En Alemania, la facturación electrónica es cada vez más importante, especialmente para las transacciones de empresa a empresa (B2B). Una factura electrónica es una factura que se crea, se envía y se recibe de forma digital.

Para 2025, el uso de facturas electrónicas será obligatorio en el sector B2B a través de la introducción de la Ley de Oportunidades de Crecimiento, que hará que la facturación electrónica sea obligatoria para las transacciones B2B en Alemania a partir del próximo año. Como propietario de un negocio, es aconsejable prepararse con anticipación para esta nueva norma e integrar la facturación electrónica en tus procesos comerciales.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura electrónica?
  
• ¿Cuáles son los pros y los contras de la facturación electrónica?
  
• ¿Qué dice la ley sobre la facturación electrónica obligatoria?
  
• ¿Qué impacto tiene la ley de facturación electrónica obligatoria para las empresas?
  
• ¿A quién se aplica la ley?
  

¿Qué es una factura electrónica?

Una e-factura (abreviatura de factura electrónica) es una factura que se crea, se envía y se recibe de forma digital. Este documento digital sustituye a las tradicionales facturas en papel. Las facturas electrónicas incluyen la misma información que las facturas impresas, por ejemplo datos sobre productos o servicios, precios, impuestos e información sobre pagos.

¿Cuáles son los pros y los contras de la facturación electrónica?

Las facturas electrónicas reducen tu carga de trabajo administrativo, aceleran el proceso de facturación y mejoran la precisión del procesamiento de datos. También promueven la sostenibilidad al reducir el consumo de papel. En Alemania, la facturación electrónica está siendo impulsada por los requisitos legales diseñados para aumentar la eficiencia y la estandarización en todo el sistema de contabilidad corporativa.

Sin embargo, el cambio a la facturación electrónica significa que las empresas deben adaptar sus sistemas informáticos y procesos internos para garantizar la creación, transmisión y procesamiento sin problemas de los documentos electrónicos. Las soluciones de software especializadas diseñadas para crear y administrar facturas electrónicas son clave para ayudar a las empresas a cumplir con los requisitos normativos y optimizar los procesos comerciales.

Stripe Invoicing puede ayudarte con una facturación rápida y que cumple con la normativa. Invoicing de Stripe también automatiza los flujos de trabajo de facturación y contabilidad, facilita el cobro directo de los pagos y simplifica la conciliación de las transacciones. Al usar Invoicing, tus facturas electrónicas estarán optimizadas para dispositivos móviles, tabletas y ordenadores de escritorio.

¿Qué dice la ley sobre la facturación electrónica obligatoria?

Alemania acaba de aprobar una ley que convierte en obligatorio el uso de la facturación electrónica para las transacciones B2B. Muchos Estados miembros de la UE llevan tiempo implementando las propuestas de reforma de la UE para la digitalización de la factura electrónica. Como parte de la iniciativa "El IVA en la era digital (ViDA)", la Comisión Europea publicó en diciembre una propuesta de directiva que incluye obligaciones de declaración del impuesto sobre el valor añadido (IVA) y facturación electrónica como medidas para combatir el fraude del IVA. La factura electrónica está pensada para servir como una fuente de datos fiable para el cumplimiento de estas obligaciones de información.

Esta ley es parte de una iniciativa más amplia, conocida como la Ley de Oportunidades de Crecimiento, destinada a digitalizar y mejorar la eficiencia tanto en el conjunto de la economía como en el sector público. El objetivo es acelerar el intercambio y el procesamiento de facturas, mejorar la transparencia y reducir el riesgo de fraude.

He aquí un breve resumen de algunos de los puntos clave de esta nueva ley:

Facturación electrónica obligatoria en el sector B2B

A partir de 2025, todas las empresas deberán emitir y recibir facturas electrónicamente, lo que se conoce como facturación electrónica. Este cambio está diseñado para mejorar la eficiencia del proceso y reducir los costes de procesamiento de facturas.

Formatos estandarizados

Para optimizar el procesamiento, las facturas electrónicas deben crearse en un formato estandarizado. El uso de estándares comunes como ZUGFeRD y XRechnung, que han sido adoptados de forma generalizada en Alemania, mejora la compatibilidad entre los diferentes sistemas de contabilidad.

Stripe acepta el envío de facturas electrónicas en Xrechnung a través de socios de aplicaciones, que no requieren código y son muy fáciles de configurar. Estos socios pueden admitir flujos de trabajo de facturación y suscripción a través de la interfaz de programación de aplicaciones (API) y el Dashboard, y también proporcionan soporte para necesidades similares en muchas otras regiones. Por ejemplo, la aplicación Billit del Stripe App Marketplace puede ayudar con estas necesidades.

Normativa de seguridad y protección de datos

La ley exige estrictos estándares de seguridad y protección de datos para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos transmitidos. Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas cumplen con los requisitos legales necesarios para evitar posibles sanciones.

Períodos transitorios y ayuda a las pymes

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) se beneficiarán de períodos de transición más largos y de medidas especiales de apoyo para ayudarles a realizar la transición a la facturación electrónica. Estos incluyen campañas de información, apoyo financiero y asistencia técnica.

Sanciones por incumplimiento

Las empresas que incumplan las nuevas regulaciones deberán hacer frente a sanciones. Estas sanciones pueden ir desde multas hasta restricciones a la participación en licitaciones públicas.

¿Qué impacto tiene la ley de facturación electrónica obligatoria para las empresas?

La introducción de la facturación electrónica obligatoria afecta a todos los sectores empresariales en Alemania. Presenta tanto oportunidades como desafíos, lo que significa que las empresas deberán reevaluar y actualizar sus sistemas y procesos para cumplir con los nuevos requisitos legales. Si bien la transición inicial puede generar costes y esfuerzo, los beneficios a largo plazo (aumento de la eficiencia, reducción de costes, sostenibilidad ambiental y mejora del cumplimiento normativo, entre otros) son sustanciales. Esta medida marca un paso clave en la digitalización y promueve prácticas comerciales sostenibles. Sin embargo, las empresas deben planificar y gestionar cuidadosamente los desafíos iniciales para garantizar una transición sin problemas.

Estas son algunas de las principales implicaciones y ajustes que las empresas deben tener en cuenta como resultado de la nueva ley:

Transformación digital

Es posible que las empresas necesiten invertir en sistemas informáticos nuevos o actualizados para crear, enviar y recibir facturas electrónicas de forma eficaz. Esto puede implicar la actualización de software y, posiblemente, la compra de nuevo hardware. Las soluciones de facturación electrónica deben ser compatibles con los sistemas de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) existentes para garantizar un procesamiento sin problemas.

Implementación y cumplimiento

Las empresas deben asegurarse de que sus procesos, facturación y sistemas contables cumplan con los requisitos técnicos y legales, incluido el cumplimiento de formatos especificados como ZUGFeRD o XRechnung en Alemania. Dado que Alemania tiene leyes estrictas de protección de datos, las empresas deben asegurarse de que su gestión de las facturas electrónicas cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos y otras regulaciones aplicables de protección de datos.

Eficiencia operativa

Las facturas electrónicas se pueden procesar más rápido que las facturas en papel, lo que acelera todo el proceso contable. Esto da como resultado un procesamiento de pagos más rápido que, además, es capaz de mejorar la liquidez. La facturación electrónica permite la automatización de muchos procesos, reduciendo los errores manuales y aumentando la eficiencia.

Iniciativas de sostenibilidad

El cambio a la factura electrónica contribuye al respeto por el medio ambiente de las empresas al reducir el consumo de papel y, por lo tanto, la huella ecológica de la empresa.

Mercado y relaciones con los clientes

Las empresas pueden mejorar la satisfacción del cliente a través de procesos de facturación más eficientes y precisos. Las empresas que se adaptan rápidamente a los estándares digitales pueden obtener una ventaja competitiva sobre los competidores menos ágiles.

Formación y perfeccionamiento del personal

Es posible que las empresas deban invertir en capacitación para asegurarse de que sus empleados estén familiarizados con los nuevos sistemas y procesos.

¿A quién se aplica la ley?

La nueva ley que ordena el uso de la factura electrónica en Alemania está dirigida principalmente a las empresas del sector B2B. A continuación se presenta un resumen de los principales grupos a los que va destinada así como sus obligaciones:

Empresas del sector B2B

Los mandatos de facturación electrónica afectan a empresas de todos los tamaños que realizan negocios con otras empresas, desde grandes empresas hasta pymes. Esto incluye tanto a proveedores como a clientes. La ley no prevé exenciones específicas para determinados sectores; la facturación electrónica obligatoria se aplica a todas las transacciones B2B en todos los sectores.

Sector público

Si bien la ley se centra principalmente en el sector B2B, algunas regulaciones similares para el sector público ya llevan algún tiempo aplicándose. La facturación electrónica ya es obligatoria para las organizaciones del sector público y sus proveedores. Esto se aplica a las autoridades federales y, cada vez más, también a las agencias municipales.

Excepciones y regulaciones especiales

Ciertos tipos de transacciones pueden estar exentas de este requisito, dependiendo de la naturaleza del suministro o servicio y de la normativa legal específica.

Se han previsto períodos especiales de transición para minimizar las cargas financieras u operativas durante esta transición: