Nell'era digitale gli imprenditori, i lavoratori autonomi e le start-up sono alla continua ricerca di ottimizzare e digitalizzare i loro processi. La fatturazione elettronica si è dimostrata un metodo efficace per risparmiare tempo e risorse, riducendo anche in modo significativo gli oneri amministrativi.

In questo articolo vedremo che cos'è una fattura elettronica, come crearne una, i pro e i contro e i requisiti legali da soddisfare.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è una fattura elettronica?
  
• Quali sono le norme sulla fatturazione elettronica obbligatoria?
  
• Come possono le attività adeguarsi alle norme sulla fatturazione elettronica?
  
• Come si crea una fattura elettronica?
  
• Quali requisiti devono soddisfare le attività per la fatturazione elettronica?
  
• Quali sono le ripercussioni della normativa sulla fatturazione elettronica sulle attività?
  
• Quali sono i pro e i contro dell'invio di fatture elettroniche?
  
• Come deve essere una fattura elettronica valida?
  
• Quali sono le modalità con cui le attività si conformano alle normative sull'archiviazione delle fatture elettroniche?
  

Che cos'è una fattura elettronica?

Una fattura elettronica (e-Rechnung o fattura elettronica) è una fattura creata, inviata e ricevuta in formato elettronico. Questo formato sostituisce le tradizionali fatture cartacee con documenti digitali che possono essere condivisi online. Le fatture elettroniche contengono le stesse informazioni delle controparti fisiche, ovvero i dettagli del prodotto o servizio, oltre a prezzi, imposte e dati di pagamento, ma sono più facili da elaborare, salvare e archiviare.

In diversi Paesi la fatturazione elettronica viene incoraggiata tramite legislazione, perché contribuisce a contrastare le frodi e l'evasione fiscale. Offre anche molti altri vantaggi. Tuttavia, per essere considerate una richiesta ufficiale di pagamento, le fatture elettroniche devono soddisfare determinati requisiti legali.

XRechnung: lo standard tedesco di fatturazione elettronica

XRechnung è uno standard per la fatturazione elettronica, sviluppato specificamente per il settore pubblico in Germania. Si tratta di un formato digitale standardizzato per la trasmissione dei dati delle fatture con l'obiettivo di migliorare l'efficienza, ridurre gli errori e velocizzare l'elaborazione delle fatture. XRechnung fa parte delle iniziative per la digitalizzazione della pubblica amministrazione ed è in linea con i requisiti della Direttiva UE 2014/55/UE sulla promozione della fatturazione elettronica negli appalti pubblici.

Lo standard XRechnung specifica un insieme di dati strutturati che devono essere inclusi in una fattura elettronica per consentire l'elaborazione automatizzata su diversi supporti senza errori. Sono incluse informazioni quali l'emittente della fattura, il destinatario della fattura, il periodo del servizio, l'importo della fattura e le informazioni fiscali. Lo standard supporta l'uniformità semantica e sintattica, in modo che i dati trasmessi siano in una struttura definita e in un formato chiaro e leggibile dalla macchina.

XRechnung è particolarmente importante per i fornitori di servizi che intrattengono rapporti commerciali con le autorità pubbliche in Germania. A partire dal 27 novembre 2020, tutte le amministrazioni pubbliche tedesche sono tenute a ricevere ed elaborare esclusivamente fatture elettroniche, come XRechnung. Questa misura mira ad aumentare la trasparenza e l'efficienza all'interno del settore pubblico e a promuovere una più ampia accettazione e adozione delle fatture elettroniche nelle transazioni commerciali.

Quali sono le norme sulla fatturazione elettronica obbligatoria?

A partire dal 2025, tutte le attività business-to-business (B2B) in Germania dovranno ricevere ed elaborare le fatture elettronicamente ai sensi della legge sulle opportunità di crescita. Dopo diversi periodi di transizione, anche l'emissione di una fattura elettronica diventerà obbligatoria. L'obiettivo è consentire l'elaborazione digitale end-to-end, migliorare l'efficienza dei processi e ridurre i costi di elaborazione delle fatture.

La legge impone rigorosi standard di sicurezza e protezione dei dati per garantire l'integrità e la riservatezza dei dati trasmessi. Le attività devono assicurarsi che i loro sistemi soddisfino i requisiti legali per evitare potenziali sanzioni.

Per un'elaborazione ottimizzata, le fatture elettroniche devono essere create in un formato standardizzato. L'uso di standard comuni ampiamente adottati, come ZUGFeRD o XRechnung, consente una migliore compatibilità tra i diversi sistemi contabili.

Le attività che non rispettano la legge possono essere soggette a sanzioni. Le sanzioni previste spaziano dalle multe e all'esclusione da gare pubbliche.

Stripe semplifica la creazione e l'invio di fatture elettroniche conformi allo standard XRechnung, integrandosi perfettamente con le app partner di Stripe Invoicing. Non richiedono scrittura di codice e sono facili da configurare. Questi partner supportano i flussi di lavoro per fatture e abbonamenti, sfruttando sia l'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) che la Dashboard, e soddisfano requisiti analoghi in diverse aree geografiche. Puoi trovare ulteriori informazioni sull'app Billit nello Stripe App Marketplace o visitando il sito web del nostro partner Billit, che può aiutarti a soddisfare questi requisiti.

Le piccole e medie imprese (PMI) beneficeranno di periodi di transizione più lunghi e di misure di sostegno speciali per il passaggio alla fatturazione elettronica, tra cui campagne di informazione, sostegno finanziario e assistenza tecnica.

Il Ministero federale delle finanze (Bundesfinanzministerium o BMF) ha in programma di implementare un sistema elettronico di reportistica per le transazioni B2B nazionali, al fine di standardizzare i processi di rendicontazione.

Come possono le attività adeguarsi alle nuove norme sulla fatturazione elettronica?

A partire dal 1° gennaio 2025, l'emissione e la gestione delle fatture elettroniche diverranno obbligatorie per tutti gli scambi commerciali B2B nazionali. Dopo i periodi transitori definiti, diventerà obbligatoria anche l'emissione di una fattura elettronica standard (anziché di una fattura elettronica cartacea o non standard).

• Nel 2025 e nel 2026 saranno accettate, oltre alle fatture elettroniche, fatture elettroniche e fatture cartacee non standard.
  
• Nel 2027, solo le attività che hanno registrato un fatturato totale inferiore a 800.000 € nel 2026 saranno autorizzate a emettere fatture elettroniche e fatture cartacee non standard.
  
• A partire dal 2028, potranno essere emesse solo fatture elettroniche.
  

L'obbligo della fatturazione elettronica impone alle attività di creare, trasmettere e ricevere le fatture B2B in un formato strutturato e leggibile da computer, al fine di ottimizzare i processi di gestione. Sono escluse da questo obbligo le fatture semplificate sotto i 250 €, ad esempio quelle per carburante, pernottamenti, operazioni non imponibili e biglietti (come specificato all'articolo 34 del decreto attuazione IVA). Tuttavia, le attività che emettono fatture devono comunque essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche.

Vediamo nel dettaglio quali informazioni e quale formato sono necessari per una nuova fattura elettronica.

Come si crea una fattura elettronica?

Per creare una fattura elettronica, è necessario affidarsi a un software di fatturazione o a un servizio online che consenta di usare il formato elettronico predefinito.

Gli elementi importanti di una fattura elettronica includono:

• Emittente della fattura, con identificativo fiscale, e destinatario
  
• Numero univoco della fattura
  
• Data della fattura
  
• Descrizione dei beni o servizi forniti
  
• Importi e imposte
  

Il software dovrà essere in grado di generare fatture che soddisfano i requisiti legali e di inviarle tramite mezzi elettronici in completa sicurezza. Per le fatture elettroniche, il formato XML si è rivelato particolarmente efficace, in quanto offre un metodo strutturato e standardizzato per lo scambio di dati.

Guida dettagliata alla creazione di una fattura elettronica in formato XML

• Apri il modello XML: avvia la tua applicazione preferita di elaborazione testo e apri il modello XML per le fatture elettroniche. Questo modello dovrebbe già contenere le strutture di base, ad esempio i tag per l'intestazione, le informazioni sul cliente e sui prodotti e i dati di pagamento.
  
• Compila i campi obbligatori: compila tutti i campi obbligatori dell'intero modello con le informazioni appropriate. In genere dovrai immettere dati come la data della fattura, il numero, il nome e l'indirizzo del cliente, la descrizione dei prodotti, le quantità, i prezzi unitari e il prezzo totale.
  
• Verifica l'accuratezza dei dati: dopo aver immesso tutte le informazioni, verifica con attenzione che siano accurate. Assicurati che tutti gli importi siano stati calcolati correttamente e che i dati pertinenti siano stati immessi in modo accurato e completo.
  
• Convalida il file XML: usa uno strumento di convalida XML o una funzionalità simile del software di elaborazione testo per verificare che il file XML soddisfi gli standard richiesti. Si tratta di un passaggio importante per assicurarti che la fattura verrà accettata ed elaborata correttamente.
  
• Salva il file XML: quando hai la certezza che la fattura elettronica in XML sia corretta e completa, salva il file nel computer o in una risorsa di archiviazione su cloud. Assicurati di usare un nome file significativo che identifichi chiaramente la fattura.
  

Quali requisiti devono soddisfare le attività per la fatturazione elettronica?

La prima domanda è se i dati delle fatture possono essere tradotti in formato elettronico o XML con l'attuale software aziendale. Qualora non si riesca a procedere in tal senso, sarebbe opportuno valutare l'utilizzo di un software o di uno strumento online differente.

Inoltre, la tua attività dovrà decidere se inviare fatture XRechnung o fatture ZUGFeRD. ZUGFeRD combina dati strutturati con un PDF visivo, mentre XRechnung si basa esclusivamente su dati strutturati.

Anche le modalità di invio delle fatture sono importanti. Se devi inviare più fatture, l'e-mail non è l'opzione migliore. Una soluzione potrebbe essere PEPPOL: PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) è uno strumento sviluppato dall'UE, che consente di creare più collegamenti con le organizzazioni da un unico punto di accesso.

Per integrare questa nuova tecnologia nel processo contabile, è necessario determinare i requisiti tecnici e fornire una formazione adeguata ai dipendenti interessati. A seconda delle dimensioni dell'attività e dei suoi sistemi di contabilità, la transizione può essere costosa e richiedere tempo, quindi le attività dovrebbero iniziare il processo con largo anticipo.

Quali sono le ripercussioni della normativa sulla fatturazione elettronica sulle attività?

L'obbligo di fatturazione elettronica, pur presentando opportunità, impone alle attività un profondo rinnovamento dei propri sistemi e processi, rendendo necessaria una rivisitazione completa per adeguarsi ai nuovi standard legali.

La transizione, sebbene richieda investimenti, promette di semplificare i processi, ridurre i costi e migliorare la conformità normativa, offrendo un vantaggio competitivo a lungo termine. La fatturazione elettronica segna un passo fondamentale verso la digitalizzazione e promuove pratiche commerciali sostenibili. È quindi fondamentale affrontare questa evoluzione con una strategia ben definita, in modo da trasformare le complessità in vantaggi competitivi.

Di seguito sono illustrate alcune delle principali implicazioni e dei conseguenti adeguamenti che le attività devono adottare in seguito all'introduzione della fatturazione elettronica.

• Requisiti di conformità: le attività devono garantire che i loro processi, la fatturazione e i sistemi di contabilità siano conformi ai requisiti tecnici e normativi, inclusa la conformità a formati specifici come ZUGFeRD o XRechnung in Germania. Poiché la Germania applica leggi severe in materia di protezione dei dati, le attività devono garantire che la gestione delle fatture elettroniche sia conforme al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e ad altre normative applicabili in materia di protezione dei dati.
  
• Trasformazione digitale: per una gestione efficiente della fatturazione elettronica, le aziende potrebbero dover effettuare investimenti in sistemi IT innovativi o nell'aggiornamento di quelli esistenti. Ciò può comportare l'aggiornamento del software ed eventualmente l'acquisto di nuovo hardware. Le soluzioni di fatturazione elettronica devono essere compatibili con i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) esistenti per garantire un'elaborazione fluida.
  
• Maggiore efficienza: le fatture elettroniche possono essere elaborate più velocemente rispetto alle fatture cartacee, velocizzando così l'intero processo contabile, rendendo più rapida l'elaborazione dei pagamenti e migliorando la liquidità. La fatturazione elettronica consente inoltre l'automazione di molti processi, riducendo gli errori manuali e aumentando l'efficienza.
  
• Sostenibilità: la fatturazione elettronica è un passo concreto verso la sostenibilità: riducendo drasticamente il consumo di carta, contribuisce a diminuire significativamente l'impronta ecologica delle aziende.
  
• Aumento della soddisfazione del cliente: le attività possono migliorare la soddisfazione dei clienti attraverso processi di fatturazione più efficienti e accurati. Le attività che si adattano rapidamente agli standard digitali possono ottenere un vantaggio competitivo rispetto ai competitor meno agili.
  
• Formazione dei dipendenti: per garantire l'efficacia dei nuovi sistemi e processi, le aziende devono formare adeguatamente il proprio personale.
  

Quali sono i pro e i contro dell'invio di fatture elettroniche?

L'invio di fatture in formato digitale è un metodo sempre più diffuso. Questo sviluppo presenta pro e contro che si applicano alle attività e agli enti pubblici di ogni dimensione.

Pro

• Ricezione più rapida dei pagamenti: le fatture elettroniche raggiungono immediatamente i destinatari, accelerando il processo di pagamento. Diversi sistemi consentono di effettuare i pagamenti con un clic, cosa che può abbreviare ulteriormente i tempi.
  
• Risparmio sui costi: l'invio di fatture elettroniche elimina i costi di stampa e spedizione. L'elaborazione delle fatture in digitale consente anche di risparmiare ore di lavoro che verrebbero altrimenti spese in attività manuali.
  
• Maggiore efficienza: la creazione, l'invio e l'elaborazione di fatture in formato digitale garantiscono operazioni contabili più efficienti. Gli errori dovuti all'immissione manuale dei dati si riducono e l'intero processo è più veloce.
  
• Eco-compatibilità: eliminando la carta contribuisci a proteggere l'ambiente e a ridurre l'impronta carbonica della tua attività.
  
• Maggiore tracciabilità: le fatture elettroniche possono essere salvate e archiviate più facilmente e possono essere recuperate quando è necessario. La gestione dei libri contabili risulta così semplificata ed è più facile mantenere la conformità ai requisiti legali di conservazione.
  
• Maggiore sicurezza: molti sistemi di fatturazione elettronica offrono misure di sicurezza avanzate per ridurre il rischio di frodi e perdite. Le firme digitali e la crittografia garantiscono l'autenticità e l'integrità delle fatture.
  

Contro

• Requisiti tecnici: le attività dovranno investire in software o servizi appropriati.
  
• Resistenza al cambiamento: i clienti o i fornitori potrebbero essere riluttanti ad abbandonare le fatture cartacee.
  
• Problemi di compatibilità: standard e formati diversi possono generare problemi di compatibilità tra i sistemi del mittente e del destinatario, che avrebbero quindi difficoltà a scambiarsi le fatture elettroniche.
  
• Timori sulla sicurezza: nonostante gli standard elevati di sicurezza, permangono timori riguardo alla protezione dei dati, alla sicurezza e al rischio di attacchi informatici. Le attività devono assicurarsi che i loro sistemi siano aggiornati con la tecnologia di ultima generazione.
  
• Requisiti legali: la conformità ai requisiti legali delle fatture elettroniche, in termini di autenticità, integrità e leggibilità, può essere complicata da rispettare. Inoltre, i requisiti legali variano a seconda del Paese.
  

Come deve essere una fattura elettronica valida?

Perché siano valide, le fatture elettroniche devono soddisfare i seguenti requisiti di carattere tecnico e legale. Questi criteri garantiscono che le fatture elettroniche verranno accettate dalle autorità finanziarie e che i dati al loro interno siano attendibili e inalterati.

• Autenticità dell'origine
  Per autenticità dell'origine si intende la certezza che la fattura provenga dal mittente specificato. A questo scopo è possibile adottare metodi diversi, tra cui le firme digitali e l'EDI (Electronic Data Interchange), oppure usare una procedure di verifica interna per stabilire una traccia affidabile tra una fattura e la fornitura di beni o servizi.

• Integrità del contenuto
  Per integrità del contenuto si intende che il contenuto della fattura non è stato alterato dopo l'invio. Le firme digitali o i processi EDI forniscono anche meccanismi per garantire che i dati della fattura rimangano inalterati.

• Leggibilità della fattura
  Una fattura elettronica deve essere leggibile. Questo significa che deve essere in un formato che consenta alle parti interessate di visualizzarla, ad esempio un documento PDF. La leggibilità deve essere garantita per l'intero periodo di conservazione richiesto per legge.

• Conformità alle normative
  Le fatture elettroniche devono soddisfare gli stessi requisiti legali di quelle cartacee. Devono quindi includere dati come la data di emissione, un numero univoco, il numero di identificazione fiscale del fornitore di servizi o il numero di partita IVA, il nome e l'indirizzo completi del fornitore di servizi e del destinatario, la quantità e il tipo di beni consegnati o l'ambito e la natura del servizio fornito, il pagamento dovuto con l'importo dell'imposta e l'aliquota fiscale applicabile o la notifica di esenzione fiscale.

• Conservazione e archiviazione
  L'emittente e il destinatario di una fattura elettronica sono tenuti a conservare la fattura per il periodo richiesto per legge, che in molti Paesi è di 10 anni. Il sistema di archiviazione deve consentire l'accesso alle fatture entro un periodo di tempo ragionevole ed è necessario soddisfare i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità di cui sopra per l'intero periodo di conservazione.

• Consenso del destinatario
  In molti sistemi legali, per avere la possibilità di inviare fatture elettroniche invece di copie cartacee è necessario il previo consenso del destinatario. Il consenso può essere fornito in modo esplicito o tacito, ma deve essere conforme alle disposizioni di legge.

Quali sono le modalità con cui le attività si conformano alle normative sull'archiviazione delle fatture elettroniche?

L'archiviazione delle fatture elettroniche deve rispettare la conformità alla legge, tra cui le normative riguardanti i periodi di conservazione e la garanzia di leggibilità per l'intero periodo. Le attività devono assicurarsi che le fatture elettroniche vangano archiviate in un modo che consenta di accedervi in qualsiasi momento e di visualizzarle in un formato corrispondente a quello del documento originale.

Queste normative sono volte a garantire l'autenticità, l'integrità e la leggibilità dei documenti elettronici in un periodo di tempo definito. I requisiti esatti variano in base al Paese, ma alcuni principi di base sono ampiamente standardizzati.

Principali aspetti delle leggi sull'archiviazione delle fatture elettroniche

• Autenticità e integrità
  Il sistema di archiviazione deve garantire che l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto vengano preservate per l'intero periodo di conservazione. Questo significa che deve essere possibile dimostrare che le fatture provengono effettivamente dal mittente specificato e che il contenuto non è stato alterato dopo l'emissione. A questo scopo, tecnologie come le firme digitali o i sistemi di archiviazione specializzati, che salvano i file in uno stato non modificabile, rivestono un ruolo centrale.

• Leggibilità e accessibilità
  Le fatture elettroniche devono essere archiviate in un formato che garantisca che il file rimarrà leggibile per l'intero periodo di conservazione. Le fatture devono anche essere rese disponibili per ispezioni e controlli entro un periodo di tempo ragionevole. A questo scopo, è spesso necessario un software specializzato che faciliti la leggibilità a lungo termine e il recupero rapido dei documenti.

• Periodi di conservazione
  I periodi di conservazione legale per le fatture elettroniche menzionati sopra variano in base al Paese. In Germania questo periodo è di 10 anni. Durante questo periodo, le attività devono essere in grado di fornire tutte le fatture archiviate alle autorità finanziarie su richiesta. Contatta l'autorità fiscale appropriata o un consulente fiscale per informazioni sulle scadenze e sui requisiti esatti.

• Privacy dei dati
  Per l'archiviazione di fatture elettroniche, è anche necessario rispettare le normative in materia di protezione dei dati. Le informazioni sull'identità contenute nelle fatture devono essere protette in base alla legge applicabile sulla protezione dei dati, ad esempio il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) nell'Unione Europea. È necessario adottare misure di sicurezza e applicare restrizioni sull'accesso e sull'elaborazione dei dati.

• Misure di carattere tecnico e organizzativo
  Le attività devono adottare misure di carattere tecnico e organizzativo per garantire la conformità alle normative sull'archiviazione. Devono quindi scegliere sistemi di archiviazione adatti, controllare regolarmente la sicurezza dei dati e proteggerli da perdite. L'implementazione di un sistema affidabile di gestione documentale è spesso un passaggio importante per soddisfare questi requisiti.