在数字时代，企业主、自由职业者和初创公司不断寻求改善和数字化其流程的方法。电子账单是一种电子账单，已被证明能有效节省时间和资源，同时显著降低行政工作量。

本文将探讨电子账单的定义、创建方式、优缺点，以及您需要了解的法律要求。

目录

• 什么是电子账单？
  
• 关于强制电子账单的法律是什么？
  
• 企业如何遵守电子账单法规？
  
• 如何创建电子账单？
  
• 企业必须满足哪些要求才能开具电子账单？
  
• 关于强制电子账单的法律对企业有什么影响？
  
• 发送电子账单的利弊是什么？
  
• 有效的电子账单有什么要求？
  
• 企业如何遵守电子账单归档法律？
  

什么是电子发票？

电子发票（称为 E-Rechnung 或 e-invoice）是一种以电子格式创建、发送和接收的发票。这种格式使您可以用在线发送的数字文件替代传统纸质发票。电子发票包含与纸质发票相同的信息（详细的产品或服务，价格，税收和支付信息稍等），但由于是数字形式，因此更易于处理、存储和归档。

在许多国家，法律要求鼓励采用电子发票，因为电子发票具有若干优点，有助于打击欺诈和逃税。但要被视为正式的付款请求，电子发票必须满足某些法律要求。

XRechnung：德国电子发票标准

XRechnung 是专为德国公共部门开发的电子发票标准。它是用于传输发票数据的标准化数字格式，旨在提高效率、减少错误和加快发票处理。XRechnung 是数字化公共行政倡议的一部分，符合欧盟指令 2014/55/EU 的要求，该指令促进公共采购中的电子发票要求。

XRechnung 标准规定了一组结构化数据，这些数据必须包含在电子发票中，以便跨不同媒介实现自动化处理而不出错。这些数据包括发票开具方、发票接收方、服务期限、发票金额和税务信息等信息。该标准支持语义和语法的一致性，因此传输的数据采用已定义的结构和清晰的机器可读格式。

XRechnung 对于与德国公共机构进行交易的供应商和服务提供商尤为重要。自 2020 年 11 月 27 日起，德国所有公共招标机构必须以电子格式（如 XRechnung）接收和处理发票。这一措施旨在提高公共部门的透明度和效率，促进电子发票在商业交易中的广泛接受和采用。

关于强制电子账单的法律是什么？

自 2025 年起，德国所有商业对商业 (B2B) 企业将根据《增长机会法》要求以电子账单的形式接收和处理账单。在不同的过渡期后，开具电子账单也将变得强制。这旨在实现端到端的数字处理，提高流程效率，降低账单处理成本。

法律要求严格的安全和数据保护标准，以确保传输数据的完整性和保密性。企业必须确保其系统符合法律要求，以避免潜在的处罚。

为了优化处理，电子账单必须以标准化格式创建。使用广泛采用的通用标准，如 ZUGFeRD 或 XRechnung，可以提高不同会计系统之间的兼容性。

未能遵守法律的公司可能会面临处罚，这些处罚可能包括罚款和参与公共招标的限制。

Stripe 通过 Stripe Invoicing 的应用合作伙伴支持合规的电子账单创建和路由。它们不需要编码，并且易于设置，支持通过应用程序编程接口 (API) 和管理平台进行账单和订阅工作流程，并在各个地区提供类似要求的支持。了解更多关于 Billit 应用程序的信息，请访问 Stripe App Marketplace 或访问我们的合作伙伴 Billit 的网站，以获取有关这些要求的帮助。

中小企业 (SME) 将受益于更长的过渡期和特殊支持措施，帮助他们过渡到电子账单。这些包括信息宣传、财务支持和技术援助。

联邦财政部（Bundesfinanzministerium，或 BMF）计划在未来引入国内 B2B 销售的电子报告系统，以标准化报告。

企业如何遵守电子账单法规？

自 2025 年 1 月 1 日起，所有国内 B2B 企业将被要求接收和处理电子账单。在规定的过渡期结束后，开具标准电子账单（而非纸质或非标准电子账单）也将成为强制性要求。

• 在 2025 年和 2026 年，除了电子账单外，非标准电子账单和纸质账单将被接受。
  
• 到 2027 年，只有在 2026 年报告的总营业额低于 800,000 欧元的企业将被允许开具非标准电子账单和纸质账单。
  
• 从 2028 年起，只能开具电子账单。
  

强制电子账单意味着企业必须以结构化、机器可读的格式创建、发送和接收其 B2B 账单，以便实现电子处理。少数例外情况包括简化账单，如 250 欧元以下的燃料收据或款待收据，以及免税交易和票据的账单（见增值税实施条例第 34 条）。然而，这些开具账单的企业仍必须能够接收和处理电子账单。

以下是新电子账单必须包含的具体信息，以及其创建或传输的格式。

如何创建电子账单？

要创建电子账单，您需要账单软件或在线服务，该软件支持以指定的电子格式创建账单。

电子账单的重要元素包括：

• 账单开具方，包括税号和接收方
  
• 唯一的账单号码
  
• 账单日期
  
• 提供的商品或服务描述
  
• 金额和税款
  

您的账单软件应该能够生成符合法律要求的账单，同时以安全的方式以电子方式传输账单。XML 格式已被证明对电子账单特别有用，因为它提供了一种结构化和标准化的方式来交换账单数据。

创建 XML 格式电子账单的分步指南

• 打开 XML 模板： 启动您选择的文字处理软件，然后打开电子账单 XML 模板。该模板应已包含基本结构，如账单抬头、客户信息、产品信息和付款详细信息的标签。
  
• 填写必填字段： 填写所有必填字段，通常包括账单日期、账单编号、客户姓名和地址、产品描述、数量、单价和总金额等详细信息。
  
• 验证信息的准确性： 输入所有信息后，仔细检查数据以确保其准确。确保所有金额计算正确，所有相关细节完整且正确。
  
• 验证 XML 文件： 使用 XML 验证工具或文字处理软件中的类似功能，确认您的 XML 文件符合所需标准。这对于确保账单正确处理和接受至关重要。
  
• 保存 XML 文件： 确认 XML 电子账单准确且完整后，将文件保存到您的计算机或云存储中。确保使用描述性文件名，以清晰标识该账单。
  

企业必须满足哪些要求才能开具电子账单？

首先需要问的是，账单数据是否可以通过您企业当前的软件转化为电子账单或 XML 格式。如果不能做到，最好使用其他软件或在线生成工具。

此外，您的企业需要决定是发送 XRechnung 账单还是 ZUGFeRD 账单。ZUGFeRD 结合结构化数据与可视化 PDF，而 XRechnung 仅依赖结构化数据。

账单的发送方式也很重要。如果您需要向多个组织发送账单，电子邮件可能不是最佳选择。一种选择是使用 PEPPOL，通过 PEPPOL（泛欧公共采购在线），您可以通过单一接入点与多个组织建立联系。

要将这项新技术整合到会计过程中，必须确定技术要求，并为相关员工提供适当的培训。根据公司的规模及其会计系统，过渡可能会耗费时间和成本，因此企业应提前开始这一过程。

强制性电子发票的法律对企业有什么影响？

引入强制电子发票既带来了机遇，也带来了挑战，要求企业重新评估和更新他们的系统和流程，以满足新的法律要求。

虽然过渡可能涉及成本和努力，但提高效率、降低成本、环境可持续性和改进遵从性的长期利益是显著的。电子发票标志着数字化的关键步骤，并促进可持续的商业实践。然而，组织应仔细规划和管理初期的挑战，以确保顺利过渡。

以下是企业因强制使用电子发票而需考虑的一些主要影响和调整：

• 合规要求：组织必须确保其流程、计费和会计系统符合技术和监管要求，包括符合特定的格式，如在德国为 ZUGFeRD 或 XRechnung 格式。由于德国有严格的数据保护法，企业必须确保其电子发票处理符合通用数据保护条例 (GDPR) 及其他适用的数据保护法规。
  
• 数字转型：企业可能需要投资新的或升级的 IT 系统，以有效创建、发送和接收电子发票。这可能涉及升级软件和购买新硬件。电子发票解决方案必须与现有的会计和企业资源规划 (ERP) 系统兼容，以确保顺利处理。
  
• 提升效率：电子发票的处理速度比纸质发票更快，从而加快整个会计流程。这导致更快的支付处理，并可能提高流动性。电子发票还可以实现许多流程的自动化，从而减少人工错误并提高效率。
  
• 可持续性：改用电子发票有助于通过减少纸张消耗来降低公司的碳排放量，从而实现绿色环保。
  
• 提高客户满意度：企业可以通过更高效、更准确的计费流程来提高客户满意度。快速适应数字标准的公司能够在竞争中占据优势。
  
• 员工培训：企业可能需要投资于培训，以确保员工熟悉新系统和流程。
  

发送电子账单的利弊是什么？

以数字方式发送账单正变得越来越流行。这一发展对各种规模的企业和公共组织都具有相关的优缺点。

优点

• 收款速度更快： 电子账单瞬间送达收件人，加快整个付款流程。许多系统还提供一键付款选项，进一步缩短付款时间。
  
• 节省成本： 发送电子账单消除了印刷和邮资成本。此外，电子处理可以节省原本要花在手动任务上的工作时间。
  
• 提升效率： 以数字化方式创建、发送和处理账单可提高会计效率。手动输入造成的错误减少，整体流程加速。
  
• 环境责任： 消除纸张有助于保护环境，企业可以减少碳足迹。
  
• 提高可追溯性： 电子账单更容易存储、归档和检索。这简化了会计流程，使遵守法律归档要求变得更加容易。
  
• 提高安全性： 许多电子账单系统具有先进的安全功能，降低欺诈和损失的风险。数字签名和加密确保账单的真实性和完整性。
  

缺点

• 技术要求： 企业可能需要投资于软件或服务。
  
• 抵制变革： 客户或供应商可能不愿意放弃纸质账单。
  
• 兼容性问题： 多种标准和格式可能导致发送方与接收方系统之间的兼容性问题，从而使电子账单交换变得困难。
  
• 安全问题： 尽管安全标准很高，但对隐私、数据安全和网络攻击风险的担忧依然存在。企业需要确保其系统具备最新的安全功能。
  
• 监管要求： 遵守电子账单的法律框架（包括真实性、完整性和可读性要求）可能很复杂。此外，法律要求因国家/地区而异。
  

有效的电子发票有哪些要求？

电子发票必须符合某些法律和技术要求才能被视为有效。这些标准是确保电子发票被税务机关接受，并且所包含数据被视为真实和未经更改的关键。

• 来源的真实性
  来源的真实性可保证发票提供方或开具方身份真实可靠。这可以通过多种方式实现，包括数字签名、电子数据交换 (EDI) 或内部验证流程建立可靠的审计追踪。

• 内容完整性
  内容完整性是指发票的内容在发送后未被更改。数字签名或 EDI 程序也提供了确保发票数据不可更改的流程。

• 可读性
  电子发票必须易于人类阅读。这意味着发票必须以相关方可以读取的格式提供，例如 PDF 文档。可读性必须在整个法律保留期间得到保证。

• 遵守法律要求
  电子发票必须遵守适用于纸质发票的相同法律要求。这包括发票的开具日期、唯一发票编号、服务提供商的税号或增值税 (VAT) 号码、服务提供商和接收方的全名和地址、提供的商品数量、种类或者提供服务的范围、种类、酬金、应付税款、适用税率或免税通知。

• 存储和归档
  电子发票的开具方和接收方必须在法律要求的期限内保留发票（在许多国家为 10 年）。发票必须以确保在合理时间内可访问的方式存储，并在整个存储期间保持真实性、完整性和可读性的要求。

• 接收方同意
  在许多司法管辖区，发送电子发票代替纸质发票时，通常需要接收方的事先同意。这种同意可以明示的也可以暗示的，但必须满足法律要求。

企业如何遵守有关电子发票归档的法律？

电子发票的归档必须遵守法律要求，包括遵守维护保留期限和确保在整个保留期间内的可读性。组织必须确保电子发票以一种允许随时检索的方式存储，并在必要时以与原始文档对应的格式呈现。

这些法规旨在确保电子文档在指定时间内的真实性、完整性和可读性。具体要求可能因国家/地区而异，但某些基本原则通常是标准化的。

电子发票归档相关法律的关键方面

• 真实性和完整性
  归档必须确保电子发票的真实性（真实来源）和完整性（内容未经更改）在整个保留期内得到维护。这意味着必须能够证明发票由预期的发送方开具，并且自开具以来未发生变化。诸如数字签名或专业归档系统等技术是确保无篡改存储的关键。

• 可读性和可访问性
  电子发票必须在整个保留期内以人类可读的格式归档。此外，必须能够在合理的时间内提供发票以供审查和审计。这通常需要专门的软件解决方案，以确保文档保持随时可读和易于检索。

• 保留期限
  电子发票的法定保留期限因国家/地区而异，但在德国为 10 年。在此期间，企业必须能够根据要求向税务机关提供所有归档的发票。有关确切的截止日期和要求，请联系当地税务机关或税务顾问。

• 数据保护
  在归档电子发票时，遵守数据保护法规非常重要。发票中包含的个人身份信息必须根据相关数据保护法（如欧盟的 GDPR）进行保护。这包括数据安全措施和对这些数据访问及处理的限制。

• 技术和组织措施
  组织必须采取技术和组织措施来遵守归档法规。这包括选择适当的归档系统、监控数据安全以及防止数据丢失。实施强大的文档管理系统通常是满足这些要求的重要步骤。