In Deutschland gewinnt die E-Rechnung zunehmend an Bedeutung, insbesondere im Geschäftsbereich zwischen Unternehmen (B2B). Eine E-Rechnung oder elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Ab 2025 wird die Nutzung von elektronischen Rechnungen im B2B-Sektor verpflichtend. Mit der Einführung des Wachstumschancengesetzes wird ab nächstem Jahr die E-Rechnung in Deutschland für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Unternehmen zur Pflicht. Als Unternehmer/in ist es daher ratsam, sich frühzeitig auf diesen neuen Standard einzustellen und ihn in die Geschäftsprozesse zu integrieren.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die E-Rechnung?
  
• Was sind die Vor- und Nachteile von E-Rechnungen?
  
• Was besagt das Gesetz zur E-Rechnungspflicht?
  
• Welche Auswirkungen hat das Gesetz zur E-Rechnungspflicht für Unternehmen?
  
• Für wen gilt das Gesetz?
  

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (kurz für elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen wird. Sie ersetzt über dieses digitale Dokument traditionelle Papierrechnungen. Dabei enthalten E-Rechnungen dieselben Informationen wie Papierrechnungen, so zum Beispiel Details zu Produkten oder Dienstleistungen, Preisen, Steuern und Zahlungsinformationen.

Was sind die Vor- und Nachteile von E-Rechnungen?

E-Rechnungen reduzieren den administrativen Aufwand, beschleunigen den Rechnungsprozess und verbessern die Genauigkeit der Datenverarbeitung. Zudem unterstützen sie die Nachhaltigkeit, indem sie den Papierverbrauch minimieren. In Deutschland wird die Implementierung der E-Rechnung besonders durch gesetzliche Vorgaben vorangetrieben, um die Effizienz und Standardisierung im gesamten geschäftlichen Rechnungswesen zu fördern.

Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert jedoch eine Anpassung der IT-Systeme sowie der internen Prozesse von Unternehmen, um die nahtlose Erstellung, Sendung und Verarbeitung der elektronischen Dokumente zu gewährleisten. Softwarelösungen, die speziell für die Erstellung und das Management von E-Rechnungen entwickelt wurden, spielen dabei eine entscheidende Rolle und unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung der rechtlichen Anforderungen sowie bei der Optimierung ihrer geschäftlichen Abläufe.

Stripe Invoicing kann Sie bei der konformen, schnellen Rechnungsstellung unterstützen. Darüber hinaus ermöglicht Invoicing die Automatisierung der Workflows von Rechnungsstellung und Buchführung, einen unkomplizierten Einzug von Zahlungen sowie einen einfachen Abgleich von Transaktionen. Invoicing-Rechnungen sind für Mobilgeräte, Tablets und Desktops optimiert.

Was besagt das Gesetz zur E-Rechnungspflicht?

Die deutsche gesetzgebende Instanz hat nun ein Gesetz verabschiedet, das die Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen im Geschäftsbereich zwischen Unternehmen (B2B) einführt. In zahlreichen EU-Mitgliedsländern wird bereits seit einiger Zeit auf die Reformvorschläge der EU zur Digitalisierung der E-Rechnung gesetzt. Im Dezember 2022 brachte die EU-Kommission im Zuge der Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ einen Richtlinienvorschlag heraus, der als Teil der Maßnahmen gegen Umsatzsteuerbetrug unter anderem auch die Mehrwertsteuermeldepflichten und die elektronische Rechnungsstellung umfasst. Dabei soll die E-Rechnung als vertrauenswürdige Datenquelle für diese Meldepflichten fungieren.

Dieses Gesetz ist Teil einer breiteren Initiative zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Wirtschaft und im öffentlichen Sektor, dem sogenannten Wachstumschancengesetz. Ziel ist es, den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen zu beschleunigen, die Transparenz zu erhöhen und Betrugsrisiken zu minimieren. Im Folgenden erläutern wir die Kernpunkte des neuen Gesetzes genauer.

Verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B-Sektor

Ab 2025 sind alle Unternehmen, die geschäftlich miteinander interagieren, verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form als E-Rechnung zu stellen und zu empfangen. Dies soll die Prozesseffizienz verbessern und die Kosten für die Rechnungsverarbeitung reduzieren.

Standardisierte Formate

Um eine reibungslose Verarbeitung zu gewährleisten, müssen elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format erstellt werden. Die Nutzung gemeinsamer Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung, die in Deutschland weit verbreitet sind, ermöglicht eine bessere Kompatibilität zwischen verschiedenen Buchhaltungssystemen.

Stripe unterstützt die Erstellung und Weiterleitung von E-Rechnungen in XRechnung über App-Partner, die ganz ohne Code auskommen und einfach einzurichten sind. Diese Partner können Rechnungs- und Abonnement-Workflows sowohl über die API als auch über das Dashboard ermöglichen und bieten außerdem Unterstützung für ähnliche Anforderungen in vielen anderen Regionen. Sehen Sie sich hierzu auch die Billit-App auf dem Stripe-Marktplatz an, die bei diesen Anforderungen helfen kann.

Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen

Das Gesetz schreibt strenge Sicherheits- und Datenschutzstandards vor, um die Integrität und Vertraulichkeit der übertragenen Daten zu gewährleisten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, um mögliche Strafen zu vermeiden.

Übergangsfristen und Hilfen für KMUs

Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) können von längeren Übergangsfristen und speziellen Unterstützungsmaßnahmen profitieren, um die Umstellung auf E-Rechnungen zu erleichtern. Dazu gehören Informationskampagnen, finanzielle Zuschüsse und technische Unterstützung.

Sanktionen bei Nichteinhaltung

Unternehmen, die den Anforderungen des Gesetzes nicht nachkommen, können mit Sanktionen rechnen. Diese können von Bußgeldern bis hin zu Einschränkungen bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen reichen.

Welche Auswirkungen hat das Gesetz zur E-Rechnungspflicht für Unternehmen?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht hat bedeutende Auswirkungen für alle Geschäftsbereiche in Deutschland. Es bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich, denn Unternehmen müssen ihre Systeme und Prozesse überdenken und anpassen, um den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Während die anfängliche Umstellung Kosten und Aufwand verursachen kann, sind die langfristigen Vorteile durch Effizienzsteigerung, Kostenreduktion, Umweltverträglichkeit und verbesserte Compliance bedeutend. Dies stellt einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung dar und unterstützt eine nachhaltige Geschäftspraxis. Unternehmen sollten jedoch die Anfangsherausforderungen sorgfältig planen und managen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Hier sind einige der wichtigsten Auswirkungen und erforderlichen Anpassungen für Unternehmen aufgrund des neuen Gesetzes:

Digitale Transformation

Unternehmen müssen möglicherweise in neue oder verbesserte IT-Systeme investieren, um elektronische Rechnungen erstellen, senden und empfangen zu können. Dies schließt Software-Upgrades und möglicherweise Hardware-Anschaffungen mit ein. Die E-Rechnungslösungen müssen mit den vorhandenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) kompatibel sein, um eine nahtlose Verarbeitung sicherzustellen.

Umsetzung und Compliance

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse sowie Rechnungsstellungs- und Buchhaltungssysteme den technischen und rechtlichen Anforderungen entsprechen, einschließlich der Einhaltung spezifizierter Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung in Deutschland. Angesichts der strengen Datenschutzgesetze in Deutschland müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Verarbeitung von E-Rechnungen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und andere relevante Datenschutzbestimmungen einhält.

Betriebliche Effizienz

Elektronische Rechnungen können schneller verarbeitet werden als Papierrechnungen, was zu einer Beschleunigung des gesamten Rechnungswesens führt. Dies führt zu schnelleren Zahlungsabwicklungen und kann die Liquidität verbessern. Durch die Nutzung von E-Rechnungen können viele Prozesse automatisiert werden, was manuelle Fehler reduziert und die Effizienz erhöht.

Nachhaltigkeitsinitiativen

Die Umstellung auf E-Rechnungen trägt zur Umweltfreundlichkeit der Unternehmen bei, indem der Papierverbrauch reduziert, und damit auch der ökologische Fußabdruck des Unternehmens verringert wird.

Markt- und Kundenbeziehungen

Durch effizientere und präzisere Abrechnungsprozesse können Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Kundschaft erhöhen. Unternehmen, die sich schnell an digitale Standards anpassen, können möglicherweise einen Vorteil gegenüber weniger agilen Konkurrentinnen und Konkurrenten erlangen.

Schulung und Personalentwicklung

Unternehmen müssen möglicherweise in Schulungen investieren, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeitende mit den neuen Systemen und Prozessen vertraut sind.

Für wen gilt das Gesetz?

Das neue Gesetz zur Verpflichtung der Nutzung von E-Rechnungen in Deutschland richtet sich primär an Unternehmen im B2B-Sektor. Dies sind die Hauptzielgruppen und deren Verpflichtungen im Überblick:

Unternehmen im B2B-Sektor

Alle Unternehmensgrößen, von Großkonzernen bis zu kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), die geschäftliche Transaktionen mit anderen Unternehmen durchführen, sind von der E-Rechnungspflicht betroffen. Dies schließt sowohl Lieferantinnen und Lieferanten als auch Kundschaft ein. Das Gesetz macht keine spezifischen Ausnahmen für bestimmte Branchen; die E-Rechnungspflicht gilt branchenübergreifend für alle B2B-Transaktionen.

Öffentlicher Sektor

Obwohl das spezifische Gesetz sich auf den B2B-Bereich fokussiert, bestehen bereits seit einiger Zeit ähnliche Vorschriften für den öffentlichen Sektor. Für öffentliche Auftraggeber/innen und ihre Lieferantinnen und Lieferanten ist die Nutzung von elektronischen Rechnungen bereits vorgeschrieben. Dies gilt für Bundesbehörden und zunehmend auch für die kommunale Ebene.

Ausnahmen und Sonderregelungen

Bestimmte Arten von Transaktionen können von der Pflicht ausgenommen sein, je nach Art der Lieferung oder Dienstleistung und der spezifischen gesetzlichen Regelung.

Es gibt spezielle Übergangsfristen, um bei der Umstellung die finanzielle oder operative Belastungen zu minimieren: