In Germania, la fatturazione elettronica sta diventando sempre più importante, soprattutto per le transazioni business-to-business (B2B). Una fattura elettronica è una fattura creata, inviata e ricevuta digitalmente.

Entro il 2025, l'uso delle fatture elettroniche sarà obbligatorio nel settore B2B come previsto dal Growth Opportunities Act, che renderà obbligatoria la fatturazione elettronica per le transazioni business-to-business in Germania a partire dal prossimo anno. Se sei titolare di un'attività, ti consigliamo di prepararti in anticipo a questo nuovo standard e integrare la fatturazione elettronica nelle procedure della tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è una fattura elettronica?
  
• Quali sono i pro e i contro della fatturazione elettronica?
  
• Cosa dice la legge sulla fatturazione elettronica obbligatoria?
  
• Qual è l'impatto della legge sull'obbligo di fatturazione elettronica per le attività?
  
• A chi si applica la legge?
  

Che cos'è una fattura elettronica?

Una fattura elettronica è una fattura creata, inviata e ricevuta in formato digitale. Questo documento digitale sostituisce le tradizionali fatture cartacee. Le fatture elettroniche contengono le stesse informazioni delle fatture cartacee, come i dettagli dei prodotti o dei servizi, i prezzi, le imposte e i dati di pagamento.

Quali sono i pro e i contro della fatturazione elettronica?

Le fatture elettroniche riducono il carico amministrativo, velocizzano la procedura di fatturazione e migliorano l'accuratezza dell'elaborazione dei dati. Promuovono inoltre la sostenibilità riducendo il consumo di carta. In Germania, la fatturazione elettronica risponde all'esigenza di aumentare l'efficienza e la standardizzazione dell'intero sistema di contabilità delle attività.

Tuttavia, il passaggio alla fatturazione elettronica significa che le attività devono adattare i propri sistemi IT e processi interni per garantire la creazione, la trasmissione e l'elaborazione dei documenti elettronici senza problemi. Le soluzioni software specializzate progettate per creare e gestire le fatture elettroniche sono fondamentali per consentire alle attività di soddisfare i requisiti normativi e semplificare le procedure.

Stripe Invoicing può offrirti la fatturazione rapida e conforme. Stripe Invoicing consente inoltre di automatizzare i flussi di lavoro per la fatturazione e la contabilità, facilita la riscossione dei pagamenti e semplifica la riconciliazione delle transazioni. Utilizzando Invoicing, le tue fatture elettroniche saranno ottimizzate per dispositivi mobili, tablet e computer desktop.

Cosa dice la legge sulla fatturazione elettronica obbligatoria?

La Germania ha approvato una legge che rende obbligatorio l'uso della fatturazione elettronica per le transazioni B2B. Molti stati membri dell'UE stanno attuando da tempo le proposte di riforma dell'UE per la digitalizzazione della fatturazione elettronica. Nell'ambito dell'iniziativa "L'IVA nell'era digitale (ViDA)", a dicembre la Commissione europea ha pubblicato una proposta di direttiva che include gli obblighi di dichiarazione dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) e la fatturazione elettronica come misure per combattere le frodi in materia di IVA. La fattura elettronica è intesa come fonte di dati affidabile per l'adempimento di questi obblighi di dichiarazione.

Questa legge fa parte di un'iniziativa più ampia, nota come Growth Opportunities Act, volta a digitalizzare e migliorare l'efficienza sia dell'economia che della pubblica amministrazione. L'obiettivo è accelerare lo scambio e l'elaborazione delle fatture, migliorare la trasparenza e ridurre il rischio di frode.

Ecco una breve panoramica di alcuni dei punti chiave di questa nuova legge:

Fatturazione elettronica obbligatoria nel settore B2B

A partire dal 2025, tutte le attività dovranno emettere e ricevere le fatture elettronicamente, nota come fatturazione elettronica. Questa modifica è pensata per migliorare l'efficienza delle procedure e ridurre i costi di elaborazione delle fatture.

Formati standardizzati

Per un'elaborazione ottimizzata, le fatture elettroniche devono essere create in un formato standardizzato. L'utilizzo di standard comuni come ZUGFeRD e XRechnung, che sono stati ampiamente adottati in Germania, migliora la compatibilità tra i diversi sistemi contabili.

Stripe supporta l'inoltro delle fatture elettroniche in XRechnung tramite partner di app, che non richiedono codice e sono molto facili da configurare. Questi partner possono supportare i flussi di lavoro per addebiti e abbonamenti tramite l'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) e la Dashboard, oltre a fornire supporto per esigenze simili in molte altre aree geografiche. Ad esempio, l'app Billit sullo Stripe App Marketplace può essere utile per soddisfare queste esigenze.

Norme di sicurezza e protezione dei dati

La legge impone rigorosi standard di sicurezza e protezione dei dati per garantire l'integrità e la riservatezza dei dati trasmessi. Le attività devono assicurarsi che i loro sistemi soddisfino i requisiti legali necessari per evitare potenziali sanzioni.

Periodi di transizione e sostegno alle PMI

Le piccole e medie imprese (PMI) beneficeranno di periodi di transizione più lunghi e di misure di sostegno speciali per il passaggio alla fatturazione elettronica, tra cui campagne di informazione, sostegno finanziario e assistenza tecnica.

Sanzioni in caso di non conformità

Le attività che non rispettano le nuove normative possono incorrere in sanzioni. Tali sanzioni possono variare da multe a restrizioni alla partecipazione a gare d'appalto pubbliche.

Qual è l'impatto della legge sull'obbligo di fatturazione elettronica per le attività?

L'introduzione dell'obbligo della fatturazione elettronica ha un impatto su tutti i settori in Germania. Presenta sia opportunità che sfide, il che significa che le attività dovranno rivalutare e aggiornare i loro sistemi e processi per conformarsi ai nuovi requisiti legali. Sebbene la transizione iniziale possa comportare costi e sforzi, sono notevoli i vantaggi a lungo termine, come l'aumento dell'efficienza, la riduzione dei costi, la sostenibilità ambientale e il miglioramento della conformità. Si tratta di un passo fondamentale verso la digitalizzazione e la promozione di pratiche commerciali sostenibili. Tuttavia, le attività dovrebbero pianificare e gestire attentamente le sfide iniziali per garantire una transizione fluida.

Ecco alcune delle principali implicazioni e adeguamenti che le attività devono prendere in considerazione a seguito della nuova legge:

Trasformazione digitale

Le attività potrebbero dover investire in sistemi IT nuovi o aggiornati per creare, inviare e ricevere fatture elettroniche in modo efficace. Ciò può comportare l'aggiornamento del software e potenzialmente l'acquisto di nuovo hardware. Le soluzioni di fatturazione elettronica devono essere compatibili con i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) esistenti per garantire un'elaborazione fluida.

Implementazione e conformità

Le attività devono garantire che i loro processi, la fatturazione e i sistemi di contabilità rispettino i requisiti tecnici e legali, tra cui la conformità a formati specifici come ZUGFeRD o XRechnung in Germania. Poiché la Germania applica leggi severe in materia di protezione dei dati, le attività devono garantire che la gestione delle fatture elettroniche sia conforme al Regolamento generale sulla protezione dei dati e ad altre normative applicabili in materia di protezione dei dati.

Efficienza operativa

Dato che fatture elettroniche possono essere elaborate più velocemente rispetto alle fatture cartacee, velocizzano tutta la contabilità, rendendo più rapida l'elaborazione dei pagamenti e migliorando la liquidità. La fatturazione elettronica consente l'automazione di molti processi, riducendo gli errori manuali e aumentando l'efficienza.

Iniziative di sostenibilità

Il passaggio alla fatturazione elettronica contribuisce al rispetto dell'ambiente da parte delle attività, riducendo il consumo di carta e quindi l'impronta ecologica dell'attività.

Mercato e relazioni con i clienti

Le attività possono migliorare la soddisfazione dei clienti grazie a procedure di fatturazione più efficienti e accurate. Le attività che si adattano rapidamente agli standard digitali possono ottenere un vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti meno agili.

Formazione e sviluppo del personale

Le attività potrebbero dover investire nella formazione per assicurarsi che i propri dipendenti abbiano familiarità con i nuovi sistemi e processi.

A chi si applica la legge?

La nuova legge che impone l'uso della fatturazione elettronica in Germania è destinata principalmente alle attività del settore B2B. Ecco una panoramica dei principali gruppi target e dei loro obblighi:

Attività del settore B2B

Gli obblighi di fatturazione elettronica interessano le attività di tutte le dimensioni che intrattengono rapporti commerciali con altre aziende, dalle aziende di grandi dimensioni alle PMI, e riguardano sia i fornitori che i clienti. La legge non prevede esenzioni specifiche per determinati settori: la fatturazione elettronica obbligatoria si applica a tutte le transazioni B2B in tutti i settori.

Pubblica amministrazione

Anche se la legge si concentra principalmente sul settore B2B, da tempo sono in vigore norme simili per la pubblica amministrazione. La fatturazione elettronica è già obbligatoria per le organizzazioni del settore pubblico e i loro fornitori. Questo vale per le autorità federali e sempre più anche per le amministrazioni comunali.

Eccezioni e regolamenti speciali

Alcuni tipi di transazioni possono essere esenti da questo requisito, a seconda della natura della fornitura o del servizio e di specifiche norme di legge.

Sono stati pianificati periodi transitori speciali per ridurre al minimo gli oneri finanziari o operativi durante la transizione.