina leverantörer i tid kan de besluta att ändra sina betalningsvillkor, pausa ditt konto eller till och med vägra att arbeta med dig. Att förlora förmånliga villkor eller de leverantörer du helst arbetar med kan störa din leveranskedja och orsaka ytterligare problem för ditt företag.

• Skadad företagskredit: Om betalningarna till fordringsägare försenas kan det skada ditt företags kreditvärdighet. Ett dåligt kreditbetyg kan göra det svårare att hitta finansiering i framtiden eller leda till mindre förmånliga villkor när du kvalificerar dig för kredit.

• Störningar i verksamheten: Att ha för många öppna fakturor kan tvinga dig att skjuta upp viktiga uppgifter som att byta ut åldrande utrustning, investera i en tillväxtmöjlighet eller betala ut löner. Dessa störningar kan påverka kvaliteten på din verksamhet, de anställdas moral och kundnöjdheten.

• Förlorade möjligheter: När en möjlighet uppstår – till exempel en mängdrabatt från en leverantör, en chans att expandera till en ny marknad eller möjligheten att anställa en ny, begåvad medarbetare – behöver du ha likvida medel för att ta vara på den. Om de flesta av dina medel är bundna i obetalda fakturor kan du gå miste om dessa möjligheter och hämma ditt företags tillväxtpotential.

För att undvika dessa risker bör du använda en disciplinerad strategi för fakturahantering: skicka iväg fakturor snabbt, ange betalningsvillkor i förväg, automatisera påminnelser och var proaktiv med uppföljande kommunikation. Automatiserade faktureringssystem kan vara till hjälp.

Hur man fastställer tydliga betalningsvillkor för att minimera öppna fakturor

Genom att fastställa tydliga betalningsvillkor kan du minska antalet öppna fakturor och se till att betalningarna fortsätter att komma in. Så här gör du:

• Ange specifika förfallodatum: Undvik vaga formuleringar som "förfaller vid mottagandet". Ange i stället ett specifikt förfallodatum.

• Erbjud incitament för tidiga betalningar: Uppmuntra till snabb betalning med en mindre rabatt, till exempel "2/10 netto 30", vilket innebär 2 % rabatt om fakturan betalas inom 10 dagar.

• Informera om förseningsavgifter: Var öppen med att du tar ut extra avgifter för sena betalningar. Detta bidrar till att avskräcka från förseningar.

• Skicka detaljerade fakturor: Gör fakturor lätta att förstå genom att inkludera alla nödvändiga uppgifter som belopp, förfallodag och betalningsmetoder.

• Erbjud flexibla betalningsalternativ: Inkludera flera betalningsalternativ som Automated Clearing House (ACH) och kreditkort. Detta gör det enklare för kunderna att betala.

• Ange villkoren skriftligt: Dokumentera redan i förväg dina betalningsvillkor i kontrakt eller avtal.

• Vänta inte med att skicka fakturor: Skicka fakturor så snart arbetet är klart för att få igång betalningsprocessen.

• Personanpassa kommunikationen: Lägg till en artig påminnelse på fakturan för att uppmuntra till betalning i tid, till exempel "Snabb betalning hjälper oss att fortsätta ge bra service".

Hur man automatiserar påminnelser för öppna fakturor

Genom att automatisera påminnelser för öppna fakturor i Stripe kan du minska antalet manuella uppföljningar och få dina betalningar i bättre tid. Så här gör du:

• Logga in på din Stripe Dashboard.

• Gå till Inställningar genom att klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet.

• Under avsnittet Billing klickar du på Invoicing.

• Scrolla ner tills du ser avsnittet "Hantera avancerade faktureringsfunktioner".

• Aktivera alternativet "Skicka påminnelser om en engångsfaktura inte har betalats".

• Klicka på "Lägg till påminnelse" för att skapa en ny påminnelse. Du kan skicka den ett visst antal dagar före förfallodagen, på förfallodagen eller efter förfallodagen, om den fortfarande är obetald. Att skapa flera påminnelser kan vara ett sätt att gå grundligt till väga.

• Anpassa innehållet i påminnelserna som du vill eller använd Stripes standardpåminnelser via e-post.

• Tryck på Spara när du är nöjd med påminnelseschemat och innehållet.

När och hur man ska gå vidare med inkassering för öppna fakturor

I vissa situationer är det nödvändigt att gå vidare med arbetet med att kassera in obetalda fakturor. Du bör påbörja eskaleringsarbetet om:

• Fakturor är mer än 30 dagar försenade

• Flera påminnelser inte har besvarats.

• Kunder inte uppfyller överenskomna betalningstider

Inled eskaleringsprocessen genom att gå från automatiska påminnelser till direktkontakt, till exempel ett telefonsamtal eller personligt e-postmeddelande. Var vänlig men bestämd: visa att du förstår deras situation samtidigt som du betonar behovet av att lösa frågan med det utestående saldot. Om kunden har det svårt ekonomiskt, erbjud reviderade villkor eller en avbetalningsplan för att visa din goodwill samtidigt som du ser till att du fortfarande får betalt.

Om de inledande eskaleringsförsöken misslyckas, bör du skicka ett formellt brev med en tidsfrist (vanligtvis 7–10 dagar) för betalning. Ange tydligt konsekvenserna av utebliven betalning, till exempel att du anlitar en inkassobyrå. Upprepa eventuella förseningsavgifter eller räntekostnader för att uppmuntra till snabb betalning.

När fakturorna är över 60 dagar försenade kan du överväga att anlita ett inkassoföretag. Var dock medveten om att ett sådant företag tar en procentandel av det inkasserade beloppet. Rättsliga åtgärder kan vara det sista steget för betydande obetalda saldon, men vänta med detta alternativ tills andra metoder är uttömda. Eskalera gradvis och bevara kundrelationen där det går.

Så här redovisar du öppna fakturor för finansiella rapporter

Öppna fakturor visas i några olika typer av finansiella rapporter. Så här redovisar du dem.

Balansräkning

Öppna fakturor bokförs under kundreskontra (AR) i din balansräkning. Kundreskontra återspeglar vad kunderna är skyldiga dig – i princip alla obetalda fakturor. Upprätta en reserv för osäkra konton här för att ta höjd för fakturor som kan förvandlas till osäkra fordringar. Denna uppskattning rapporteras som en minskning av kundreskontra och ger en mer realistisk bild av hur mycket likvida medel du kan förvänta dig att inkassera.

Åldersanalys

Använd en åldersanalys som kategoriserar kundreskontra efter hur försenade fakturorna är (till exempel 30 dagar, 60 dagar, över 90 dagar) för en mer detaljerad vy. Detta bidrar till att identifiera kassaflödesrisker och visar hur sannolikt det är att du får betalt i tid.

Resultaträkning

Intäkter från öppna fakturor redovisas i resultaträkningen eftersom de redovisas efter det att varor eller tjänster har levererats. Detta följer principen periodiserad redovisning, vilket innebär att du redovisar intäkter när de tjänas in, inte nödvändigtvis när du har pengarna.

Noter

Ange i noterna om en stor del av kundfordran är försenad eller i riskzonen. På så sätt informerar du intressenter om potentiella likviditetsproblem.