En la era digital, los propietarios de negocios, los trabajadores independientes y las startups siempre están buscando formas de mejorar y digitalizar sus procesos. La facturación electrónica ha demostrado ahorrar tiempo y recursos de manera efectiva, a la vez que reduce significativamente la carga de trabajo administrativo.

En este artículo, veremos qué es una factura electrónica, cómo crearla, sus ventajas y desventajas, y los requisitos legales que debes conocer.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura electrónica?
  
• ¿Qué es la ley sobre la obligatoriedad de la facturación electrónica?
  
• ¿Cómo pueden las empresas cumplir con la normativa de facturación electrónica?
  
• ¿Cómo se crean las facturas electrónicas?
  
• ¿Qué requisitos deben cumplir las empresas para la facturación electrónica?
  
• ¿Qué impacto tiene la ley de facturación electrónica obligatoria en las empresas?
  
• ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de enviar facturas electrónicas?
  
• ¿Cuáles son los requisitos para que las facturas electrónicas sean válidas?
  
• ¿Cómo cumplen las empresas las leyes sobre el archivo de facturas electrónicas?
  

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica (denominada E-Rechnung o factura electrónica) es una factura que se crea, envía y recibe en formato electrónico. Este formato te permite reemplazar las facturas tradicionales en papel con documentos digitales enviados en línea. Las facturas electrónicas contienen la misma información que las facturas en papel (detalles de productos o servicios, precios, impuestos e información de pago), pero son más fáciles de procesar, almacenar y archivar porque son digitales.

En muchos países, los requisitos legales han fomentado la implementación de las facturas electrónicas, ya que ofrecen varias ventajas y ayudan a combatir el fraude y la evasión fiscal. Pero que se considere una solicitud oficial de pago, las facturas electrónicas deben cumplir con ciertos requisitos legales.

XRechnung: El estándar alemán de facturación electrónica

XRechnung es un estándar para la facturación electrónica, desarrollado específicamente para el sector público en Alemania. Es un formato digital estandarizado para transmitir datos de facturas con el objetivo de mejorar la eficiencia, reducir los errores y acelerar el procesamiento de las facturas. XRechnung forma parte de las iniciativas para digitalizar la administración pública y se alinea con los requisitos de la Directiva de la UE 2014/55/UE sobre el fomento de la facturación electrónica en la contratación pública.

El estándar XRechnung especifica un conjunto de datos estructurados que deben incluirse en una factura electrónica para permitir el procesamiento automatizado en diferentes medios sin errores. Esto incluye información como el emisor y el destinatario de la factura, el período de servicio, el importe de la factura e información fiscal. El estándar admite la uniformidad semántica y sintáctica, de modo que los datos transmitidos tienen una estructura definida y un formato claro y legible por máquina.

XRechnung es de especial importancia para los proveedores y prestadores de servicios que hacen negocios con las autoridades públicas en Alemania. Desde el 27 de noviembre de 2020, es obligatorio que todos las autoridades públicas contratantes en Alemania reciban y procesen facturas en formato electrónico, como XRechnung. Esta medida tiene como objetivo aumentar la transparencia y la eficiencia dentro del sector público, y promover una mayor aceptación y adopción de facturas electrónicas en las transacciones comerciales.

¿Qué es la ley sobre la obligatoriedad de la facturación electrónica?

A partir de 2025, todas las empresas business to business (B2B) de Alemania deberán recibir y procesar facturas de manera electrónica como facturas electrónicas en virtud de la Ley de Oportunidades de Crecimiento. Tras diferentes periodos transitorios, también será obligatoria la emisión de una factura electrónica. Esto tiene como objetivo permitir el procesamiento digital de extremo a extremo, mejorar la eficiencia del proceso y reducir los costos de procesamiento de facturas.

La ley exige estrictos estándares de seguridad y protección de datos para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos transmitidos. Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas cumplan los requisitos legales para evitar posibles sanciones.

Para optimizar el procesamiento, las facturas electrónicas deben crearse en un formato estandarizado. El uso de estándares comunes ampliamente adoptados, como ZUGFeRD o XRechnung permite una mejor compatibilidad entre diferentes sistemas contables.

Las empresas que no cumplan con la ley pueden estar sujetas a sanciones. Estas sanciones pueden abarcar desde multas hasta restricciones a la participación en licitaciones públicas.

Stripe admite la creación y el enrutamiento de facturas electrónicas que cumplen los requisitos mediante XRechnung a través de aplicaciones asociadas de Stripe Invoicing. No requieren programación y son fáciles de configurar. Estos socios admiten flujos de trabajo de facturas y suscripciones a través de la interfaz de programación de aplicaciones (API) y el Dashboard, y también brindan soporte para requisitos similares en otras áreas geográficas. Obtén más información sobre la aplicación Billit en la Stripe App Marketplace o visita nuestro socio, el sitio web de Billit, que puede ayudarte con estos requisitos.

Las pequeñas y medianas empresas (PYME) se beneficiarán de períodos de transición más largos y de medidas de apoyo especiales para ayudarlas a pasar a la facturación electrónica. Estos incluyen campañas de información, ayuda financiera y asistencia técnica.

El Ministerio Federal de Finanzas (Bundesfinanzministerium, o BMF) planea introducir un sistema electrónico de informes para las ventas nacionales B2B en el futuro para estandarizar los informes.

¿Cómo pueden las empresas cumplir con la normativa de facturación electrónica?

A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas B2B nacionales deberán recibir y procesar facturas electrónicas. Después de los períodos de transición definidos, también será obligatoria la emisión de una factura electrónica estándar (en lugar de una factura electrónica en papel o no estándar).

• En 2025 y 2026, además de las facturas electrónicas, se aceptarán facturas electrónicas no estándar y facturas en papel.
  
• En 2027, solo las empresas que declararon una facturación total inferior a €800,000 en 2026 estarán autorizadas a emitir facturas electrónicas no estándar y facturas en papel.
  
• A partir de 2028, solo se podrán emitir facturas electrónicas.
  

La facturación electrónica obligatoria implica que las empresas deben crear, enviar y recibir sus facturas B2B en un formato estructurado y legible por máquina para permitir el procesamiento electrónico. Entre las pocas excepciones se encuentran las facturas simplificadas con montos inferiores a €250, como los recibos de combustible o los de hospitalidad, y también las facturas por transacciones libres de impuestos y las facturas por billetes (ver artículo 34 de la Ordenanza de implementación del IVA). Sin embargo, estas empresas emisoras de facturas deben poder recibir y procesar facturas electrónicas.

A continuación, veremos la información específica que debe incluir una nueva factura electrónica y el formato en el que debe crearse o transmitirse.

¿Cómo se crean las facturas electrónicas?

Para crear una factura electrónica, necesitarás software de facturación o un servicio en línea que permita crear facturas en el formato electrónico especificado.

Los elementos importantes de una factura electrónica incluyen:

• Emisor de la factura, incluido el número fiscal, y destinatario
  
• Número único de factura
  
• Fecha de la factura
  
• Descripción de los bienes o servicios suministrados
  
• Importes e impuestos
  

Su software de facturación debe ser capaz de generar facturas que cumplan con los requisitos legales y, al mismo tiempo, transmitirlas electrónicamente de manera segura. El formato XML ha demostrado ser especialmente útil para la facturación electrónica, ya que proporciona una forma estructurada y estandarizada de intercambiar datos de facturas.

Guía paso a paso para crear una factura electrónica en formato XML

• Abre tu plantilla XML: Inicia el software de procesamiento de texto que desees y abre la plantilla XML de factura electrónica. Esta plantilla ya debería contener la estructura básica, como las etiquetas para el encabezado de la factura, la información del cliente, la información del producto y los detalles del pago.
  
• Completa los campos obligatorios: Completa todos los campos obligatorios con la información adecuada. Por lo general, esto incluye detalles como la fecha de la factura, el número de factura, el nombre y la dirección del cliente, las descripciones de los productos, las cantidades, los precios unitarios y el importe total.
  
• Verifica que la información sea correcta: Una vez que hayas ingresado toda la información, revisa cuidadosamente los datos para asegurarte de que sean precisos. Asegúrate de que todos los importes se hayan calculado correctamente y de que todos los datos relevantes estén completos y sean correctos.
  
• Valida el archivo XML: Utiliza una herramienta de validación XML o una función similar en tu software de procesamiento de textos para confirmar que tu archivo XML cumpla las normas requeridas. Esto es clave para garantizar que la factura se procese y acepte correctamente.
  
• Guarda el archivo XML: Una vez que hayas confirmado que tu factura electrónica XML es correcta y está completa, guarda el archivo en tu computadora o en el almacenamiento en la nube. Asegúrate de usar un nombre de archivo descriptivo que identifique claramente la factura.
  

¿Qué requisitos deben cumplir las empresas para la facturación electrónica?

La primera pregunta es si los datos de las facturas se pueden traducir a una factura electrónica o a un formato XML con el software actual de tu empresa. Si esto no se puede hacer, es mejor usar otro software o una herramienta generadora en línea.

Además, tu empresa tendrá que decidir si enviar facturas de XRechnung o de ZUGFeRD. ZUGFeRD combina datos estructurados con un PDF visual, mientras que XRechnung se basa únicamente en datos estructurados.

La forma en que envías las facturas también es importante. Si necesita enviar varias facturas a organizaciones, el correo electrónico no es la mejor opción. Una opción es utilizar PEPPOL: con PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), desarrollado por la UE, se pueden establecer múltiples enlaces con organizaciones desde un único punto de acceso.

Para integrar esta nueva tecnología en el proceso contable, se deben determinar los requisitos técnicos y brindar capacitación adecuada a los empleados. Según el tamaño de la empresa y de sus sistemas contables, la transición puede ser costosa y llevar mucho tiempo, por lo que las empresas deben comenzar el proceso con mucha antelación.

¿Qué impacto tiene la ley de facturación electrónica obligatoria en las empresas?

La introducción de la obligatoriedad de la facturación electrónica presenta tanto oportunidades como desafíos, ya que obliga a las empresas a reevaluar y actualizar sus sistemas y procesos para cumplir con los nuevos requisitos legales.

Si bien la transición puede implicar costos y esfuerzos, los beneficios a largo plazo de una mayor eficiencia, reducción de costos, sostenibilidad ambiental y mejor cumplimiento son de gran importancia. La facturación electrónica marca un paso clave en la digitalización y promueve prácticas comerciales sostenibles. Sin embargo, las organizaciones deben planificar y gestionar cuidadosamente los desafíos iniciales para garantizar una transición sin inconvenientes.

Estas son algunas de las principales implicaciones y ajustes que las empresas deben tener en cuenta como resultado de la obligatoriedad de la facturación electrónica:

• Requisitos de cumplimiento de la normativa: Las organizaciones deben asegurarse de que sus procesos, sistemas de facturación y contabilidad cumplan los requisitos técnicos y normativos, incluido el cumplimiento de formatos específicos como ZUGFeRD o XRechnung en Alemania. Dado que Alemania tiene leyes estrictas de protección de datos, las empresas deben asegurarse de que su manejo de las facturas electrónicas cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y otras regulaciones de protección de datos aplicables.
  
• Transformación digital: Es posible que las empresas necesiten invertir en sistemas de TI nuevos o actualizados para crear, enviar y recibir facturas electrónicas de manera efectiva. Esto puede implicar la actualización del software y, posiblemente, la compra de nuevo hardware. Las soluciones de facturación electrónica deben ser compatibles con los sistemas de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) existentes para garantizar un procesamiento fluido.
  
• Aumento de la eficiencia: Las facturas electrónicas se pueden procesar más rápido que las facturas en papel, lo que acelera todo el proceso contable. Esto genera un procesamiento de pagos más rápido y puede mejorar la liquidez. La facturación electrónica también permite la automatización de muchos procesos, reduciendo los errores manuales y aumentando la eficiencia.
  
• Sostenibilidad: El cambio a la facturación electrónica ayuda a las empresas a apoyar a la ecología al disminuir el consumo de papel, reduciendo así la huella de carbono de la empresa.
  
• Mayor satisfacción del cliente: Las empresas pueden mejorar la satisfacción del cliente a través de procesos de facturación más eficientes y precisos. Las empresas que se adaptan rápidamente a los estándares digitales pueden obtener una ventaja competitiva sobre competidores menos ágiles.
  
• Capacitación de los empleados: Es posible que las empresas deban invertir en capacitación para asegurarse de que sus empleados estén familiarizados con los nuevos sistemas y procesos.
  

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de enviar facturas electrónicas?

El envío digital de facturas es cada vez más popular. Presenta ventajas y desventajas que son de importancia para empresas y organizaciones públicas de todos los tamaños.

Ventajas

• Los pagos se reciben más rápido: Las facturas electrónicas llegan al destinatario al instante, agilizando todo el proceso de pago. Muchos sistemas también ofrecen una opción de pago con un solo clic, lo que reduce aún más los tiempos de pago.
  
• Ahorro de costos: El envío de facturas electrónicas elimina los costos de impresión y franqueo. Además, el procesamiento electrónico puede ahorrar horas de trabajo que, de otro modo, se dedicarían a tareas manuales.
  
• Mayor eficiencia: Crear, enviar y procesar facturas digitalmente mejora la eficiencia contable. Se reducen los errores causados por el ingreso manual de datos y se acelera el proceso general.
  
• Responsabilidad ambiental: Eliminar el papel ayuda a proteger el medio ambiente y les permite a las empresas reducir su huella de carbono.
  
• Mejor trazabilidad: Las facturas electrónicas son más fáciles de almacenar, archivar y recuperar cuando se necesitan. Esto simplifica la contabilidad y facilita el cumplimiento de los requisitos legales de archivo.
  
• Mayor seguridad: Muchos sistemas de facturación electrónica cuentan con funcionalidades de seguridad avanzadas que reducen el riesgo de fraude y pérdida. Las firmas digitales y el cifrado garantizan la autenticidad e integridad de las facturas.
  

Desventajas

• Requisitos técnicos: Es posible que las empresas necesiten invertir en software o servicios.
  
• Resistencia al cambio: Los clientes o proveedores pueden ser reacios a abandonar las facturas en papel.
  
• Problemas de compatibilidad: Dado que existen múltiples estándares y formatos, pueden surgir problemas de compatibilidad entre los sistemas emisor y receptor, lo que dificulta el intercambio de facturas electrónicas.
  
• Problemas de seguridad: A pesar de los altos estándares de seguridad, persiste la preocupación por la privacidad, la seguridad de los datos y el riesgo de ciberataques. Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas cuenten con las últimas funciones de seguridad.
  
• Requisitos normativos: Cumplir con el marco legal para la facturación electrónica, que incluye requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad, puede resultar complejo. Además, los requisitos legales varían de un país a otro.
  

¿Cuáles son los requisitos para que las facturas electrónicas sean válidas?

Las facturas electrónicas deben cumplir ciertos requisitos legales y técnicos para considerarse válidas. Estos criterios son clave para garantizar que las autoridades fiscales acepten las facturas electrónicas y que los datos que contienen se consideren auténticos e inalterados.

• Autenticidad de origen
  La autenticidad del origen es la garantía de la identidad del proveedor o emisor de la factura. Esto puede lograrse de diversas maneras, como las firmas digitales, el intercambio electrónico de datos (EDI) o mediante un proceso de verificación interna para establecer un registro de auditoría fiable entre una factura y la entrega asociada de bienes o servicios.

• Integridad del contenido
  La integridad del contenido significa que el contenido de la factura no se ha alterado después de su envío. Las firmas digitales o procedimientos EDI también proporcionan procesos para garantizar que los datos de las facturas no puedan modificarse.

• Legibilidad
  Una persona debe poder leer fácilmente una factura electrónica. Esto significa que la factura debe proporcionarse en un formato que las partes interesadas puedan leer, como un documento PDF. La legibilidad debe garantizarse durante todo el período de retención legal.

• Cumplimiento de los requisitos legales
  Las facturas electrónicas deben cumplir los mismos requisitos legales que se aplican a las facturas en papel. Esto incluye información como la fecha de emisión; el número único de factura; el número de identificación fiscal del proveedor de servicios o número de identificación del impuesto al valor agregado (IVA); el nombre completo y la dirección del proveedor de servicios y del destinatario; la cantidad y el tipo de bienes suministrados o el alcance y el tipo de servicio prestado; remuneración; monto del impuesto adeudado; tasa impositiva aplicable; o aviso de exención de impuestos.

• Almacenamiento y archivo
  Tanto el emisor como el receptor de la factura electrónica deben conservarla durante el plazo exigido por ley (en muchos países, es de 10 años). Las facturas deben almacenarse de manera que se garantice que sean accesibles dentro de un período de tiempo razonable y que se mantengan los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad durante todo el período de almacenamiento.

• Consentimiento del destinatario
  En muchas jurisdicciones, se requiere el consentimiento previo del destinatario para enviar facturas electrónicas en lugar de facturas en papel. Este consentimiento puede ser expreso o implícito, pero debe cumplir con los requisitos legales.

¿Cómo cumplen las empresas con las leyes sobre el archivo de facturas electrónicas?

El archivo de facturas electrónicas debe cumplir los requisitos legales, incluido el cumplimiento del mantenimiento de los períodos de retención y la garantía de legibilidad durante todo el período de retención. Las organizaciones deben asegurarse de que las facturas electrónicas se almacenen de manera que puedan recuperarse en cualquier momento y, si es necesario, presentarse en un formato que corresponda a los documentos originales.

Estas regulaciones están diseñadas para garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de los documentos electrónicos durante un período de tiempo específico. Los requisitos específicos pueden variar de un país a otro, pero, por lo general, hay ciertos principios básicos que son estandarizados.

Aspectos clave de las leyes de archivo de facturas electrónicas

• Autenticidad e integridad
  El archivo debe garantizar que la autenticidad (origen verdadero) y la integridad (contenido inalterado) de las facturas electrónicas se mantengan durante todo el período de retención. Esto significa que debe ser posible demostrar que las facturas provienen del remitente previsto y no se han modificado desde su emisión. Son fundamentales las tecnologías como las firmas digitales o los sistemas de archivo especializados, que garantizan un almacenamiento sin alteraciones

• Legibilidad y accesibilidad
  Las facturas electrónicas deben archivarse en un formato legible por humanos durante todo el período de retención. Además, las facturas deben estar disponibles para su revisión y auditoría dentro de un período de tiempo razonable. Esto a menudo requiere soluciones de software especializadas para garantizar que los documentos permanezcan legibles y puedan recuperarse fácilmente con el tiempo.

• Plazos de retención
  El período de retención legal para las facturas electrónicas varía según el país, pero en Alemania es de 10 años. Durante este período, las empresas deben poder proporcionar todas las facturas archivadas a las autoridades fiscales si así lo solicitan. Para conocer los plazos y requisitos exactos, ponte en contacto con la autoridad fiscal local o con un asesor fiscal.

• Protección de datos
  Es importante cumplir con la normativa de protección de datos al archivar facturas electrónicas. La información de identificación personal presente en las facturas debe protegerse de acuerdo con las leyes de protección de datos pertinentes, como el RGPD de la Unión Europea. Esto incluye medidas de seguridad de datos y restricciones sobre la accesibilidad y el procesamiento de estos datos.

• Medidas técnicas y organizativas
  Las organizaciones deben tomar medidas técnicas y organizativas para cumplir con la normativa de archivo. Esto incluye la selección de los sistemas de archivo adecuados, la supervisión de la seguridad de los datos y la protección contra la pérdida de datos. La implementación de un sistema de gestión documental sólido suele ser un paso importante para cumplir con estos requisitos.