当您经营一家企业时，将估价转换为发票是一项日常工作，它可能会影响您的现金流。您已经概述了成本并获得了客户的支持。现在是时候把估价变成发票了，这样您就能拿到钱。

创建估价和发票的大部分流程都在线进行，预计数字发票市场的复合年增长率(CAGR) 超过2023 年至 2031 年的 22%。下面，我们将介绍如何将估价转换成正式发票，无论您是自己操作还是使用 Stripe Invoicing 等开票软件。

目录

• 估价和发票有什么区别？
  
• 何时应将估价转换为发票？
  
• 如何将估价转换为发票
  
• 如何使用发票软件自动进行估价转换
  
• 从估价转换后，发票中应包含哪些内容
  
• 如何处理估价和发票之间的价格变化
  
• 将估价转换为发票时要避免的常见错误
  

估价和发票有什么区别？

估价是在工作开始之前对商品或服务的潜在费用的预估。其目的是通过显示客户可能为此支付的费用，帮助客户决定是否需要该产品。如果项目范围发生变化，您可以调整估价。

发票是在工作完成或货物交付后发送的付款请求。它详细说明了最终成本，包括税费或折扣，并列出了付款条件（如到期日、付款方式）。将其视为完成交易的官方账单。

何时应将估价转换为发票？

工作完成或货物准备交付后，您应将估价单转换为发票。如果您提供的是服务，请等待工作完成并得到客户认可。对于实物产品，请等到产品包装完毕，可以发货或取货时再购买。然后确认对原始估价的任何调整，以便发票准确反映最终成本。

如何将估价转换为发票

要将估价单转换成发票，首先要仔细检查估价的项目或服务、数量和成本，确保它们与交付的内容相符。如果在项目期间进行了更改，请更新这些详细信息。然后确认估价单上的所有费用是否准确，是否包含税费、折扣或额外费用。

核实数字后，将文件标题从“估价”更改为“发票”，并添加唯一的发票号码。添加付款条件（例如，到期日、付款方式），以便客户知道如何以及何时付款。然后，通过您喜欢的方式（无论是电子邮件、计费平台还是会计软件）交付发票。如有必要，请跟进付款说明。

如果您使用的是开票工具或平台，这通常可以实现流程自动化。只需单击“转换为发票”，查看详细信息，然后发送即可。

如何使用发票软件自动进行估价转换

Stripe Invoicing 开票软件可以更轻松地将估价转换为发票。具体方式如下：

• 使用 Stripe 创建报价，预先向客户显示成本。这是您的估价 — 它列出了他们在承诺之前需要了解的所有定价信息。

• 客户确认后，您可以在 Stripe 管理平台中最终确定报价。这将锁定详细信息，因此您无需重新输入信息即可进行下一步。

• 点击“转换为发票”，在 Stripe 中将最终报价转换为发票

• 通过电子邮件将发票发送给您的客户。他们会看到发票和付款说明。

从估价转换后，发票中应包含哪些内容

将估价转换为发票后，您需要仔细检查并将以下内容包括在内：

• 发票号码：分配唯一的发票编号。这有助于您和客户跟踪交易。

• 客户信息：确保客户的姓名、公司名称（如适用）、地址和联系信息准确无误。

• 产品或服务的明细清单：列出每种产品或服务的说明、数量和单价。

• 应付总额：将成本相加，包括适用的税费、费用或折扣。

• 付款条款：明确说明付款条件，包括到期日和滞纳金（如适用）。

• 接受的付款方式：提及可用的支付选项（例如，信用卡、银行转账），以便您的客户知道如何付款。

• 注意事项或特别说明：如果有任何最终详细信息或提醒，例如交付说明和下载文件的链接，请添加它们。

如何处理估价和发票之间的价格变化

企业需要清楚地传达估价和发票之间的价格变化。以下是管理价格变动的方法：

• 尽早向客户更新：一旦您知道有必要更改价格（无论是由于范围、材料还是其他因素的变化），请立即联系客户。解释为什么花费与估价不同，这样当他们看到发票时就不会感到惊讶。

• 修改估价：如果工作尚未开始，您可以调整原始估价以反映新花费。这样，估价仍然准确，可以作为最终发票的明确参考。

• 发票中的文件更改：在开具发票时简要说明变更情况，如“根据要求的额外材料更新定价”和“额外工时的成本调整”。

• 添加“变更通知单”或“调整”行：如果只有部分估价发生了变化，请考虑在发票中添加标有“调整”或“变更通知单”的行项目。这可以将额外费用与原始项目分开显示，以阐明添加或更改的内容。

• 发送前确认批准：如果价格大幅上涨，请在发送最终发票之前确认客户同意新的总额。这样可以防止以后发生争议。

• 对折扣或减免费用保持透明：如果您决定免除费用以平衡更改，请在发票中将这些费用显示为折扣。这有助于保持流程透明并显示善意。

将估价转换为发票时要避免的常见错误

在将估价转换为发票时，错误可能会导致混乱、付款延迟或客户关系紧张。以下是要避免的常见错误：

• 遗漏重要细节：确保估价单上的所有信息都能反映到发票上。缺少细节（例如商品描述、数量和商定的定价）可能会使客户感到困惑并导致付款延迟。

• 未针对范围更改进行更新：如果项目的范围或定价发生了变化，请更新发票以清楚地反映这些调整。忘记这样做可能会导致客户在查看发票时出现差异和争议。

• 跳过客户对调整的批准：在转换包含额外费用的估价之前，请确保您已获得客户的明确批准。这样可以避免发票上出现意外费用，从而影响客户的信任度并延迟付款。

• 使用相同的文件编号：始终分配唯一的发票编号。使用与估价相同的编号会给双方的跟踪和记录保存带来问题。使用唯一编号还有助于准确的报告和审计。

• 省略付款条件：如果估价单上没有付款条件，请确保发票上有明确规定。缺少到期日、滞纳金和可接受的付款方式等信息可能会延迟处理。

• 未审查准确性：简单的错误，如定价中的错别字、数量不正确和税款计算错误，都可能导致与客户之间的来回争执。在发送发票之前，请审核发票上的所有内容。

• 忘记添加折扣或积分：如果您提供了折扣、免除了费用或使用了信用额度，请确保发票上包含这些调整。这表明您已经履行了在估价阶段达成的协议。