In het digitale tijdperk zijn bedrijfseigenaren, freelancers en startups altijd op zoek naar manieren om hun processen te verbeteren en te digitaliseren. Elektronische facturatie is een vorm van elektronische betaling waarvan is aangetoond dat deze effectief tijd en middelen bespaart en tegelijk de administratieve werklast aanzienlijk verlaagt.

In dit artikel bekijken we wat een elektronische factuur is, hoe je er een opstelt, de voor- en nadelen, en de wettelijke vereisten waarvan je op de hoogte moet zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een elektronische factuur?
  
• Wat is de wet over verplichte elektronische facturatie?
  
• Hoe kunnen ondernemingen voldoen aan de regelgeving voor elektronische facturatie?
  
• Hoe worden elektronische facturen gemaakt?
  
• Aan welke eisen moeten ondernemingen voldoen voor elektronische facturatie?
  
• Welke impact heeft de wet op de verplichte elektronische facturatie op ondernemingen?
  
• Wat zijn de voor- en nadelen van het versturen van elektronische facturen?
  
• Wat zijn de vereisten voor geldige elektronische facturen?
  
• Hoe voldoen ondernemingen aan de wetgeving bij het archiveren van elektronische facturen?
  

Wat is een e-factuur?

Een elektronische factuur (ook wel E-Rechnung of e-factuur genoemd) is een factuur die in elektronische indeling wordt gemaakt, verzonden en ontvangen. Zo kun je traditionele papieren facturen vervangen door digitale documenten die online worden verzonden. Elektronische facturen bevatten dezelfde informatie als papieren facturen (gegevens over producten of diensten, prijzen, belastingen en betaalgegevens), maar zijn eenvoudiger te verwerken, op te slaan en te archiveren omdat ze digitaal zijn.

In veel landen hebben wettelijke voorschriften de invoering van elektronische facturen aangemoedigd, aangezien deze verschillende voordelen hebben. Ook gaan ze fraude en belastingontduiking tegen. Maar om als een officieel verzoek tot betaling te worden beschouwd, moeten elektronische facturen aan bepaalde wettelijke vereisten voldoen.

XRechnung: de Duitse standaard voor elektronische facturering

XRechnung is een standaard voor elektronische facturering, speciaal ontwikkeld voor de publieke sector in Duitsland. Dit is een gestandaardiseerde digitale indeling voor het verzenden van factuurgegevens met als doel de efficiëntie te verbeteren, fouten te verminderen en facturen sneller te verwerken. XRechnung maakt deel uit van initiatieven om het openbaar bestuur te digitaliseren en sluit aan op de vereisten van de EU-richtlijn 2014/55/EU inzake de bevordering van elektronische facturering bij overheidsopdrachten.

De XRechnung-standaard schrijft een reeks gestructureerde gegevens voor die in een elektronische factuur moeten worden opgenomen om geautomatiseerde verwerking via verschillende media zonder fouten mogelijk te maken. Dit omvat informatie zoals de uitgever van de factuur, de ontvanger van de factuur, de serviceperiode, het factuurbedrag en belastinggegevens. De standaard ondersteunt zowel semantische als syntactische uniformiteit, zodat de verzonden gegevens een gedefinieerde structuur en een duidelijke, machinaal leesbare indeling hebben.

XRechnung is vooral belangrijk voor leveranciers en dienstverleners die zakendoen met overheidsinstanties in Duitsland. Sinds 27 november 2020 is het voor alle aanbestedende diensten in Duitsland verplicht om facturen te ontvangen en verwerken in een elektronische indeling, zoals XRechnung. Deze maatregel heeft tot doel de transparantie en efficiëntie binnen de publieke sector te vergroten en een bredere acceptatie van elektronische facturen bij zakelijke transacties te bevorderen.

Wat is de wet over verplichte elektronische facturatie?

Vanaf 2025 zijn alle B2B-bedrijven (business-to-business) in Duitsland verplicht om facturen elektronisch te ontvangen en verwerken op grond van de Growth Opportunities Act. Na wisselende overgangsperioden wordt ook het verzenden van een elektronische factuur verplicht. Dit heeft als doel end-to-end digitale verwerking mogelijk te maken, de procesefficiëntie te verbeteren en de kosten voor factuurverwerking te verlagen.

De wet schrijft strikte beveiligings- en gegevensbeschermingsnormen voor om de integriteit en vertrouwelijkheid van verzonden gegevens te waarborgen. De systemen van ondernemingen moeten voldoen aan de wettelijke vereisten om mogelijke boetes te voorkomen.

Voor een optimale verwerking moeten elektronische facturen in een gestandaardiseerde indeling worden gemaakt. Het gebruik van algemeen aanvaarde gemeenschappelijke standaarden zoals ZUGFeRD of XRechnung vergroot de compatibiliteit tussen verschillende boekhoudsystemen.

Ondernemingen die zich niet aan de wet houden, kunnen worden bestraft. Deze sancties kunnen variëren van boetes tot beperkingen op deelname aan openbare aanbestedingen.

Stripe ondersteunt het conform de compliancevereisten opstellen en verzenden van elektronische facturen met XRechnung via app-partners van Stripe Invoicing. Ze vereisen geen codering en zijn eenvoudig in te stellen. Deze partners ondersteunen factuur- en abonnementsworkflows via zowel de Application Programming Interface (API) als het dashboard. Daarnaast bieden ze ondersteuning voor vergelijkbare vereisten in andere regio's. Lees meer over de Billit-app op de Stripe App Marketplace of bezoek onze partner, de website van Billit, die je kan helpen bij deze vereisten.

Kleine en middelgrote ondernemingen (het mkb) profiteren van langere overgangsperioden en speciale ondersteuningsmaatregelen bij de overstap op elektronische facturatie. Voorbeelden zijn voorlichtingscampagnes, financiële steun en technische bijstand.

Het federale ministerie van financiën (Bundesfinanzministerium of BMF) is van plan om in de toekomst een elektronisch rapportagesysteem voor binnenlandse B2B-verkopen in te voeren om zo de rapportage te standaardiseren.

Hoe kunnen ondernemingen voldoen aan de regelgeving voor elektronische facturatie?

Vanaf 1 januari 2025 moeten alle binnenlandse B2B-ondernemingen elektronische facturen ontvangen en verwerken. Na de vastgelegde overgangstermijn wordt ook het verzenden van een standaard elektronische factuur (in plaats van een papieren of niet-standaard elektronische factuur) verplicht.

• In 2025 en 2026 worden naast elektronische facturen ook niet-standaard elektronische facturen en papieren facturen geaccepteerd.
  
• In 2027 mogen alleen ondernemingen die in 2026 een totale omzet van minder dan € 800.000 rapporteerden, niet-standaard elektronische facturen en papieren facturen verzenden.
  
• Vanaf 2028 mogen er alleen nog elektronische facturen worden verzonden.
  

Verplichte elektronische facturatie houdt in dat ondernemingen hun B2B-facturen in een gestructureerde, voor machines leesbare indeling moeten maken, verzenden en ontvangen, zodat de facturen elektronisch kunnen worden verwerkt. Tot de weinige uitzonderingen behoren vereenvoudigde facturen van minder dan € 250, zoals brandstofbonnen of horecabonnen, en ook facturen voor belastingvrije transacties en facturen voor tickets (zie artikel 34 van de btw-uitvoeringsverordening). Maar deze ondernemingen die facturen uitgeven, moeten nog wel elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken.

Hieronder bekijken we welke specifieke informatie een nieuwe elektronische factuur moet bevatten en in welke indeling deze moet worden gemaakt of verzonden.

Hoe worden elektronische facturen gemaakt?

Als je een e-factuur wilt maken, heb je facturatiesoftware of een online service nodig waarmee je facturen in de opgegeven elektronische indeling kunt maken.

Belangrijke onderdelen van een elektronische factuur zijn:

• Uitgever van de factuur, inclusief belastingnummer en ontvanger
  
• Uniek factuurnummer
  
• Factuurdatum
  
• Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
  
• Bedragen en belastingen
  

De facturatiesoftware moet in staat zijn om facturen te genereren die voldoen aan de wettelijke vereisten en die op een veilige manier elektronisch kunnen worden verzonden. De XML-indeling heeft bij elektronische facturatie tot bewezen resultaten geleid, omdat het een gestructureerde en gestandaardiseerde manier is om factuurgegevens uit te wisselen.

Stapsgewijze handleiding voor het opstellen van een elektronische factuur in een XML-indeling

• Open je XML-sjabloon: Start je tekstverwerkingssoftware en open de XML-sjabloon voor elektronische facturen. Deze sjabloon moet al de basisstructuur bevatten, zoals tags voor de factuurkoptekst, klantgegevens, productinformatie en betaalgegevens.
  
• Vul de verplichte velden in: Vul alle verplichte velden van het sjabloon in met de juiste informatie. Dit zijn meestal de factuurdatum, het factuurnummer, de naam en het adres van de klant, productbeschrijvingen, hoeveelheden, eenheidsprijzen en het totaalbedrag.
  
• Controleer of de informatie correct is: Nadat je alle informatie hebt ingevoerd, controleer je zorgvuldig of de gegevens kloppen. Zorg ervoor dat alle bedragen correct zijn berekend en dat alle relevante informatie volledig en correct is.
  
• Valideer het XML-bestand: Gebruik een XML-validatietool of een vergelijkbare functie in je tekstverwerkingssoftware om te bevestigen dat het XML-bestand aan de vereisten voldoet. Dit is essentieel voor een goede verwerking van de factuur.
  
• Sla het XML-bestand op: Zodra je hebt bevestigd dat de elektronische XML-factuur correct en volledig is, sla je het bestand op je computer of in de cloud op. Gebruik een beschrijvende bestandsnaam die duidelijk de factuur identificeert.
  

Aan welke eisen moeten ondernemingen voldoen voor elektronische facturatie?

De eerste vraag is of factuurgegevens met de huidige software van uw onderneming kunnen worden vertaald naar een elektronische factuur of XML-bestand. Als dit niet mogelijk is, kunt je het beste andere software of een online generatortool gebruiken.

Daarnaast moet je onderneming beslissen of het XRechnung-facturen of ZUGFeRD-facturen wil versturen. ZUGFeRD combineert gestructureerde gegevens met een visueel PDF-document, terwijl XRechnung alleren gebruikmaakt van gestructureerde gegevens.

Ook de manier waarop je facturen verstuurt is belangrijk. Wil je meerdere facturen naar organisaties sturen, dan is e-mail niet de beste optie. Een optie is het gebruik van PEPPOL. Met PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), dat is ontwikkeld door de EU, kun je vanaf één toegangspunt meerdere koppelingen met organisaties opzetten.

Wil je deze nieuwe technologie in het boekhoudproces integreren, dan moet je de technische vereisten in kaart brengen en de juiste traimning organiseren voor de betreffende werknemers. Afhankelijk van de grootte van de onderneming en de boekhoudsystemen kan de overgang duur en tijdrovend zijn. Ondernemingen moeten dus ruim van tevoren met het proces beginnen.

Welke impact heeft de wet inzake verplichte e-facturatie voor bedrijven?

De invoering van verplichte elektronische facturering brengt zowel kansen als uitdagingen met zich mee. Ondernemingen moeten hun systemen en processen opnieuw evalueren en bijwerken om aan de nieuwe wettelijke vereisten te voldoen.

Hoewel de overstap geld en moeite kost, wegen de voordelen op lange termijn hier ruimschoots tegen op. Denk bijvoorbeeld aan meer efficiëntie, kostenverlagingen, ecologische duurzaamheid en verbeterde naleving. E-facturering is een belangrijke stap in digitalisering en draagt bij aan duurzaam ondernemen. Organisaties moeten de aanvankelijke uitdagingen echter zorgvuldig plannen en beheren om een naadloze overgang te garanderen.

Hieronder vind je enkele van de belangrijkste implicaties en aanpassingen waarmee ondernemingen rekening moeten houden als gevolg van verplichte elektronische facturering:

• Nalevingsvereisten: De processen, facturatie- en boekhoudsystemen van organisaties moeten voldoen aan zowel technische als wettelijke vereisten, inclusief naleving van specifieke indelingen, zoals ZUGFeRD of XRechnung in Duitsland. Omdat in Duitsland strikte wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming geldt, moeten bedrijven ervoor zorgen dat de manier waarop ze e-facturen verwerken, voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming.
  
• Digitale transformatie: Ondernemingen moeten mogelijk investeren in nieuwe of geüpgradede IT-systemen om effectief elektronische facturen op te stellen, te verzenden en te ontvangen. Denk aan het upgraden van software en bijvoorbeeld de aanschaf van nieuwe hardware. De oplossingen voor elektronische facturering moeten compatibel zijn met bestaande boekhoud- en ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) om een soepele verwerking te garanderen.
  
• Toename van efficiëntie: Elektronische facturen kunnen sneller worden verwerkt dan papieren facturen, waardoor het hele boekhoudproces sneller verloopt. Dit resulteert in een snellere betalingsverwerking en kan de liquiditeit verbeteren. Ook is het dankzij elektronische facturering mogelijk om veel processen te automatiseren, handmatige fouten te verminderen en de efficiëntie te verbeteren.
  
• Duurzaamheid: De overstap op elektronische facturering helpt ondernemingen om groen te werken door het papierverbruik te verminderen, waardoor ze hun ecologische impact verkleinen.
  
• Verhoogde klanttevredenheid: Ondernemingen kunnen de klanttevredenheid verbeteren met facturering die efficiënter en nauwkeuriger verloopt. Ondernemingen die zich snel aanpassen aan digitale standaarden, kunnen een concurrentievoordeel behalen ten opzichte van minder flexibele concurrenten.
  
• Opleiding van medewerkers: Ondernemingen moeten mogelijk investeren in training om hun werknemers vertrouwd te maken met de nieuwe systemen en processen.
  

Wat zijn de voor- en nadelen van het versturen van elektronische facturen?

Steeds meer mensen versturen facturen digitaal. Deze ontwikkeling heeft zowel voor- als nadelen waarmee ondernemingen en openbare instanties van elke omvang rekening moeten houden.

Voordelen

• Betalingen worden sneller ontvangen: Elektronische facturen komen onmiddellijk bij de ontvanger aan, waardoor het hele betaalproces wordt versneld. Veel systemen bieden ook een betaaloptie met één klik, waardoor de betaaltermijnen nog korter worden.
  
• Kostenbesparing: Omdat facturen elektronisch worden verzonden, hoef je niets af te drukken of te verzenden. Bovendien kun je met elektronische verwerking geld besparen op werkuren die anders aan handmatige taken zouden worden besteed.
  
• Verhoogde efficiëntie: Door facturen digitaal op te stellen, versturen en verwerken, wordt de efficiëntie van de boekhouding verbeterd. Fouten veroorzaakt door handmatige invoer worden verminderd en het proces wordt versneld.
  
• Milieuvriendelijk: Omdat er geen papier meer bij aan te pas komt, beschermen ondernemingen het milieu en kunnen ze hun ecologische impact verminderen.
  
• Verbeterde traceerbaarheid: Elektronische facturen zijn gemakkelijker op te slaan, te archiveren en op te halen als je ze nodig hebt. Zo vereenvoudig je de boekhouding en kun je gemakkelijker voldoen aan de wettelijke archiveringsvereisten.
  
• Verhoogde veiligheid: Veel systemen voor elektronische facturatie hebben geavanceerde beveiligingsfuncties die het risico op fraude en verlies verminderen. Digitale handtekeningen en encryptie garanderen de authenticiteit en integriteit van facturen.
  

Nadelen

• Technische vereisten: Ondernemingen moeten mogelijk investeren in software of diensten.
  
• Weerstand tegen verandering: Klanten of leveranciers stappen mogelijk liever niet af van papieren facturen.
  
• Compatibiliteitsproblemen: Meerdere standaarden en indelingen kunnen compatibiliteitsproblemen veroorzaken tussen verzend- en ontvangstsystemen, waardoor het moeilijk wordt om elektronische facturen uit te wisselen.
  
• Zorgen over de beveiliging: Ondanks de strikte beveiligingsnormen blijven er zorgen bestaan over privacy, gegevensbeveiliging en het risico van cyberaanvallen. Ondernemingen moeten hun systemen uitrusten met de nieuwste beveiligingsfuncties.
  
• Wettelijke vereisten: Naleving van de wettelijke voorschriften voor elektronische facturatie, waarin eisen voor authenticiteit, integriteit en leesbaarheid zijn opgenomen, kan ingewikkeld zijn. Bovendien verschillen de wettelijke vereisten van land tot land.
  

Wat zijn de vereisten voor geldige elektronische facturen?

Elektronische facturen moeten aan bepaalde wettelijke en technische vereisten voldoen om als geldig te worden beschouwd. Alleen dan worden elektronische facturen door de belastingdienst geaccepteerd en worden de gegevens die ze bevatten als echt en ongewijzigd beschouwd.

• Authenticiteit van herkomst
  Authenticiteit van herkomst is de garantie van de identiteit van de factuurleverancier of -uitgever. Dit kan op verschillende manieren worden bereikt, waaronder digitale handtekeningen, elektronische gegevensuitwisseling (EDI) of via een intern verificatieproces om een betrouwbaar controlespoor vast te stellen tussen een factuur en de bijbehorende levering van goederen of diensten.

• Integriteit van de inhoud
  Integriteit van de inhoud betekent dat de informatie in de factuur niet is gewijzigd nadat deze is verzonden. Digitale handtekeningen of EDI-procedures bieden ook processen waarmee de gegevens in facturen niet meer kunnen worden gewijzigd.

• Leesbaarheid
  Een elektronische factuur moet goed leesbaar zijn. Dit betekent dat de factuur moet worden aangeleverd in een indeling die door de betreffende partijen kan worden gelezen, zoals een PDF-document. De leesbaarheid moet gedurende de gehele wettelijke bewaartermijn zijn gewaarborgd.

• Naleving van wettelijke vereisten
  Elektronische facturen moeten aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als papieren facturen. Dit omvat informatie zoals de datum van uitgifte; het unieke factuurnummer; het belastingidentificatienummer of het btw-identificatienummer van de dienstverlener; de volledige naam en het adres van zowel de dienstverlener als de ontvanger; de hoeveelheid en het soort geleverde goederen of de omvang en aard van de geleverde dienst; vergoeding; bedrag van de verschuldigde belasting; toepasselijk belastingtarief; of kennisgeving van belastingvrijstelling.

• Opslag en archivering
  Zowel de uitgever als de ontvanger van de elektronische factuur moeten deze gedurende de wettelijk vereiste termijn bewaren (in veel landen is dit 10 jaar). Facturen moeten zo worden bewaard dat ze binnen een redelijke termijn toegankelijk zijn en dat de vereisten voor authenticiteit, integriteit en leesbaarheid gedurende de hele bewaartermijn worden nageleefd.

• Toestemming van de ontvanger
  In veel rechtsgebieden is de voorafgaande toestemming van de ontvanger vereist voor het versturen van elektronische in plaats van papieren facturen. Deze toestemming kan uitdrukkelijk of geïmpliceerd zijn, maar moet voldoen aan wettelijke vereisten.

Hoe voldoen bedrijven aan de wetgeving inzake het archiveren van elektronische facturen?

Het archiveren van elektronische facturen moet voldoen aan wettelijke vereisten, waaronder naleving van bewaartermijnen en het waarborgen van de leesbaarheid gedurende de gehele bewaartermijn. Organisaties moeten elektronische facturen zo opslaan dat ze op elk moment terug te vinden en, indien nodig, te presenteren zijn in een indeling die overeenkomt met de originele documenten.

Deze voorschriften zijn opgesteld om de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van elektronische documenten gedurende een bepaalde termijn te waarborgen. Specifieke vereisten kunnen van land tot land verschillen, maar sommige basisprincipes zijn doorgaans gestandaardiseerd.

Belangrijke aspecten van de archiveringswetgeving voor elektronische facturen

• Authenticiteit en integriteit
  Bij de archivering moeten de authenticiteit (werkelijke oorsprong) en de integriteit (ongewijzigde inhoud) van elektronische facturen gedurende de bewaarperiode behouden blijven. Dit betekent dat je moet kunnen aantonen dat de facturen afkomstig zijn van de beoogde afzender en niet zijn gewijzigd na uitgifte. Technologieën zoals digitale handtekeningen of gespecialiseerde archiveringssystemen voor fraudevrije opslag zijn essentieel.

• Leesbaarheid en toegankelijkheid
  Elektronische facturen moeten gedurende de gehele bewaartermijn worden gearchiveerd in een voor mensen leesbare indeling. Daarnaast moeten facturen binnen een redelijke termijn ter inzage en controle worden aangeboden. Hiervoor zijn vaak gespecialiseerde softwareoplossingen nodig waarmee documenten in de loop van de tijd leesbaar en gemakkelijk terug te vinden blijven.

• Bewaartermijnen
  De wettelijke bewaartermijn voor elektronische facturen verschilt per land, maar in Duitsland is deze 10 jaar. Tijdens deze periode moeten ondernemingen alle gearchiveerde facturen op verzoek aan de belastingdienst kunnen verstrekken. Neem voor de exacte deadlines en vereisten contact op met je lokale belastingdienst of belastingadviseur.

• Gegevensbescherming
  Het is belangrijk om de voorschriften inzake gegevensbescherming na te leven bij het archiveren van elektronische facturen. Persoonlijk identificeerbare informatie op facturen moet worden beschermd in overeenstemming met relevante wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals de AVG in de Europese Unie. Hieronder vallen gegevensbeveiligingsmaatregelen en beperkingen op de toegankelijkheid en verwerking van deze gegevens.

• Technische en organisatorische maatregelen
  Organisaties moeten technische en organisatorische maatregelen nemen om te voldoen aan de archiveringsvoorschriften. Voorbeelden zijn het selecteren van geschikte archiveringssystemen, het bewaken van de gegevensbeveiliging en het beschermen tegen gegevensverlies. De implementatie van een robuust documentbeheersysteem is vaak een belangrijke stap om aan deze eisen te voldoen.