À l’ère du numérique, les propriétaires d’entreprise, les travailleurs indépendants et les jeunes entreprises sont toujours à la recherche de moyens d’améliorer et de numériser leurs processus. La facturation électronique est un type de facturation électronique qui permet de gagner du temps et des ressources tout en réduisant considérablement la charge de travail administrative.

Dans cet article, nous allons voir en quoi consiste une facture électronique, comment en créer une, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que les exigences légales à connaître.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture électronique?
  
• Quelle est la loi sur la facturation électronique obligatoire?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles se conformer à la réglementation sur la facturation électronique?
  
• Comment les factures électroniques sont-elles créées?
  
• Quelles sont les exigences auxquelles les entreprises doivent répondre en matière de facturation électronique?
  
• Quel est l’impact de la loi sur la facturation électronique obligatoire sur les entreprises?
  
• Quels sont les avantages et les inconvénients de l’envoi de factures électroniques?
  
• Quelles sont les conditions requises pour que les factures électroniques soient valides?
  
• Comment les entreprises se conforment-elles aux lois sur l’archivage des factures électroniques?
  

Qu’est-ce qu’une facture électronique?

Une facture électronique (appelée E-Rechnung ou facture électronique) est une facture qui est créée, envoyée et reçue dans un format électronique. Ce format vous permet de remplacer les factures papier traditionnelles par des documents numériques envoyés en ligne. Les factures électroniques contiennent les mêmes informations que les factures papier (renseignements sur les produits ou services, prix, taxes et informations de paiement), mais elles sont plus faciles à traiter, à stocker et à archiver, car elles sont numériques.

Dans de nombreux pays, les exigences légales ont encouragé l’adoption des factures électroniques, car elles offrent plusieurs avantages et aident à lutter contre la fraude et l’évasion fiscale. Toutefois, pour être considérées comme une demande de paiement officielle, les factures électroniques doivent répondre à certaines exigences légales.

XRechnung : La norme allemande en matière de facturation électronique

XRechnung) est une norme pour la facturation électronique, développée spécifiquement pour le secteur public en Allemagne. Il s’agit d’un format numérique normalisé pour la transmission des données de facturation dans le but d’améliorer l’efficacité, de réduire les erreurs et d’accélérer le traitement des factures. XRechnung s’inscrit dans le cadre d’initiatives visant à numériser l’administration publique et s’aligne sur les exigences de la directive européenne 2014/55/UE relative à la promotion de la facturation électronique dans les marchés publics.

La norme XRechnung précise un ensemble de données structurées qui doivent être incluses dans une facture électronique pour permettre un traitement automatisé sur différents supports sans erreurs. Il s’agit notamment de renseignements comme l’émetteur de la facture, le destinataire de la facture, la période de service, le montant de la facture et les informations fiscales. La norme prend en charge l’uniformité sémantique et syntaxique, de sorte que les données transmises sont dans une structure définie et dans un format clair et lisible par machine.

XRechnung est particulièrement important pour les fournisseurs et prestataires de services qui font affaire avec les autorités publiques en Allemagne. Depuis le 27 novembre 2020, pour toutes les autorités contractantes publiques en Allemagne de recevoir et de traiter les factures dans un format électronique, tel que XRechnung. Cette mesure vise à accroître la transparence et l’efficacité du secteur public et à promouvoir l’acceptation et l’adoption des factures électroniques dans les transactions commerciales.

Quelle est la loi sur la facturation électronique obligatoire?

À partir de 2025, toutes les entreprises de commerce électronique interentreprises en Allemagne seront tenues de recevoir et de traiter les factures par voie électronique sous forme de factures électroniques en vertu de la Loi sur les opportunités de croissance. Après diverses périodes de transition, l’émission d’une facture électronique deviendra également obligatoire. L’objectif est de permettre le traitement numérique de bout en bout, d’améliorer l’efficacité des processus et de réduire les coûts de traitement des factures.

La loi impose des normes strictes de sécurité et de protection des données pour garantir l’intégrité et la confidentialité des données transmises. Les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes répondent aux exigences légales pour éviter d’éventuelles pénalités.

Pour un traitement optimisé, les factures électroniques doivent être créées dans un format normalisé. L’utilisation de normes communes largement adoptées comme ZUGFeRD ou XRechnung permet une meilleure compatibilité entre les différents systèmes comptables.

Les entreprises qui ne respectent pas la loi s’exposent à des sanctions. Les sanctions peuvent prendre la forme d’amendes ou de restrictions à la participation aux appels d’offres publics.

Stripe prend en charge la création et l’acheminement conformes de factures électroniques à l’aide de XRechnung par l’entremise d’applications partenaires de Stripe Invoicing. Elles ne nécessitent aucun codage et sont faciles à configurer. Ces partenaires prennent en charge les flux de travail de facturation et d’abonnement au moyen de l’interface de programmation d’application (API) et du Dashboard, et ils répondent également à des besoins similaires dans d’autres régions du monde. Pour en savoir plus sur l’application Billit, consultez le Stripe App Marketplace ou consultez le site de notre partenaire, le site Web de Billit, qui peut vous aider à répondre à ces exigences.

Les petites et moyennes entreprises (PME) bénéficieront de périodes de transition plus longues et de mesures de soutien spéciales pour les aider à passer à la facturation électronique. Il s’agit notamment de campagnes d’information, de soutien financier et d’assistance technique.

Le ministère fédéral des Finances (Bundesfinanzministerium, ou BMF) prévoit d’introduire à l’avenir un système de déclaration électronique pour les ventes nationales de commerce électronique interentreprises afin d’uniformiser les déclarations.

Comment les entreprises peuvent-elles se conformer à la réglementation sur la facturation électronique?

À compter du 1er janvier 2025, toutes les entreprises nationales de commerce électronique interentreprises seront tenues de recevoir et de traiter des factures électroniques. Après les périodes de transition définies, l’émission d’une facture électronique standard (plutôt que d’une facture papier ou électronique non standard) deviendra également obligatoire.

• En 2025 et 2026, les factures électroniques non standards et les factures papier seront acceptées en plus des factures électroniques.
  
• En 2027, seules les entreprises ayant déclaré un chiffre d’affaires total inférieur à 800 000 € en 2026 seront autorisées à émettre des factures électroniques non standards et des factures papier.
  
• À partir de 2028, seules les factures électroniques pourront être émises.
  

La facturation électronique obligatoire signifie que les entreprises doivent créer, envoyer et recevoir leurs factures de commerce électronique interentreprises dans un format structuré et lisible par machine pour en permettre le traitement électronique. Parmi les quelques exceptions figurent les factures simplifiées inférieures à 250 €, comme que les reçus de carburant ou d’hospitalité, ainsi que les factures pour les transactions hors taxe et les factures pour les billets (voir l’article 34 de l’ordonnance d’application de la TVA). Ces entreprises émettrices de factures doivent toutefois être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques.

Vous trouverez ci-dessous les informations spécifiques qu’une nouvelle facture électronique doit inclure, ainsi que le format dans lequel elle doit être créée ou transmise.

Comment les factures électroniques sont-elles créées?

Pour créer une facture électronique, vous avez besoin d’un logiciel de facturation ou d’un service en ligne qui permet de créer des factures dans le format électronique indiqué.

Les éléments importants d’une facture électronique sont les suivants :

• L’émetteur de la facture, y compris le numéro d’identification fiscale, et le destinataire
  
• Numéro de facture unique
  
• Date de la facture
  
• Description des biens ou des services fournis
  
• Montants et taxes
  

Votre logiciel de facturation doit être en mesure de générer des factures qui répondent aux exigences légales tout en les transmettant électroniquement de manière sécurisée. Le format XML s’est avéré particulièrement utile pour la facturation électronique, car il offre un moyen structuré et normalisé d’échanger des données de facture.

Guide étape par étape pour créer une facture électronique au format XML

• Ouvrez votre modèle XML : Démarrez le logiciel de traitement de texte de votre choix et ouvrez le modèle XML de facture électronique. Ce modèle doit déjà contenir la structure de base, par exemple des balises pour l’en-tête de la facture, les renseignements sur le client, les renseignements sur le produit et les détails de paiement.
  
• Remplissez les champs obligatoires : Complétez le modèle en remplissant tous les champs obligatoires avec les renseignements appropriés. Il s’agit généralement de renseignements comme la date de la facture, le numéro de la facture, le nom et l’adresse du client, la description des produits, les quantités, les prix unitaires et le montant total.
  
• Vérifiez que les informations sont exactes : Une fois que vous avez saisi tous les renseignements, vérifiez attentivement les données pour vous assurer qu’elles sont exactes. Assurez-vous que tous les montants ont été calculés correctement et que tous les détails pertinents sont complets et exacts.
  
• Validez le fichier XML : Utilisez un outil de validation XML ou une fonction similaire de votre logiciel de traitement de texte pour confirmer que votre fichier XML répond aux normes requises. C’est la clé pour s’assurer que la facture est traitée et acceptée correctement.
  
• Enregistrez le fichier XML : Une fois que vous avez vérifié que votre facture électronique XML est exacte et complète, enregistrez le fichier sur votre ordinateur ou sur le stockage infonuagique. Assurez-vous d’utiliser un nom de fichier descriptif qui identifie clairement la facture.
  

Quelles sont les exigences auxquelles les entreprises doivent répondre en matière de facturation électronique?

La première question est de savoir si les données de facturation peuvent être converties au format de facture électronique ou XML avec le logiciel actuel de votre entreprise. Si cela n’est pas possible, il est préférable d’utiliser un autre logiciel ou un outil de génération en ligne.

De plus, votre entreprise devra décider d’envoyer des factures XRechnung ou ZUGFeRD. ZUGFeRD combine des données structurées avec un PDF visuel, alors que XRechnung repose uniquement sur des données structurées.

La manière dont vous envoyez les factures est également importante. Si vous devez envoyer plusieurs factures à des organisations, le courriel n’est pas la meilleure option. Une option consiste à utiliser PEPPOL : Grâce à l’utilisation du système PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), développé par l’UE, vous pouvez établir plusieurs liens avec des organisations à partir d’un seul point d’accès.

Pour intégrer cette nouvelle technologie dans le processus comptable, les exigences techniques doivent être déterminées et la formation appropriée doit être offerte aux employés concernés. En fonction de la taille de l’entreprise et de ses systèmes comptables, la transition peut être coûteuse et prendre du temps, c’est pourquoi les entreprises doivent commencer le processus bien à l’avance.

Quel est l’impact de la loi sur la facturation électronique obligatoire sur les entreprises?

L’introduction de la facturation électronique obligatoire présente des opportunités et des défis, et oblige les entreprises à réévaluer et à mettre à jour leurs systèmes et processus pour répondre aux nouvelles exigences légales.

Bien que la transition puisse entraîner des coûts et du travail, les avantages à long terme d’une efficacité accrue, d’une réduction des coûts, d’une durabilité environnementale et d’une meilleure conformité sont considérables. La facturation électronique marque une étape importante dans la numérisation et promeut des pratiques commerciales durables. Cependant, les organisations doivent planifier et gérer soigneusement les défis initiaux afin d’assurer une transition fluide.

Voici quelques-unes des principales implications et ajustements que les entreprises doivent prendre en compte à la suite de la facturation électronique obligatoire :

• Exigences de conformité : Les organisations doivent s’assurer que leurs processus, leurs systèmes de facturation et de comptabilité sont conformes aux exigences techniques et réglementaires, y compris la conformité à des formats spécifiques comme ZUGFeRD ou XRechnung en Allemagne. Étant donné que l’Allemagne dispose d’une législation stricte en matière de protection des données, les entreprises doivent s’assurer que leur traitement des factures électroniques soit conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux autres réglementations applicables en matière de protection des données.
  
• Transformation digitale : Les entreprises peuvent avoir besoin d’investir dans de nouveaux systèmes informatiques ou des systèmes informatiques mis à niveau pour créer, envoyer et recevoir efficacement des factures électroniques. Cela peut impliquer la mise à niveau du logiciel et éventuellement l’achat de nouveau matériel. Les solutions de facturation électronique doivent être compatibles avec les systèmes de comptabilité et de planification des ressources organisationnelles (PRO) existants afin d’assurer un traitement fluide.
  
• Augmentation de l’efficacité : Les factures électroniques peuvent être traitées plus rapidement que les factures papier, ce qui accélère l’ensemble du processus comptable. Cela permet d’accélérer le traitement des paiements et d’améliorer les liquidités. La facturation électronique permet également d’automatiser de nombreux processus, de réduire les erreurs manuelles et d’augmenter l’efficacité.
  
• Durabilité : Le passage à la facturation électronique aide les entreprises à adopter une démarche écologique en réduisant la consommation de papier et, par conséquent, l’empreinte de carbone de l’entreprise.
  
• Augmentation de la satisfaction client : Les entreprises peuvent améliorer la satisfaction de leurs clients grâce à des processus de facturation plus efficaces et plus précis. Les entreprises qui s’adaptent rapidement aux normes numériques peuvent obtenir un avantage concurrentiel sur leurs compétiteurs moins agiles.
  
• Formation des employés : Les entreprises devront peut-être investir dans la formation pour s’assurer que leurs employés se familiarisent avec les nouveaux systèmes et processus.
  

Quels sont les avantages et les inconvénients de l’envoi de factures électroniques?

L’envoi de factures par voie numérique est de plus en plus populaire. Cette évolution présente tant des avantages que des inconvénients qui sont pertinents pour les entreprises et les organisations publiques de toutes tailles.

Avantages

• La réception des paiements est plus rapide : Les factures électroniques parviennent instantanément au destinataire, ce qui accélère l’ensemble du processus de paiement. De nombreux systèmes offrent également une option de paiement en un clic, ce qui réduit encore plus les délais de paiement.
  
• Réduction des coûts : L’envoi de factures électroniques élimine les frais d’impression et d’affranchissement. De plus, le traitement électronique permet d’économiser des heures de travail qui seraient autrement consacrées à des tâches manuelles.
  
• Augmentation de l’efficacité : La création, l’envoi et le traitement des factures par voie numérique améliorent l’efficacité de la comptabilité. Les erreurs causées par la saisie manuelle sont réduites et l’ensemble du processus est accéléré.
  
• Responsabilité environnementale : L’élimination du papier contribue à la protection de l’environnement et permet aux entreprises de réduire leur empreinte de carbone.
  
• Amélioration de la traçabilité : Les factures électroniques sont plus faciles à stocker, à archiver et à récupérer en cas de besoin. Cela simplifie la comptabilité et facilite le respect des exigences légales en matière d’archivage.
  
• Sécurité accrue : De nombreux systèmes de facturation électronique sont dotés de fonctions de sécurité avancées qui réduisent le risque de fraude et de perte. La signature numérique et le chiffrement garantissent l’authenticité et l’intégrité des factures.
  

Inconvénients

• Exigences techniques : Les entreprises peuvent avoir besoin d’investir dans des logiciels ou des services.
  
• Résistance au changement : Les clients ou les fournisseurs peuvent être réticents à abandonner les factures papier.
  
• Problèmes de compatibilité : Les normes et formats multiples peuvent créer des problèmes de compatibilité entre les systèmes de l’expéditeur et du destinataire, ce qui complique l’échange de factures électroniques.
  
• Problèmes de sécurité : Malgré des normes de sécurité élevées, des inquiétudes subsistent quant à la confidentialité, à la sécurité des données et au risque de cyberattaques. Les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes disposent des fonctionnalités de sécurité les plus récentes.
  
• Exigences réglementaires : Le respect du cadre juridique de la facturation électronique, qui comprend des exigences d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité, peut s’avérer complexe. De plus, les exigences légales varient d’un pays à l’autre.
  

Quelles sont les conditions requises pour que les factures électroniques soient valides?

Pour être considérées comme valides, les factures électroniques doivent répondre à certaines exigences légales et techniques. Ces critères sont essentiels pour garantir que les factures électroniques sont acceptées par les autorités fiscales et que les données qu’elles contiennent sont considérées comme authentiques et non altérées.

• Authenticité de l’origine
  L’authenticité de l’origine est l’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture. Cela peut se faire de différentes manières, notamment par le biais de signatures numériques, de l’échange de données informatisé (EDI) ou d’un processus de vérification interne visant à établir une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou de services associée.

• Intégrité du contenu
  L’intégrité du contenu signifie que le contenu de la facture n’a pas été modifié après son envoi. Les signatures numériques ou les procédures EDI fournissent également des processus pour s’assurer que les données des factures ne peuvent pas être modifiées.

• Lisibilité
  Une facture électronique doit être facilement lisible par l’utilisateur. Cela signifie que la facture doit être fournie dans un format lisible par les parties concernées, comme un document PDF. La lisibilité doit être assurée pendant toute la période de conservation légale.

• Conformité aux exigences légales
  Les factures électroniques doivent être conformes aux mêmes exigences légales que les factures papier. Il s’agit notamment de renseignements comme la date d’émission; le numéro unique de la facture; le numéro d’identification fiscale du prestataire de services ou le numéro d’identification de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA); le nom complet et l’adresse du prestataire de services et du bénéficiaire; la quantité et le type de biens fournis ou l’étendue et le type de service fourni; la rémunération; le montant de taxes à payer; le taux d’imposition applicable; ou l’avis d’exonération fiscale.

• Stockage et archivage
  L’émetteur et le destinataire de la facture électronique doivent la conserver pendant la période légale requise (dans de nombreux pays, celle-ci est de 10 ans). Les factures doivent être conservées de manière à garantir leur accessibilité dans un délai raisonnable et à ce que les exigences d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité soient respectées pendant toute la durée de stockage.

• Consentement du destinataire
  Dans de nombreuses juridictions, le consentement préalable du destinataire est requis pour envoyer des factures électroniques au lieu de factures papier. Ce consentement peut être explicite ou implicite, mais il doit répondre aux exigences légales.

Comment les entreprises se conforment-elles aux lois sur l’archivage des factures électroniques?

L’archivage des factures électroniques doit être conforme aux exigences légales, notamment le respect des délais de conservation et la lisibilité pendant toute la durée de conservation. Les organisations doivent s’assurer que les factures électroniques sont stockées de manière à ce qu’elles puissent être récupérées à tout moment et, si nécessaire, présentées dans un format qui correspond aux documents originaux.

Ces règles sont conçues pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents électroniques sur une période donnée. Les exigences spécifiques peuvent varier d’un pays à l’autre, mais certains principes de base sont généralement normalisés.

Aspects clés des lois sur l’archivage des factures électroniques

• Authenticité et intégrité
  L’archivage doit garantir le maintien de l’authenticité (origine véritable) et de l’intégrité (contenu inaltéré) des factures électroniques pendant toute la durée de leur conservation. Cela signifie qu’il doit être possible de prouver que les factures proviennent de l’expéditeur prévu et qu’elles n’ont pas changé depuis leur émission. Des technologies comme les signatures numériques ou les systèmes d’archivage spécialisés qui garantissent un stockage inviolable sont essentielles.

• Lisibilité et accessibilité
  Les factures électroniques doivent être archivées dans un format lisible par l’utilisateur pendant toute la période de conservation. De plus, les factures doivent être mises à disposition pour examen et audit dans un délai raisonnable. Cela nécessite souvent des solutions logicielles spécialisées pour s’assurer que les documents restent lisibles et facilement récupérables au fil du temps.

• Délais de conservation
  La période de conservation légale des factures électroniques varie d’un pays à l’autre, mais en Allemagne, elle est de 10 ans. Pendant cette période, les entreprises doivent être en mesure de fournir toutes les factures archivées aux autorités fiscales sur demande. Pour connaître les dates limites et les exigences exactes, contactez votre autorité fiscale locale ou votre conseiller fiscal.

• Protection des données
  Il est important de respecter les réglementations en matière de protection des données lors de l’archivage des factures électroniques. Les informations d’identification contenues dans les factures doivent être protégées conformément aux lois applicables en matière de protection des données, comme le RGPD de l’Union européenne. Cela comprend les mesures de sécurité des données et les restrictions sur l’accessibilité et le traitement de ces données.

• Mesures techniques et organisationnelles
  Les organisations doivent prendre des mesures techniques et organisationnelles pour se conformer aux réglementations en matière d’archivage. Cela comprend la sélection de systèmes d’archivage appropriés, la surveillance de la sécurité des données et la protection contre la perte de données. La mise en œuvre d’un système de gestion documentaire robuste est souvent une étape importante pour répondre à ces exigences.