Betalingstermijnen zijn voorwaarden die op facturen worden vermeld en die aangeven binnen welke termijn een betaling moet worden gedaan. Deze termijnen, die vaak worden uitgedrukt als ''binnen 30 dagen'', ''binnen 60 dagen'' of 'binnen 90 dagen'', geven aan dat volledige betaling verschuldigd is binnen respectievelijk 30, 60 of 90 dagen. Betalingstermijnen helpen bedrijven om hun cashflow op orde te houden en zorgen ervoor dat zowel verkopers als kopers weten wanneer ze betalingen kunnen verwachten. Verschillende industrieën of bedrijven kunnen verschillende standaardbetalingstermijnen hanteren op basis van hun operationele behoeften en de aard van hun relaties met klanten.

Hieronder bespreken we veelgebruikte betalingstermijnen, de voor- en nadelen van het aanbieden ervan, digitale platforms voor het beheren van betalingstermijnen en facturatie, en best practices voor het omgaan met betalingstermijnen als klein bedrijf.

Wat staat er in dit artikel?

• Veelgebruikte betalingstermijnen
  
• Betalingstermijnen versus creditcards
  
• Voor- en nadelen van het aanbieden van betalingstermijnen
  
• Digitale platforms voor het beheren van betalingstermijnen en facturatie
  
• Best practices voor het beheren van betalingstermijnen als klein bedrijf
  

Veelgebruikte betalingstermijnen

Met betalingstermijnen wordt bepaald wanneer een betaling wordt verwacht na het uitgeven van een factuur. Verschillende variaties bieden verschillende niveaus van flexibiliteit en veiligheid voor beide partijen, die het machtsevenwicht in zakelijke relaties, het vertrouwensniveau en de financiële strategieën van de betrokken bedrijven weerspiegelen. Soms onderhandelen bedrijven over aangepaste termijnen die passen bij de specifieke behoeften van zowel de koper als de verkoper, zoals seizoensgebonden betalingsschema's of op mijlpalen gebaseerde betalingen voor projectwerk.

Hier volgt een overzicht van enkele veelgebruikte betalingstermijnen.

• Binnen 30 dagen: de betaling moet binnen 30 dagen na de datum van de factuur zijn voldaan. Een periode van 30 dagen wordt vaak gebruikt omdat het de koper voldoende tijd geeft om de goederen of diensten te beoordelen zonder buitensporige vertraging bij het betalen van de verkoper.

• Binnen 60 dagen: de betaling moet binnen 60 dagen na de factuurdatum zijn voldaan. Een periode van 60 dagen kan worden gebruikt voor grotere aankopen of in sectoren waar langere projecten gebruikelijk zijn. Dit kan betalers meer tijd geven om het nodige geld te verzamelen, vooral als hun inkomsten fluctueren of gekoppeld zijn aan specifieke projectmijlpalen.

• Binnen 90 dagen: de betaling moet binnen 90 dagen na de factuurdatum zijn voldaan. Deze termijn komt minder vaak voor en wordt meestal gebruikt in sectoren waar grootschalige projecten of bulkaankopen de norm zijn. Door deze langere periode kunnen kopers grote kapitaaluitstroom beter beheren en kunnen betalingen beter worden afgestemd op de bredere financiële planning en budgetteringscycli.

• Binnen 10 of binnen 15 dagen: de betaling moet binnen 10 of 15 dagen na de factuurdatum zijn voldaan. Sommige bedrijven bieden kortere betalingstermijnen, zoals 10 of 15 dagen, als ze hun cashflow moeten versnellen of als de geleverde goederen of diensten snel worden geconsumeerd of doorverkocht.

• Gespreide betalingen: sommige bedrijven onderhandelen over gespreide betalingen met betalingstermijnen van 30, 60 en 90 dagen, waarbij de betaling in meerdere intervallen kan worden voldaan. Dit kan helpen bij het afhandelen van grote facturen, biedt de koper flexibiliteit en zorgt ervoor dat de verkoper volgens een bepaald schema wordt betaald.

Betalingstermijnen versus creditcards

Betalingstermijnen en creditcards bieden beide de mogelijkheid om goederen of diensten vooraf aan te schaffen en het saldo op een later tijdstip af te lossen. Hier lees je hoe deze twee kredietopties zich tot elkaar verhouden.

Betalingstermijnen

De koper ontvangt goederen of diensten en krijgt een vaste periode (bijvoorbeeld 30 of 60 dagen) om de factuur volledig te betalen. Betalingstermijnen worden over het algemeen gebruikt tussen bedrijven, niet voor consumentenaankopen, en verkopers kunnen het krediet van de koper beoordelen voordat ze de betalingstermijnen aanbieden.

Betalingstermijnen hebben de volgende voordelen:

• Kopers kunnen de gekochte goederen of diensten gebruiken om inkomsten te genereren voordat de betaling verschuldigd is.

• In tegenstelling tot creditcards wordt er doorgaans geen rente in rekening gebracht op betalingstermijnen (hoewel er wel kosten voor te late betaling in rekening kunnen worden gebracht).

• Het afbetalen van facturen volgens betalingstermijnen kan het vertrouwen en de goodwill tussen bedrijven bevorderen.

• Termijnen zijn vaak onderhandelbaar en kunnen worden aangepast aan de wensen van beide partijen.

Creditcards

De koper betaalt direct voor goederen of diensten met een creditcard en betaalt de creditcardmaatschappij later terug, waarschijnlijk met rente. Sommige kaarten hebben jaarlijkse kosten, kosten voor te late betaling of andere kosten, en de uitgaven worden beperkt door de kredietlimiet van de kaart. Als de uitgaven niet elke maand volledig worden afbetaald, kunnen creditcardschulden zich door de hoge rentetarieven snel opstapelen.

Creditcards kunnen de volgende voordelen bieden:

• Creditcards worden algemeen geaccepteerd en zijn gemakkelijk te gebruiken voor zowel B2B- als B2C-transacties.

• Veel creditcards bieden cashback, beloningspunten of andere incentives.

• Sommige kaarten bieden bij aankopen een verzekering of fraudebescherming.

Voor- en nadelen van het aanbieden van betalingstermijnen

Bedrijven kunnen zelf bepalen of ze betalingstermijnen aanbieden. Dit gebeurt door rekening te houden met hun cashflow, relevante industrienormen, de financiële betrouwbaarheid van hun klantenbestand en of ze de administratieve mogelijkheden hebben om krediet te beheren. Voor sommige bedrijven kan de potentiële toename van de omzet en de concurrentiepositie die door de betalingstermijnen wordt verbeterd, opwegen tegen de risico's en kosten die ermee gemoeid zijn. Voor anderen zijn de risico's misschien te groot.

Dit zijn de voor- en nadelen van het aanbieden van betalingstermijnen.

Voordelen

• Hogere omzet: bedrijven kunnen betalingstermijnen gebruiken om klanten aan te trekken die misschien niet het kapitaal hebben om onmiddellijk te betalen. Dit kan met name effectief zijn in sectoren waar grote aankopen of bulkaankopen worden gedaan.

• Concurrentievoordeel: in concurrerende markten kan een bedrijf zich met flexibele betalingstermijnen onderscheiden van zijn concurrenten. Als twee bedrijven vergelijkbare producten of diensten aanbieden, kan het bedrijf met gunstigere betalingsvoorwaarden meer omzet genereren.

• Klantenbinding: door betalingstermijnen aan te bieden, kun je vertrouwen en goodwill bij klanten opbouwen. Het laat zien dat de verkoper bereid is om de bedrijfsvoering van de koper te ondersteunen, wat kan leiden tot herhalingsaankopen en langdurige relaties.

Nadelen

• Omloopsnelheid: de vertraging tussen het doen van een verkoop en het ontvangen van de betaling kan de financiële middelen van het bedrijf onder druk zetten, vooral als terugkerende uitgaven (zoals loon, huur of benodigdheden) constant blijven. Er kunnen dan kredietlijnen of leningen nodig zijn om op de korte termijn aan de financiële verplichtingen te voldoen, waardoor de schuldenlast van het bedrijf mogelijk toeneemt.

• Risico op wanbetaling: het verstrekken van krediet verhoogt het risico op wanbetaling. Klanten kunnen betalingen uitstellen of niet uitvoeren als gevolg van financiële problemen, wanbeheer of onvoorziene omstandigheden, wat kan leiden tot verliezen voor de verkoper.

• Toewijzing van middelen: voor het beheer van betalingstermijnen zijn middelen nodig om klanten te factureren, facturen bij te houden, betalingen te innen, maar ook om mogelijk achter te late betalingen aan te gaan en incassoprocessen uit te voeren. Voor deze administratieve overhead zijn tijd en middelen nodig die aan andere bedrijfsonderdelen kunnen worden besteed.

Digitale platforms voor het beheer van betalingstermijnen en facturatie

Digitale platforms zoals Stripe hebben de manier veranderd waarop bedrijven betalingstermijnen en facturatie beheren. Stripe biedt de volgende tools en functies waarmee je het facturatieproces en het beheer van betalingstermijnen eenvoudiger kunt maken.

• Facturen maken: Stripe heeft een facturatiesysteem waarmee bedrijven professionele facturen kunnen maken met betalingsvoorwaarden op maat, waaronder flexibele betalingstermijnen die de cashflowbehoeften en klantrelaties kunnen ondersteunen.

• Geautomatiseerde herinneringen: Stripe kan geautomatiseerde betalingsherinneringen naar klanten sturen en zo tijdige betalingen aanmoedigen zonder extra administratief werk.

• Verwerking van betalingen: Stripe kan betalingen met meerdere betaalmethoden verwerken, waaronder creditcards, debitcards en ACH-overschrijvingen. Zo kunnen bedrijven inspelen op de voorkeuren van verschillende klanten en is de kans op een geslaagde betaling veel groter.

• Rapportage en analyse: Stripe biedt gedetailleerde rapporten en analyses over factuurbetalingen, zodat bedrijven hun financiële prestaties kunnen bijhouden en trends kunnen identificeren. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om weloverwogen beslissingen te nemen over kredietbeleid en betalingsvoorwaarden.

Best practices voor het beheren van betalingstermijnen als klein bedrijf

Hier volgen enkele best practices voor het beheren van betalingstermijnen als klein bedrijf.

• Definieer termijnen vooraf: communiceer je betalingsvoorwaarden duidelijk aan klanten voor aanvang van het werk. Dit omvat het specificeren van de betalingstermijn (bijvoorbeeld binnen 30 dagen), de vervaldatum, eventuele kosten voor te late betaling en de geaccepteerde betaalmethoden. Leg dit vast in je contracten of overeenkomsten.

• Bied meerdere betaalopties aan: accepteer diverse betaalmethoden (bijvoorbeeld creditcards, ACH-overschrijvingen) zodat klanten je eenvoudig kunnen betalen.

• Stimuleer vroegtijdige betalingen: overweeg een kleine korting aan te bieden (bijvoorbeeld 1%–2%) voor vroegtijdige betalingen.

• Overweeg een beleid voor kosten voor te late betalingen: een redelijke vergoeding voor een te late betaling (bijv. 1,5% per maand) kan tijdige betalingen stimuleren. Geef in je voorwaarden duidelijk aan wat je beleid is voor kosten voor te late betalingen.

• Zorg voor stipte facturatie: stuur facturen zodra het werk is voltooid of het product is verzonden. Hoe eerder je factureert, hoe eerder je betaling kunt verwachten.

• Houd oude facturen bij: controleer regelmatig je debiteuren om achterstallige facturen te identificeren en de nodige prioriteit te geven aan de incasso daarvan.

• Ga achter te late betalingen aan: begin met een vriendelijke herinneringsmail of een telefoontje en escaleer indien nodig. Als je echt alles zonder succes hebt geprobeerd, overweeg dan om als laatste redmiddel een incassobureau in te schakelen of juridische stappen te ondernemen.

• Pas je betalingstermijnen indien nodig aan: houd je betalingstermijnen regelmatig tegen het licht en pas ze aan op basis van je cashflowbehoeften, industriestandaarden en klantrelaties.