Vad är ett fakturanummer? Vad det används till och hur det skapas

Invoicing
Invoicing

Stripe Invoicing är en global programvaruplattform för fakturering utformad för att spara tid för dig och se till att du får betalt snabbare. Det tar bara några minuter att skapa och skicka en faktura till dina kunder – ingen kodning krävs.

Läs mer 
  1. Introduktion
  2. Vad används ett fakturanummer till?
  3. Så här skapar du ett fakturanummer
  4. Fördelar med att skapa ett fakturanumreringssystem
  5. Hur man skapar ett effektivt fakturanumreringssystem
    1. Välj ett format
    2. Besluta om en startpunkt
    3. Behålla unikhet
    4. Håll det enkelt och konsekvent
    5. Dokumentera ditt system
    6. Granska och anpassa
  6. Juridiska och regleringsmässiga överväganden för fakturanumrering

Ett fakturanummer är en unik identifierare som tilldelas fakturor och som hjälper både utställaren och mottagaren att spåra och hantera dem. Varje fakturanummer är distinkt för att förhindra förvirring och skapa en enkel referenspunkt för betalningar, förfrågningar eller revisioner. Fakturanumren kan följa ett sekventiellt, slumpmässigt eller datumbaserat numreringssystem, beroende på företagets redovisningspraxis. Dessa system håller ordning på faktureringen, förenklar den ekonomiska uppföljningen och registrerar varje transaktion i detalj.

Intäkterna på den globala marknaden för programvara för fakturahantering värderades till 22 miljarder USD 2022 och beräknas uppgå till 25,3 miljarder USD 2033, vilket visar hur viktig fakturering och fakturahantering är för företag. Nedan förklarar vi vad fakturanummer används till, hur de skapas, fördelarna och processerna för att skapa ett fakturanummersystem samt juridiska och regulatoriska överväganden.

Vad innehåller den här artikeln?

  • Vad används ett fakturanummer till?
  • Så här skapar du ett fakturanummer
  • Fördelar med att skapa ett fakturanumreringssystem
  • Så skapar du ett effektivt fakturanumreringssystem
  • Juridiska och regulatoriska aspekter på fakturanumrering

Vad används ett fakturanummer till?

Ett fakturanummer är en unik identifierare som tilldelas varje faktura som ett företag utfärdar. Den tjänar flera viktiga syften:

  • Spårning och organisation: Dessa nummer hjälper företag att hålla reda på sina fakturor, vilket gör det enkelt att hitta, hänvisa till eller granska en specifik faktura.

  • Betalningshantering: När en kund gör en betalning hänvisar de vanligtvis till fakturanumret för att säkerställa att betalningen görs på rätt faktura.

  • Bokföring och registerhållning: Fakturanumren hjälper till att upprätthålla korrekta finansiella register. De används för att spåra utestående betalningar, stämma av konton och upprätta finansiella rapporter.

  • Juridisk dokumentation: Fakturor fungerar som juridiska dokument som beskriver de varor eller tjänster som tillhandahållits och det belopp som ska betalas. Fakturanumret hjälper till att identifiera och autentisera fakturan.

  • Kundservice: Om en kund har en fråga eller en tvist om en debitering kan företaget med hjälp av fakturanumret snabbt hitta den relevanta fakturan för att lösa problemet.

Så här skapar du ett fakturanummer

Här följer några vanliga metoder och överväganden för att generera fakturanummer.

  • Sekventiell numrering: Detta är den enklaste metoden. Varje faktura tilldelas ett nummer som följer den föregående fakturan i nummerordning. Till exempel kan den första fakturan vara 001, den andra 002 och så vidare. Företag kan också lägga till prefix som ”INV” för att klargöra att det är ett fakturanummer.

  • Kronologisk numrering: Denna metod integrerar datumet i fakturanumret. En faktura som utfärdas den 15 juni 2024 kan t.ex. numreras 240615-001 för att fakturorna ska kunna spåras efter datum.

  • Kundspecifik numrering: Vissa företag använder kundkoder eller ID:n i sina fakturanummer. En faktura för kund ABC kan t.ex. numreras ABC-001 för att hjälpa till att organisera fakturorna efter kund.

  • Projektbaserad numrering: För företag som arbetar per projekt kan fakturanumret innehålla en projektkod eller ett projekt-ID för att underlätta spårningen av projektrelaterade utgifter.

  • Hybridmetoder: Många företag kombinerar element från olika metoder för att skapa ett unikt fakturanummersystem för sina specifika behov. De kan t.ex. använda en kombination av datum, kund-ID och löpnummer.

  • Automatiserad numrering: Bokförings- och faktureringsprogram genererar ofta automatiskt unika fakturanummer så att företagen inte behöver skapa dem manuellt.

Fördelar med att skapa ett fakturanumreringssystem

Att skapa ett genomtänkt numreringssystem för fakturor innebär flera fördelar för företag, bland annat

  • Bättre organisation: Ett välstrukturerat fakturanummersystem gör det enkelt att hitta specifika fakturor, spåra betalningar och hantera utestående saldon. Detta sparar tid och minskar risken för fel.

  • Förbättrad varumärkesimage: En tydlig och professionell fakturanumrering visar att du är uppmärksam på detaljer och att du följer god affärssed, vilket ger en bra bild av ditt varumärke.

  • Förenklad redovisning och registerhållning: Ett konsekvent numreringssystem hjälper till att upprätthålla korrekta finansiella register, vilket gör det lättare att stämma av konton, spåra inkomster och förbereda sig inför skattesäsongen.

  • Snabbare kundservice: När kunder har frågor om fakturor gör ett exakt fakturanummer det lättare att identifiera fakturan och lösa problemet snabbare.

  • Förebyggande av bedrägerier: Unika och sekventiella fakturanummer kan bidra till att förhindra bedrägliga aktiviteter genom att göra det svårare att skapa falska fakturor eller manipulera befintliga fakturor.

  • Efterlevnad: Många jurisdiktioner kräver enligt lag korrekt fakturanumrering av skatte- och redovisningsskäl. Ett väl utformat system bidrar till efterlevnad och undviker juridiska problem.

  • Förmåga att skala: Ett väl genomtänkt numreringssystem kan enkelt anpassas till företagstillväxt och hålla fakturorna organiserade och spårbara även när antalet transaktioner ökar.

  • Enklare dataanalys och rapportering: Ett informativt fakturanummer som innehåller detaljer som datum, kundnummer eller projektkod kan underlätta analys och rapportering av försäljningstrender och finansiella resultat.

  • Integrering av programvara: Ett strukturerat nummersystem kan enkelt integreras med bokförings- och faktureringsprogram, vilket förenklar verksamheten och minskar den manuella datainmatningen.

Hur man skapar ett effektivt fakturanumreringssystem

Välj ett format

  • Sekventiell numrering: Numrera fakturorna i löpande följd (t.ex. 001, 002, 003).

  • Kronologisk numrering: Inkludera datumet i fakturanumret (t.ex. 240618-001 för en första faktura daterad den 18 juni 2024).

  • Kund-/projektspecifik numrering: Inkludera kund- eller projektkoder i fakturanumret (t.ex. ABC-001 för kund ABC).

  • Hybridmetoder: Kombinera element från olika format för att skapa ett unikt system som passar din verksamhet.

  • Prefix: Använd prefix som ”INV” (för faktura) eller ”24” (för år 2024) för att ange att det är en faktura och visa vilket år den utfärdades.

  • Suffix: Använd suffix som ”-P” för proformafaktura eller ”-C” för kreditnota för att ange fakturatyp.

Besluta om en startpunkt

I stället för att börja med 001 kan du överväga att börja med ett högre tal, t.ex. 1 000. Detta kan få ditt företag att framstå som mer etablerat och undvika förvirring om du har befintliga fakturor från andra system.

Behålla unikhet

Varje fakturanummer måste vara unikt för att undvika fel eller förvirring i betalningshanteringen och bokföringen. De flesta bokförings- och faktureringsprogram genererar automatiskt unika fakturanummer, vilket eliminerar risken för dubbletter.

Håll det enkelt och konsekvent

Det finns flera olika format, men håll dina fakturanummer så enkla och lättförståeliga som möjligt och använd ett konsekvent format.

Dokumentera ditt system

Skriv ner ditt fakturanummersystem och dela det med relevanta teammedlemmar. Förvara en logg över alla utfärdade fakturanummer för att enkelt kunna spåra och hänvisa till dem.

Granska och anpassa

När ditt företag växer eller utvecklas kan du behöva justera ditt fakturanumreringssystem. Om ditt nuvarande system inte fungerar bra kan du ändra det så att det bättre passar dina behov.

Juridiska och regleringsmässiga överväganden för fakturanumrering

Även om det inte finns ett enda, universellt lagkrav för fakturanumrering måste företag vara medvetna om specifika juridiska och regleringsmässiga överväganden som kan variera beroende på plats och bransch. Om ditt företag tar emot internationella betalningar bör du vara uppmärksam på faktureringsreglerna i varje land, eftersom kraven på valuta, språk och skatteinformation kan skilja sig åt. Felaktig eller saknad fakturainformation kan leda till skattepåföljder och juridiska problem. Om du har några tvivel eller frågor, kontakta en revisor eller jurist för att få hjälp med efterlevnaden.

Här är några andra rättsliga överväganden som du bör tänka på när du tilldelar fakturanummer.

  • Unikhet: De flesta jurisdiktioner kräver enligt lag att varje fakturanummer är unikt. Detta underlättar spårningen och förhindrar förväxling.

  • Sekventiell numrering: Vissa länder (inklusive alla EU-länder) medgivande löpande fakturanumrering, vilket innebär att numren måste följa en viss ordning för att underlätta revision och bokföring.

  • Specifika branschregler: Vissa branscher kan ha ytterligare regler för fakturanumrering och innehåll.

Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.

Är du redo att sätta i gång?

Skapa ett konto och börja ta emot betalningar – inga avtal eller bankuppgifter behövs – eller kontakta oss för att ta fram ett specialanpassat paket för ditt företag.
Invoicing

Invoicing

Skapa en faktura och skicka den till dina kunder på bara några minuter – ingen kod krävs.

Dokumentation om Invoicing

Skapa och hantera fakturor för engångsbetalningar med Stripe Invoicing.