Im digitalen Zeitalter suchen Unternehmer/innen, Selbstständige und Gründer/innen ständig nach Wegen, ihre Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Die E-Rechnung, eine Form der elektronischen Rechnungsstellung, hat sich als effektive Methode bewährt, um nicht nur Zeit und Ressourcen zu sparen, sondern auch um den Verwaltungsaufwand erheblich zu reduzieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine E-Rechnung ist, wie man sie erstellt, ihre Vor- und Nachteile sowie mehr über die gesetzlichen Anforderungen, die Sie beachten sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine E-Rechnung?
  
• XRechnung – die deutsche Lösung für E-Rechnungen
  Wie erstellt man eine E-Rechnung?
  
• Was sind die Vor- und Nachteile des elektronischen Rechnungsversands?
  
• Was sind die Anforderungen für die Gültigkeit elektronischer Rechnungen?
  
• So können Sie die Archivierungsgesetze für elektronische Rechnungen einhalten
  

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung, oft kurz E-Rechnung genannt, ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht es, traditionelle Papierrechnungen durch digitale Dokumente zu ersetzen, die über das Internet übermittelt werden. E-Rechnungen enthalten dieselben Informationen wie ihre physischen Gegenstücke, wie Details zu Produkten oder Dienstleistungen, Preisen, Steuern und Zahlungsinformationen, sind aber aufgrund ihrer digitalen Natur einfacher zu verarbeiten, zu speichern und zu archivieren.

Auch in vielen anderen Ländern wird die Einführung elektronischer Rechnungen durch gesetzliche Vorgaben gefördert, da sie neben vielen Vorteilen auch die Bekämpfung von Betrug und Steuerhinterziehung unterstützen. Um als offizielle Zahlungsaufforderung zu gelten, müssen elektronische Rechnungen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen.

XRechnung – die deutsche Lösung für E-Rechnungen

XRechnung bezeichnet einen Standard für die elektronische Rechnungsstellung, der speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Es handelt sich dabei um ein einheitliches, digitales Format für die Übermittlung von Rechnungsdaten, das die Effizienz verbessern, Fehler reduzieren und die Verarbeitung von Rechnungen beschleunigen soll. XRechnung ist Teil der Bemühungen um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen.

Der XRechnungsstandard definiert eine Reihe von strukturierten Daten, die in einer elektronischen Rechnung enthalten sein müssen, um eine automatisierte und medienbruchfreie Verarbeitung zu ermöglichen. Dazu gehören Informationen wie Rechnungsstellende, Rechnungsempfangende, Leistungszeitraum, Rechnungsbetrag und Steuerangaben. Der Standard unterstützt sowohl die semantische als auch die syntaktische Einheitlichkeit, was bedeutet, dass die Daten nicht nur in einer festgelegten Struktur, sondern auch in einem eindeutigen, maschinenlesbaren Format übermittelt werden.

Die Verwendung von XRechnung ist insbesondere für Lieferantinnen und Lieferanten und Dienstleister/innen relevant, die Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebenden in Deutschland haben. Seit dem 27. November 2020 ist es für alle öffentlichen Auftraggebende in Deutschland verpflichtend, Rechnungen in einem elektronischen Format, wie z. B. XRechnung, zu empfangen und zu verarbeiten. Dies soll nicht nur die Transparenz und Effizienz im öffentlichen Sektor erhöhen, sondern auch zur weiteren Verbreitung und Akzeptanz elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr beitragen.

Wie erstellt man eine E-Rechnung?

Um eine E-Rechnung zu erstellen, benötigt man eine Rechnungssoftware oder einen Online-Dienst, der die Erstellung von Rechnungen im vorgegebenen elektronischen Format ermöglicht.

Wichtige Elemente einer E-Rechnung umfassen:

• Rechnungsstellende, inklusive Steuernummer, und -empfangende
  
• Eindeutige Rechnungsnummer
  
• Datum der Rechnungsstellung
  
• Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
  
• Beträge und Steuern
  

Die Software sollte in der Lage sein, Rechnungen zu generieren, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, und sie über sichere elektronische Wege zu übermitteln. Bewährt hat sich bei E-Rechnungen das XML-Format. Es bietet eine strukturierte und standardisierte Methode für den Austausch von Rechnungsdaten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer E-Rechnung im XML-Format

• Öffnen Sie Ihre XML-Vorlage: Starten Sie Ihre bevorzugte Textverarbeitungssoftware und öffnen Sie die XML-Vorlage für E-Rechnungen. Diese Vorlage sollte bereits grundlegende Strukturen enthalten, wie z. B. Tags für den Rechnungskopf, Kundeninformationen, Produktinformationen und Zahlungsdetails.
  
• Füllen Sie die erforderlichen Felder aus: Gehen Sie die Vorlage durch und füllen Sie alle erforderlichen Felder mit den entsprechenden Informationen aus. Dies umfasst normalerweise Angaben wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kundenname und -adresse, Produktbeschreibungen, Mengen, Einzelpreise und Gesamtbetrag.
  
• Überprüfen Sie die Richtigkeit der Daten: Nachdem Sie alle Informationen eingegeben haben, überprüfen Sie sorgfältig die Richtigkeit der Daten. Stellen Sie sicher, dass alle Beträge korrekt berechnet wurden und dass alle relevanten Details vollständig und genau sind.
  
• Validieren Sie die XML-Datei: Verwenden Sie ein XML-Validierungstool oder eine entsprechende Funktion in Ihrer Textverarbeitungssoftware, um sicherzustellen, dass Ihre XML-Datei den erforderlichen Standards entspricht. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Rechnung ordnungsgemäß verarbeitet und akzeptiert wird.
  
• Speichern Sie die XML-Datei: Sobald Sie sicher sind, dass Ihre E-Rechnung im XML-Format korrekt und vollständig ist, speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer oder in Ihrem Cloud-Speicher. Vergessen Sie nicht, einen aussagekräftigen Dateinamen zu verwenden, der die Rechnung eindeutig identifiziert.
  

Was sind die Vor- und Nachteile des elektronischen Rechnungsversands?

Das Versenden von Rechnungen in digitaler Form setzt sich immer stärker durch. Diese Entwicklung bringt sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich, die für Unternehmen und Behörden aller Größen relevant sind.

Vorteile

• Kosteneinsparungen: Der Versand elektronischer Rechnungen eliminiert die Notwendigkeit für Druck- und Portokosten. Außerdem können durch die digitale Verarbeitung Arbeitsstunden eingespart werden, die sonst für manuelle Aufgaben aufgewendet werden müssten.
  
• Schnellere Zahlungseingänge: Elektronische Rechnungen erreichen die Empfangsstelle sofort, was den gesamten Zahlungsprozess beschleunigen kann. Viele Systeme bieten zudem die Möglichkeit, mit einem Klick zu bezahlen, was die Zahlungsfristen weiter verkürzt.
  
• Verbesserte Effizienz: Die digitale Erstellung, Versendung und Verarbeitung von Rechnungen ermöglichen eine höhere Effizienz im Rechnungswesen. Fehler durch manuelle Eingaben werden reduziert und der Gesamtprozess wird beschleunigt.
  
• Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier trägt zum Umweltschutz bei und unterstützt Unternehmen dabei, ihre ökologischen Fußabdrücke zu verkleinern.
  
• Bessere Nachverfolgbarkeit: Elektronische Rechnungen können leichter gespeichert, archiviert und bei Bedarf wiedergefunden werden. Dies vereinfacht die Buchführung und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
  
• Erhöhte Sicherheit: Viele elektronische Rechnungssysteme bieten fortgeschrittene Sicherheitsmaßnahmen, die das Risiko von Betrug und Verlust reduzieren. Digitale Signaturen und Verschlüsselung sorgen für die Authentizität und Integrität der Rechnungen.
  

Nachteile

• Technische Anforderungen: Notwendigkeit der Investition in entsprechende Software oder Dienste.
  Widerstand bei der Umstellung: Kundschaft oder Lieferantinnen und Lieferanten könnten zögern, von Papierrechnungen abzusehen.
  
• Kompatibilitätsprobleme: Unterschiedliche Standards und Formate können zu Kompatibilitätsproblemen zwischen den Systemen von Sendenden und Empfangenden führen, was den elektronischen Rechnungsaustausch erschwert.
  
• Sicherheitsbedenken: Trotz der hohen Sicherheitsstandards bestehen Bedenken hinsichtlich Datenschutz, Datensicherheit und dem Risiko von Cyberangriffen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme auf dem neuesten Stand der Technik sind.
  
• Rechtliche Anforderungen: Die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Rechnungen, einschließlich der Anforderungen an die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit, kann komplex sein. Zudem variieren die gesetzlichen Anforderungen von Land zu Land.
  

Trotz der genannten Nachteile überwiegen für die meisten Unternehmen und Behörden die Vorteile des elektronischen Rechnungsversands. Durch die fortschreitende Digitalisierung und die Verbesserung der technologischen Lösungen werden die Hürden für die Umstellung zunehmend niedriger, sodass sich immer mehr Unternehmen für den elektronischen Rechnungsversand entscheiden.

Was sind die Anforderungen für die Gültigkeit elektronischer Rechnungen?

Für die Gültigkeit elektronischer Rechnungen müssen die folgenden rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt sein. Diese Kriterien sind entscheidend, um sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen von den Finanzbehörden akzeptiert werden und dass die darin enthaltenen Daten als vertrauenswürdig und unverändert betrachtet werden können.

• Authentizität der Herkunft
  Die Authentizität der Herkunft bezieht sich auf die Sicherheit, dass die Rechnung tatsächlich von dem angegebenen Absender/der angegebenen Absenderin stammt. Dies kann durch verschiedene Mittel gewährleistet werden, einschließlich digitaler Signaturen, elektronischer Datenaustauschverfahren (EDI) oder durch die Anwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung von Gütern oder Dienstleistungen herstellen kann.

• Integrität des Inhalts
  Die Integrität des Inhalts bedeutet, dass der Inhalt der Rechnung nach dem Versand nicht verändert wurde. Digitale Signaturen oder EDI-Verfahren bieten auch hier Mechanismen, um die Unveränderlichkeit der Rechnungsdaten sicherzustellen.

• Lesbarkeit der Rechnung
  Eine elektronische Rechnung muss für das menschliche Auge lesbar sein. Dies bedeutet, dass die Rechnung in einem Format vorliegen muss, das von den betreffenden Parteien eingesehen werden kann, z.B. als PDF-Dokument. Die Lesbarkeit muss über den gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum hinweg gewährleistet sein.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
  Elektronische Rechnungen müssen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, die auch für Papierrechnungen gelten. Dazu gehören Angaben wie Datum der Ausstellung, eindeutige Rechnungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistungserbringers/der Leistungserbringerin, vollständiger Name und Adresse von Leistungserbringer/in und -empfänger/in, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistung, Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag sowie der anzuwendende Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

• Aufbewahrung und Archivierung
  Sowohl Ausstellerin bzw. Aussteller als auch der Empfängerin oder Empfänger der elektronischen Rechnung sind verpflichtet, diese für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum (in vielen Ländern zehn Jahre) aufzubewahren. Die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass die Rechnungen innerhalb einer angemessenen Frist zugänglich sind und die oben genannten Anforderungen an Authentizität, Integrität und Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum erfüllt werden.

• Zustimmung der Empfangsstelle
  In vielen Rechtsordnungen ist die vorherige Zustimmung des Empfängers erforderlich, um elektronische Rechnungen anstatt Papierrechnungen senden zu dürfen. Diese Zustimmung kann ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen, muss aber den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

So können Sie die Archivierungsgesetze für elektronische Rechnungen einhalten

Die Archivierung elektronischer Rechnungen muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, die unter anderem die Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungszeit hinweg betreffen. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass elektronische Rechnungen so gespeichert werden, dass sie jederzeit abrufbar sind und bei Bedarf in einem Format vorgelegt werden können, das den Originaldokumenten entspricht.

Diese Vorschriften zielen darauf ab, die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit elektronischer Dokumente über einen definierten Zeitraum sicherzustellen. Die genauen Anforderungen können je nach Land variieren, doch einige grundlegende Prinzipien sind weitgehend standardisiert.

Überblick über die wesentlichen Aspekte der Archivierungsgesetze für elektronische Rechnungen

• Authentizität und Integrität
  Die Archivierung muss gewährleisten, dass die Authentizität der Herkunft und die Integrität des Inhalts elektronischer Rechnungen über den gesamten Archivierungszeitraum erhalten bleiben. Dies bedeutet, dass nachgewiesen werden kann, dass die Rechnungen tatsächlich von dem angegebenen Absender stammen und dass ihr Inhalt seit der Ausstellung nicht verändert wurde. Technologien wie digitale Signaturen oder spezielle Archivierungssysteme, die eine unveränderliche Speicherung ermöglichen, spielen hierbei eine zentrale Rolle.

• Lesbarkeit und Zugänglichkeit
  Elektronische Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum in einem Format archiviert werden, das eine Lesbarkeit für Menschen sicherstellt. Zugleich muss gewährleistet sein, dass die Rechnungen innerhalb einer angemessenen Frist für Kontrollen und Audits zugänglich gemacht werden können. Hierfür sind oft spezielle Softwarelösungen erforderlich, die eine dauerhafte Lesbarkeit und schnelle Auffindbarkeit der Dokumente ermöglichen.

• Aufbewahrungsfristen
  Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für elektronische Rechnungen variieren je nach Land, in Deutschland liegen sie bei zehn Jahren. Während dieses Zeitraums müssen Unternehmen in der Lage sein, alle archivierten Rechnungen den Finanzbehörden auf Anfrage vorzulegen. Die genauen Fristen und Anforderungen sollten bei der zuständigen Finanzbehörde oder einem Steuerberater erfragt werden.

• Datenschutz
  Beim Archivieren elektronischer Rechnungen müssen auch die Datenschutzbestimmungen beachtet werden. Personenbezogene Daten, die in Rechnungen enthalten sind, müssen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen, wie der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU, geschützt werden. Dies umfasst Maßnahmen zur Datensicherheit sowie Beschränkungen hinsichtlich der Zugänglichkeit und Verarbeitung dieser Daten.

• Technische und organisatorische Maßnahmen
  Unternehmen müssen technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um die Einhaltung der Archivierungsvorschriften sicherzustellen. Dazu gehören die Auswahl geeigneter Archivierungssysteme, die regelmäßige Überprüfung der Datensicherheit und der Schutz vor Datenverlust. Die Implementierung eines verlässlichen Dokumentenmanagementsystems ist oft ein wichtiger Schritt zur Erfüllung dieser Anforderungen.

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