Na era digital, empresários, freelancers e startups estão sempre buscando formas de melhorar e digitalizar seus processos. O faturamento eletrônico economiza tempo e recursos, além de reduzir significativamente o trabalho administrativo.

Este artigo explica o que é uma fatura eletrônica, como criá-la, suas vantagens e desvantagens e os requisitos legais que você deve conhecer.

O que este artigo oferece?

• O que é uma fatura eletrônica?
  
• O que diz a lei sobre a obrigatoriedade da fatura eletrônica?
  
• Como cumprir as regulamentação sobre o faturamento eletrônico?
  
• Como criar faturas eletrônicas?
  
• Que requisitos as empresas devem cumprir para o faturamento eletrônico?
  
• Como a lei sobre a obrigatoriedade do faturamento eletrônico afeta as empresas?
  
• Quais as vantagens e desvantagens das faturas eletrônicas?
  
• Quais são os requisitos para que as faturas eletrônicas sejam válidas?
  
• Como cumprir a legislação sobre o arquivamento de faturas eletrônicas?
  

O que é uma fatura eletrônica?

Uma fatura eletrônica (chamada de E-Rechnung ou e-invoice) é uma fatura criada, enviada e recebida em formato eletrônico. O formato permite substituir as faturas tradicionais em papel por documentos digitais enviados online. As faturas eletrônicas contêm as mesmas informações que as faturas em papel, como detalhes de produtos ou serviços, preços, impostos e informações de pagamento, mas, sendo digitais, são mais fáceis de processar, armazenar e arquivar.

Em muitos países, a legislação vem incentivando a adoção das faturas eletrônicas, uma vez que elas oferecem diversas vantagens e ajudam a combater fraudes e evasão fiscal. No entanto, para serem consideradas uma solicitação oficial de pagamento, as faturas eletrônicas devem atender a alguns requisitos legais.

XRechnung: o padrão alemão de faturamento eletrônico

O XRechnung é um padrão de faturamento eletrônico, desenvolvido especificamente para o sector público na Alemanha. É um formato digital padronizado para transmitir dados de faturas com o objetivo de melhorar a eficiência, reduzir erros e agilizar o processamento de faturas. O XRechnung faz parte das iniciativas de digitalização da administração pública e está alinhada aos requisitos da Diretiva 2014/55/EU da UE relativos à promoção da faturamento eletrônico nos contratos públicos.

O padrão XRechnung especifica um conjunto de dados estruturados a serem incluídos na fatura eletrônica para permitir o processamento automatizado em diferentes mídias sem erros. Isso inclui informações como emissor e destinatário da fatura, período de serviço, valor da fatura e informações fiscais. A norma define uma uniformidade semântica e sintática, garantindo estrutura definida e formato claro e legível por máquina para os dados transmitidos.

A XRechnung é importante principalmente para fornecedores e prestadores de serviços que atendem órgãos públicos na Alemanha. Desde 27 de novembro de 2020, é obrigatório que todos os órgãos públicos contratantes na Alemanha recebam e processem faturas em formato eletrônico, como a XRechnung. A medida visa aumentar a transparência e a eficiência no setor público e promover a aceitação e adoção das faturas eletrônicas em transações comerciais.

O que diz a lei sobre a obrigatoriedade da fatura eletrônica?

A partir de 2025, todas as empresas B2B na Alemanha devem poder receber e processar faturas eletrônicas nos termos da Lei de Oportunidades de Crescimento. Após diferentes períodos de transição, a emissão de faturas eletrônicas também será obrigatória. O objetivo é habilitar o processamento digital de ponta a ponta, melhorar a eficiência dos processos e reduzir os custos de processamento de faturas.

A lei exige padrões rígidos de segurança e proteção de dados para garantir a integridade e a confidencialidade dos dados transmitidos. As empresas devem se certificar de que seus sistemas atendam aos requisitos legais para evitar penalidades.

Para otimizar o processamento, as faturas eletrônicas seguir um formato padronizado. O uso de padrões comuns, como ZUGFeRD ou XRechnung, melhora a compatibilidade entre diferentes sistemas contábeis.

Empresas que descumprirem a lei estão sujeitas a penalidades, de multas a restrições à participação em licitações públicas.

A Stripe permite criar e enviar faturas eletrônicas pelo XRechnung com parceiros de aplicativos do Stripe Invoicing. Não é preciso escrever código e a configuração é simples. Esses parceiros oferecem fluxos de trabalho de para faturamento e assinaturas em interfaces de programação de aplicativos (API) e pelo Dashboard, além de cumprirem requisitos semelhantes em várias outras regiões. Saiba mais sobre o aplicativo Billit no Stripe App Marketplace ou acesse o site da Billit, que pode ajudar com esses requisitos.

Para pequenas e médias empresas (PME), serão concedidos períodos de transição mais longos e medidas especiais para ajudá-las a adotar o faturamento eletrônico. Haverá campanhas de informação, apoio financeiro e assistência técnica.

O Ministério Federal das Finanças (Bundesfinanzministerium, ou BMF) deve criar um sistema de comunicação eletrônica de relatórios para vendas B2B domésticas no futuro, a fim de uniformizar os relatórios.

Como cumprir as regulamentação sobre o faturamento eletrônico?

A partir de 1º de janeiro de 2025, todas as empresas B2B nacionais precisarão receber e processar faturas eletrônicas. Após períodos de transição específicos, a emissão de faturas eletrônicas padronizadas (em vez de fatura eletrônica em papel ou fatura personalizada) passará também a ser obrigatória.

• Em 2025 e 2026, além das faturas eletrônicas padronizadas, ainda serão aceitas e faturas eletrônicas não padronizadas ou em papel.
  
• Em 2027, somente empresas com faturamento total declarado inferior a € 800.000 em 2026 ainda estarão autorizadas a emitir faturas eletrônicas personalizadas ou faturas em papel.
  
• A partir de 2028, todas as faturas devem ser eletrônicas.
  

A obrigatoriedade do faturamento eletrônico significa que as empresas devem criar, enviar e receber suas faturas B2B em formato estruturado e legível por máquina para habilitar o processamento eletrônico. Existem poucas exceções, como as faturas simplificadas abaixo de 250 euros, tais como recibos de combustível ou de hotelaria, bem como faturas de transações isentas de impostos e faturas de bilhetes (ver seção 34 da Portaria de Execução do IVA). No entanto, essas empresas emissoras também devem ter a capacidade de receber e processar faturas eletrônicas.

Abaixo, analisamos as informações específicas que uma nova fatura eletrônica deve incluir e o formato em que ela deve ser criada ou transmitida.

Como criar faturas eletrônicas?

Para criar uma fatura eletrônica, é preciso usar um software de faturamento ou um serviço online que permita criar faturas no formato eletrônico especificado.

Elementos importantes de uma fatura eletrônica:

• Emissor (com número fiscal) e destinatário da fatura
  
• Número de fatura exclusivo
  
• Data da fatura
  
• Descrição dos bens ou serviços fornecidos
  
• Valores e impostos
  

O software de faturamento precisa gerar faturas que atendam aos requisitos legais e transmiti-las eletronicamente de forma segura. O formato XML costuma ser particularmente útil para faturas eletrônicas, pois transmite dados de forma estruturada e padronizada.

Passo a passo para criar uma fatura eletrônica em formato XML

• Abra seu modelo XML: no programa de processamento de texto de sua escolha, abra o modelo XML de fatura eletrônica. O modelo já deve conter a estrutura básica, como tags para o cabeçalho da fatura, dados do cliente, dados do produto e detalhes do pagamento.
  
• Preencha os campos obrigatórios: preencha o modelo com os dados necessários. Geralmente, são detalhes como data e número da fatura, nome e endereço do cliente, descrições de produtos, quantidades, preços unitários e valor total.
  
• Verifique se as informações estão corretas: depois de preencher, confira cuidadosamente se todos os dados estão corretos. Confira os cálculos dos valores e se todas as informações relevantes foram preenchidas corretamente.
  
• Valide o arquivo XML: use uma ferramenta de validação XML ou recurso semelhante do software de processamento de texto para confirmar que o arquivo XML atende aos padrões necessários. Isso é essencial para que a fatura seja processada e aceita.
  
• Salve o arquivo XML: depois de confirmar que a fatura eletrônica XML está precisa e completa, salve o arquivo no computador ou em nuvem. Nomeie o arquivo com uma descrição que identifique claramente a fatura.
  

Que requisitos as empresas devem cumprir para o faturamento eletrônico?

A primeira questão é se os dados da fatura podem ser traduzidos para uma fatura eletrônica ou formato XML com o software atual da empresa. Se isso não for possível, é melhor usar outro software ou uma ferramenta online.

Além disso, sua empresa precisa decidir se deseja enviar faturas XRechnung ou ZUGFeRD. O sistema ZUGFeRD combina dados estruturados com um PDF visual, enquanto o XRechnung usa apenas dados estruturados.

A forma como você envia faturas também é importante. Se você precisa enviar várias faturas para organizações, o e-mail não é a melhor opção. Uma opção é o PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). Nesse sistema desenvolvido pela UE, você pode configurar várias conexões com organizações a partir de um único ponto de acesso.

Para integrar essa nova tecnologia ao processo contábil, devem ser determinados os requisitos técnicos e a os funcionários envolvidos precisam ser treinados. Dependendo do tamanho da empresa e de seus sistemas contábeis, a transição pode ser cara e demorada, por isso as empresas devem iniciar o processo com bastante antecedência.

Qual é o impacto da lei sobre a obrigatoriedade de faturamento eletrônico nas empresas?

A introdução do faturamento eletrônico obrigatório traz oportunidades e desafios, exigindo que as empresas reavaliem e atualizem os seus sistemas e processos conforme os novos requisitos legais.

Embora possa ser custosa, a transição traz os vantagens consideráveis no longo prazo, como eficiência, redução de custos, sustentabilidade ambiental e melhoria da conformidade. O faturamento eletrônico é um passo fundamental na digitalização e promove práticas empresariais sustentáveis. No entanto, as organizações devem planejar e gerenciar cuidadosamente os desafios iniciais para garantir uma transição perfeita.

A seguir, as principais implicações e ajustes que as empresas precisam considerar em consequência da obrigatoriedade do faturamento eletrônico:

• Requisitos de conformidade: As organizações devem garantir que seus processos, sistemas de faturamento e contabilidade cumpram requisitos técnicos e regulatórios, incluindo conformidade com formatos específicos, como ZUGFeRD ou XRechnung na Alemanha. Como a Alemanha tem leis rígidas de proteção de dados, as empresas devem garantir que o tratamento de faturas eletrônicas esteja em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e outros regulamentos de proteção de dados aplicáveis.
  
• Transformação digital: as empresas talvez precisem investir em sistemas de TI novos ou atualizados para criar, enviar e receber faturas eletrônicas com eficiência. Isso pode envolver a atualização de softwares e, possivelmente, a compra de novos equipamentos. As soluções de faturamento eletrônico devem ser compatíveis com os sistemas de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP) existentes para garantir um processamento tranquilo.
  
• Maior eficiência: as notas fiscais eletrônicas podem ser processadas mais rapidamente do que as faturas em papel, acelerando todo o processo contábil. Isso agiliza o processamento dos pagamentos e melhora a liquidez. Além disso, possibilita a automação de diversos processos, reduzindo erros manuais e aumentando a eficiência.
  
• Sustentabilidade: a mudança para o faturamento eletrônico ajuda as empresas a se tornarem ecológicas, reduzindo o consumo de papel e reduzindo a pegada de carbono da empresa.
  
• Aumento da satisfação dos clientes: as empresas podem melhorar a satisfação dos clientes com processos de faturamento mais eficientes e precisos. Empresas que se adaptam rapidamente aos padrões digitais podem ganhar uma vantagem competitiva sobre concorrentes menos ágeis.
  
• Treinamento de funcionários: as empresas talvez precisem investir em treinamento para garantir que seus funcionários estejam familiarizados com os novos sistemas e processos.
  

Quais as vantagens e desvantagens das faturas eletrônicas?

O envio digital de faturas está cada vez mais popular, uma novidade com vantagens e desvantagens relevantes para empresas e organizações públicas de todos os tamanhos.

Vantagens

• Receber pagamentos mais rápido: as faturas eletrônicas são recebidas imediatamente, o que acelera todo o processo de pagamento. Muitos sistemas também têm a opção de pagamento com um clique, reduzindo ainda mais o prazo de pagamento.
  
• Redução de custos: faturas eletrônicas eliminam os custos de impressão e postagem. Além disso, o processamento eletrônico economiza horas de trabalho gastas em tarefas manuais.
  
• Mais eficiência: criar, enviar e processar faturas digitalmente aumenta a eficiência contábil. Com menos erros de entrada manual, todo o processo é acelerado.
  
• Responsabilidade ambiental: eliminar o papel ajuda a proteger o meio ambiente e reduz a pegada de carbono das empresas.
  
• Mais rastreabilidade: é mais fácil armazenar, arquivar e acessar faturas eletrônicas quando necessário. A contabilidade é simplificada e fica mais fácil cumprir os requisitos legais de arquivamento.
  
• Mais segurança: muitos sistemas de faturamento eletrônico têm recursos avançados de segurança que reduzem o risco de fraudes e perdas. Assinaturas digitais e criptografia garantem a autenticidade e integridade das faturas.
  

Desvantagens

• Requisitos técnicos: as empresas podem precisar investir em software ou serviços.
  
• Resistência à mudança: clientes ou fornecedores podem relutar a abandonar as faturas impressas.
  
• Problemas de compatibilidade: a existência de diversos padrões e formatos pode dificultar a compatibilidade entre os sistemas do emissor e do destinatário.
  
• Questões de segurança: apesar das precauções, ainda se questiona a privacidade, a segurança dos dados e o risco de ataques cibernéticos. As empresas precisam manter seus sistemas de segurança atualizados.
  
• Regulamentação: pode ser complexo cumprir a regulamentação para faturas eletrônicas, que inclui requisitos de autenticidade, integridade e legibilidade. Além disso, os requisitos legais variam conforme o país.
  

Quais são os requisitos para uma fatura eletrônica ser válida?

As faturas eletrônicas devem cumprir determinados requisitos jurídicos e técnicos para serem consideradas válidas. São critérios fundamentais para a aceitação das faturas pelas autoridades fiscais e para que seus dados sejam considerados genuínos e inalterados.

• Autenticidade da origem
  A autenticidade de origem é a garantia da identidade do fornecedor ou emissor da fatura. Há diversas formas de conseguir isso, como assinaturas digitais, intercâmbio eletrônico de dados (EDI) ou por um processo de verificação interna para estabelecer uma trilha de auditoria confiável entre uma fatura e a entrega de bens ou serviços correspondente.

• Integridade do conteúdo
  Conteúdo íntegro significa que o conteúdo da fatura não foi alterado após o envio. Assinaturas digitais ou procedimentos EDI também fornecem processos para garantir que os dados da fatura não possam ser alterados.

• Legibilidade
  Uma fatura eletrônica deve ser facilmente legível por humanos. Isso significa que a fatura deve ser fornecida em um formato que possa ser lido pelas partes relevantes, como um documento PDF. A legibilidade deve ser garantida durante todo o período de retenção legal.

• Conformidade com requisitos legais
  As faturas eletrônicas precisam cumprir os mesmos requisitos jurídicos aplicáveis às faturas impressas. Isso inclui informações como a data de emissão; o número único da fatura; o número de identificação fiscal ou o número de identificação do imposto sobre o valor agregado (IVA) do prestador de serviços; o nome completo e o endereço do prestador de serviços e do destinatário; a quantidade e o tipo de bens fornecidos ou o âmbito e o tipo de serviço prestado; remuneração; valor do imposto devido; alíquota aplicável; ou aviso de isenção fiscal.

• Armazenamento e arquivamento
  Tanto o emissor quanto o destinatário da fatura eletrônica devem retê-la pelo período legalmente exigido (em muitos países, são 10 anos). As faturas devem ser armazenadas de forma a garantir que sejam acessíveis dentro de um período de tempo razoável e que os requisitos de autenticidade, integridade e legibilidade sejam mantidos durante todo o período de armazenamento.

• Consentimento do beneficiário
  Em muitas jurisdições, o destinatário deve aceitar previamente o envio de faturas eletrônicas em vez de faturas em papel. O consentimento pode ser explícito ou implícito, mas há uma regulamentação específica.

Como as empresas cumprem as leis de arquivamento de notas fiscais eletrônicas?

O arquivamento de faturas eletrônicas deve cumprir requisitos legais, como períodos de retenção e garantia de legibilidade durante todo o período de retenção. As organizações devem armazenar faturas eletrônicas de forma a permitir que sejam recuperadas a qualquer momento e, se necessário, apresentadas em formato que corresponda aos documentos originais.

Essa regulamentação visa garantir a autenticidade, integridade e legibilidade de documentos eletrônicos durante um período especificado. Os requisitos específicos podem conforme o país, mas há princípios básicos que costumam ser os mesmos.

Principais aspectos das leis de arquivamento de faturas eletrônicas

• Autenticidade e integridade
  O arquivamento deve garantir a autenticidade (origem verdadeira) e a integridade (conteúdo inalterado) das faturas eletrônicas durante todo o período de retenção. Isto significa que deve ser possível comprovar que as faturas foram enviadas pelo remetente alegado e que não foram alteradas desde sua emissão. Tecnologias como assinaturas digitais ou sistemas de arquivamento especializados que impedem adulteração são fundamentais.

• Legibilidade e acessibilidade
  As faturas eletrônicas devem ser arquivadas em formato legível para humanos durante todo o período de retenção. Além disso, as faturas devem ser disponibilizadas para análise e auditoria dentro de um prazo razoável. Isso geralmente requer soluções de software especializadas para garantir que os documentos permaneçam legíveis e facilmente recuperáveis com o tempo.

• Períodos de retenção
  O período legal de retenção de faturas eletrônicas varia de acordo com o país, mas na Alemanha é de 10 anos. Durante esse período, as empresas devem conseguir fornecer todas as faturas arquivadas às autoridades fiscais, caso solicitadas. Para saber os prazos e requisitos exatos, consulte a autoridade fiscal local ou um consultor fiscal.

• Proteção de dados
  É importante cumprir a regulamentação de proteção de dados ao arquivar faturas eletrônicas. As informações pessoalmente identificáveis contidas nas faturas devem ser protegidas de acordo com as leis de proteção de dados relevantes, como o GDPR na União Europeia. Isso inclui medidas de segurança de dados e restrições sobre a acessibilidade e o processamento desses dados.

• Medidas técnicas e organizacionais
  As organizações devem tomar medidas técnicas e organizacionais para cumprir os regulamentos de arquivamento. Isso inclui selecionar sistemas de arquivamento apropriados, monitorar a segurança dos dados e proteger contra perda de dados. A implementação de um sistema robusto de gerenciamento de documentos costuma ser importante para atender a esses requisitos.