En la era digital, los emprendedores, los trabajadores autónomos y los fundadores intentan continuamente optimizar y digitalizar sus procesos. E-invoicing, una forma de facturación electrónica, ha demostrado ser un método eficaz para ahorrar tiempo y recursos, al tiempo que reduce significativamente la administración. En este artículo, descubrirás qué es una factura electrónica; cómo crear una; las ventajas y las desventajas; y los requisitos legales que deberás cumplir.

¿Qué hay en este artículo?

• ¿Qué es una factura electrónica?
  
• ¿Qué es la ley sobre la obligatoriedad de la facturación electrónica?
  
• ¿Cómo pueden las empresas cumplir con la normativa de facturación electrónica?
  
• ¿Cómo se crean las facturas electrónicas?
  
• ¿Qué requisitos deben cumplir las empresas para la facturación electrónica?
  
• ¿Qué impacto tiene la ley de facturación electrónica obligatoria en las empresas?
  
• ¿Cuáles son las ventajas y las desventajas de enviar facturas electrónicas?
  
• ¿Cuáles son los requisitos para que las facturas electrónicas sean válidas?
  
• ¿Cómo cumplen las empresas con las leyes sobre el archivo de facturas electrónicas?
  
• Cómo funciona la facturación electrónica con Stripe Invoicing y Stripe Billing
  

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica, a menudo abreviada como e-invoice, es una factura creada, enviada y recibida en un formato electrónico estandarizado y legible por máquina, a diferencia de los formatos no estructurados como los archivos PDF enviados por correo electrónico o las facturas en papel. Este formato reemplaza las facturas tradicionales en papel con documentos digitales que se pueden compartir en línea. Las facturas electrónicas contienen la misma información que sus contrapartes físicas, como detalles del producto o servicio, precios, impuestos y detalles de pago, pero son más fáciles de procesar, almacenar y archivar.

En varios países, la facturación electrónica se está fomentando a través de la legislación porque ayuda a combatir el fraude y la evasión fiscal. También ofrece muchos otros beneficios. Para ser consideradas como una solicitud oficial de pago, las facturas electrónicas deben cumplir con ciertos requisitos legales.

XRechnung: El estándar alemán de facturación electrónica

XRechnung es un estándar de facturación electrónica en Alemania que fue desarrollado específicamente para el sector público. Se trata de un formato digital estandarizado para el envío de datos de facturas con el objetivo de mejorar la eficiencia, reducir los errores y agilizar el procesamiento de las facturas. XRechnung forma parte de los esfuerzos de digitalización de las autoridades públicas y cumple con los requisitos de la Directiva de la Unión Europea 2014/55/EU sobre la promoción de la facturación electrónica en la contratación del sector público.

El estándar XRechnung especifica un conjunto de datos estructurados que deben incluirse en una factura electrónica para permitir un procesamiento automatizado sin cambios en el medio. Esto incluye información como el emisor de la factura, el receptor de la factura, el período de ejecución, el importe de la factura e información fiscal. El estándar admite la uniformidad semántica y sintáctica, lo que significa que los datos se envían en una estructura predefinida y también en un formato claro y legible por máquina.

XRechnung es de especial importancia para los proveedores y prestadores de servicios que trabajan con las autoridades públicas alemanas. A partir del 27 de noviembre de 2020, todas las autoridades públicas contratantes de Alemania deben recibir y procesar facturas en formato electrónico (por ejemplo, a través de XRechnung). Esto aumentará la transparencia y la eficiencia en el sector público, y también contribuirá a un mayor uso y aceptación de las facturas electrónicas en las empresas.

¿Qué es la ley sobre la obligatoriedad de la facturación electrónica?

A partir de 2025, todas las empresas B2B de Alemania estarán obligadas a recibir y procesar facturas en formato electrónico como facturas electrónicas como parte de la Ley de Oportunidades de Crecimiento (Wachstumschancengesetzes). Después de ciertos períodos transitorios, la emisión de una factura electrónica también será obligatoria. Esto debería permitir el procesamiento digital de principio a fin, mejorar la eficiencia del proceso y reducir los costos del procesamiento de facturas.

La ley prescribe estrictos estándares de seguridad y protección de datos para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos transmitidos. Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas cumplen con los requisitos legales para evitar posibles sanciones.

Para garantizar un procesamiento fluido, las facturas electrónicas deben crearse en un formato estandarizado. El uso de estándares comunes y generalizados como ZUGFeRD o XRechnung permite una mejor compatibilidad entre diferentes sistemas contables.

Las empresas que no cumplan con los requisitos de la ley pueden enfrentar sanciones. Estas pueden ir desde multas hasta restricciones para participar en licitaciones públicas.

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) pueden beneficiarse de períodos de transición más largos y de medidas especiales de apoyo para facilitar el cambio a la facturación electrónica. Esto incluye campañas de información, subsidios financieros y apoyo técnico.

El Ministerio Federal de Finanzas (BMF) tiene previsto introducir un sistema de informe electrónico para ventas nacionales entre empresas B2B en una fecha posterior para estandarizar los informes.

¿Cómo pueden las empresas cumplir con la normativa de facturación electrónica?

A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas «business to business» (B2B) nacionales deberán recibir y procesar facturas electrónicas. Después de los períodos de transición definidos, también será obligatoria la emisión de una factura electrónica estándar (en lugar de una factura electrónica en papel o no estándar).

• En 2025 y 2026, además de las facturas electrónicas, se aceptarán facturas electrónicas no estándares y facturas en papel.
  
• En 2027, esto solo se aplicará a las empresas con una facturación total inferior a €800.000 en 2026.
  
• A partir de 2028, solo se podrán emitir facturas electrónicas.
  

La facturación electrónica obligatoria implica que las empresas deben crear, enviar y recibir sus facturas B2B en un formato estructurado y legible por máquina para permitir el procesamiento electrónico. Entre las pocas excepciones se encuentran las facturas de pequeño valor con un importe inferior a €250, como los recibos de combustible o los recibos de hostelería. Y también las facturas de transacciones libres de impuestos y las facturas de billetes de viaje (consulta el artículo 34 de la Ordenanza de Aplicación del Impuesto al Valor Agregado (IVA) de Alemania (UStDV)). No obstante, estas empresas emisoras de facturas deben ser capaces de recibir y procesar facturas electrónicas.

A continuación, veremos la información específica que debe incluir una nueva factura electrónica y el formato en el que debe crearse o transmitirse.

¿Cómo se crean las facturas electrónicas?

Para crear una factura electrónica, necesitarás software de facturación o un servicio en línea que permita crear facturas en el formato electrónico especificado.

Los elementos importantes de una factura electrónica incluyen:

• Emisor de la factura, incluido el número fiscal, y destinatario
  
• Número único de factura
  
• Fecha de la factura
  
• Descripción de los bienes o servicios suministrados
  
• Importes e impuestos
  

Su software de facturación debe ser capaz de generar facturas que cumplan con los requisitos legales y, al mismo tiempo, transmitirlas electrónicamente de manera segura. El formato XML ha demostrado ser especialmente útil para la facturación electrónica, ya que proporciona una forma estructurada y estandarizada de intercambiar datos de facturas.

Guía paso a paso para crear una factura electrónica en formato XML

• Abre tu plantilla XML: Inicia el software de procesamiento de texto que desees y abre la plantilla XML de factura electrónica. Esta plantilla ya debería contener la estructura básica, como las etiquetas para el encabezado de la factura, la información del cliente, la información del producto y los detalles del pago.
  
• Completa los campos obligatorios: Completa todos los campos obligatorios con la información adecuada. Por lo general, esto incluye detalles como la fecha de la factura, el número de factura, el nombre y la dirección del cliente, las descripciones de los productos, las cantidades, los precios unitarios y el importe total.
  
• Verifica que la información sea correcta: Una vez que hayas ingresado toda la información, revisa cuidadosamente los datos para asegurarte de que sean precisos. Asegúrate de que todos los importes se hayan calculado correctamente y de que todos los datos relevantes estén completos y sean correctos.
  
• Valida el archivo XML: Utiliza una herramienta de validación XML o una función similar en tu software de procesamiento de textos para confirmar que tu archivo XML cumpla las normas requeridas. Esto es clave para garantizar que la factura se procese y acepte correctamente.
  
• Guarda el archivo XML: Una vez que hayas confirmado que tu factura electrónica XML es correcta y está completa, guarda el archivo en tu computadora o en el almacenamiento en la nube. Asegúrate de usar un nombre de archivo descriptivo que identifique claramente la factura.
  

¿Qué requisitos deben cumplir las empresas para la facturación electrónica?

La primera pregunta es si los datos de las facturas se pueden traducir a una factura electrónica o a un formato XML con el software actual de tu empresa. Si esto no se puede hacer, es mejor usar otro software o una herramienta generadora en línea.

Además, se debe tomar una decisión fundamental en cuanto a si la empresa quiere enviar facturas XRechnungen o ZUGFeRD invoices. Mientras que ZUGFeRD combina datos estructurados con un PDF visual, XRechnung se basa exclusivamente en datos estructurados.

La forma en que envías las facturas también es importante. Si necesita enviar varias facturas a organizaciones, el correo electrónico no es la mejor opción. Una opción es utilizar PEPPOL: utilizando PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), desarrollado por la UE, que permite configurar múltiples enlaces con organizaciones desde un único punto de acceso.

Para integrar esta nueva tecnología en el proceso contable, se deben determinar los requisitos técnicos y brindar capacitación adecuada a los empleados. Según el tamaño de la empresa y de sus sistemas contables, la transición puede ser costosa y llevar mucho tiempo, por lo que las empresas deben comenzar el proceso con mucha antelación.

¿Qué impacto tiene la ley de facturación electrónica obligatoria en las empresas?

La introducción de la obligatoriedad de la facturación electrónica presenta tanto oportunidades como desafíos, ya que obliga a las empresas a reevaluar y actualizar sus sistemas y procesos para cumplir con los nuevos requisitos legales.

Si bien la transición puede implicar costos y esfuerzos, los beneficios a largo plazo de una mayor eficiencia, reducción de costos, sostenibilidad ambiental y mejor cumplimiento son de gran importancia. La facturación electrónica marca un paso clave en la digitalización y promueve prácticas comerciales sostenibles. Sin embargo, las organizaciones deben planificar y gestionar cuidadosamente los desafíos iniciales para garantizar una transición sin inconvenientes.

Estas son algunas de las principales implicaciones y ajustes que las empresas deben tener en cuenta como resultado de la obligatoriedad de la facturación electrónica:

• Requisitos de cumplimiento: Las empresas deben asegurarse de que sus procesos y sistemas de facturación y contabilidad cumplan con los requisitos técnicos y legales, incluido el cumplimiento de formatos especificados como ZUGFeRD o XRechnung en Alemania. Dadas las estrictas leyes de protección de datos en Alemania, las empresas deben asegurarse de que el procesamiento de sus facturas electrónicas cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y otras regulaciones relevantes de protección de datos.
  
• Transformación digital: Es posible que las empresas necesiten invertir en sistemas de TI nuevos o mejorados para crear, enviar y recibir facturas electrónicas. Esto incluye actualizaciones de software y, posiblemente, compras de hardware. Las soluciones de facturación electrónica deben ser compatibles con los sistemas contables y de planificación de recursos empresariales (enterprise resource planning, ERP) existentes para garantizar un procesamiento sin interrupciones.
  
• Mayor eficiencia: Las facturas electrónicas se pueden procesar más rápido que las facturas en papel, lo que acelera todo el proceso contable. Esto conduce a un procesamiento de pagos más rápido y puede mejorar la liquidez. Mediante el uso de facturas electrónicas, se pueden automatizar muchos procesos, lo que reduce los errores manuales y aumenta la eficiencia.
  
• Sostenibilidad: La transición a las facturas electrónicas contribuye a la sostenibilidad de las empresas al reducir el consumo de papel y, por lo tanto, también disminuye la huella ecológica de la empresa.
  
• Aumento de la satisfacción del cliente: Las empresas pueden aumentar la satisfacción del cliente a través de procesos de facturación más eficientes y precisos. Las empresas que se adaptan rápidamente a los estándares digitales pueden obtener una ventaja sobre sus competidores menos ágiles.
  
• Formación de los empleados: Es posible que las empresas deban invertir en capacitación para asegurarse de que sus empleados estén familiarizados con los nuevos sistemas y procesos.
  

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de enviar facturas electrónicas?

El envío digital de facturas es cada vez más popular. Presenta ventajas y desventajas que son de importancia para empresas y organizaciones públicas de todos los tamaños.

Ventajas

• Los pagos se reciben más rápido: Las facturas electrónicas llegan al destinatario al instante, agilizando todo el proceso de pago. Muchos sistemas también ofrecen una opción de pago con un solo clic, lo que reduce aún más los tiempos de pago.
  
• Ahorro de costos: El envío de facturas electrónicas elimina los costos de impresión y franqueo. Además, el procesamiento electrónico puede ahorrar horas de trabajo que, de otro modo, se dedicarían a tareas manuales.
  
• Mayor eficiencia: Crear, enviar y procesar facturas digitalmente mejora la eficiencia contable. Se reducen los errores causados por el ingreso manual de datos y se acelera el proceso general.
  
• Responsabilidad ambiental: Eliminar el papel ayuda a proteger el medio ambiente y les permite a las empresas reducir su huella de carbono.
  
• Mejor trazabilidad: Las facturas electrónicas son más fáciles de almacenar, archivar y recuperar cuando se necesitan. Esto simplifica la contabilidad y facilita el cumplimiento de los requisitos legales de archivo.
  
• Mayor seguridad: Muchos sistemas de facturación electrónica cuentan con funcionalidades de seguridad avanzadas que reducen el riesgo de fraude y pérdida. Las firmas digitales y el cifrado garantizan la autenticidad e integridad de las facturas.
  

Desventajas

• Requisitos técnicos: Es posible que las empresas necesiten invertir en software o servicios.
  
• Resistencia al cambio: Los clientes o proveedores pueden ser reacios a abandonar las facturas en papel.
  
• Problemas de compatibilidad: Dado que existen múltiples estándares y formatos, pueden surgir problemas de compatibilidad entre los sistemas emisor y receptor, lo que dificulta el intercambio de facturas electrónicas.
  
• Problemas de seguridad: A pesar de los altos estándares de seguridad, persiste la preocupación por la privacidad, la seguridad de los datos y el riesgo de ciberataques. Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas cuenten con las últimas funciones de seguridad.
  
• Requisitos normativos: Cumplir con el marco legal para la facturación electrónica, que incluye requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad, puede resultar complejo. Además, los requisitos legales varían de un país a otro.
  

¿Cuáles son los requisitos para que las facturas electrónicas sean válidas?

Las facturas electrónicas deben cumplir ciertos requisitos legales y técnicos para considerarse válidas. Estos criterios son clave para garantizar que las autoridades fiscales acepten las facturas electrónicas y que los datos que contienen se consideren auténticos e inalterados.

• Autenticidad de origen
  La autenticidad del origen es la garantía de la identidad del proveedor o emisor de la factura. Esto puede lograrse de diversas maneras, como las firmas digitales, el intercambio electrónico de datos (EDI) o mediante un proceso de verificación interna para establecer un registro de auditoría fiable entre una factura y la entrega asociada de bienes o servicios.

• Integridad del contenido
  La integridad del contenido significa que el contenido de la factura no se ha alterado después de su envío. Las firmas digitales o procedimientos EDI también proporcionan procesos para garantizar que los datos de las facturas no puedan modificarse.

• Legibilidad
  Una persona debe poder leer fácilmente una factura electrónica. Esto significa que la factura debe proporcionarse en un formato que las partes interesadas puedan leer, como un documento PDF. La legibilidad debe garantizarse durante todo el período de retención legal.

• Cumplimiento de los requisitos legales
  Las facturas electrónicas deben cumplir los mismos requisitos legales que se aplican a las facturas en papel. Esto incluye información como la fecha de emisión; el número único de factura; el número de identificación fiscal del proveedor de servicios o número de identificación del impuesto al valor agregado (IVA); el nombre completo y la dirección del proveedor de servicios y del destinatario; la cantidad y el tipo de bienes suministrados o el alcance y el tipo de servicio prestado; remuneración; monto del impuesto adeudado; tasa impositiva aplicable; o aviso de exención de impuestos.

• Almacenamiento y archivo
  Tanto el emisor como el receptor de la factura electrónica deben conservarla durante el plazo exigido por ley (en muchos países, es de 10 años). Las facturas deben almacenarse de manera que se garantice que sean accesibles dentro de un período de tiempo razonable y que se mantengan los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad durante todo el período de almacenamiento.

• Consentimiento del destinatario
  En muchas jurisdicciones, se requiere el consentimiento previo del destinatario para enviar facturas electrónicas en lugar de facturas en papel. Este consentimiento puede ser expreso o implícito, pero debe cumplir con los requisitos legales.

¿Cómo cumplen las empresas con las leyes sobre el archivo de facturas electrónicas?

El archivo de facturas electrónicas debe cumplir los requisitos legales, incluido el cumplimiento del mantenimiento de los períodos de retención y la garantía de legibilidad durante todo el período de retención. Las organizaciones deben asegurarse de que las facturas electrónicas se almacenen de manera que puedan recuperarse en cualquier momento y, si es necesario, presentarse en un formato que corresponda a los documentos originales.

Estas regulaciones están diseñadas para garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de los documentos electrónicos durante un período de tiempo específico. Los requisitos específicos pueden variar de un país a otro, pero, por lo general, hay ciertos principios básicos que son estandarizados.

Aspectos clave de las leyes de archivo de facturas electrónicas

• Autenticidad e integridad
  El archivo debe garantizar que la autenticidad (origen verdadero) y la integridad (contenido inalterado) de las facturas electrónicas se mantengan durante todo el período de retención. Esto significa que debe ser posible demostrar que las facturas provienen del remitente previsto y no se han modificado desde su emisión. Son fundamentales las tecnologías como las firmas digitales o los sistemas de archivo especializados, que garantizan un almacenamiento sin alteraciones

• Legibilidad y accesibilidad
  Las facturas electrónicas deben archivarse en un formato legible por humanos durante todo el período de retención. Además, las facturas deben estar disponibles para su revisión y auditoría dentro de un período de tiempo razonable. Esto a menudo requiere soluciones de software especializadas para garantizar que los documentos permanezcan legibles y puedan recuperarse fácilmente con el tiempo.

• Plazos de retención
  El período de retención legal para las facturas electrónicas varía según el país, pero en Alemania es de 10 años. Durante este período, las empresas deben poder proporcionar todas las facturas archivadas a las autoridades fiscales si así lo solicitan. Para conocer los plazos y requisitos exactos, ponte en contacto con la autoridad fiscal local o con un asesor fiscal.

• Protección de datos
  Es importante cumplir con la normativa de protección de datos al archivar facturas electrónicas. La información de identificación personal presente en las facturas debe protegerse de acuerdo con las leyes de protección de datos pertinentes, como el RGPD de la Unión Europea. Esto incluye medidas de seguridad de datos y restricciones sobre la accesibilidad y el procesamiento de estos datos.

• Medidas técnicas y organizativas
  Las organizaciones deben tomar medidas técnicas y organizativas para cumplir con la normativa de archivo. Esto incluye la selección de los sistemas de archivo adecuados, la supervisión de la seguridad de los datos y la protección contra la pérdida de datos. La implementación de un sistema de gestión documental sólido suele ser un paso importante para cumplir con estos requisitos.

Cómo funciona la facturación electrónica con Stripe Invoicing y Stripe Billing

Stripe Billing y Stripe Invoicing no pueden crear ni enviar facturas electrónicas sin la integración adicional de aplicaciones de facturación electrónica. En cambio, Stripe admite la creación y el envío de facturas electrónicas a través de aplicaciones asociadas de Stripe Invoicing y Stripe Billing, que no requieren ningún código y son muy fáciles de configurar, por ejemplo, con Billit.

Después de instalar una aplicación de facturación electrónica, puedes configurarla para que envíe facturas electrónicas a tus clientes, ya sea de forma automática a través de la API o manualmente a través del Dashboard de Stripe. Además, las aplicaciones también ofrecen soporte para requisitos similares en muchas otras regiones.

Obtén más información sobre cómo se integran y cómo funcionan las aplicaciones de facturación electrónica, así como la aplicación Billit en Stripe App Marketplace que pueden ayudarte con estos requisitos.