Na era digital, empreendedores, autônomos e empresários estão sempre tentando otimizar e digitalizar processos. O faturamento eletrônico já demonstrou sua eficácia ao poupar tempo e recursos, reduzindo significativamente o trabalho administrativo. Explicamos aqui o que é uma fatura eletrônica, como criá-la, seus prós e contras e requisitos legais que devem ser cumpridos.

Neste artigo:

• O que é uma fatura eletrônica?
  
• O que diz a lei sobre a obrigatoriedade do faturamento eletrônico?
  
• Como cumprir a regulamentação do faturamento eletrônico?
  
• Como são criadas as faturas eletrônicas?
  
• Quais os requisitos para empresas relativos ao faturamento eletrônico?
  
• Qual o impacto da lei sobre a obrigatoriedade do faturamento eletrônico?
  
• Quais os prós e contras do envio de faturas eletrônicas?
  
• Quais são os requisitos para faturas eletrônicas válidas?
  
• Como cumprir a legislação sobre o arquivamento de faturas eletrônicas?
  
• Como funciona o faturamento eletrônico com o Stripe Invoicing e o Stripe Billing
  

O que é uma fatura eletrônica?

Uma fatura eletrônica, também chamada de e-fatura, é uma fatura criada, enviada e recebida em formato eletrônico padronizado e legível por máquina, diferente dos formatos não estruturados, como arquivos PDF enviados por e-mail ou faturas em papel. Esse formato substitui as faturas tradicionais em papel por documentos digitais que podem ser compartilhados online. As faturas eletrônicas contêm as mesmas informações que as físicas, como detalhes do produto ou serviço, preços, impostos e dados de pagamento, mas são mais fáceis de processar, armazenar e arquivar.

Em vários países, o faturamento eletrônico vem sendo incentivado pela legislação, pois ajuda a combater fraudes e evasão fiscal. E há outras vantagens. Para serem consideradas uma solicitação oficial de pagamento, as faturas eletrônicas devem cumprir determinados requisitos legais.

XRechnung: o padrão alemão de faturamento eletrônico

O XRechnung é a norma para faturamento eletrônico na Alemanha, desenvolvida especificamente para o setor público. Trata-se de um formato digital padronizado para o envio de dados de faturas, com o objetivo de melhorar a eficiência, reduzir erros e agilizar o processamento de faturas. A XRechnung faz parte dos projetos de digitalização do setor público e cumpre os requisitos da Diretiva 2014/55/UE da União Europeia sobre a promoção do faturamento eletrônico nas contratações do setor público.

O padrão XRechnung especifica um conjunto de dados estruturados que devem ser incluídos em uma fatura eletrônica para permitir o processamento automatizado sem qualquer alteração de mídias de dados como emissor e destinatário, período de desempenho, valor da fatura e dados fiscais. O padrão aceita uniformidade semântica e sintática, o que significa que os dados são enviados em uma estrutura predefinida e também em um formato claro e legível por máquina.

O XRechnung é particularmente relevante para fornecedores e prestadores de serviços que trabalham com as autoridades públicas alemãs. Desde 27 de novembro de 2020, todas as autoridades públicas contratantes na Alemanha devem receber e processar faturas em formato eletrônico, por exemplo, por meio do XRechnung. Isso aumentará a transparência e a eficiência do setor público e contribuirá também para uma maior utilização e aceitação das faturas eletrônicas nas empresas.

O que diz a lei sobre a obrigatoriedade da fatura eletrônica?

A partir de 2025, todas as empresas B2B na Alemanha serão obrigadas a receber e processar faturas em formato eletrônico como parte da Lei de Oportunidades de Crescimento (Wachstumschancengesetzes). Após alguns períodos de transição, a emissão de faturas eletrônicas também será obrigatória. Assim, estabelece-se o processamento digital de ponta a ponta, melhorando a eficiência dos processos e reduzindo os custos de processamento de faturas.

A lei prescreve padrões rígidos de segurança e proteção de dados, a fim de garantir a integridade e a confidencialidade dos dados transmitidos. As empresas devem garantir que seus sistemas atendam aos requisitos legais, a fim de evitar possíveis penalidades.

Para otimizar o processamento, as faturas eletrônicas devem seguir um formato padronizado. A utilização de normas comuns e generalizadas, como o ZUGFeRD ou o XRechnung, aumenta a compatibilidade entre diferentes sistemas contábeis.

As empresas que não cumprirem os requisitos da lei podem sofrer sanções. Elas podem variar de multas à restrição da participação em licitações públicas.

Pequenas e médias empresas (PME) terão prazos mais longos e medidas de apoio especiais para facilitar a transição para o faturamento eletrônico, com campanhas de informação, auxílio financeiro e técnico.

O Ministério Federal das Finanças (BMF) planeja introduzir um sistema de relatórios eletrônicos para vendas B2B nacionais no futuro, a fim de padronizar os relatórios.

Como cumprir a regulamentação sobre o faturamento eletrônico?

A partir de 1º de janeiro de 2025, todas as empresas B2B nacionais precisarão receber e processar faturas eletrônicas. Após períodos de transição específicos, a emissão de faturas eletrônicas padronizadas (em vez de fatura eletrônica em papel ou fatura personalizada) passará também a ser obrigatória.

• Em 2025 e 2026, além das faturas eletrônicas, serão aceitas faturas em papel e eletrônicas não padronizadas.
  
• Em 2027, isto só valerá para empresas com receita total inferior a € 800.000 em 2026.
  
• A partir de 2028, só poderão ser emitidas faturas eletrônicas.
  

A obrigatoriedade do faturamento eletrônico significa que as empresas devem criar, enviar e receber suas faturas B2B em formato estruturado e legível por máquina para habilitar o processamento eletrônico. Entre as poucas exceções estão faturas de pequeno valor abaixo de € 250, como recibos de combustível ou hospedagem. Além disso, faturas de transações isentas de impostos e faturas de bilhetes de viagem (ver §34 UStDV). No entanto, essas empresas emissoras de faturas devem poder receber e processar faturas eletrônicas.

A seguir, examinaremos as informações específicas que uma nova fatura eletrônica deve incluir e o formato em que ela deve ser criada ou transmitida.

Como criar faturas eletrônicas?

Para criar uma fatura eletrônica, é preciso usar um software de faturamento ou um serviço online que permita criar faturas no formato eletrônico especificado.

Elementos importantes de uma fatura eletrônica:

• Emissor (com número fiscal) e destinatário da fatura
  
• Número de fatura exclusivo
  
• Data da fatura
  
• Descrição dos bens ou serviços fornecidos
  
• Valores e impostos
  

O software de faturamento precisa gerar faturas que atendam aos requisitos legais e transmiti-las eletronicamente de forma segura. O formato XML costuma ser particularmente útil para faturas eletrônicas, pois transmite dados de forma estruturada e padronizada.

Passo a passo para criar uma fatura eletrônica em formato XML

• Abra seu modelo XML: no programa de processamento de texto de sua escolha, abra o modelo XML de fatura eletrônica. O modelo já deve conter a estrutura básica, como tags para o cabeçalho da fatura, dados do cliente, dados do produto e detalhes do pagamento.
  
• Preencha os campos obrigatórios: preencha o modelo com os dados necessários. Geralmente, são detalhes como data e número da fatura, nome e endereço do cliente, descrições de produtos, quantidades, preços unitários e valor total.
  
• Verifique se as informações estão corretas: depois de preencher, confira cuidadosamente se todos os dados estão corretos. Confira os cálculos dos valores e se todas as informações relevantes foram preenchidas corretamente.
  
• Valide o arquivo XML: use uma ferramenta de validação XML ou recurso semelhante do software de processamento de texto para confirmar que o arquivo XML atende aos padrões necessários. Isso é essencial para que a fatura seja processada e aceita.
  
• Salve o arquivo XML: depois de confirmar que a fatura eletrônica XML está precisa e completa, salve o arquivo no computador ou em nuvem. Nomeie o arquivo com uma descrição que identifique claramente a fatura.
  

Quais os requisitos para empresas relativos ao faturamento eletrônico?

A primeira questão é se os dados da fatura podem ser traduzidos para uma fatura eletrônica ou formato XML com o software atual da empresa. Se isso não for possível, é melhor usar outro software ou uma ferramenta online.

Além disso, é preciso decidir se a empresa deseja enviar faturas XRechnungen ou ZUGFeRD. Enquanto o ZUGFeRD combina dados estruturados com um PDF visual, o XRechnung usa exclusivamente em dados estruturados.

A forma de envio das faturas também é importante. Se você precisa enviar várias faturas para organizações, o e-mail não é a melhor opção. Uma opção é utilizar o PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), desenvolvido pela UE, que permite configurar conexões com várias organizações a partir do mesmo ponto de acesso.

Para integrar essa nova tecnologia ao processo contábil, devem ser determinados os requisitos técnicos e a os funcionários envolvidos precisam ser treinados. Dependendo do tamanho da empresa e de seus sistemas contábeis, a transição pode ser cara e demorada, por isso as empresas devem iniciar o processo com bastante antecedência.

Qual o impacto da lei sobre a obrigatoriedade do faturamento eletrônico?

A introdução do faturamento eletrônico obrigatório traz oportunidades e desafios, exigindo que as empresas reavaliem e atualizem os seus sistemas e processos conforme os novos requisitos legais.

Mesmo considerando os custos, a transição traz os vantagens consideráveis no longo prazo, como eficiência, redução de custos, sustentabilidade ambiental e melhoria da conformidade. O faturamento eletrônico é fundamental para a digitalização e promove práticas empresariais sustentáveis. No entanto, as organizações devem planejar e gerenciar cuidadosamente os desafios iniciais para garantir uma transição perfeita.

A seguir, as principais implicações e ajustes que as empresas precisam considerar em consequência da obrigatoriedade do faturamento eletrônico:

• Requisitos de conformidade: as empresas devem garantir que seus processos e sistemas de faturamento e contabilidade cumpram os requisitos técnicos e legais, inclusive os formatos especificados, como ZUGFeRD ou XRechnung na Alemanha. Considerando as rígidas leis de proteção de dados na Alemanha, as empresas precisam compatibilizar o processamento de faturas eletrônicas com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e outros regulamentos relevantes de proteção de dados.
  
• Transformação digital: as empresas podem precisar investir em sistemas de TI novos ou aprimorados para criar, enviar e receber faturas eletrônicas. Pode ser necessário atualizar softwares ou comprar hardware. As soluções de faturamento eletrônico devem ser compatíveis com os sistemas de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP) existentes para garantir um processamento contínuo.
  
• Aumento da eficiência: o processamento das faturas eletrônicas é mais rápido do que o das faturas em papel, agilizando todo o processo contábil. Isso acelera o processamento dos pagamentos e melhora a liquidez. As faturas eletrônicas permitem automatizar muitos processos, reduzindo erros manuais e aumentando a eficiência.
  
• Sustentabilidade: o uso de faturas eletrônicas contribui para a proteção ambiental, reduzindo o consumo de papel e, consequentemente, a pegada ecológica da empresa.
  
• Clientes mais satisfeitos: com processos de faturamento mais eficientes e precisos, a satisfação do cliente aumenta. Empresas que se adaptam rapidamente aos padrões digitais podem ganhar vantagem sobre concorrentes menos ágeis.
  
• Treinamento de funcionários: podem ser necessário investir em treinamento para familiarizar os funcionários com os novos sistemas e processos.
  

Quais as vantagens e desvantagens das faturas eletrônicas?

O envio digital de faturas está cada vez mais popular, uma novidade com vantagens e desvantagens relevantes para empresas e organizações públicas de todos os tamanhos.

Vantagens

• Receber pagamentos mais rápido: as faturas eletrônicas são recebidas imediatamente, o que acelera todo o processo de pagamento. Muitos sistemas também têm a opção de pagamento com um clique, reduzindo ainda mais o prazo de pagamento.
  
• Redução de custos: faturas eletrônicas eliminam os custos de impressão e postagem. Além disso, o processamento eletrônico economiza horas de trabalho gastas em tarefas manuais.
  
• Mais eficiência: criar, enviar e processar faturas digitalmente aumenta a eficiência contábil. Com menos erros de entrada manual, todo o processo é acelerado.
  
• Responsabilidade ambiental: eliminar o papel ajuda a proteger o meio ambiente e reduz a pegada de carbono das empresas.
  
• Mais rastreabilidade: é mais fácil armazenar, arquivar e acessar faturas eletrônicas quando necessário. A contabilidade é simplificada e fica mais fácil cumprir os requisitos legais de arquivamento.
  
• Mais segurança: muitos sistemas de faturamento eletrônico têm recursos avançados de segurança que reduzem o risco de fraudes e perdas. Assinaturas digitais e criptografia garantem a autenticidade e integridade das faturas.
  

Desvantagens

• Requisitos técnicos: as empresas podem precisar investir em software ou serviços.
  
• Resistência à mudança: clientes ou fornecedores podem relutar a abandonar as faturas impressas.
  
• Problemas de compatibilidade: a existência de diversos padrões e formatos pode dificultar a compatibilidade entre os sistemas do emissor e do destinatário.
  
• Questões de segurança: apesar das precauções, ainda se questiona a privacidade, a segurança dos dados e o risco de ataques cibernéticos. As empresas precisam manter seus sistemas de segurança atualizados.
  
• Regulamentação: pode ser complexo cumprir a regulamentação para faturas eletrônicas, que inclui requisitos de autenticidade, integridade e legibilidade. Além disso, os requisitos legais variam conforme o país.
  

Quais são os requisitos para uma fatura eletrônica ser válida?

As faturas eletrônicas devem cumprir determinados requisitos jurídicos e técnicos para serem consideradas válidas. São critérios fundamentais para a aceitação das faturas pelas autoridades fiscais e para que seus dados sejam considerados genuínos e inalterados.

• Autenticidade da origem
  A autenticidade de origem é a garantia da identidade do fornecedor ou emissor da fatura. Há diversas formas de conseguir isso, como assinaturas digitais, intercâmbio eletrônico de dados (EDI) ou por um processo de verificação interna para estabelecer uma trilha de auditoria confiável entre uma fatura e a entrega de bens ou serviços correspondente.

• Integridade do conteúdo
  Conteúdo íntegro significa que o conteúdo da fatura não foi alterado após o envio. Assinaturas digitais ou procedimentos EDI também fornecem processos para garantir que os dados da fatura não possam ser alterados.

• Legibilidade
  Uma fatura eletrônica deve ser facilmente legível por humanos. Isso significa que a fatura deve ser fornecida em um formato que possa ser lido pelas partes relevantes, como um documento PDF. A legibilidade deve ser garantida durante todo o período de retenção legal.

• Conformidade com requisitos legais
  As faturas eletrônicas precisam cumprir os mesmos requisitos jurídicos aplicáveis às faturas impressas. Isso inclui informações como a data de emissão; o número único da fatura; o número de identificação fiscal ou o número de identificação do imposto sobre o valor agregado (IVA) do prestador de serviços; o nome completo e o endereço do prestador de serviços e do destinatário; a quantidade e o tipo de bens fornecidos ou o âmbito e o tipo de serviço prestado; remuneração; valor do imposto devido; alíquota aplicável; ou aviso de isenção fiscal.

• Armazenamento e arquivamento
  Tanto o emissor quanto o destinatário da fatura eletrônica devem retê-la pelo período legalmente exigido (em muitos países, são 10 anos). As faturas devem ser armazenadas de forma a garantir que sejam acessíveis dentro de um período de tempo razoável e que os requisitos de autenticidade, integridade e legibilidade sejam mantidos durante todo o período de armazenamento.

• Consentimento do beneficiário
  Em muitas jurisdições, o destinatário deve aceitar previamente o envio de faturas eletrônicas em vez de faturas em papel. O consentimento pode ser explícito ou implícito, mas há uma regulamentação específica.

Como as empresas cumprem as leis de arquivamento de notas fiscais eletrônicas?

O arquivamento de faturas eletrônicas deve cumprir requisitos legais, como períodos de retenção e garantia de legibilidade durante todo o período de retenção. As organizações devem armazenar faturas eletrônicas de forma a permitir que sejam recuperadas a qualquer momento e, se necessário, apresentadas em formato que corresponda aos documentos originais.

Essa regulamentação visa garantir a autenticidade, integridade e legibilidade de documentos eletrônicos durante um período especificado. Os requisitos específicos podem conforme o país, mas há princípios básicos que costumam ser os mesmos.

Principais aspectos das leis de arquivamento de faturas eletrônicas

• Autenticidade e integridade
  O arquivamento deve garantir a autenticidade (origem verdadeira) e a integridade (conteúdo inalterado) das faturas eletrônicas durante todo o período de retenção. Isto significa que deve ser possível comprovar que as faturas foram enviadas pelo remetente alegado e que não foram alteradas desde sua emissão. Tecnologias como assinaturas digitais ou sistemas de arquivamento especializados que impedem adulteração são fundamentais.

• Legibilidade e acessibilidade
  As faturas eletrônicas devem ser arquivadas em formato legível para humanos durante todo o período de retenção. Além disso, as faturas devem ser disponibilizadas para análise e auditoria dentro de um prazo razoável. Isso geralmente requer soluções de software especializadas para garantir que os documentos permaneçam legíveis e facilmente recuperáveis com o tempo.

• Períodos de retenção
  O período legal de retenção de faturas eletrônicas varia de acordo com o país, mas na Alemanha é de 10 anos. Durante esse período, as empresas devem conseguir fornecer todas as faturas arquivadas às autoridades fiscais, caso solicitadas. Para saber os prazos e requisitos exatos, consulte a autoridade fiscal local ou um consultor fiscal.

• Proteção de dados
  É importante cumprir a regulamentação de proteção de dados ao arquivar faturas eletrônicas. As informações pessoalmente identificáveis contidas nas faturas devem ser protegidas de acordo com as leis de proteção de dados relevantes, como o GDPR na União Europeia. Isso inclui medidas de segurança de dados e restrições sobre a acessibilidade e o processamento desses dados.

• Medidas técnicas e organizacionais
  As organizações devem tomar medidas técnicas e organizacionais para cumprir os regulamentos de arquivamento. Isso inclui selecionar sistemas de arquivamento apropriados, monitorar a segurança dos dados e proteger contra perda de dados. A implementação de um sistema robusto de gerenciamento de documentos costuma ser importante para atender a esses requisitos.

Como funciona o faturamento eletrônico com o Stripe Invoicing e o Stripe Billing

O Stripe Billing e o Stripe Invoicing não podem criar ou enviar faturas eletrônicas sem a integração adicional dos aplicativos de faturamento eletrônico. A Stripe permite criar e enviar faturas eletrônicas por aplicativos parceiros do Stripe Invoicing e Stripe Billing, que não exigem programação e são muito fáceis de configurar, como o Billit.

Após instalar um aplicativo de faturamento eletrônico, você pode configurá-lo para enviar faturas eletrônicas aos seus clientes de forma automática pela API ou manualmente pelo Stripe Dashboard. Além disso, os aplicativos também funcionam para sistemas semelhantes de outras regiões.

Conheça os aplicativos de faturamento eletrônico, suas integrações e funcionamento e o aplicativo Billit no Stripe App Marketplace, que pode ser útil para o faturamento eletrônico.