I Tyskland blir e-fakturering allt viktigare, särskilt för B2B-transaktioner (business-to-business). En e-faktura eller elektronisk faktura är en faktura som skapas, skickas och tas emot digitalt.

År 2025 kommer användning av e-fakturor att vara obligatorisk i B2B-sektorn genom införandet av tillväxtmöjlighetslagen, som gör e-fakturering obligatoriskt för B2B-transaktioner i Tyskland från och med nästa år. Som företagsägare är det klokt att förbereda sig tidigt för denna nya standard och integrera e-fakturering i dina företagsprocesser.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en e-faktura?
  
• Vilka är för- och nackdelarna med e-fakturering?
  
• Vad säger lagen om obligatorisk e-fakturering?
  
• Hur påverkas företag av lagen om obligatorisk e-fakturering?
  
• Vem omfattas av lagen?
  

Vad är en e-faktura?

En e-faktura (förkortning för elektronisk faktura) är en faktura som skapas, skickas och tas emot digitalt. Detta digitala dokument ersätter traditionella pappersfakturor. E-fakturor innehåller samma information som pappersfakturor – t.ex. information om produkter eller tjänster, priser, skatter och betalningsuppgifter.

Vilka är för- och nackdelarna med e-fakturering?

E-fakturor minskar din administrativa arbetsbörda, påskyndar processen för fakturering och förbättrar databehandlingens noggrannhet. De främjar också hållbarhet genom att minska pappersförbrukningen. I Tyskland drivs e-fakturering av juridiska krav för att öka effektiviteten och standardiseringen i hela redovisningssystemet för företag.

Övergången till e-fakturering innebär dock att företag måste anpassa sina IT-system och interna processer för att säkerställa smidigt skapande, överföring och behandling av elektroniska dokument. Specialiserade programvarulösningar som är utformade för att skapa och hantera elektroniska fakturor är nyckeln till att hjälpa företag att uppfylla lagstadgade krav och effektivisera affärsprocesser.

Stripe Invoicing kan ge dig stöd för snabb fakturering som uppfyller gällande bestämmelser. Stripes Invoicing möjliggör också automatisering av fakturerings- och redovisningsarbetsflöden, underlättar enkel debitering av betalningar och förenklar avstämningen av transaktioner. Genom att använda Invoicing optimeras dina e-fakturor för mobila enheter, surfplattor och datorer.

Vad säger lagen om obligatorisk e-fakturering?

Tyskland har nu antagit en lag som gör det obligatoriskt att använda e-fakturering för B2B-transaktioner. Många EU-medlemsstater har under en tid genomfört EU:s reformförslag för digitalisering av e-fakturering. Som en del av initiativet ”Moms i den digitala åldern (ViDA)” publicerade EU-kommissionen i december ett förslag till ett direktiv som innehåller rapporteringsskyldigheter för mervärdesskatt (moms) och elektronisk fakturering som åtgärder för att bekämpa momsbedrägerier. Syftet med e-fakturan är att fungera som en tillförlitlig källa för att uppfylla dessa rapporteringsskyldigheter.

Denna lag är en del av ett bredare initiativ, känt som tillväxtmöjlighetslagen, som syftar till att digitalisera och öka effektiviteten i både ekonomin och den offentliga sektorn. Målet är att accelerera utbytet och hanteringen av fakturor, öka transparensen och minska risken för bedrägerier.

Här är en kort översikt över några av de viktigaste punkterna i den nya lagen:

Obligatorisk e-fakturering inom B2B-sektorn

Från och med 2025 måste alla företag utfärda och ta emot fakturor elektroniskt, så kallad e-fakturering. Syftet med den här ändringen är att effektivisera hur fakturor behandlas och minska kostnaderna för att behandla dem.

Standardiserade format

För optimerad behandling måste elektroniska fakturor skapas i ett standardiserat format. Genom att använda vanliga standarder som ZUGFeRD och XRechnung, som har använts i stor utsträckning i Tyskland, förbättras kompatibiliteten mellan olika bokföringssystem.

Stripe stöder vidarebefordran av e-fakturor i Xrechnung via appartners, som är kodfria och mycket enkla att konfigurera. Dessa partner har stöd för fakturerings- och prenumerationsarbetsflöden via både API:er och Dashboard, och de ger också stöd för liknande behov i många andra regioner. Till exempel kan Billit-appen på Stripe App Marketplace hjälpa till med dessa behov.

Regler för säkerhet och dataskydd

Lagen föreskriver strikta säkerhets- och dataskydd för att säkerställa integriteten och konfidentialiteten för överförda data. Företag måste se till att deras system uppfyller de juridiska krav som är nödvändiga för att undvika potentiella påföljder.

Övergångsperioder och stöd för små och medelstora företag

Små och medelstora företag kan dra nytta av längre övergångsperioder och särskild support för att underlätta övergången till e-fakturering. Det handlar bland annat om informationskampanjer, ekonomiskt stöd och tekniskt stöd.

Påföljder vid bristande efterlevnad

Företag som inte följer de nya reglerna kan komma att drabbas av påföljder, från böter till begränsningar av deltagande i offentliga upphandlingar.

Hur påverkas företag av lagen om obligatorisk e-fakturering?

Införandet av obligatorisk e-fakturering påverkar alla företag i Tyskland. Det medför både möjligheter och utmaningar, vilket innebär att företag kommer att behöva omvärdera och uppdatera sina system och processer för att efterleva de nya juridiska kraven. Även om den inledande övergången kan medföra kostnader och arbete, är de långsiktiga fördelarna betydande, såsom ökad effektivitet, kostnadsminskning, miljömässig hållbarhet och förbättrad efterlevnad. Detta markerar ett viktigt steg i digitaliseringen och främjar hållbara företagsmetoder. Företag bör dock noggrant planera och hantera de inledande utmaningarna för att säkerställa en sömlös övergång.

Här är några av de viktigaste konsekvenserna och justeringarna som företag måste tänka på till följd av den nya lagen:

Digital omvandling

Företag kan behöva investera i nya eller uppgraderade IT-system för att effektivt skapa, skicka och ta emot elektroniska fakturor. Det kan handla om att uppgradera programvara och eventuellt köpa ny hårdvara. Lösningar för e-fakturering måste vara kompatibla med befintliga redovisnings- och ERP-system för att säkerställa smidig behandling.

Implementering och efterlevnad

Företag måste se till att deras processer, fakturering och bokföringssystem uppfyller både tekniska och juridiska krav – inklusive efterlevnad av angivna format som ZUGFeRD eller XRechnung i Tyskland. Eftersom Tyskland har strikta lagar om dataskydd måste företag se till att deras hantering av e-fakturor följer den allmänna dataskyddsförordningen och andra tillämpliga bestämmelser om dataskydd.

Operativ effektivitet

Elektroniska fakturor kan behandlas snabbare än pappersfakturor, vilket påskyndar hela bokföringsprocessen. Detta resulterar i snabbare betalningar och kan förbättra likviditeten. E-fakturering möjliggör automatisering av många processer, vilket minskar manuella fel och ökar effektiviteten.

Hållbarhetsinitiativ

Övergången till e-fakturering bidrar till företagens miljövänlighet genom att minska pappersförbrukningen och därmed också minska företagets ekologiska fotavtryck.

Marknads- och kundrelationer

Företag kan förbättra kundnöjdheten genom effektivare och mer exakta faktureringsprocesser. Företag som snabbt anpassar sig till digitala standarder kan få en konkurrensfördel gentemot mindre flexibla konkurrenter.

Utbildning och personalutveckling

Företag kan behöva investera i utbildning för att säkerställa att deras anställda är bekanta med de nya systemen och processerna.

Vem omfattas av lagen?

Den nya lagen som föreskriver användning av e-fakturering i Tyskland riktar sig främst till företag inom B2B-sektorn. Här är en översikt över de viktigaste målgrupperna och deras skyldigheter:

Företag inom B2B-sektorn

Kravet på e-fakturering påverkar företag av alla storlekar som gör affärer med andra företag, från stora företag till små och medelstora företag. Detta inkluderar både leverantörer och kunder. Lagen ger inga specifika undantag för vissa sektorer, obligatorisk e-fakturering gäller för alla B2B-transaktioner inom alla sektorer.

Offentlig sektor

Medan lagen främst fokuserar på B2B-sektorn har liknande regler för den offentliga sektorn varit gällande under en tid. E-fakturering är redan obligatoriskt för organisationer inom offentlig sektor och deras leverantörer. Detta gäller federala myndigheter och i allt högre grad även kommunala myndigheter.

Undantag och särskilda bestämmelser

Vissa typer av transaktioner kan vara undantagna från detta krav, beroende på leveransens eller tjänstens art och specifika juridiska bestämmelser.

Särskilda övergångsperioder har planerats för att minimera den ekonomiska eller operativa bördan under övergången: