In het digitale tijdperk proberen ondernemers, zelfstandigen en oprichters voortdurend hun processen te optimaliseren en digitaliseren. E-facturatie, een vorm van elektronische facturatie, is een effectieve methode gebleken om tijd en middelen te besparen en tegelijkertijd de administratie aanzienlijk te verminderen. In dit artikel lees je wat een e-factuur is, hoe je er een maakt, wat de voor- en nadelen zijn, en de wettelijke vereisten waaraan je moet voldoen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een e-factuur?
  
• Wat is de wet op de verplichte e-facturatie?
  
• Hoe kunnen ondernemingen voldoen aan de regelgeving voor e-facturatie?
  
• Hoe worden e-facturen gemaakt?
  
• Aan welke eisen moeten ondernemingen voldoen bij e-facturatie?
  
• Welke impact heeft de wet inzake verplichte e-facturatie voor ondernemingen?
  
• Wat zijn de voor- en nadelen van het verzenden van elektronische facturen?
  
• Wat zijn de vereisten voor geldige elektronische facturen?
  
• Hoe voldoen ondernemingen aan de wetgeving inzake het archiveren van elektronische facturen?
  
• Hoe e-facturatie werkt met Stripe Invoicing en Stripe Billing
  

Wat is een e-factuur?

Een elektronische factuur, vaak afgekort tot e-factuur, is een factuur die wordt gemaakt, verzonden en ontvangen in een gestandaardiseerd, machineleesbare elektronisch indeling, in tegenstelling tot ongestructureerde indelingen zoals pdf-bestanden die per e-mail worden verzonden, of papieren facturen. Deze indeling vervangt traditionele papieren facturen door digitale documenten die online kunnen worden gedeeld. E-facturen bevatten dezelfde informatie als hun fysieke tegenhangers, zoals details over het product of de dienst, prijzen, belastingen en betaalgegevens, maar zijn eenvoudiger te verwerken, op te slaan en te archiveren.

In verschillende landen wordt e-facturatie aangemoedigd door middel van wetgeving, omdat het helpt bij het bestrijden van fraude en belastingontduiking. Maar deze manier van werken biedt ook vele andere voordelen. Om als een officieel verzoek tot betaling te worden beschouwd, moeten elektronische facturen aan bepaalde wettelijke vereisten voldoen.

XRechnung: De Duitse standaard voor elektronische facturatie

XRechnung is een standaard voor elektronische facturatie in Duitsland die speciaal is ontwikkeld voor de publieke sector. Dit is een gestandaardiseerde, digitale indeling voor het verzenden van factuurgegevens met als doel de efficiëntie te verbeteren, fouten te verminderen en de factuurverwerking te versnellen. XRechnung maakt deel uit van de digitaliseringsinspanningen van de overheid en voldoet aan de vereisten van richtlijn 2014/55/EU van de Europese Unie inzake de bevordering van elektronische facturatie bij overheidsopdrachten.

De XRechnung-standaard schrijft een reeks gestructureerde gegevens voor die in een elektronische factuur moeten worden opgenomen om geautomatiseerde verwerking via verschillende media zonder wijzigingen mogelijk te maken. Hieronder valt informatie zoals de verstrekker van de factuur, de ontvanger van de factuur, de prestatieperiode, het factuurbedrag en de belastinggegevens. De standaard ondersteunt zowel semantische als syntactische uniformiteit, zodat de verzonden gegevens een vooraf gedefinieerde structuur en een duidelijke, machinaal leesbare indeling hebben.

XRechnung is vooral relevant voor leveranciers en dienstverleners die zakendoen met overheidsinstanties in Duitsland. Sinds 27 november 2020 is het voor alle aanbestedende diensten in Duitsland verplicht om facturen te ontvangen en verwerken in een elektronische indeling, zoals XRechnung. Dit vergroot de transparantie en efficiëntie in de publieke sector en draagt ook bij aan breder gebruik en acceptatie van elektronische facturen in het bedrijfsleven.

Wat is de wet over verplichte elektronische facturatie?

Vanaf 2025 zijn alle B2B-ondernemingen in Duitsland verplicht om facturen in elektronische vorm als e-facturen te ontvangen als onderdeel van de wet op groeimogelijkheden (Wachstumschancengesetzes). Na bepaalde overgangsperioden wordt ook het uitreiken van een e-factuur verplicht. Dit moet end-to-end digitale verwerking mogelijk maken, de procesefficiëntie verbeteren en de kosten voor factuurverwerking verlagen.

De wet schrijft strikte beveiligings- en gegevensbeschermingsnormen voor om de integriteit en vertrouwelijkheid van de verzonden gegevens te garanderen. Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat hun systemen voldoen aan de wettelijke vereisten om mogelijke boetes te voorkomen.

Wil je een vlotte verwerking garanderen, dan moeten elektronische facturen in een gestandaardiseerde indeling worden gemaakt. Het gebruik van wijdverbreide, gemeenschappelijke standaarden zoals ZUGFeRD of XRechnung zorgt voor een betere compatibiliteit tussen verschillende boekhoudsystemen.

Ondernemingen die zich niet aan de eisen van de wet houden, kunnen te maken krijgen met sancties. Deze kunnen variëren van boetes tot beperkingen op deelname aan openbare aanbestedingen.

Kleine en middelgrote ondernemingen (mkb) kunnen profiteren van langere overgangsperioden en speciale steunmaatregelen om de overstap naar e-facturatie te vergemakkelijken. Het gaat onder meer om voorlichtingscampagnes, financiële subsidies en technische ondersteuning.

Het Bondsministerie van Financiën (BMF) is van plan om op een later tijdstip een elektronisch rapportagesysteem in te voeren voor nationale B2B-transacties om de rapportage te standaardiseren.

Hoe kunnen ondernemingen voldoen aan de regelgeving voor elektronische facturatie?

Vanaf 1 januari 2025 moeten alle binnenlandse B2B-ondernemingen elektronische facturen ontvangen en verwerken. Na de vastgelegde overgangstermijn wordt ook het verzenden van een standaard elektronische factuur (in plaats van een papieren of niet-standaard elektronische factuur) verplicht.

• In 2025 en 2026 worden naast e-facturen ook niet-standaard elektronische facturen en papieren facturen geaccepteerd.
  
• In 2027 geldt dit alleen voor ondernemingen met een totale omzet van minder dan € 800.000 in 2026.
  
• Vanaf 2028 mogen er alleen nog e-facturen worden uitgegeven.
  

Verplichte elektronische facturatie houdt in dat ondernemingen hun B2B-facturen in een gestructureerde, voor machines leesbare indeling moeten maken, verzenden en ontvangen, zodat de facturen elektronisch kunnen worden verwerkt. Een van de weinige uitzonderingen zijn facturen met een lage waarde van minder dan € 250, zoals brandstofbonnen of ontvangstbewijzen voor gastvrijheid. Daarnaast geldt dit voor facturen bij belastingvrije transacties en facturen voor reistickets zie artikel 34 van de UStDV). Maar deze ondernemingen die facturen uitgeven, moeten wel elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken.

Nu gaan we kijken naar de specifieke informatie die een nieuwe e-factuur moet bevatten en de indeling waarin deze moet worden gemaakt of verzonden.

Hoe worden elektronische facturen gemaakt?

Als je een e-factuur wilt maken, heb je facturatiesoftware of een online service nodig waarmee je facturen in de opgegeven elektronische indeling kunt maken.

Belangrijke onderdelen van een elektronische factuur zijn:

• Uitgever van de factuur, inclusief belastingnummer en ontvanger
  
• Uniek factuurnummer
  
• Factuurdatum
  
• Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
  
• Bedragen en belastingen
  

De facturatiesoftware moet in staat zijn om facturen te genereren die voldoen aan de wettelijke vereisten en die op een veilige manier elektronisch kunnen worden verzonden. De XML-indeling heeft bij elektronische facturatie tot bewezen resultaten geleid, omdat het een gestructureerde en gestandaardiseerde manier is om factuurgegevens uit te wisselen.

Stapsgewijze handleiding voor het opstellen van een elektronische factuur in een XML-indeling

• Open je XML-sjabloon: Start je tekstverwerkingssoftware en open de XML-sjabloon voor elektronische facturen. Deze sjabloon moet al de basisstructuur bevatten, zoals tags voor de factuurkoptekst, klantgegevens, productinformatie en betaalgegevens.
  
• Vul de verplichte velden in: Vul alle verplichte velden van het sjabloon in met de juiste informatie. Dit zijn meestal de factuurdatum, het factuurnummer, de naam en het adres van de klant, productbeschrijvingen, hoeveelheden, eenheidsprijzen en het totaalbedrag.
  
• Controleer of de informatie correct is: Nadat je alle informatie hebt ingevoerd, controleer je zorgvuldig of de gegevens kloppen. Zorg ervoor dat alle bedragen correct zijn berekend en dat alle relevante informatie volledig en correct is.
  
• Valideer het XML-bestand: Gebruik een XML-validatietool of een vergelijkbare functie in je tekstverwerkingssoftware om te bevestigen dat het XML-bestand aan de vereisten voldoet. Dit is essentieel voor een goede verwerking van de factuur.
  
• Sla het XML-bestand op: Zodra je hebt bevestigd dat de elektronische XML-factuur correct en volledig is, sla je het bestand op je computer of in de cloud op. Gebruik een beschrijvende bestandsnaam die duidelijk de factuur identificeert.
  

Aan welke eisen moeten ondernemingen voldoen voor elektronische facturatie?

De eerste vraag is of factuurgegevens met de huidige software van je onderneming kunnen worden vertaald naar een elektronische factuur of XML-bestand. Als dit niet mogelijk is, kunt je het beste andere software of een online generatortool gebruiken.

Bovendien moet een fundamentele beslissing worden genomen over de vraag of de onderneming XRechnungen- of ZUGFeRD-facturen wil verzenden. Terwijl ZUGFeRD gestructureerde gegevens combineert met een visuele PDF, vertrouwt XRechnung uitsluitend op gestructureerde gegevens.

Ook de manier waarop je facturen verstuurt is belangrijk. Wil je meerdere facturen naar organisaties sturen, dan is e-mail niet de beste optie. Een optie is het gebruik van PEPPOL: met behulp van PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), ontwikkeld door de EU, kun je vanaf één toegangspunt meerdere koppelingen met organisaties opzetten.

Wil je deze nieuwe technologie in het boekhoudproces integreren, dan moet je de technische vereisten in kaart brengen en de juiste traimning organiseren voor de betreffende werknemers. Afhankelijk van de grootte van de onderneming en de boekhoudsystemen kan de overgang duur en tijdrovend zijn. Ondernemingen moeten dus ruim van tevoren met het proces beginnen.

Welke impact heeft de wet inzake verplichte e-facturatie voor bedrijven?

De invoering van verplichte elektronische facturatie brengt zowel kansen als uitdagingen met zich mee. Ondernemingen moeten hun systemen en processen opnieuw evalueren en bijwerken om aan de nieuwe wettelijke vereisten te voldoen.

Hoewel de overstap geld en moeite kost, wegen de voordelen op lange termijn hier ruimschoots tegen op. Denk bijvoorbeeld aan meer efficiëntie, kostenverlagingen, ecologische duurzaamheid en verbeterde naleving. E-facturatie is een belangrijke stap in digitalisering en bevordert duurzaam ondernemen. Organisaties moeten de aanvankelijke uitdagingen echter zorgvuldig plannen en beheren om een naadloze overgang te garanderen.

Hier zijn enkele van de belangrijkste implicaties en aanpassingen waarmee ondernemingen rekening moeten houden als gevolg van verplichte elektronische facturatie:

• Nalevingsvereisten: Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat hun processen en facturatie- en boekhoudsystemen voldoen aan technische en wettelijke vereisten, inclusief naleving van gespecificeerde indeling zoals ZUGFeRD of XRechnung in Duitsland. Gezien de strenge wetgeving inzake gegevensbescherming in Duitsland moeten ondernemingen ervoor zorgen dat hun verwerking van e-facturen voldoet aan de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere relevante voorschriften inzake gegevensbescherming.
  
• Digitale transformatie: Ondernemingen moeten mogelijk investeren in nieuwe of verbeterde IT-systemen om elektronische facturen maken, verzenden en ontvangen. Hieronder vallen software-upgrades en mogelijk hardware-aankopen. Oplossingen voor e-facturatie moeten compatibel zijn met bestaande boekhoud- en ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) om een naadloze verwerking te garanderen.
  
• Verhoogde efficiëntie: Elektronische facturen kunnen sneller worden verwerkt dan papieren facturen, wat het hele boekhoudproces versnelt. Dit leidt tot een snellere verwerking van betalingen en kan de liquiditeit verbeteren. Door gebruik te maken van e-facturen kunnen veel processen worden geautomatiseerd, wat handmatige fouten vermindert en de efficiëntie verhoogt.
  
• Duurzaamheid: Overstappen op e-facturen draagt bij aan de milieuvriendelijkheid van ondernemingen door het papierverbruik te verminderen en zo ook de ecologische voetafdruk van de onderneming te verkleinen.
  
• Toegenomen klanttevredenheid: Ondernemingen kunnen de klanttevredenheid verhogen met efficiëntere en nauwkeurigere facturatieprocessen. Ondernemingen die zich snel aanpassen aan digitale standaarden, kunnen mogelijk een voordeel behalen ten opzichte van minder wendbare concurrenten.
  
• Training van medewerkers: Ondernemingen moeten mogelijk investeren in training om hun werknemers vertrouwd te maken met de nieuwe systemen en processen.
  

Wat zijn de voor- en nadelen van het versturen van elektronische facturen?

Steeds meer mensen versturen facturen digitaal. Deze ontwikkeling heeft zowel voor- als nadelen waarmee ondernemingen en openbare instanties van elke omvang rekening moeten houden.

Voordelen

• Betalingen worden sneller ontvangen: Elektronische facturen komen onmiddellijk bij de ontvanger aan, waardoor het hele betaalproces wordt versneld. Veel systemen bieden ook een betaaloptie met één klik, waardoor de betaaltermijnen nog korter worden.
  
• Kostenbesparing: Omdat facturen elektronisch worden verzonden, hoef je niets af te drukken of te verzenden. Bovendien kun je met elektronische verwerking geld besparen op werkuren die anders aan handmatige taken zouden worden besteed.
  
• Verhoogde efficiëntie: Door facturen digitaal op te stellen, versturen en verwerken, wordt de efficiëntie van de boekhouding verbeterd. Fouten veroorzaakt door handmatige invoer worden verminderd en het proces wordt versneld.
  
• Milieuvriendelijk: Omdat er geen papier meer bij aan te pas komt, beschermen ondernemingen het milieu en kunnen ze hun ecologische impact verminderen.
  
• Verbeterde traceerbaarheid: Elektronische facturen zijn gemakkelijker op te slaan, te archiveren en op te halen als je ze nodig hebt. Zo vereenvoudig je de boekhouding en kun je gemakkelijker voldoen aan de wettelijke archiveringsvereisten.
  
• Verhoogde veiligheid: Veel systemen voor elektronische facturatie hebben geavanceerde beveiligingsfuncties die het risico op fraude en verlies verminderen. Digitale handtekeningen en encryptie garanderen de authenticiteit en integriteit van facturen.
  

Nadelen

• Technische vereisten: Ondernemingen moeten mogelijk investeren in software of diensten.
  
• Weerstand tegen verandering: Klanten of leveranciers stappen mogelijk liever niet af van papieren facturen.
  
• Compatibiliteitsproblemen: Meerdere standaarden en indelingen kunnen compatibiliteitsproblemen veroorzaken tussen verzend- en ontvangstsystemen, waardoor het moeilijk wordt om elektronische facturen uit te wisselen.
  
• Zorgen over de beveiliging: Ondanks de strikte beveiligingsnormen blijven er zorgen bestaan over privacy, gegevensbeveiliging en het risico van cyberaanvallen. Ondernemingen moeten hun systemen uitrusten met de nieuwste beveiligingsfuncties.
  
• Wettelijke vereisten: Naleving van de wettelijke voorschriften voor elektronische facturatie, waarin eisen voor authenticiteit, integriteit en leesbaarheid zijn opgenomen, kan ingewikkeld zijn. Bovendien verschillen de wettelijke vereisten van land tot land.
  

Wat zijn de vereisten voor geldige elektronische facturen?

Elektronische facturen moeten aan bepaalde wettelijke en technische vereisten voldoen om als geldig te worden beschouwd. Alleen dan worden elektronische facturen door de belastingdienst geaccepteerd en worden de gegevens die ze bevatten als echt en ongewijzigd beschouwd.

• Authenticiteit van herkomst
  Authenticiteit van herkomst is de garantie van de identiteit van de factuurleverancier of -uitgever. Dit kan op verschillende manieren worden bereikt, waaronder digitale handtekeningen, elektronische gegevensuitwisseling (EDI) of via een intern verificatieproces om een betrouwbaar controlespoor vast te stellen tussen een factuur en de bijbehorende levering van goederen of diensten.

• Integriteit van de inhoud
  Integriteit van de inhoud betekent dat de informatie in de factuur niet is gewijzigd nadat deze is verzonden. Digitale handtekeningen of EDI-procedures bieden ook processen waarmee de gegevens in facturen niet meer kunnen worden gewijzigd.

• Leesbaarheid
  Een elektronische factuur moet goed leesbaar zijn. Dit betekent dat de factuur moet worden aangeleverd in een indeling die door de betreffende partijen kan worden gelezen, zoals een PDF-document. De leesbaarheid moet gedurende de gehele wettelijke bewaartermijn zijn gewaarborgd.

• Naleving van wettelijke vereisten
  Elektronische facturen moeten aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als papieren facturen. Dit omvat informatie zoals de datum van uitgifte; het unieke factuurnummer; het belastingidentificatienummer of het btw-identificatienummer van de dienstverlener; de volledige naam en het adres van zowel de dienstverlener als de ontvanger; de hoeveelheid en het soort geleverde goederen of de omvang en aard van de geleverde dienst; vergoeding; bedrag van de verschuldigde belasting; toepasselijk belastingtarief; of kennisgeving van belastingvrijstelling.

• Opslag en archivering
  Zowel de uitgever als de ontvanger van de elektronische factuur moeten deze gedurende de wettelijk vereiste termijn bewaren (in veel landen is dit 10 jaar). Facturen moeten zo worden bewaard dat ze binnen een redelijke termijn toegankelijk zijn en dat de vereisten voor authenticiteit, integriteit en leesbaarheid gedurende de hele bewaartermijn worden nageleefd.

• Toestemming van de ontvanger
  In veel rechtsgebieden is de voorafgaande toestemming van de ontvanger vereist voor het versturen van elektronische in plaats van papieren facturen. Deze toestemming kan uitdrukkelijk of geïmpliceerd zijn, maar moet voldoen aan wettelijke vereisten.

Hoe voldoen bedrijven aan de wetgeving inzake het archiveren van elektronische facturen?

Het archiveren van elektronische facturen moet voldoen aan wettelijke vereisten, waaronder naleving van bewaartermijnen en het waarborgen van de leesbaarheid gedurende de gehele bewaartermijn. Organisaties moeten elektronische facturen zo opslaan dat ze op elk moment terug te vinden en, indien nodig, te presenteren zijn in een indeling die overeenkomt met de originele documenten.

Deze voorschriften zijn opgesteld om de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van elektronische documenten gedurende een bepaalde termijn te waarborgen. Specifieke vereisten kunnen van land tot land verschillen, maar sommige basisprincipes zijn doorgaans gestandaardiseerd.

Belangrijke aspecten van de archiveringswetgeving voor elektronische facturen

• Authenticiteit en integriteit
  Bij de archivering moeten de authenticiteit (werkelijke oorsprong) en de integriteit (ongewijzigde inhoud) van elektronische facturen gedurende de bewaarperiode behouden blijven. Dit betekent dat je moet kunnen aantonen dat de facturen afkomstig zijn van de beoogde afzender en niet zijn gewijzigd na uitgifte. Technologieën zoals digitale handtekeningen of gespecialiseerde archiveringssystemen voor fraudevrije opslag zijn essentieel.

• Leesbaarheid en toegankelijkheid
  Elektronische facturen moeten gedurende de gehele bewaartermijn worden gearchiveerd in een voor mensen leesbare indeling. Daarnaast moeten facturen binnen een redelijke termijn ter inzage en controle worden aangeboden. Hiervoor zijn vaak gespecialiseerde softwareoplossingen nodig waarmee documenten in de loop van de tijd leesbaar en gemakkelijk terug te vinden blijven.

• Bewaartermijnen
  De wettelijke bewaartermijn voor elektronische facturen verschilt per land, maar in Duitsland is deze 10 jaar. Tijdens deze periode moeten ondernemingen alle gearchiveerde facturen op verzoek aan de belastingdienst kunnen verstrekken. Neem voor de exacte deadlines en vereisten contact op met je lokale belastingdienst of belastingadviseur.

• Gegevensbescherming
  Het is belangrijk om de voorschriften inzake gegevensbescherming na te leven bij het archiveren van elektronische facturen. Persoonlijk identificeerbare informatie op facturen moet worden beschermd in overeenstemming met relevante wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals de AVG in de Europese Unie. Hieronder vallen gegevensbeveiligingsmaatregelen en beperkingen op de toegankelijkheid en verwerking van deze gegevens.

• Technische en organisatorische maatregelen
  Organisaties moeten technische en organisatorische maatregelen nemen om te voldoen aan de archiveringsvoorschriften. Voorbeelden zijn het selecteren van geschikte archiveringssystemen, het bewaken van de gegevensbeveiliging en het beschermen tegen gegevensverlies. De implementatie van een robuust documentbeheersysteem is vaak een belangrijke stap om aan deze eisen te voldoen.

Hoe e-facturatie werkt met Stripe Invoicing en Stripe Billing

In Stripe Billing en Stripe Invoicing kun je geen elektronische facturen maken of verzenden zonder de extra integratie van e-facturatie-apps. In plaats daarvan ondersteunt Stripe het maken en doorsturen van e-facturen via app-partners van Stripe Invoicing en Stripe Billing, die geen code nodig hebben en zeer eenvoudig in te stellen zijn, bijvoorbeeld met Billit.

Nadat je een app voor e-facturatie hebt geïnstalleerd, kun je deze configureren om e-facturen automatisch via de API of handmatig via het Stripe-dashboard naar je klanten te sturen. Daarnaast bieden de apps ook ondersteuning voor vergelijkbare vereisten in veel andere regio's.

Lees meer over hoe de apps voor e-facturatie integreren en werken, evenals de Billit-app, op de Stripe App Marketplace. Ontdek ook hoe ze kunnen helpen bij deze vereisten.