Nell'era digitale, gli imprenditori, i lavoratori autonomi e i fondatori cercano continuamente di ottimizzare e digitalizzare i loro processi. La fatturazione elettronica si è dimostrata un metodo efficace per risparmiare tempo e risorse, riducendo notevolmente il lavoro amministrativo. In questo articolo scoprirai cos'è una fattura elettronica, come crearne una, i pro e i contro, e i requisiti legali che dovrai soddisfare in Germania.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è una fattura elettronica?
  
• Quali sono le norme sulla fatturazione elettronica obbligatoria?
  
• Come possono le attività conformarsi alle normative sulla fatturazione elettronica?
  
• Come vengono create le fatture elettroniche?
  
• Quali requisiti devono soddisfare le attività in termini di fatturazione elettronica?
  
• Quale impatto ha sulle attività la legge sull'obbligo di fatturazione elettronica?
  
• Quali sono i pro e i contro dell'invio di fatture elettroniche?
  
• Quali sono i requisiti affinché una fattura elettronica sia valida?
  
• Come fanno le attività a conformarsi alle leggi sull'archiviazione delle fatture elettroniche?
  
• Come funziona la fatturazione elettronica con Stripe Invoicing e Stripe Billing
  

Cos'è una fattura elettronica?

Una fattura elettronica, o e-invoice, è una fattura creata, inviata e ricevuta in un formato elettronico standardizzato e leggibile da una macchina, a differenza dei formati non strutturati come i file PDF inviati via e-mail o le fatture cartacee. Questo formato sostituisce le tradizionali fatture cartacee con documenti digitali che possono essere condivisi online. Le fatture elettroniche contengono le stesse informazioni delle loro controparti fisiche, ad esempio i dettagli del prodotto o servizio, i prezzi, le imposte e i dati di pagamento, ma sono più facili da elaborare, conservare e archiviare.

In diversi paesi, la fatturazione elettronica è incoraggiata dalla legislazione perché aiuta a combattere le frodi e l'evasione fiscale. Offre anche molti altri vantaggi. Per essere considerata una richiesta ufficiale di pagamento, una fattura elettronica deve soddisfare determinati requisiti legali.

XRechnung: la legge tedesca sulla fatturazione elettronica

XRechnung è la legge sulla fatturazione elettronica in Germania, sviluppata specificamente per il settore pubblico. Si tratta di un formato digitale standardizzato per l'invio dei dati delle fatture con l'obiettivo di migliorare l'efficienza, ridurre gli errori e velocizzare l'elaborazione delle fatture. XRechnung fa parte degli sforzi di digitalizzazione delle autorità pubbliche e soddisfa i requisiti della direttiva dell'Unione Europea 2014/55/UE sulla promozione della fatturazione elettronica negli appalti pubblici.

La norma XRechnung specifica un insieme di dati strutturati che devono essere inclusi in una fattura elettronica per consentire l'elaborazione automatizzata senza alcuna modifica del supporto. Ciò include informazioni quali l'emittente e il destinatario della fattura, il periodo di esecuzione, l'importo della fattura e i dati fiscali. La norma supporta sia l'uniformità semantica che sintattica, il che significa che i dati vengono inviati in una struttura predefinita e anche in un formato chiaro e leggibile dalla macchina.

XRechnung è particolarmente importante per i fornitori e i fornitori di servizi che lavorano con le autorità pubbliche tedesche. A partire dal 27 novembre 2020, tutte le autorità pubbliche appaltanti in Germania devono ricevere ed elaborare le fatture in formato elettronico, ad esempio tramite XRechnung. Ciò aumenterà la trasparenza e l'efficienza nel settore pubblico e contribuirà anche a un uso e a un'accettazione più ampi delle fatture elettroniche nelle attività.

Quali sono le norme sulla fatturazione elettronica obbligatoria?

A partire dal 2025, tutte le aziende B2B in Germania saranno obbligate a ricevere ed elaborare fatture elettroniche in formato elettronico ai sensi della legge sulle opportunità di crescita (Wachstumschancengesetzes). Dopo alcuni periodi transitori, anche l'emissione di una fattura elettronica diventerà obbligatoria. Ciò dovrebbe consentire l'elaborazione digitale end-to-end, migliorare l'efficienza dei processi e ridurre i costi di elaborazione delle fatture.

La legge definisce rigorosi standard di sicurezza e protezione dei dati al fine di garantire l'integrità e la riservatezza dei dati trasmessi. Le aziende devono garantire che i loro sistemi soddisfino i requisiti legali per evitare potenziali sanzioni.

Per garantire un'elaborazione fluida, le fatture elettroniche devono essere create in un formato standardizzato. L'utilizzo di norme comuni e diffuse come ZUGFeRD o XRechnung consente una migliore compatibilità tra i diversi sistemi contabili.

Le aziende che non rispettano i requisiti di legge possono incorrere in sanzioni che possono variare da multe a limitazioni alla partecipazione a gare d'appalto pubbliche.

Le piccole e medie imprese (PMI) possono beneficiare di periodi di transizione più lunghi e di misure di sostegno speciali per facilitare il passaggio alla fatturazione elettronica. Si tratta di campagne d'informazione, sovvenzioni finanziarie e assistenza tecnica.

Il Ministero federale delle finanze (BMF) prevede di introdurre un sistema di comunicazione elettronica per le vendite B2B nazionali in un secondo momento al fine di standardizzare la rendicontazione.

Come possono le attività conformarsi alle normative sulla fatturazione elettronica?

A partire dal 1° gennaio 2025, l'emissione e la gestione delle fatture elettroniche diverranno obbligatorie per tutti gli scambi commerciali B2B nazionali. Dopo i periodi transitori definiti, diventerà obbligatoria anche l'emissione di una fattura elettronica standard (anziché di una fattura elettronica cartacea o non standard).

• Nel 2025 e nel 2026, oltre alle fatture elettroniche saranno accettate fatture cartacee e fatture elettroniche non standard.
  
• Nel 2027, questo si applicherà solo alle aziende con un fatturato totale inferiore a 800.000 € nel 2026.
  
• A partire dal 2028 potranno essere emesse solo fatture elettroniche.
  

L'obbligo della fatturazione elettronica impone alle attività di creare, trasmettere e ricevere le fatture B2B in un formato strutturato e leggibile da computer, al fine di ottimizzare i processi di gestione. Tra le poche eccezioni ci sono le fatture di piccolo importo inferiori a 250 €, come le ricevute per carburante o nel settore dell'hospitality, nonché le fatture per le transazioni esentasse e le fatture per i biglietti di viaggio (cfr. art. 34 UStDV). Tuttavia, le attività che emettono fatture devono essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche.

In seguito, daremo un'occhiata alle informazioni specifiche che una nuova fattura elettronica deve includere e al formato in cui deve essere creata o trasmessa.

Come si crea una fattura elettronica?

Per creare una fattura elettronica, è necessario affidarsi a un software di fatturazione o a un servizio online che consenta di usare il formato elettronico predefinito.

Gli elementi importanti di una fattura elettronica includono:

• Emittente della fattura, con identificativo fiscale, e destinatario
  
• Numero univoco della fattura
  
• Data della fattura
  
• Descrizione dei beni o servizi forniti
  
• Importi e imposte
  

Il software dovrà essere in grado di generare fatture che soddisfano i requisiti legali e di inviarle tramite mezzi elettronici in completa sicurezza. Per le fatture elettroniche, il formato XML si è rivelato particolarmente efficace, in quanto offre un metodo strutturato e standardizzato per lo scambio di dati.

Guida dettagliata alla creazione di una fattura elettronica in formato XML

• Apri il modello XML: avvia la tua applicazione preferita di elaborazione testo e apri il modello XML per le fatture elettroniche. Questo modello dovrebbe già contenere le strutture di base, ad esempio i tag per l'intestazione, le informazioni sul cliente e sui prodotti e i dati di pagamento.
  
• Compila i campi obbligatori: compila tutti i campi obbligatori dell'intero modello con le informazioni appropriate. In genere dovrai immettere dati come la data della fattura, il numero, il nome e l'indirizzo del cliente, la descrizione dei prodotti, le quantità, i prezzi unitari e il prezzo totale.
  
• Verifica l'accuratezza dei dati: dopo aver immesso tutte le informazioni, verifica con attenzione che siano accurate. Assicurati che tutti gli importi siano stati calcolati correttamente e che i dati pertinenti siano stati immessi in modo accurato e completo.
  
• Convalida il file XML: usa uno strumento di convalida XML o una funzionalità simile del software di elaborazione testo per verificare che il file XML soddisfi gli standard richiesti. Si tratta di un passaggio importante per assicurarti che la fattura verrà accettata ed elaborata correttamente.
  
• Salva il file XML: quando hai la certezza che la fattura elettronica in XML sia corretta e completa, salva il file nel computer o in una risorsa di archiviazione su cloud. Assicurati di usare un nome file significativo che identifichi chiaramente la fattura.
  

Quali requisiti devono soddisfare le attività in termini di fatturazione elettronica?

La prima domanda è se i dati delle fatture possono essere tradotti in formato elettronico o XML con l'attuale software aziendale. Qualora non si riesca a procedere in tal senso, sarebbe opportuno valutare l'utilizzo di un software o di uno strumento online differente.

Inoltre, è fondamentale che l'attività decida se vuole inviare fatture conformi a XRechnung o ZUGFeRD. Mentre ZUGFeRD combina dati strutturati con un PDF visivo, XRechnung si basa esclusivamente su dati strutturati.

Anche le modalità di invio delle fatture sono importanti. Se devi inviare più fatture, l'e-mail non è l'opzione migliore. Un'opzione è quella di utilizzare PEPPOL: utilizzando PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), sviluppato dall'UE, è possibile creare più collegamenti con le organizzazioni da un unico punto di accesso.

Per integrare questa nuova tecnologia nel processo contabile, è necessario determinare i requisiti tecnici e fornire una formazione adeguata ai dipendenti interessati. A seconda delle dimensioni dell'attività e dei suoi sistemi di contabilità, la transizione può essere costosa e richiedere tempo, quindi le attività dovrebbero iniziare il processo con largo anticipo.

Quale impatto ha sulle attività la legge sull'obbligo di fatturazione elettronica?

L'obbligo di fatturazione elettronica, pur presentando opportunità, impone alle attività un profondo rinnovamento dei propri sistemi e processi, rendendo necessaria una rivisitazione completa per adeguarsi ai nuovi standard legali.

Sebbene la transizione possa comportare costi e sforzi, sono notevoli i vantaggi a lungo termine, come l'aumento dell'efficienza, la riduzione dei costi, la sostenibilità ambientale e il miglioramento della conformità. La fatturazione elettronica segna un passo fondamentale verso la digitalizzazione e promuove pratiche commerciali sostenibili. È quindi fondamentale affrontare questa evoluzione con una strategia ben definita, in modo da trasformare le complessità in vantaggi competitivi.

Di seguito sono illustrate alcune delle principali implicazioni e dei conseguenti adeguamenti che le attività devono adottare in seguito all'introduzione della fatturazione elettronica.

• Requisiti di conformità: Le aziende devono garantire che i loro processi e i loro sistemi di fatturazione e contabilità rispettino i requisiti tecnici e legali, compresa la conformità a formati specifici come ZUGFeRD o XRechnung in Germania. Date le severe leggi in materia di protezione dei dati in Germania, le aziende devono garantire che l'elaborazione delle fatture elettroniche sia conforme al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e ad altre normative applicabili in materia di protezione dei dati.
  
• Trasformazione digitale: Le aziende potrebbero dover investire in sistemi IT nuovi o migliorati per creare, inviare e ricevere fatture elettroniche. Ciò include aggiornamenti software ed eventualmente acquisti di hardware. Le soluzioni di fatturazione elettronica devono essere compatibili con i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) esistenti per garantire un'elaborazione fluida.
  
• Aumento dell'efficienza: Le fatture elettroniche possono essere elaborate più velocemente delle fatture cartacee, il che accelera l'intero processo contabile rendendo più rapida l'elaborazione dei pagamenti e migliorando la liquidità. Utilizzando le fatture elettroniche, molti processi possono essere automatizzati, riducendo gli errori manuali e aumentando l'efficienza.
  
• Sostenibilità: Il passaggio alle fatture elettroniche contribuisce al rispetto dell'ambiente da parte delle aziende riducendo il consumo di carta e di conseguenza anche l'impronta ecologica dell'azienda.
  
• Aumento della soddisfazione del cliente: Le aziende possono aumentare la soddisfazione dei clienti attraverso processi di fatturazione più efficienti e accurati. Le aziende che si adattano rapidamente agli standard digitali possono ottenere un vantaggio rispetto ai concorrenti meno agili.
  
• Formazione dei dipendenti: Le aziende devono investire nella formazione per garantire che i propri dipendenti abbiano familiarità con i nuovi sistemi e processi.
  

Quali sono i pro e i contro dell'invio di fatture elettroniche?

L'invio di fatture in formato digitale è un metodo sempre più diffuso. Questo sviluppo presenta pro e contro che si applicano alle attività e agli enti pubblici di ogni dimensione.

Pro

• Ricezione più rapida dei pagamenti: le fatture elettroniche raggiungono immediatamente i destinatari, accelerando il processo di pagamento. Diversi sistemi consentono di effettuare i pagamenti con un clic, cosa che può abbreviare ulteriormente i tempi.
  
• Risparmio sui costi: l'invio di fatture elettroniche elimina i costi di stampa e spedizione. L'elaborazione delle fatture in digitale consente anche di risparmiare ore di lavoro che verrebbero altrimenti spese in attività manuali.
  
• Maggiore efficienza: la creazione, l'invio e l'elaborazione di fatture in formato digitale garantiscono operazioni contabili più efficienti. Gli errori dovuti all'immissione manuale dei dati si riducono e l'intero processo è più veloce.
  
• Eco-compatibilità: eliminando la carta contribuisci a proteggere l'ambiente e a ridurre l'impronta carbonica della tua attività.
  
• Maggiore tracciabilità: le fatture elettroniche possono essere salvate e archiviate più facilmente e possono essere recuperate quando è necessario. La gestione dei libri contabili risulta così semplificata ed è più facile mantenere la conformità ai requisiti legali di conservazione.
  
• Maggiore sicurezza: molti sistemi di fatturazione elettronica offrono misure di sicurezza avanzate per ridurre il rischio di frodi e perdite. Le firme digitali e la crittografia garantiscono l'autenticità e l'integrità delle fatture.
  

Contro

• Requisiti tecnici: le attività dovranno investire in software o servizi appropriati.
  
• Resistenza al cambiamento: i clienti o i fornitori potrebbero essere riluttanti ad abbandonare le fatture cartacee.
  
• Problemi di compatibilità: standard e formati diversi possono generare problemi di compatibilità tra i sistemi del mittente e del destinatario, che avrebbero quindi difficoltà a scambiarsi le fatture elettroniche.
  
• Timori sulla sicurezza: nonostante gli standard elevati di sicurezza, permangono timori riguardo alla protezione dei dati, alla sicurezza e al rischio di attacchi informatici. Le attività devono assicurarsi che i loro sistemi siano aggiornati con la tecnologia di ultima generazione.
  
• Requisiti legali: la conformità ai requisiti legali delle fatture elettroniche, in termini di autenticità, integrità e leggibilità, può essere complicata da rispettare. Inoltre, i requisiti legali variano a seconda del Paese.
  

Come deve essere una fattura elettronica valida?

Perché siano valide, le fatture elettroniche devono soddisfare i seguenti requisiti di carattere tecnico e legale. Questi criteri garantiscono che le fatture elettroniche verranno accettate dalle autorità finanziarie e che i dati al loro interno siano attendibili e inalterati.

• Autenticità dell'origine
  Per autenticità dell'origine si intende la certezza che la fattura provenga dal mittente specificato. A questo scopo è possibile adottare metodi diversi, tra cui le firme digitali e l'EDI (Electronic Data Interchange), oppure usare una procedure di verifica interna per stabilire una traccia affidabile tra una fattura e la fornitura di beni o servizi.

• Integrità del contenuto
  Per integrità del contenuto si intende che il contenuto della fattura non è stato alterato dopo l'invio. Le firme digitali o i processi EDI forniscono anche meccanismi per garantire che i dati della fattura rimangano inalterati.

• Leggibilità della fattura
  Una fattura elettronica deve essere leggibile. Questo significa che deve essere in un formato che consenta alle parti interessate di visualizzarla, ad esempio un documento PDF. La leggibilità deve essere garantita per l'intero periodo di conservazione richiesto per legge.

• Conformità alle normative
  Le fatture elettroniche devono soddisfare gli stessi requisiti legali di quelle cartacee. Devono quindi includere dati come la data di emissione, un numero univoco, il numero di identificazione fiscale del fornitore di servizi o il numero di partita IVA, il nome e l'indirizzo completi del fornitore di servizi e del destinatario, la quantità e il tipo di beni consegnati o l'ambito e la natura del servizio fornito, il pagamento dovuto con l'importo dell'imposta e l'aliquota fiscale applicabile o la notifica di esenzione fiscale.

• Conservazione e archiviazione
  L'emittente e il destinatario di una fattura elettronica sono tenuti a conservare la fattura per il periodo richiesto per legge, che in molti Paesi è di 10 anni. Il sistema di archiviazione deve consentire l'accesso alle fatture entro un periodo di tempo ragionevole ed è necessario soddisfare i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità di cui sopra per l'intero periodo di conservazione.

• Consenso del destinatario
  In molti sistemi legali, per avere la possibilità di inviare fatture elettroniche invece di copie cartacee è necessario il previo consenso del destinatario. Il consenso può essere fornito in modo esplicito o tacito, ma deve essere conforme alle disposizioni di legge.

Quali sono le modalità con cui le attività si conformano alle normative sull'archiviazione delle fatture elettroniche?

L'archiviazione delle fatture elettroniche deve rispettare la conformità alla legge, tra cui le normative riguardanti i periodi di conservazione e la garanzia di leggibilità per l'intero periodo. Le attività devono assicurarsi che le fatture elettroniche vangano archiviate in un modo che consenta di accedervi in qualsiasi momento e di visualizzarle in un formato corrispondente a quello del documento originale.

Queste normative sono volte a garantire l'autenticità, l'integrità e la leggibilità dei documenti elettronici in un periodo di tempo definito. I requisiti esatti variano in base al Paese, ma alcuni principi di base sono ampiamente standardizzati.

Principali aspetti delle leggi sull'archiviazione delle fatture elettroniche

• Autenticità e integrità
  Il sistema di archiviazione deve garantire che l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto vengano preservate per l'intero periodo di conservazione. Questo significa che deve essere possibile dimostrare che le fatture provengono effettivamente dal mittente specificato e che il contenuto non è stato alterato dopo l'emissione. A questo scopo, tecnologie come le firme digitali o i sistemi di archiviazione specializzati, che salvano i file in uno stato non modificabile, rivestono un ruolo centrale.

• Leggibilità e accessibilità
  Le fatture elettroniche devono essere archiviate in un formato che garantisca che il file rimarrà leggibile per l'intero periodo di conservazione. Le fatture devono anche essere rese disponibili per ispezioni e controlli entro un periodo di tempo ragionevole. A questo scopo, è spesso necessario un software specializzato che faciliti la leggibilità a lungo termine e il recupero rapido dei documenti.

• Periodi di conservazione
  I periodi di conservazione legale per le fatture elettroniche menzionati sopra variano in base al Paese. In Germania questo periodo è di 10 anni. Durante questo periodo, le attività devono essere in grado di fornire tutte le fatture archiviate alle autorità finanziarie su richiesta. Contatta l'autorità fiscale appropriata o un consulente fiscale per informazioni sulle scadenze e sui requisiti esatti.

• Privacy dei dati
  Per l'archiviazione di fatture elettroniche, è anche necessario rispettare le normative in materia di protezione dei dati. Le informazioni sull'identità contenute nelle fatture devono essere protette in base alla legge applicabile sulla protezione dei dati, ad esempio il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) nell'Unione Europea. È necessario adottare misure di sicurezza e applicare restrizioni sull'accesso e sull'elaborazione dei dati.

• Misure di carattere tecnico e organizzativo
  Le attività devono adottare misure di carattere tecnico e organizzativo per garantire la conformità alle normative sull'archiviazione. Devono quindi scegliere sistemi di archiviazione adatti, controllare regolarmente la sicurezza dei dati e proteggerli da perdite. L'implementazione di un sistema affidabile di gestione documentale è spesso un passaggio importante per soddisfare questi requisiti.

Come funziona la fatturazione elettronica con Stripe Invoicing e Stripe Billing

Stripe Billing e Stripe Invoicing non possono creare o inviare fatture elettroniche senza l'integrazione aggiuntiva delle app di fatturazione elettronica. Stripe supporta invece la creazione e l'inoltro di fatture elettroniche tramite le app partner di Stripe Invoicing e Stripe Billing, che non richiedono alcun codice e sono molto facili da configurare, ad esempio con Billit.

Dopo aver installato un'app per la fatturazione elettronica, puoi configurarla per inviare fatture elettroniche ai tuoi clienti automaticamente tramite l'API o manualmente tramite la Dashboard Stripe. Inoltre, le app offrono anche il supporto per requisiti simili in molte altre regioni.

Scopri di più sull'integrazione e sul funzionamento delle app per la fatturazione elettronica, nonché l'app Billit nello Stripe App Marketplace che può aiutarti a soddisfare questi requisiti.