À l’ère du numérique, les entrepreneurs, les travailleurs indépendants et les fondateurs tentent continuellement d’optimiser et de numériser leurs processus. La facturation électronique s’est avérée être une méthode efficace pour économiser du temps et des ressources tout en réduisant considérablement le temps alloué à l’administration. Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est une facture électronique. comment en créer une; les avantages et les inconvénients; et les exigences légales que vous devez respecter.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture électronique?
  
• Quelle est la loi sur la facturation électronique obligatoire?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles se conformer à la réglementation sur la facturation électronique?
  
• Comment les factures électroniques sont-elles créées?
  
• Quelles sont les exigences auxquelles les entreprises doivent répondre en matière de facturation électronique?
  
• Quel est l’incidence de la loi sur la facturation électronique obligatoire sur les entreprises?
  
• Quels sont les avantages et les inconvénients de l’envoi de factures électroniques?
  
• Quelles sont les conditions requises pour que les factures électroniques soient valides?
  
• Comment les entreprises se conforment-elles aux lois sur l’archivage des factures électroniques?
  
• Fonctionnement de la facturation électronique avec Stripe Invoicing et Stripe Billing
  

Qu’est-ce qu’une facture électronique?

Une facture électronique est une facture créée, envoyée et reçue dans un format électronique normalisé et lisible par machine, par opposition aux formats non structurés tels que les fichiers PDF envoyés par courriel ou les factures papier. Ce format remplace les factures papier traditionnelles par des documents numériques qui peuvent être partagés en ligne. Les factures électroniques contiennent les mêmes informations que leurs homologues physiques, telles que les détails du produit ou du service, les prix, les taxes et les informations de paiement, mais elles sont plus faciles à traiter, à stocker et à archiver.

Dans plusieurs pays, la facturation électronique est encouragée par la législation, car elle permet de lutter contre la fraude et l’évasion fiscale. Elle offre également de nombreux autres avantages. Pour être considérées comme une demande de paiement officielle, les factures électroniques doivent répondre à certaines exigences légales.

XRechnung : La norme allemande en matière de facturation électronique

XRechnung est une norme pour la facturation électronique en Allemagne qui a été développée spécifiquement pour le secteur public. Il s’agit d’un format numérique normalisé utilisé pour l’envoi des données de facture dans le but d’améliorer l’efficacité, de réduire les erreurs et d’accélérer le traitement des factures. XRechnung s’inscrit dans le cadre des efforts de numérisation des pouvoirs publics et répond aux exigences de la directive européenne 2014/55/EU relative à la promotion de la facturation électronique dans les marchés publics.

La norme XRechnung précise un ensemble de données structurées qui doivent être incluses dans une facture électronique pour permettre un traitement automatisé sans changement de support. Il s’agit notamment d’informations telles que l’émetteur de la facture, le destinataire de la facture, la période d’exécution, le montant de la facture et des informations fiscales. La norme prend en charge l’uniformité sémantique et syntaxique, ce qui signifie que les données sont transmises dans une structure définie et dans un format clair et lisible par machine.

XRechnung est particulièrement pertinent pour les fournisseurs et les prestataires de services qui travaillent avec les pouvoirs publics allemands. Depuis le 27 novembre 2020, toutes les autorités contractantes publiques en Allemagne doivent recevoir et traiter les factures dans un format électronique, par exemple, par l’entremise de XRechnung. Cela permettra d’accroître la transparence et l’efficacité dans le secteur public, et contribuera également à une utilisation et une acceptation plus larges des factures électroniques dans les entreprises.

Quelle est la loi sur la facturation électronique obligatoire?

À partir de 2025, toutes les entreprises effectuant des transactions interentreprises (B2B) en Allemagne seront tenues de recevoir et de traiter les factures sous forme électronique en tant que factures électroniques dans le cadre de la loi sur les occasions de croissance (Wachstumschancengesetzes). Après certaines périodes transitoires, l’émission d’une facture électronique deviendra également obligatoire. Cela devrait ermettre un traitement numérique de bout en bout, améliorer l’efficacité des processus et réduire les coûts de traitement des factures.

La loi prescrit des normes strictes de sécurité et de protection des données afin de garantir l’intégrité et la confidentialité des données transmises. Les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes répondent aux exigences légales afin d’éviter d’éventuelles pénalités.

Pour garantir un traitement fluide, les factures électroniques doivent être créées dans un format standardisé. L’utilisation de normes communes très répandues telles que ZUGFeRD ou XRechnung permet une meilleure compatibilité entre les différents systèmes comptables.

Les entreprises qui ne respectent pas les exigences de la loi s’exposent à des sanctions. Celles-ci peuvent aller d’amendes à des restrictions à la participation à des appels d’offres publics.

Les petites et moyennes entreprises (PME) peuvent bénéficier de périodes de transition plus longues et de mesures de soutien spéciales pour faciliter le passage à la facturation électronique. Il s’agit notamment de campagnes d’information, de subventions financières et d’un soutien technique.

Le ministère fédéral des Finances (BMF) prévoit d’introduire un système de déclaration électronique pour les ventes interentreprises (B2B) nationales à une date ultérieure afin d’uniformiser les rapports.

Comment les entreprises peuvent-elles se conformer à la réglementation sur la facturation électronique?

À compter du 1er janvier 2025, toutes les entreprises nationales de commerce électronique interentreprises seront tenues de recevoir et de traiter des factures électroniques. Après les périodes de transition définies, l’émission d’une facture électronique standard (plutôt que d’une facture papier ou électronique non standard) deviendra également obligatoire.

• En 2025 et 2026, les factures électroniques non standard et les factures papier seront acceptées en plus des factures électroniques.
  
• En 2027, cela ne s’appliquera qu’aux entreprises dont le chiffre d’affaires total est inférieur à 800 000 € en 2026.
  
• À partir de 2028, seules les factures électroniques pourront être émises.
  

La facturation électronique obligatoire signifie que les entreprises doivent créer, envoyer et recevoir leurs factures de commerce électronique interentreprises dans un format structuré et lisible par machine pour en permettre le traitement électronique. Parmi les rares exceptions, citons les factures de petit montant inférieures à 250 €, telles que les reçus de carburant ou d’hébergement. Sont également incluses, les factures pour les transactions hors taxe et les factures pour les titres de transport (voir §34 UStDV). Néanmoins, ces entreprises émettrices de factures doivent être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques.

Ensuite, nous examinerons les informations spécifiques qu’une nouvelle facture électronique doit inclure, ainsi que le format dans lequel elle doit être créée ou transmise.

Comment les factures électroniques sont-elles créées?

Pour créer une facture électronique, vous avez besoin d’un logiciel de facturation ou d’un service en ligne qui permet de créer des factures dans le format électronique indiqué.

Les éléments importants d’une facture électronique sont les suivants :

• L’émetteur de la facture, y compris le numéro d’identification fiscale, et le destinataire
  
• Numéro de facture unique
  
• Date de la facture
  
• Description des biens ou des services fournis
  
• Montants et taxes
  

Votre logiciel de facturation doit être en mesure de générer des factures qui répondent aux exigences légales tout en les transmettant électroniquement de manière sécurisée. Le format XML s’est avéré particulièrement utile pour la facturation électronique, car il offre un moyen structuré et normalisé d’échanger des données de facture.

Guide étape par étape pour créer une facture électronique au format XML

• Ouvrez votre modèle XML : Démarrez le logiciel de traitement de texte de votre choix et ouvrez le modèle XML de facture électronique. Ce modèle doit déjà contenir la structure de base, par exemple des balises pour l’en-tête de la facture, les renseignements sur le client, les renseignements sur le produit et les détails de paiement.
  
• Remplissez les champs obligatoires : Complétez le modèle en remplissant tous les champs obligatoires avec les renseignements appropriés. Il s’agit généralement de renseignements comme la date de la facture, le numéro de la facture, le nom et l’adresse du client, la description des produits, les quantités, les prix unitaires et le montant total.
  
• Vérifiez que les informations sont exactes : Une fois que vous avez saisi tous les renseignements, vérifiez attentivement les données pour vous assurer qu’elles sont exactes. Assurez-vous que tous les montants ont été calculés correctement et que tous les détails pertinents sont complets et exacts.
  
• Validez le fichier XML : Utilisez un outil de validation XML ou une fonction similaire de votre logiciel de traitement de texte pour confirmer que votre fichier XML répond aux normes requises. C’est la clé pour s’assurer que la facture est traitée et acceptée correctement.
  
• Enregistrez le fichier XML : Une fois que vous avez vérifié que votre facture électronique XML est exacte et complète, enregistrez le fichier sur votre ordinateur ou sur le stockage infonuagique. Assurez-vous d’utiliser un nom de fichier descriptif qui identifie clairement la facture.
  

Quelles sont les exigences auxquelles les entreprises doivent répondre en matière de facturation électronique?

La première question est de savoir si les données de facturation peuvent être converties au format de facture électronique ou XML avec le logiciel actuel de votre entreprise. Si cela n’est pas possible, il est préférable d’utiliser un autre logiciel ou un outil de génération en ligne.

En outre, une décision fondamentale doit être prise quant à savoir si l’entreprise souhaite envoyer des factures XRechnungen ou ZUGFeRD. Alors que ZUGFeRD combine des données structurées avec un PDF visuel, XRechnung s’appuie exclusivement sur des données structurées.

La manière dont vous envoyez les factures est également importante. Si vous devez envoyer plusieurs factures à des organisations, le courriel n’est pas la meilleure option. Une option consiste à utiliser PEPPOL : en utilisant PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), développé par l’UE, vous pouvez établir plusieurs liens avec des organisations à partir d’un seul point d’accès.

Pour intégrer cette nouvelle technologie dans le processus comptable, les exigences techniques doivent être déterminées et la formation appropriée doit être offerte aux employés concernés. En fonction de la taille de l’entreprise et de ses systèmes comptables, la transition peut être coûteuse et prendre du temps, c’est pourquoi les entreprises doivent commencer le processus bien à l’avance.

Quel est l’incidence de la loi sur la facturation électronique obligatoire sur les entreprises?

L’introduction de la facturation électronique obligatoire présente des opportunités et des défis, et oblige les entreprises à réévaluer et à mettre à jour leurs systèmes et processus pour répondre aux nouvelles exigences légales.

Bien que la transition puisse entraîner des coûts et du travail, les avantages à long terme d’une efficacité accrue, d’une réduction des coûts, d’une durabilité environnementale et d’une meilleure conformité sont considérables. La facturation électronique marque une étape clé dans la numérisation et promeut des pratiques commerciales durables. Cependant, les organisations doivent planifier et gérer soigneusement les défis initiaux afin d’assurer une transition fluide.

Voici quelques-unes des principales implications et ajustements que les entreprises doivent prendre en compte à la suite de la facturation électronique obligatoire :

• Exigences de conformité : Les entreprises doivent s’assurer que leurs processus et leurs systèmes de facturation et de comptabilité sont conformes aux exigences techniques et légales, y compris la conformité aux formats spécifiés tels que ZUGFeRD ou XRechnung en Allemagne. Compte tenu des lois strictes en matière de protection des données en Allemagne, les entreprises doivent s’assurer que le traitement de leurs factures électroniques est conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux autres réglementations pertinentes en matière de protection des données.
  
• Transformation numérique : Les entreprises peuvent avoir besoin d’investir dans des systèmes informatiques nouveaux ou améliorés pour créer, envoyer et recevoir des factures électroniques. Cela inclut les mises à niveau logicielles et éventuellement l’achat de matériel. Les solutions de facturation électronique doivent être compatibles avec les systèmes de comptabilité et de planification des ressources de l’entreprise (ERP) existants afin d’assurer un traitement sans faille.
  
• Augmentation de l’efficacité : Les factures électroniques peuvent être traitées plus rapidement que les factures papier, ce qui accélère l’ensemble du processus comptable. Cela permet d’accélérer le traitement des paiements et d’améliorer la liquidité. En utilisant les factures électroniques, de nombreux processus peuvent être automatisés, ce qui réduit les erreurs manuelles et augmente l’efficacité.
  
• Durabilité : Le passage à la facture électronique contribue au respect de l’environnement des entreprises en réduisant la consommation de papier et donc l’empreinte écologique de l’entreprise.
  
• Augmentation de la satisfaction client : Les entreprises peuvent accroître la satisfaction de leurs clients grâce à des processus de facturation plus efficaces et plus précis. Les entreprises qui s’adaptent rapidement aux normes numériques peuvent être en mesure de prendre l’avantage sur leurs concurrents moins agiles.
  
• Formation des employés : Les entreprises devront peut-être investir dans la formation pour s’assurer que leurs employés se familiarisent avec les nouveaux systèmes et processus.
  

Quels sont les avantages et les inconvénients de l’envoi de factures électroniques?

L’envoi de factures par voie numérique est de plus en plus populaire. Cette évolution présente tant des avantages que des inconvénients qui sont pertinents pour les entreprises et les organisations publiques de toutes tailles.

Avantages

• La réception des paiements est plus rapide : Les factures électroniques parviennent instantanément au destinataire, ce qui accélère l’ensemble du processus de paiement. De nombreux systèmes offrent également une option de paiement en un clic, ce qui réduit encore plus les délais de paiement.
  
• Réduction des coûts : L’envoi de factures électroniques élimine les frais d’impression et d’affranchissement. De plus, le traitement électronique permet d’économiser des heures de travail qui seraient autrement consacrées à des tâches manuelles.
  
• Augmentation de l’efficacité : La création, l’envoi et le traitement des factures par voie numérique améliorent l’efficacité de la comptabilité. Les erreurs causées par la saisie manuelle sont réduites et l’ensemble du processus est accéléré.
  
• Responsabilité environnementale : L’élimination du papier contribue à la protection de l’environnement et permet aux entreprises de réduire leur empreinte de carbone.
  
• Amélioration de la traçabilité : Les factures électroniques sont plus faciles à stocker, à archiver et à récupérer en cas de besoin. Cela simplifie la comptabilité et facilite le respect des exigences légales en matière d’archivage.
  
• Sécurité accrue : De nombreux systèmes de facturation électronique sont dotés de fonctions de sécurité avancées qui réduisent le risque de fraude et de perte. La signature numérique et le chiffrement garantissent l’authenticité et l’intégrité des factures.
  

Inconvénients

• Exigences techniques : Les entreprises peuvent avoir besoin d’investir dans des logiciels ou des services.
  
• Résistance au changement : Les clients ou les fournisseurs peuvent être réticents à abandonner les factures papier.
  
• Problèmes de compatibilité : Les normes et formats multiples peuvent créer des problèmes de compatibilité entre les systèmes de l’expéditeur et du destinataire, ce qui complique l’échange de factures électroniques.
  
• Problèmes de sécurité : Malgré des normes de sécurité élevées, des inquiétudes subsistent quant à la confidentialité, à la sécurité des données et au risque de cyberattaques. Les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes disposent des fonctionnalités de sécurité les plus récentes.
  
• Exigences réglementaires : Le respect du cadre juridique de la facturation électronique, qui comprend des exigences d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité, peut s’avérer complexe. De plus, les exigences légales varient d’un pays à l’autre.
  

Quelles sont les conditions requises pour que les factures électroniques soient valides?

Pour être considérées comme valides, les factures électroniques doivent répondre à certaines exigences légales et techniques. Ces critères sont essentiels pour garantir que les factures électroniques sont acceptées par les autorités fiscales et que les données qu’elles contiennent sont considérées comme authentiques et non altérées.

• Authenticité de l’origine
  L’authenticité de l’origine est l’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture. Cela peut se faire de différentes manières, notamment par le biais de signatures numériques, de l’échange de données informatisé (EDI) ou d’un processus de vérification interne visant à établir une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou de services associée.

• Intégrité du contenu
  L’intégrité du contenu signifie que le contenu de la facture n’a pas été modifié après son envoi. Les signatures numériques ou les procédures EDI fournissent également des processus pour s’assurer que les données des factures ne peuvent pas être modifiées.

• Lisibilité
  Une facture électronique doit être facilement lisible par l’utilisateur. Cela signifie que la facture doit être fournie dans un format lisible par les parties concernées, comme un document PDF. La lisibilité doit être assurée pendant toute la période de conservation légale.

• Conformité aux exigences légales
  Les factures électroniques doivent être conformes aux mêmes exigences légales que les factures papier. Il s’agit notamment de renseignements comme la date d’émission; le numéro unique de la facture; le numéro d’identification fiscale du prestataire de services ou le numéro d’identification de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA); le nom complet et l’adresse du prestataire de services et du bénéficiaire; la quantité et le type de biens fournis ou l’étendue et le type de service fourni; la rémunération; le montant de taxes à payer; le taux d’imposition applicable; ou l’avis d’exonération fiscale.

• Stockage et archivage
  L’émetteur et le destinataire de la facture électronique doivent la conserver pendant la période légale requise (dans de nombreux pays, celle-ci est de 10 ans). Les factures doivent être conservées de manière à garantir leur accessibilité dans un délai raisonnable et à ce que les exigences d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité soient respectées pendant toute la durée de stockage.

• Consentement du destinataire
  Dans de nombreuses juridictions, le consentement préalable du destinataire est requis pour envoyer des factures électroniques au lieu de factures papier. Ce consentement peut être explicite ou implicite, mais il doit répondre aux exigences légales.

Comment les entreprises se conforment-elles aux lois sur l’archivage des factures électroniques?

L’archivage des factures électroniques doit être conforme aux exigences légales, notamment le respect des délais de conservation et la lisibilité pendant toute la durée de conservation. Les organisations doivent s’assurer que les factures électroniques sont stockées de manière à ce qu’elles puissent être récupérées à tout moment et, si nécessaire, présentées dans un format qui correspond aux documents originaux.

Ces règles sont conçues pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents électroniques sur une période donnée. Les exigences spécifiques peuvent varier d’un pays à l’autre, mais certains principes de base sont généralement normalisés.

Aspects clés des lois sur l’archivage des factures électroniques

• Authenticité et intégrité
  L’archivage doit garantir le maintien de l’authenticité (origine véritable) et de l’intégrité (contenu inaltéré) des factures électroniques pendant toute la durée de leur conservation. Cela signifie qu’il doit être possible de prouver que les factures proviennent de l’expéditeur prévu et qu’elles n’ont pas changé depuis leur émission. Des technologies comme les signatures numériques ou les systèmes d’archivage spécialisés qui garantissent un stockage inviolable sont essentielles.

• Lisibilité et accessibilité
  Les factures électroniques doivent être archivées dans un format lisible par l’utilisateur pendant toute la période de conservation. De plus, les factures doivent être mises à disposition pour examen et audit dans un délai raisonnable. Cela nécessite souvent des solutions logicielles spécialisées pour s’assurer que les documents restent lisibles et facilement récupérables au fil du temps.

• Délais de conservation
  La période de conservation légale des factures électroniques varie d’un pays à l’autre, mais en Allemagne, elle est de 10 ans. Pendant cette période, les entreprises doivent être en mesure de fournir toutes les factures archivées aux autorités fiscales sur demande. Pour connaître les dates limites et les exigences exactes, contactez votre autorité fiscale locale ou votre conseiller fiscal.

• Protection des données
  Il est important de respecter les réglementations en matière de protection des données lors de l’archivage des factures électroniques. Les informations d’identification contenues dans les factures doivent être protégées conformément aux lois applicables en matière de protection des données, comme le RGPD de l’Union européenne. Cela comprend les mesures de sécurité des données et les restrictions sur l’accessibilité et le traitement de ces données.

• Mesures techniques et organisationnelles
  Les organisations doivent prendre des mesures techniques et organisationnelles pour se conformer aux réglementations en matière d’archivage. Cela comprend la sélection de systèmes d’archivage appropriés, la surveillance de la sécurité des données et la protection contre la perte de données. La mise en œuvre d’un système de gestion documentaire robuste est souvent une étape importante pour répondre à ces exigences.

Fonctionnement de la facturation électronique avec Stripe Invoicing et Stripe Billing

Stripe Billing et Stripe Invoicing ne peuvent pas créer ou envoyer de factures électroniques sans l’intégration supplémentaire d’applications de facturation électronique. En revanche, Stripe prend en charge la création et l’envoi de factures électroniques via les applications partenaires de Stripe Invoicing et Stripe Billing, qui ne nécessitent aucun code et sont très faciles à configurer, par exemple avec Billit.

Après avoir installé une application de facturation électronique, vous pouvez la configurer pour envoyer des factures électroniques à vos clients, soit automatiquement via l’API, soit manuellement via le tableau de bord Stripe. En outre, les applications prennent également en charge des exigences similaires dans de nombreuses autres régions.

Apprenez-en plus sur le fonctionnement des applications de facturation électronique, ainsi que sur l’application Billit sur la page Stripe App Marketplace qui peuvent vous aider à répondre à ces exigences.