I den digitala tidsåldern letar företagare, frilansare och nystartade företag alltid efter sätt att förbättra och digitalisera sina processer. E-fakturering är en typ av elektronisk fakturering som har visat sig spara tid och resurser samtidigt som den administrativa arbetsbelastningen minskar avsevärt.

I den här artikeln tar vi en titt på vad en e-faktura är, hur du skapar en, dess för- och nackdelar och vilka lagkrav du bör vara medveten om.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en e-faktura?
  
• Vad är lagen om obligatorisk e-fakturering?
  
• Hur kan företag följa reglerna för e-fakturering?
  
• Hur skapas e-fakturor?
  
• Vilka krav måste företag uppfylla för e-fakturering?
  
• Hur påverkar lagen om obligatorisk e-fakturering företag?
  
• Vilka är för- och nackdelarna med att skicka e-fakturor?
  
• Vilka är kraven för giltiga elektroniska fakturor?
  
• Hur följer företag lagar om arkivering av elektroniska fakturor?
  

Vad är en e-faktura?

En elektronisk faktura (eller e-faktura) är en faktura som skapas, skickas och tas emot i ett elektroniskt format. Detta format gör att du kan ersätta traditionella pappersfakturor med digitala dokument som skickas online. E-fakturor innehåller samma information som pappersfakturor – information om produkter eller tjänster, priser, skatter och betalningsinformation – men de är enklare att behandla, lagra och arkivera eftersom de är digitala.

I många länder har rättsliga krav uppmuntrat införandet av elektroniska fakturor, eftersom de erbjuder flera fördelar och hjälper till att bekämpa bedrägerier och skatteflykt. Men för att betraktas som en officiell begäran om betalning måste elektroniska fakturor uppfylla vissa rättsliga krav.

XRechnung: Den tyska standarden för e-fakturering

XRechnung är en standard för elektronisk fakturering som utvecklats särskilt för den offentliga sektorn i Tyskland. Det är ett standardiserat digitalt format för överföring av fakturadata i syfte att förbättra effektiviteten, minska fel och påskynda fakturahanteringen. XRechnung ingår i initiativen för att digitalisera den offentliga förvaltningen och ligger i linje med kraven i EU-direktivet 2014/55/EU gällande stöd för elektronisk fakturering vid offentliga upphandlingar.

XRechnung-standarden specificerar en uppsättning strukturerade data som måste inkluderas i en elektronisk faktura för att möjliggöra automatiserad behandling i olika medier utan fel. Detta inkluderar information som fakturautfärdare, fakturamottagare, serviceperiod, fakturabelopp och skatteinformation. Standarden stöder både semantisk och syntaktisk samordning, så att de data som överförs har en definierad struktur och ett tydligt, maskinläsbart format.

XRechnung är särskilt viktigt för leverantörer och tjänsteleverantörer som gör affärer med offentliga myndigheter i Tyskland. Sedan den 27 november 2020 är det obligatoriskt för alla offentliga upphandlande myndigheter i Tyskland att ta emot och behandla fakturor i elektroniskt format, t.ex. XRechnung. Denna åtgärd syftar till att öka transparens och effektivitet inom den offentliga sektorn och främja en bredare acceptans och användning av elektroniska fakturor i affärstransaktioner.

Vad är lagen om obligatorisk e-fakturering?

Från och med 2025 måste alla B2B-företag (business-to-business) i Tyskland ta emot och behandla fakturor elektroniskt som e-fakturor i enlighet med Growth Opportunities Act. Efter olika övergångsperioder blir det också obligatoriskt att skicka e-faktura. Detta syftar till att möjliggöra digital behandling från början till slut, förbättra processeffektiviteten och minska kostnaderna för fakturahantering.

Lagen föreskriver strikta säkerhets- och dataskyddsstandarder för att säkerställa integriteten och konfidentialiteten för överförda data. Företag måste se till att deras system uppfyller de rättsliga kraven för att undvika potentiella påföljder.

För optimerad bearbetning måste elektroniska fakturor skapas i ett standardiserat format. Användningen av allmänt antagna gemensamma standarder som ZUGFeRD eller XRechnung möjliggör bättre kompatibilitet mellan olika redovisningssystem.

Företag som inte följer lagen kan bli föremål för påföljder. Påföljderna kan sträcka sig från böter till begränsning av deltagande i offentliga upphandlingar.

Stripe stöder kompatibelt skapande och routing av e-fakturor med XRechnung via appartner till Stripe Invoicing. De kräver ingen kodning och är lätta att konfigurera. Dessa partner stöder faktura- och abonnemangsarbetsflöden via både programmeringsgränssnittet (API) och Stripe Dashboard, och ger också stöd för liknande krav i olika andra geografiska områden. Läs mer om Billit-appen på Stripe App Marketplace eller besök vår partner Billits webbplats för att få mer information om hur de kan hjälpa dig med dessa krav.

Små och medelstora företag kan dra nytta av längre övergångsperioder och särskilda stödåtgärder som syftar till att hjälpa dem att övergå till e-fakturering. Det handlar bland annat om informationskampanjer, ekonomiskt stöd och teknisk assistans.

Det federala finansministeriet (Bundesfinanzministerium, eller BMF) planerar att i framtiden införa ett elektroniskt rapporteringssystem för inhemsk B2B-försäljning för att standardisera rapporteringen.

Hur kan företag följa reglerna för e-fakturering?

Från och med den 1 januari 2025 måste alla inhemska B2B-företag ta emot och hantera e-fakturor. Efter de fastställda övergångsperioderna kommer det också att bli obligatoriskt att utfärda en standardiserad e-faktura (i stället för en pappersfaktura eller en icke-standardiserad elektronisk faktura).

• Under 2025 och 2026 godkänns utöver e-fakturor även icke-standardiserade elektroniska fakturor och pappersfakturor.
  
• År 2027 kommer endast företag som rapporterade en total omsättning på mindre än 800 000 EUR år 2026 att ha rätt att utfärda icke-standardiserade elektroniska fakturor och pappersfakturor.
  
• Från och med 2028 får endast e-fakturor utfärdas.
  

Obligatorisk e-fakturering innebär att företag måste skapa, skicka och ta emot sina B2B-fakturor i ett strukturerat, maskinläsbart format för att möjliggöra elektronisk behandling. Bland de få undantagen finns förenklade fakturor under 250 EUR, såsom bränslekvitton eller representationskvitton, samt fakturor för skattefria transaktioner och fakturor för biljetter (se § 34 i förordningen om genomförande av mervärdesskatt). Dessa fakturautfärdande företag måste dock fortfarande kunna ta emot och behandla e-fakturor.

Nedan tar vi en titt på informationen som en ny e-faktura måste innehålla och vilket format den måste skapas eller överföras i.

Hur skapas e-fakturor?

För att skapa en e-faktura behöver du ett faktureringsprogram eller en onlinetjänst som gör det möjligt att skapa fakturor i det angivna elektroniska formatet.

Viktiga delar av en e-faktura inkluderar:

• Fakturautfärdare, inklusive skatteregistreringsnummer, och mottagare
  
• Unikt fakturanummer
  
• Fakturadatum
  
• Beskrivning av varor eller tjänster som levereras
  
• Belopp och skatter
  

Ditt faktureringsprogram ska kunna generera fakturor som uppfyller lagkraven samtidigt som de överförs elektroniskt på ett säkert sätt. XML-formatet har visat sig vara särskilt användbart för elektronisk fakturering, eftersom det ger ett strukturerat och standardiserat sätt att utbyta fakturadata.

Stegvis guide till att skapa en e-faktura i XML-format

• Öppna XML-mallen: Starta ditt ordbehandlingsprogram och öppna XML-mallen för e-fakturor. Den här mallen bör redan innehålla den grundläggande strukturen, till exempel taggar för fakturans sidhuvud, kundinformation, produktinformation och betalningsinformation.
  
• Fyll i de obligatoriska fälten: Färdigställ mallen genom att fylla i alla obligatoriska fält med lämplig information. Detta inkluderar vanligtvis detaljer som fakturadatum, fakturanummer, kundens namn och adress, produktbeskrivningar, kvantiteter, enhetspriser och totalbelopp.
  
• Kontrollera att uppgifterna är korrekta: När du har angett all information ska du noggrant granska uppgifterna för att se till att de är korrekta. Se till att alla belopp har beräknats korrekt och att alla relevanta uppgifter är fullständiga och korrekta.
  
• Validera XML-filen: Använd ett XML-valideringsverktyg eller liknande funktion i ditt ordbehandlingsprogram för att bekräfta att din XML-fil uppfyller tillämpliga standarder. Detta är nyckeln till att säkerställa att fakturan behandlas och accepteras korrekt.
  
• Spara XML-filen: När du har bekräftat att XML-e-fakturan är korrekt och fullständig sparar du filen på din dator eller i molnet. Se till att använda ett beskrivande filnamn som tydligt identifierar fakturan.
  

Vilka krav måste företag uppfylla för e-fakturering?

Den första frågan är huruvida fakturadata kan översättas till e-faktura- eller XML-format med ditt företags nuvarande programvara. Om detta inte är möjligt är det bäst att använda annan programvara eller ett webbaserat fakturaverktyg.

Dessutom måste ditt företag bestämma om det ska skicka XRechnung-fakturor eller ZUGFeRD-fakturor. ZUGFeRD kombinerar strukturerade data med en visuell PDF, medan XRechnung enbart förlitar sig på strukturerade data.

Hur du skickar fakturor är också viktigt. Om du behöver skicka flera fakturor till organisationer är e-post inte den bästa lösningen. Ett alternativ är att använda PEPPOL: med hjälp av PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), som utvecklats av EU, kan du skapa flera länkar till organisationer från en enda åtkomstpunkt.

För att integrera denna nya teknik i redovisningsprocessen måste tekniska krav fastställas och lämplig utbildning ges till berörda anställda. Beroende på företagets storlek och dess redovisningssystem kan övergången vara kostsam och tidskrävande, så företag bör påbörja processen i god tid.

Hur påverkar lagen om obligatorisk e-fakturering företag?

Införandet av obligatorisk e-fakturering innebär både möjligheter och utmaningar som kräver att företag omvärderar och uppdaterar sina system och processer för att möta de nya lagstadgade kraven.

Även om omställningen kan innebära ökade kostnader och ökad arbetsbörda på kort sikt är de långsiktiga fördelarna betydande, t.ex. ökad effektivitet, kostnadsbesparingar, miljömässig hållbarhet och förbättrad efterlevnad. E-fakturering är ett viktigt steg i digitaliseringen och främjar hållbara affärsmetoder. Organisationer bör dock noggrant planera och hantera de inledande utmaningarna för att säkerställa en smidig övergång.

Här är några av de viktigaste punkterna som företag måste tänka på när det gäller obligatorisk e-fakturering:

• Efterlevnadskrav: Organisationer måste se till att deras processer och fakturerings- och redovisningssystem uppfyller både tekniska och regulatoriska krav, inklusive efterlevnad av specifika format som ZUGFeRD eller XRechnung i Tyskland. Eftersom Tyskland har strikta dataskyddslagar måste företag se till att deras hantering av e-fakturor följer den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och andra tillämpliga dataskyddsbestämmelser.
  
• Digital omvandling: Företag kan behöva investera i nya eller uppgraderade IT-system för att på ett effektivt sätt skapa, skicka och ta emot e-fakturor. Det kan handla om att uppgradera mjukvara och eventuellt köpa ny hårdvara. Lösningar för e-fakturering måste vara kompatibla med befintliga redovisnings- och ERP-system (Enterprise Resource Planning) för att säkerställa smidig behandling.
  
• Ökad effektivitet: Elektroniska fakturor kan behandlas snabbare än pappersfakturor, vilket påskyndar hela bokföringsprocessen. Detta resulterar i snabbare betalningsbehandling och kan förbättra likviditeten. E-fakturering gör det också möjligt att automatisera många processer, vilket minskar manuella fel och ökar effektiviteten.
  
• Hållbarhet: Övergången till e-fakturering hjälper företag att bli mer hållbara genom att minska pappersförbrukningen, vilket minskar företagets koldioxidavtryck.
  
• Ökad kundnöjdhet: Företag kan förbättra kundnöjdheten genom effektivare och mer exakta faktureringsprocesser. Företag som snabbt anpassar sig till digitala standarder kan få en konkurrensfördel gentemot mindre flexibla konkurrenter.
  
• Utbildning av anställda: Företag kan behöva investera i utbildning för att säkerställa att deras anställda är bekanta med nya system och processer.
  

Vilka är för- och nackdelarna med att skicka e-fakturor?

Att skicka fakturor digitalt blir allt mer populärt. Denna utveckling har både för- och nackdelar som är relevanta för företag och offentliga organisationer av alla storlekar.

Fördelar

• Betalningar tas emot snabbare: Elektroniska fakturor når mottagaren direkt, vilket påskyndar hela betalningsprocessen. Många system erbjuder också ett betalningsalternativ med ett klick, vilket ytterligare minskar betalningstiderna.
  
• Kostnadsbesparingar: Att skicka elektroniska fakturor eliminerar utskrifts- och portokostnader. Dessutom kan elektronisk behandling spara in på arbetstid som annars skulle gå till manuella uppgifter.
  
• Ökad effektivitet: Att skapa, skicka och bearbeta fakturor digitalt förbättrar redovisningseffektiviteten. Antalet fel som orsakas av manuell inmatning minskar och den övergripande processen påskyndas.
  
• Miljöansvar: Att eliminera pappersanvändningen hjälper till att skydda miljön och gör det möjligt för företag att minska sitt koldioxidavtryck.
  
• Förbättrad spårbarhet: Elektroniska fakturor är enklare att lagra, arkivera och hämta vid behov. Detta förenklar redovisningen och gör det lättare att uppfylla juridiska arkiveringskrav.
  
• Ökad säkerhet: Många e-faktureringssystem har avancerade säkerhetsfunktioner som minskar risken för bedrägerier och förluster. Digitala signaturer och kryptering säkerställer fakturornas äkthet och integritet.
  

Nackdelar

• Tekniska krav: Företag kan behöva investera i programvara eller tjänster.
  
• Motstånd mot förändring: Kunder eller leverantörer kan vara ovilliga att sluta använda pappersfakturor.
  
• Kompatibilitetsproblem: Flera standarder och format kan skapa kompatibilitetsproblem mellan avsändar- och mottagarsystem, vilket gör det svårt att utbyta elektroniska fakturor.
  
• Säkerhetsproblem: Trots höga säkerhetsstandarder kvarstår oron för integritet, datasäkerhet och risken för cyberattacker. Företag måste se till att deras system har de senaste säkerhetsfunktionerna.
  
• Lagstadgade krav: Det kan vara komplicerat att följa det rättsliga ramverket för e-fakturering – som inkluderar krav på autenticitet, integritet och läsbarhet. Dessutom varierar lagkraven från land till land.
  

Vilka är kraven för att elektroniska fakturor ska anses vara giltiga?

Elektroniska fakturor måste uppfylla vissa juridiska och tekniska krav för att anses giltiga. Dessa kriterier är avgörande för att säkerställa att e-fakturor godtas av skattemyndigheterna och att uppgifterna de innehåller anses vara äkta och oförändrade.

• Ursprungets autenticitet
  Ursprungets autenticitet säkerställer fakturaleverantörens eller fakturautfärdarens identitet. Detta kan göras på en mängd olika sätt, inklusive med digitala signaturer, elektroniskt datautbyte (EDI) eller genom en intern verifieringsprocess som upprättar en tillförlitlig verifieringskedja mellan en faktura och en tillhörande leverans av varor eller tjänster.

• Innehållets integritet
  Innehållsintegritet innebär att innehållet i fakturan inte har ändrats efter det att den har skickats. Digitala signaturer och EDI-rutiner tillhandahåller också processer för att säkerställa att fakturadata inte kan ändras.

• Läsbarhet
  En elektronisk faktura måste vara lättläst för människor. Det innebär att fakturan ska tillhandahållas i ett format som kan läsas av berörda parter, till exempel ett PDF-dokument. Läsbarheten måste säkerställas under hela den lagstadgade lagringsperioden.

• Efterlevnad av juridiska krav
  Elektroniska fakturor måste uppfylla samma juridiska krav som pappersfakturor. Detta inkluderar information som datum för utfärdande; ett unikt fakturanummer; tjänsteleverantörens skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer; fullständigt namn och fullständig adress för både tjänsteleverantören och tjänstemottagaren; kvantitet och typ av levererade varor eller omfattning och typ av tillhandahållen tjänst; ersättning; ingående skattebelopp; tillämplig skattesats; eller meddelande om skattebefrielse.

• Lagring och arkivering
  Både utfärdaren och mottagaren av den elektroniska fakturan måste behålla den under den lagstadgade perioden (i många länder är detta 10 år). Fakturor ska förvaras på ett sätt som säkerställer att de är tillgängliga inom rimlig tid och att kraven på autenticitet, integritet och läsbarhet upprätthålls under hela lagringstiden.

• Mottagarens samtycke
  I många jurisdiktioner krävs mottagarens samtycke för att skicka elektroniska fakturor i stället för pappersfakturor. Detta samtycke kan vara uttryckligt eller underförstått, men det måste uppfylla rättsliga krav.

Hur följer företag lagar om arkivering av elektroniska fakturor?

Arkivering av elektroniska fakturor måste uppfylla rättsliga krav, inklusive efterlevnad av lagringskrav och säkerställande av läsbarhet under hela lagringsperioden. Organisationer måste se till att e-fakturorna förvaras så att de kan hämtas när som helst och vid behov presenteras i ett format som motsvarar originaldokumenten.

Dessa regler är utformade för att säkerställa autenticiteten, integriteten och läsbarheten av elektroniska dokument under en viss tidsperiod. Specifika krav kan variera från land till land, men vissa grundläggande principer är i allmänhet standardiserade.

Viktiga aspekter av arkiveringslagar för elektroniska fakturor

• Autenticitet och integritet
  Arkiveringen ska säkerställa att de elektroniska fakturornas autenticitet (sanna ursprung) och integritet (oförändrat innehåll) bevaras under hela lagringstiden. Det innebär att det måste gå att bevisa att fakturorna kommer från den avsedda avsändaren och inte har ändrats sedan de utfärdades. Tekniska lösningar som digitala signaturer eller specialiserade arkiveringssystem som säkerställer manipuleringsfri lagring spelar en väsentlig roll här.

• Läsbarhet och tillgänglighet
  Elektroniska fakturor ska arkiveras i läsbart format under hela lagringstiden. Dessutom måste fakturor göras tillgängliga för granskning och revision inom rimlig tid. Detta kräver ofta specialiserade programvarulösningar för att säkerställa att dokument förblir läsbara och lätta att hämta över tid.

• Lagringsperioder
  Den lagstadgade lagringstiden för elektroniska fakturor varierar från land till land, men i Tyskland är den 10 år. Under denna period måste företag kunna tillhandahålla alla arkiverade fakturor till skattemyndigheterna på begäran. För exakta tidsfrister och krav kan du kontakta din lokala skattemyndighet eller skatterådgivare.

• Dataskydd
  Det är viktigt att följa dataskyddsbestämmelserna när du arkiverar elektroniska fakturor. Identifierbara personuppgifter som finns i fakturor måste skyddas i enlighet med relevanta dataskyddslagar, till exempel GDPR inom EU. Detta inkluderar datasäkerhetsåtgärder och begränsningar av tillgängligheten och behandlingen av dessa uppgifter.

• Tekniska och organisatoriska åtgärder
  Organisationer måste vidta tekniska och organisatoriska åtgärder för att följa arkiveringsreglerna. Detta inkluderar att välja lämpliga arkiveringssystem, övervaka datasäkerhet och skydda organisationen mot dataförlust. Att implementera ett robust dokumenthanteringssystem är ofta ett viktigt steg för att uppfylla dessa krav.