När du driver ett företag är omvandlingen av en offert till en faktura en vardaglig uppgift som kan ha stor inverkan på ditt kassaflöde. Du har beskrivit kostnaderna från kunden som har accepterat dem. Det är dags att omvandla offerten till en faktura så att du kan få betalt.

De flesta processer för att skapa offerter och fakturor görs nu online, och den digitala faktureringsmarknadens sammansatta årliga tillväxttakt (CAGR) förväntas överstiga 22 % från 2023 till 2031. Nedan förklarar vi hur du omvandlar offerter till officiella fakturor, oavsett om du gör det på egen hand eller använder faktureringsprogram som Stripe Invoicing.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är skillnaden mellan en offert och en faktura?
  
• När ska du omvandla en offert till en faktura?
  
• Så här omvandlar du en offert till en faktura
  
• Så här användar du faktureringsprogram för att automatisera offertomvandlingen
  
• Vad som ska inkluderas i fakturan efter omvandling från en offert
  
• Så här hanterar du prisändringar mellan offert och faktura
  
• Vanliga misstag att undvika vid omvandling av offerter till fakturor
  

Vad är skillnaden mellan en offert och en faktura?

En offert är en förhandsgranskning av de potentiella utgifterna för en vara eller tjänst innan arbetet påbörjas. Det är tänkt att hjälpa kunderna att avgöra om de vill ha produkten genom att visa vad de kan tänkas behöva betala för den. Du kan justera offerter om projektets omfattning ändras.

En faktura är en begäran om betalning som skickas när arbetet är klart eller varorna har levererats. Den specificerar de slutliga kostnaderna, inklusive skatter eller rabatter, och fastställer betalningsvillkoren (t.ex. förfallodagar, betalningsmetoder). Tänk på det som den officiella räkningen som avslutar transaktionen.

När ska du omvandla en offert till en faktura?

Du ska omvandla en offert till en faktura när arbetet är klart eller varorna är redo att levereras. Om du tillhandahåller en tjänst väntar du tills arbetet är klart och godkänts av kunden. För fysiska produkter, vänta tills varorna är packade och redo för leverans eller upphämtning. Bekräfta sedan eventuella justeringar av den ursprungliga offerten så att fakturan återspeglar de slutliga kostnaderna korrekt.

Så här omvandlar du en offert till en faktura

Om du vill omvandla en offert till en faktura måste du först dubbelkolla artiklarna eller tjänsterna, kvantiteterna och kostnaderna i offerten för att säkerställa att de matchar det som levererades. Om ändringar har gjorts under projektet uppdaterar du den här informationen. Kontrollera sedan att alla kostnader i offerten är korrekta och inkluderar skatter, rabatter eller extra avgifter.

När siffrorna har verifierats uppdaterar du dokumentets titel från "Offert" till "Faktura" och lägger till ett unikt fakturanummer. Lägg till betalningsvillkor (t.ex. förfallodag, betalningsmetoder) så att kunden vet hur och när betalning ska ske. Efteråt levererar du fakturan via den metod du föredrar, oavsett om det är e-post, en faktureringsplattform eller ditt redovisningsprogram. Följ upp med betalningsinstruktioner om det skulle behövas.

Om du använder ett faktureringsverktyg eller en faktureringsplattform automatiseras vanligtvis processen. Klicka bara på "omvandla till faktura", granska uppgifterna och skicka.

Så här använder du faktureringsprogram för att automatisera offertomvandlingen

Faktureringsprogram som Stripe Invoicing kan göra det lättare att omvandla en offert till en faktura. Så här gör du:

• Använd Stripe för att skapa en offert som visar dina kunder kostnaderna i förväg. Det här är ditt kostnadsförslag, det innehåller allt de behöver veta om prissättning innan de bestämmer sig.

• När kunden har bekräftat offerten kan du slutföra den i Stripe Dashboard. Detta låser uppgifterna som gör att du i nästa steg inte behöver ange uppgifterna igen.

• Omvandla din slutförda offert till en faktura i Stripe genom att klicka på "omvandla till faktura".

• Skicka fakturan till din kund via e-post. De ser fakturan tillsammans med betalningsinstruktionerna.

Vad som ska inkluderas i fakturan efter omvandling från en offert

När du har omvandlat en offert till en faktura bör du dubbelkolla och inkludera följande:

• Fakturanummer: Tilldela ett unikt fakturanummer. Detta hjälper dig och kunden att spåra transaktionen.

• Kunduppgifter: Se till att kundens namn, företagsnamn (om tillämpligt), adress och kontaktinformation är korrekta.

• Specificerad lista över produkter eller tjänster: Lista varje produkt eller tjänst tillsammans med beskrivningar, kvantiteter och enskilda priser.

• Totalt belopp att betala: Lägg ihop kostnaderna, inklusive tillämpliga skatter, avgifter eller rabatter.

• Betalningsvillkor: Ange betalningsvillkoren tydligt, inklusive förfallodag och eventuella förseningsavgifter.

• Godkända betalningsmetoder: Beskriv tillgängliga betalningsalternativ (t.ex. kreditkort, banköverföring) så att dina kunder vet hur de ska betala.

• Anmärkningar eller särskilda instruktioner: Om det finns några slutliga uppgifter eller påminnelser, till exempel leveransinstruktioner och länkar för att ladda ner filer, lägg till dem.

Så här hanterar du prisändringar mellan offert och faktura

Företag måste tydligt kommunicera prisförändringar mellan offerter och fakturor. Så här hanterar du prisändringar:

• Uppdatera kunden tidigt: Så snart du vet att en prisändring är nödvändig, oavsett om det beror på ändringar i omfattning, material eller andra faktorer, kontaktar du kunden. Förklara varför kostnaden skiljer sig från offerten så att de inte blir förvånade när de ser fakturan.

• Revidera offerten: Om arbetet inte har påbörjats kan du justera den ursprungliga offerten så att den återspeglar de nya kostnaderna. På så sätt kommer offerten fortfarande att vara korrekt och kan fungera som en tydlig referens för den slutliga fakturan.

• Dokumentera ändringar i fakturan: Inkludera en kort anteckning om ändringarna när du skapar fakturan, till exempel "uppdaterade priser baserat på ytterligare material som begärts" eller "kostnadsjustering för extra timmar".

• Lägg till en rad "ändrad beställning" eller "justering": Om bara en del av offerten har ändrats kan du överväga att lägga till en radpost med etiketten "Justering" eller "Ändrad beställning" på fakturan. På så vis kan den extra avgiften visas separat från de ursprungliga artiklarna för att förtydliga vad som lades till eller ändrades.

• Bekräfta att ändringarna godkänts innan du skickar: Om prishöjningen är betydande, bekräfta med kunden att den nya summan godkänns innan du skickar den slutliga fakturan. Detta kan förhindra senare tvister.

• Var öppen med rabatter eller slopade avgifter: Om du har valt att avstå från avgifter för att balansera förändringen kan du visa dessa som rabatter på fakturan. Detta hjälper till att hålla processen transparent och visar god vilja.

Vanliga misstag att undvika vid omvandling av offerter till fakturor

Vid omvandling av offerter till fakturor kan misstag leda till förvirring, betalningsförseningar eller ansträngda kundrelationer. Här är några vanliga fel som du bör undvika:

• Utelämna viktiga uppgifter: Se till att all information från offerten överförs till fakturan. Saknade uppgifter, såsom artikelbeskrivningar, kvantiteter och överenskomna priser, kan förvirra kunden och resultera i betalningsförseningar.

• Inte uppdatera ändringar i projektets omfattning: Om projektets omfattning eller prissättning har ändrats ska du uppdatera fakturan så att den tydligt återspeglar dessa justeringar. Att glömma att göra det kan orsaka avvikelser och tvister när kunden granskar fakturan.

• Hoppa över kundens godkännande av justeringar: Innan du omvandlar en offert med extra avgifter, se till att du har kundens uttryckliga godkännande. På så sätt undviks överraskningsavgifter på fakturan, vilket kan påverka kundens förtroende och försena betalningen.

• Använd samma dokumentnummer: Tilldela alltid ett unikt fakturanummer. Att använda samma nummer som det för offerten kan skapa problem med spårning och bokföring i båda ändar. Att använda unika nummer underlättar också korrekt rapportering och revision.

• Utelämnande av betalningsvillkor: Om betalningsvillkor inte fanns med i offerten, se till att de är tydligt definierade på fakturan. Saknad information som förfallodatum, förseningsavgifter och godkända betalningsmetoder kan försena behandlingen.

• Inte granska för fel: Enkla misstag som felskrivningar i prissättningen, felaktiga kvantiteter och skattefelberäkningar kan leda till omfattande kommunikation fram och tillbaka med kunden. Granska allt på fakturan innan du skickar den.

• Glömma att lägga till rabatter eller krediter: Om du har erbjudit rabatter, slopade avgifter eller tillämpade krediter ska du se till att dessa justeringar finns med på fakturan. Detta visar att du har uppfyllt överenskommelser som gjordes under offertfasen.