Lorsque vous dirigez une entreprise, la conversion d'un devis en facture est une tâche quotidienne qui peut faire ou défaire votre flux de trésorerie. Vous avez présenté les coûts à votre client qui les a validés. Il est temps de transformer ce devis en facture pour vous faire payer.

La plupart des processus de création de devis et de factures s'effectuent désormais en ligne, et le taux de croissance annuel composé (TCAC) du marché de la facturation numérique devrait dépasser 22 % de 2023 à 2031. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment convertir des devis en factures officielles, que vous le fassiez vous-même ou à l'aide d'un logiciel de facturation tel que Stripe Invoicing.

Que contient cet article?

• Quelle est la différence entre un devis et une facture?
  
• À quel moment convertir un devis en facture?
  
• Comment convertir un devis en facture?
  
• Utiliser un logiciel de facturation pour automatiser la conversion des devis
  
• Ce qu'il faut inclure dans la facture issue de la conversion d'un devis
  
• Gérer les changements de prix entre le devis et la facture
  
• Erreurs courantes à éviter lors de la conversion d'un devis en facture
  

Quelle est la différence entre un devis et une facture?

Un devis est un document qui donne un aperçu des dépenses potentielles pour un bien ou un service avant le début des travaux. Il permet d'aider les clients à décider s'ils veulent le produit en leur fournissant une estimation de la contrepartie financière. Vous pouvez réajuster un devis si la portée du projet change.

Une facture est une demande de paiement qui est envoyée une fois le travail effectué ou les biens livrés. Elle détaille les coûts finaux, y compris les taxes ou les réductions, et énonce les conditions de paiement (p. ex. les dates d'échéance et les moyens de paiement). Considérez-la comme la facture officielle qui conclut la transaction.

À quel moment convertir un devis en facture?

Vous devez convertir un devis en facture une fois que le travail est terminé ou que les biens sont prêts à être livrés. Si vous fournissez un service, attendez que le travail soit terminé et approuvé par le client. Pour les produits physiques, attendez que les articles soient emballés et prêts à être expédiés ou ramassés. Confirmez ensuite tout réajustement apporté au devis initial afin que la facture reflète fidèlement les coûts finaux.

Comment convertir un devis en facture?

Pour convertir un devis en facture, vérifiez d'abord les articles ou les services, les quantités et les coûts du devis pour vous assurer qu'ils correspondent à ce qui a été livré. Si des modifications ont été apportées en cours de projet, mettez à jour ces données. Vérifiez ensuite que tous les coûts figurant sur le devis sont exacts et incluent les taxes, les réductions ou les frais supplémentaires.

Une fois les chiffres vérifiés, remplacez le titre du document « Devis » par « Facture » et ajoutez un numéro de facture unique. Ajoutez les conditions de paiement (p. ex. la date d'échéance et les moyens de paiement) afin que le client sache comment et quand payer. Ensuite, envoyez la facture par le moyen de votre choix : courriel, plateforme de facturation ou logiciel de comptabilité. Si nécessaire, communiquez des instructions pour le paiement.

Si vous utilisez un outil ou une plateforme de facturation, le processus est généralement automatisé. Il vous suffit de cliquer sur « convertir en facture », de vérifier les détails et d'envoyer.

Utiliser un logiciel de facturation pour automatiser la conversion des devis

Les logiciels de facturation tels que Stripe Invoicing peuvent faciliter la conversion d'un devis en facture. Voici comment procéder :

• Utilisez Stripe pour établir un devis qui indique à votre client les coûts à l'avance. Il s'agit de votre devis : il présente au client tout ce qu'il doit savoir sur les tarifs avant de s'engager.

• Une fois que votre client a donné son accord, vous pouvez finaliser le devis dans votre Dashboard Stripe. Les données sont alors consignées, vous pouvez donc passer à l'étape suivante sans avoir à saisir à nouveau les renseignements.

• Convertissez votre devis finalisé en facture dans Stripe en cliquant sur « convertir en facture ».

• Envoyez la facture à votre client par courriel. Il verra la facture ainsi que les instructions de paiement.

Ce qu'il faut inclure dans la facture issue de la conversion d'un devis

Après avoir converti un devis en facture, vous devez vérifier et inclure les éléments suivants :

• Numéro de facture : attribuez un numéro de facture unique. Cela vous permet, à vous et au client, de suivre la transaction.

• Renseignements du client : assurez-vous que le nom, le nom de l'entreprise (le cas échéant), l'adresse et les coordonnées du client sont exacts.

• Liste détaillée des produits ou services : indiquez chaque produit ou service ainsi que sa description, sa quantité et son prix individuel.

• Montant total dû : additionnez les coûts, y compris les taxes, frais ou réductions applicables.

• Conditions de paiement : énoncez clairement les conditions de paiement, y compris la date d'échéance et les frais de retard, le cas échéant.

• Moyens de paiement acceptés : mentionnez les options de paiement disponibles (p. ex. carte de crédit, virement bancaire) afin que vos clients sachent comment payer.

• Notes ou instructions spéciales : s'il y a des notes ou des rappels, tels que des instructions de livraison et des liens pour télécharger des fichiers, ajoutez-les.

Gérer les changements de prix entre le devis et la facture

Les entreprises doivent communiquer clairement les changements de prix entre les devis et les factures. Voici comment gérer ces changements :

• Informer le client à l'avance : dès que vous savez qu'un changement de prix est nécessaire, que ce soit en raison d'un changement de portée, de matériaux ou d'autres facteurs, communiquez avec le client. Expliquez-lui pourquoi le coût est différent du devis afin qu'il ne soit pas surpris à la réception de la facture.

• Réviser le devis : si les travaux n'ont pas commencé, vous pouvez ajuster le devis initial pour refléter les nouveaux coûts. De cette façon, le devis sera toujours exact et pourra servir de référence fiable pour la facture finale.

• Documenter les modifications apportées à la facture : lors de la création de la facture, incluez une note succincte concernant les modifications, par exemple « mise à jour des tarifs en fonction des matériaux supplémentaires demandés » et « réajustement des coûts pour les heures supplémentaires ».

• Ajouter une ligne « ordre de modification » ou « réajustement » : si seule une partie du devis a changé, vous pouvez ajouter un poste intitulé « Réajustement » ou « Ordre de modification » dans la facture. Cela permet d'afficher les frais supplémentaires séparément des éléments d'origine afin de clarifier ce qui a été ajouté ou modifié.

• Confirmer l'approbation avant d'envoyer la facture : si l'augmentation de prix est importante, assurez-vous que le client accepte le nouveau total avant d'envoyer la facture finale. Cela permet d'éviter d'éventuels litiges.

• Faire preuve de transparence au sujet des réductions ou des frais offerts : si vous avez décidé d'annuler des frais pour compenser la modification, indiquez-les sous forme de réductions sur la facture. Cela permet de maintenir la transparence du processus et de démontrer votre bonne volonté.

Erreurs courantes à éviter lors de la conversion d'un devis en facture

Lors de la conversion d'un devis en facture, certaines erreurs peuvent entraîner une confusion, des retards de paiement ou des relations tendues avec les clients. Voici les erreurs courantes à éviter :

• Omettre des détails importants : assurez-vous que toutes les données du devis sont reportées sur la facture. Des renseignements manquants, tels que la description des articles, les quantités et les prix convenus, peuvent semer la confusion chez le client et entraîner des retards de paiement.

• Omettre une mise à jour liée à une modification de portée : si la portée ou la tarification du projet a changé, mettez à jour la facture pour refléter clairement ces réajustements. Si vous oubliez de le faire, des divergences et des litiges risquent de survenir lors de la vérification de la facture par le client.

• Ignorer l'approbation du client lors des réajustements : avant de convertir un devis avec des frais supplémentaires, assurez-vous d'avoir l'accord explicite du client. Cela permet d'éviter des frais imprévus, qui peuvent éroder la confiance des clients et retarder le paiement.

• Utiliser le même numéro de document : attribuez toujours un numéro de facture unique. L'utilisation du même numéro que celui du devis peut créer des problèmes de suivi et de tenue de dossiers des deux côtés. L'utilisation de numéros uniques favorise également la précision des rapports et des audits.

• Oublier les conditions de paiement : si les conditions de paiement ne figuraient pas sur le devis, assurez-vous qu'elles sont clairement définies sur la facture. Des renseignements manquants tels que les dates d'échéance, les frais de retard et les moyens de paiement acceptés peuvent retarder le traitement.

• Ne pas vérifier l'exactitude : de simples erreurs telles que des fautes de frappe dans les prix, des quantités incorrectes et des erreurs de calcul des taxes peuvent entraîner des échanges inutiles avec le client. Vérifiez tous les éléments de la facture avant de l'envoyer.

• Oublier d'ajouter des réductions ou des crédits : si vous avez proposé des réductions, annulé des frais ou appliqué des crédits, assurez-vous que ces réajustements figurent sur la facture. Cela montre que vous avez respecté l'accord conclu lors de la phase du devis.