Nell'era digitale gli imprenditori, i lavoratori autonomi e i fondatori sono alla continua ricerca di ottimizzare e digitalizzare i loro processi. La fatturazione elettronica si è dimostrata un metodo efficace per risparmiare tempo e risorse, riducendo anche in modo significativo gli oneri amministrativi. In questo articolo trovi che cos'è una fattura elettronica, come crearne una, i pro e i contro e i requisiti legali da soddisfare.

Contenuto dell'articolo

• Che cosa sono le fatture elettroniche?
  
• XRechnung: lo standard tedesco di fatturazione elettronica
  
• Come si crea una fattura elettronica?
  
• Quali sono i pro e i contro della fatturazione elettronica?
  
• Come deve essere una fattura elettronica valida?
  
• Come mantenere la conformità alle leggi sull'archiviazione con la fatturazione elettronica
  

Che cosa sono le fatture elettroniche?

Una fattura elettronica, anche detta e-invoice, è una fattura creata, inviata e ricevuta in formato elettronico. Questo formato sostituisce le tradizionali fatture cartacee con documenti digitali che possono essere condivisi online. Le fatture elettroniche contengono le stesse informazioni delle controparti fisiche, ovvero i dettagli del prodotto o servizio, oltre a prezzi, imposte e dati di pagamento, ma sono più facili da elaborare, salvare e archiviare.

In diversi Paesi la fatturazione elettronica viene incoraggiata tramite legislazione, perché contribuisce a contrastare le frodi e l'evasione fiscale. Offre anche molti altri vantaggi. Per essere considerate richieste ufficiali di pagamento, le fatture elettroniche devono soddisfare specifici requisiti di carattere legale.

XRechnung: lo standard tedesco di fatturazione elettronica

XRechnung è uno standard per la fatturazione elettronica in Germania, sviluppato specificamente per il settore pubblico. Si tratta di un formato digitale standardizzato per l'invio di fatture, volto a migliorare l'efficienza, ridurre gli errori e velocizzare l'elaborazione. XRechnung rientra nelle iniziative di digitalizzazione della pubblica amministrazione e soddisfa i requisiti della Direttiva dell'Unione Europea 2014/55/EU sulla promozione della fatturazione elettronica negli appalti pubblici.

Lo standard XRechnung specifica una serie di dati strutturati che è necessario includere in una fattura elettronica per consentirne l'elaborazione automatizzata senza variazioni nel mezzo. Si tratta ad esempio di informazioni come l'emittente della fattura, il destinatario, il periodo della prestazione, l'importo e i dati sulle imposte. Lo standard supporta l'uniformità a livello semantico e sintattico, il che significa che i dati vengono inviati in una struttura predefinita e anche in un formato chiaro e leggibile dal computer.

Lo standard XRechnung è particolarmente rilevante per i fornitori di beni e servizi che collaborano con la pubblica amministrazione tedesca. A partire dal 27 novembre 2020, tutti gli enti pubblici aggiudicatori in Germania devono ricevere ed elaborare le fatture in formato elettronico, ad esempio tramite XRechnung. Sarà così possibile aumentare la trasparenza e l'efficienza nel settore pubblico, oltre a contribuire a incrementare l'uso e l'accettazione di fatture elettroniche nel business.

Come si crea una fattura elettronica?

Per creare una fattura elettronica, è necessario affidarsi a un software di fatturazione o a un servizio online che consenta di usare il formato elettronico predefinito.

Gli elementi importanti di una fattura elettronica includono:

• Emittente della fattura, con identificativo fiscale, e destinatario
  
• Numero univoco della fattura
  
• Data della fattura
  
• Descrizione dei beni o servizi forniti
  
• Importi e imposte
  

Il software dovrà essere in grado di generare fatture che soddisfano i requisiti legali e di inviarle tramite mezzi elettronici in completa sicurezza. Per le fatture elettroniche, il formato XML si è rivelato particolarmente efficace, in quanto offre un metodo strutturato e standardizzato per lo scambio di dati.

Guida dettagliata alla creazione di una fattura elettronica in XML

• Apri il modello XML: avvia la tua applicazione preferita di elaborazione testo e apri il modello XML per le fatture elettroniche. Questo modello dovrebbe già contenere le strutture di base, ad esempio i tag per l'intestazione, le informazioni sul cliente e sui prodotti e i dati di pagamento.
  
• Compila i campi obbligatori: compila tutti i campi obbligatori dell'intero modello con le informazioni appropriate. In genere dovrai immettere dati come la data della fattura, il numero, il nome e l'indirizzo del cliente, la descrizione dei prodotti, le quantità, i prezzi unitari e il prezzo totale.
  
• Verifica l'accuratezza dei dati: dopo aver immesso tutte le informazioni, verifica con attenzione che siano accurate. Assicurati che tutti gli importi siano stati calcolati correttamente e che i dati pertinenti siano stati immessi in modo accurato e completo.
  
• Convalida il file XML: usa uno strumento di convalida XML o una funzionalità simile del software di elaborazione testo per verificare che il file XML soddisfi gli standard richiesti. Si tratta di un passaggio importante per assicurarti che la fattura verrà accettata ed elaborata correttamente.
  
• Salva il file XML: quando hai la certezza che la fattura elettronica in XML sia corretta e completa, salva il file nel computer o in una risorsa di archiviazione su cloud. Assicurati di usare un nome file significativo che identifichi chiaramente la fattura.
  

Quali sono i pro e i contro della fatturazione elettronica?

L'invio di fatture in formato digitale è un metodo sempre più diffuso. Questo sviluppo presenta pro e contro che si applicano alle attività e agli enti pubblici di ogni dimensione.

Pro

• Risparmio sui costi: l'invio di fatture elettroniche elimina i costi di stampa e spedizione. L'elaborazione delle fatture in digitale consente anche di risparmiare ore di lavoro che verrebbero altrimenti spese in attività manuali.
  
• Ricezione più rapida dei pagamenti: le fatture elettroniche raggiungono immediatamente i destinatari, accelerando il processo di pagamento. Diversi sistemi consentono di effettuare i pagamenti con un clic, cosa che può abbreviare ulteriormente i tempi.
  
• Maggiore efficienza: la creazione, l'invio e l'elaborazione di fatture in formato digitale garantiscono operazioni contabili più efficienti. Gli errori dovuti all'immissione manuale dei dati si riducono e l'intero processo è più veloce.
  
• Eco-compatibilità: eliminando la carta contribuisci a proteggere l'ambiente e a ridurre l'impronta carbonica della tua attività.
  
• Maggiore tracciabilità: le fatture elettroniche possono essere salvate e archiviate più facilmente e possono essere recuperate quando è necessario. La gestione dei libri contabili risulta così semplificata ed è più facile mantenere la conformità ai requisiti legali di conservazione.
  
• Maggiore sicurezza: molti sistemi di fatturazione elettronica offrono misure di sicurezza avanzate per ridurre il rischio di frodi e perdite. Le firme digitali e la crittografia garantiscono l'autenticità e l'integrità delle fatture.
  

Contro

• Requisiti tecnici: le attività dovranno investire in software o servizi appropriati.
  
• Resistenza al cambiamento: i clienti o i fornitori potrebbero essere riluttanti ad abbandonare le fatture cartacee.
  
• Problemi di compatibilità: standard e formati diversi possono generare problemi di compatibilità tra i sistemi del mittente e del destinatario, che avrebbero quindi difficoltà a scambiarsi le fatture elettroniche.
  
• Timori sulla sicurezza: nonostante gli standard elevati di sicurezza, permangono timori riguardo alla protezione dei dati, alla sicurezza e al rischio di attacchi informatici. Le attività devono assicurarsi che i loro sistemi siano aggiornati con la tecnologia di ultima generazione.
  
• Requisiti legali: la conformità ai requisiti legali delle fatture elettroniche, in termini di autenticità, integrità e leggibilità, può essere complicata da rispettare. Inoltre, i requisiti legali variano a seconda del Paese.
  

Nonostante questi svantaggi, i pro della fattura elettronica superano i contro per la maggior parte di attività ed enti pubblici. La digitalizzazione in corso e i miglioramenti delle soluzioni tecniche continuano a ridurre gli ostacoli al cambiamento, quindi sono sempre più numerose le attività che scelgono la fatturazione elettronica.

Come deve essere una fattura elettronica valida?

Perché siano valide, le fatture elettroniche devono soddisfare i seguenti requisiti di carattere tecnico e legale. Questi criteri garantiscono che le fatture elettroniche verranno accettate dalle autorità finanziarie e che i dati al loro interno siano attendibili e inalterati.

• Autenticità dell'origine
  Per autenticità dell'origine si intende la certezza che la fattura provenga dal mittente specificato. A questo scopo è possibile adottare metodi diversi, tra cui le firme digitali e l'EDI (Electronic Data Interchange), oppure usare una procedure di verifica interna per stabilire una traccia affidabile tra una fattura e la fornitura di beni o servizi.

• Integrità del contenuto
  Per integrità del contenuto si intende che il contenuto della fattura non è stato alterato dopo l'invio. Le firme digitali o i processi EDI forniscono anche meccanismi per garantire che i dati della fattura rimangano inalterati.

• Leggibilità della fattura
  Una fattura elettronica deve essere leggibile. Questo significa che deve essere in un formato che consenta alle parti interessate di visualizzarla, ad esempio un documento PDF. La leggibilità deve essere garantita per l'intero periodo di conservazione richiesto per legge.

• Conformità alle normative
  Le fatture elettroniche devono soddisfare gli stessi requisiti legali di quelle cartacee. Devono quindi includere dati come la data di emissione, un numero univoco, il numero di identificazione fiscale del fornitore di servizi o il numero di partita IVA, il nome e l'indirizzo completi del fornitore di servizi e del destinatario, la quantità e il tipo di beni consegnati o l'ambito e la natura del servizio fornito, il pagamento dovuto con l'importo dell'imposta e l'aliquota fiscale applicabile o la notifica di esenzione fiscale.

• Conservazione e archiviazione
  L'emittente e il destinatario di una fattura elettronica sono tenuti a conservare la fattura per il periodo richiesto per legge, che in molti Paesi è di 10 anni. Il sistema di archiviazione deve consentire l'accesso alle fatture entro un periodo di tempo ragionevole ed è necessario soddisfare i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità di cui sopra per l'intero periodo di conservazione.

• Consenso del destinatario
  In molti sistemi legali, per avere la possibilità di inviare fatture elettroniche invece di copie cartacee è necessario il previo consenso del destinatario. Il consenso può essere fornito in modo esplicito o tacito, ma deve essere conforme alle disposizioni di legge.

Come mantenere la conformità alle leggi sull'archiviazione con la fatturazione elettronica

L'archiviazione delle fatture elettroniche deve rispettare la conformità alla legge, tra cui le normative riguardanti i periodi di conservazione e la garanzia di leggibilità per l'intero periodo. Le attività devono assicurarsi che le fatture elettroniche vangano archiviate in un modo che consenta di accedervi in qualsiasi momento e di visualizzarle in un formato corrispondente a quello del documento originale.
Queste normative sono volte a garantire l'autenticità, l'integrità e la leggibilità dei documenti elettronici in un periodo di tempo definito. I requisiti esatti variano in base al Paese, ma alcuni principi di base sono ampiamente standardizzati.

Principali aspetti delle leggi sull'archiviazione di documenti elettronici

• Autenticità e integrità
  Il sistema di archiviazione deve garantire che l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto vengano preservate per l'intero periodo di conservazione. Questo significa che deve essere possibile dimostrare che le fatture provengono effettivamente dal mittente specificato e che il contenuto non è stato alterato dopo l'emissione. A questo scopo, tecnologie come le firme digitali o i sistemi di archiviazione specializzati, che salvano i file in uno stato non modificabile, rivestono un ruolo centrale.

• Leggibilità e accessibilità
  Le fatture elettroniche devono essere archiviate in un formato che garantisca che il file rimarrà leggibile per l'intero periodo di conservazione. Le fatture devono anche essere rese disponibili per ispezioni e controlli entro un periodo di tempo ragionevole. A questo scopo, è spesso necessario software specializzato che faciliti la leggibilità a lungo termine e il recupero rapido dei documenti.

• Periodi di conservazione
  I periodi di conservazione legale per le fatture elettroniche menzionati sopra variano in base al Paese. In Germania questo periodo è di 10 anni. Durante questo periodo, le attività devono essere in grado di fornire tutte le fatture archiviate alle autorità finanziarie su richiesta. Contatta l'autorità fiscale appropriata o un consulente fiscale per informazioni sulle scadenze e sui requisiti esatti.

• Privacy dei dati
  Per l'archiviazione di fatture elettroniche, è anche necessario rispettare le normative in materia di protezione dei dati. Le informazioni sull'identità contenute nelle fatture devono essere protette in base alla legge applicabile sulla protezione dei dati, ad esempio il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) nell'Unione Europea. È necessario adottare misure di sicurezza e applicare restrizioni sull'accesso e sull'elaborazione dei dati.

• Misure di carattere tecnico e organizzativo
  Le attività devono adottare misure di carattere tecnico e organizzativo per garantire la conformità alle normative sull'archiviazione. Devono quindi scegliere sistemi di archiviazione adatti, controllare regolarmente la sicurezza dei dati e proteggerli da perdite. L'implementazione di un sistema affidabile di gestione documentale è spesso un passaggio importante per soddisfare questi requisiti.

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