I Tyskland blir e-fakturering allt viktigare, särskilt för business-to-business-transaktioner (B2B). En e-faktura, eller elektronisk faktura, är en faktura som skapas, skickas och tas emot digitalt.

Nya regler för e-fakturering inom B2B-sektorn trädde i kraft i Tyskland den 1 januari 2025. Den så kallade Growth Opportunities Act, som kommer att fasas in gradvis, gör e-fakturering obligatoriskt för B2B-försäljning inom Tyskland. Företag bör därför kontrollera vilka krav och övergångsperioder som gäller för dem och justera sina processer därefter.

Viktiga lärdomar

• Från och med den 1 januari 2025 måste företag i Tyskland kunna ta emot e-fakturor. De har dock till slutet av 2026 (eller slutet av 2027 för vissa företag) på sig att börja utfärda e-fakturor.
  
• E-fakturor måste genereras i ett standardiserat format. De vanligaste standarderna i Tyskland är ZUGFeRD och XRechnung.
  
• Övergången till e-fakturering kan kräva att företag justerar sina system för IT, bokföring och affärssystem (ERP), såväl som sina interna processer.
  
• E-fakturor kan automatisera processer, påskynda fakturahanteringen och minska manuella fel.
  

Vad är en e-faktura?

En e-faktura (förkortning för elektronisk faktura) är en faktura som skapas, skickas och tas emot digitalt. Detta digitala dokument ersätter traditionella pappersfakturor. E-fakturor innehåller samma information som pappersfakturor – t.ex. till exempel uppgifter om produkter eller tjänster, priser, skatter och betalningsinformation.

Vilka är för- och nackdelarna med e-fakturering?

E-fakturor minskar din administrativa arbetsbörda, påskyndar processen för fakturering och förbättrar databehandlingens noggrannhet. De främjar också hållbarhet genom att minska pappersförbrukningen. I Tyskland drivs e-fakturering av juridiska krav för att öka effektiviteten och standardiseringen i hela redovisningssystemet för företag.

Övergången till e-fakturering innebär dock att företag måste anpassa sina IT-system och interna processer för att säkerställa smidigt skapande, överföring och behandling av elektroniska dokument. Specialiserade programvarulösningar som är utformade för att skapa och hantera elektroniska fakturor är nyckeln till att hjälpa företag att uppfylla lagstadgade krav och effektivisera affärsprocesser.

Stripe Invoicing kan ge dig stöd för snabb fakturering som uppfyller gällande bestämmelser. Stripes Invoicing möjliggör också automatisering av fakturerings- och redovisningsarbetsflöden, underlättar enkel debitering av betalningar och förenklar avstämningen av transaktioner. Genom att använda Invoicing optimeras dina e-fakturor för mobila enheter, surfplattor och datorer.

Vad säger lagen om obligatorisk e-fakturering?

Growth Opportunities Act gjorde e-fakturering obligatoriskt inom B2B-sektorn. Många av EU:s medlemsländer har länge utgått från EU:s föreslagna reformer för att digitalisera e-fakturor. EU har fortsatt att digitalisera sina regler för mervärdesskatt (moms) genom initiativet VAT in the Digital Age (ViDA). ViDA-paketet antogs i mars 2025 och omfattar digitala rapporteringsskyldigheter och elektronisk fakturering.

Den här lagen är en del av ett bredare initiativ – den så kallade Growth Opportunities Act – för att digitalisera och förbättra effektiviteten i näringslivet och den offentliga sektorn. Målet är att påskynda utbyte och behandling av fakturor, öka transparensen och minimera risken för bedrägeri. Nedan tittar vi närmare på lagens viktigaste punkter.

Obligatorisk e-fakturering inom B2B-sektorn

Från och med den 1 januari 2025 måste företag i Tyskland kunna ta emot e-fakturor. Övergångsregler tillåter vanliga fakturor och andra elektroniska format, som pdf:er, fram till slutet av 2026, förutsatt att mottagaren samtycker. Denna övergångsperiod pågår fram till slutet av 2027 för vissa företag.

Standardiserade format

För optimerad behandling måste elektroniska fakturor skapas i ett standardiserat format. Genom att använda vanliga standarder som ZUGFeRD och XRechnung, som har använts i stor utsträckning i Tyskland, förbättras kompatibiliteten mellan olika bokföringssystem.

Stripe stödjer vidarebefordran av e-fakturor i XRechnung via app-partner, som är kodfria och enkla att konfigurera. Dessa partner kan stödja arbetsflöden för fakturering och abonnemang genom både programmeringsgränssnittet (API) och Dashboard, och de ger även support för liknande behov i många andra regioner. Exempelvis kan appen Billit på Stripe App Marketplace hjälpa till med de här behoven.

Regler för säkerhet och dataskydd

Lagen kräver strikta standarder för säkerhet och dataskydd för att säkerställa integriteten och sekretessen för överförda data. Företag måste se till att deras system uppfyller de juridiska kraven för att undvika potentiella påföljder.

Övergångsperioder och stöd för små och medelstora företag

Små och medelstora företag kan dra nytta av längre övergångsperioder och särskild support för att underlätta övergången till e-fakturering. Det handlar bland annat om informationskampanjer, ekonomiskt stöd och tekniskt stöd.

Påföljder vid bristande efterlevnad

Företag som inte följer de nya reglerna kan komma att drabbas av påföljder, från böter till begränsningar av deltagande i offentliga upphandlingar.

Vilken påverkan har obligatorisk e-fakturering på företag?

Obligatorisk e-fakturering har långtgående effekter på alla affärsområden i Tyskland. Även om det ger möjligheter medför det också utmaningar, eftersom företag måste tänka om och anpassa sina system och processer för att uppfylla de nya lagstadgade kraven. Även om den initiala övergången kan medföra kostnader och ökad arbetsbelastning, erbjuder den betydande långsiktiga fördelar, inklusive högre effektivitet, lägre kostnader, minskad miljöpåverkan och bättre efterlevnad. Det är en integrerad del av digitaliseringen och stödjer ett hållbart företagande. Med detta sagt måste företag noggrant planera och hantera eventuella inkörningsproblem för att säkerställa en smidig övergång.

Här är några av de viktigaste effekterna och nödvändiga justeringarna för företag:

Digital omvandling

Företag kan behöva investera i nya eller uppgraderade IT-system för att effektivt skapa, skicka och ta emot elektroniska fakturor. Det kan handla om att uppgradera programvara och eventuellt köpa ny hårdvara. Lösningar för e-fakturering måste vara kompatibla med befintliga redovisnings- och ERP-system för att säkerställa smidig behandling.

Implementering och efterlevnad

Företag måste se till att deras processer, fakturering och bokföringssystem uppfyller både tekniska och juridiska krav – inklusive efterlevnad av angivna format som ZUGFeRD eller XRechnung i Tyskland. Eftersom Tyskland har strikta lagar om dataskydd måste företag se till att deras hantering av e-fakturor följer den allmänna dataskyddsförordningen och andra tillämpliga bestämmelser om dataskydd.

Operativ effektivitet

Elektroniska fakturor kan behandlas snabbare än pappersfakturor, vilket påskyndar hela bokföringsprocessen. Detta resulterar i snabbare betalningar och kan förbättra likviditeten. E-fakturering möjliggör automatisering av många processer, vilket minskar manuella fel och ökar effektiviteten.

Hållbarhetsinitiativ

Övergången till e-fakturering gör företag mer miljövänliga genom att minska pappersanvändningen och därmed deras miljöavtryck.

Marknads- och kundrelationer

Företag kan förbättra kundnöjdheten genom effektivare och mer exakta faktureringsprocesser. Företag som snabbt anpassar sig till digitala standarder kan få en konkurrensfördel gentemot mindre flexibla konkurrenter.

Utbildning och personalutveckling

Företag kan behöva investera i utbildning för att säkerställa att deras anställda är bekanta med de nya systemen och processerna.

Vem omfattas av lagen?

Obligatorisk e-fakturering i Tyskland påverkar främst företag inom B2B-sektorn. Här är en översikt över de huvudsakliga målgrupperna och deras skyldigheter:

Företag inom B2B-sektorn

Kravet på e-fakturering påverkar företag av alla storlekar som gör affärer med andra företag, från stora företag till små och medelstora företag. Detta inkluderar både leverantörer och kunder. Lagen ger inga specifika undantag för vissa sektorer, obligatorisk e-fakturering gäller för alla B2B-transaktioner inom alla sektorer.

Offentlig sektor

Medan lagen främst fokuserar på B2B-sektorn har liknande regler för den offentliga sektorn varit gällande under en tid. E-fakturering är redan obligatoriskt för organisationer inom offentlig sektor och deras leverantörer. Detta gäller federala myndigheter och i allt högre grad även kommunala myndigheter.

Undantag och särskilda bestämmelser

Vissa transaktioner kan vara undantagna från obligatorisk e-fakturering, beroende på typen av leverans och den specifika förordningen.

Övergångsregler gäller fortfarande för att utfärda e-fakturor i syfte att minimera den ekonomiska eller operativa belastningen av övergången:

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• Minska arbetsbelastningen på kontoret: Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundreskontra, eller börja idag.

Vanliga frågor om e-fakturor i Tyskland