À l'ère du numérique, les entrepreneurs, les créateurs d'entreprise s'efforcent en permanence d'optimiser et de numériser leurs processus. C'est dans ce contexte que la facturation électronique s'est imposée comme un moyen efficace de gagner du temps et d'économiser des ressources, tout en permettant de réduire considérablement la charge administrative. Dans cet article, vous découvrirez ce qu'est une facture électronique, comment en créer une, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que les exigences légales à respecter.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
  
• XRechnung : la norme allemande en matière de facturation électronique
  
• Comment créer une facture électronique ?
  
• Quels sont les avantages et les inconvénients de la facturation électronique ?
  
• Quelles sont les conditions de validité d'une facture électronique ?
  
• Comment se conformer aux lois en matière d'archivage dans le cadre de la facturation électronique ?
  

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique (souvent appelée « e-facture ») est une facture créée, envoyée et reçue par voie électronique. Ce format remplace les factures papier traditionnelles par des documents numériques qui peuvent être partagés en ligne. Les factures électroniques contiennent les mêmes informations que leurs équivalents physiques, comme les informations sur les produits ou les services, les prix, les taxes et les informations de paiement, mais elles sont plus faciles à traiter, à stocker et à archiver.

Dans plusieurs pays, la facturation électronique est encouragée par la législation, car elle permet de lutter contre la fraude et l'évasion fiscale. Elle offre également de nombreux autres avantages. Pour être considérées comme une demande officielle de paiement, les factures électroniques doivent toutefois satisfaire à certaines exigences légales.

XRechnung : la norme allemande en matière de facturation électronique

XRechnung est une norme de facturation électronique en Allemagne qui a été développée spécifiquement pour le secteur public. Il s'agit d'un format numérique normalisé pour l'envoi des données relatives aux factures, qui vise à améliorer l'efficacité, à réduire les erreurs et à accélérer le traitement des factures. XRechnung s'inscrit dans les efforts de digitalisation des autorités publiques et satisfait aux exigences de la Directive 2014/55/UE de l'Union européenne relative à la promotion de la facturation électronique dans le cadre des contrats du secteur public.

La norme XRechnung spécifie un ensemble de données structurées qui doivent être incluses dans une facture électronique afin de permettre un traitement automatisé sans avoir à changer de support. Il s'agit d'informations telles que l'émetteur, le destinataire et le montant de la facture, la période d'exécution ainsi que les informations fiscales applicables. La norme prône l'uniformité sémantique et syntaxique, ce qui signifie que les données sont envoyées selon une structure prédéfinie, mais aussi dans un format clair et lisible par une machine.

XRechnung est particulièrement intéressant pour les fournisseurs et les prestataires de services qui travaillent avec les autorités publiques allemandes. Depuis le 27 novembre 2020, tous les pouvoirs publics adjudicateurs en Allemagne doivent recevoir et traiter les factures au format électronique (par exemple, via XRechnung). Cette mesure permet de renforcer la transparence et l'efficacité dans le secteur public tout en contribuant à l'utilisation et à l'acceptation plus généralisées des factures électroniques dans le monde des affaires.

Comment créer une facture électronique ?

Pour créer une facture électronique, vous avez besoin d'un logiciel ou d'un service en ligne de facturation qui vous permet de créer des factures au format électronique prédéfini.

Les éléments importants d'une facture électronique sont les suivants :

• émetteur de la facture (avec son numéro d'identification fiscale) et destinataire de la facture ;
  
• numéro unique de la facture ;
  
• date de la facture ;
  
• description des biens ou services fournis ;
  
• montants et taxes.
  

Le logiciel doit permettre de générer des factures conformes aux exigences légales et de les envoyer de manière sécurisée par voie électronique. Pour les factures électroniques, le format XML s'est avéré très pertinent, car il offre une méthode structurée et normalisée d'échange des données de la facture.

Guide étape par étape pour la création d'une facture électronique en XML

• Ouvrir votre modèle XML : lancez votre application de traitement de texte favorite et ouvrez le modèle XML pour les factures électroniques. Ce modèle doit déjà comporter les structures de base, telles que les balises pour l'en-tête de la facture, les informations sur le client et le ou les produits, ainsi que les détails du paiement.
  
• Remplir les champs obligatoires : parcourez le modèle et remplissez tous les champs obligatoires avec les informations pertinentes. Il s'agit généralement de données telles que la date et le numéro de la facture, le nom et l'adresse du client, la description du ou des produits ou services, les quantités, les prix unitaires et le prix total.
  
• Vérifier l'exactitude des données : une fois que vous avez saisi toutes les informations, vérifiez soigneusement que toutes les données sont exactes. Assurez-vous que tous les montants ont été correctement calculés et que toutes les données pertinentes ont été saisies de manière précise et complète.
  
• Valider le fichier XML : servez-vous d'un outil de validation XML ou d'une fonctionnalité similaire dans votre logiciel de traitement de texte pour vous assurer que votre fichier XML satisfait aux normes requises. Il s'agit d'une étape importante qui garantit que la facture sera traitée correctement et acceptée.
  
• Enregistrer le fichier XML : une fois que vous êtes sûr(e) que votre facture électronique au format XML est correctement remplie et complète, enregistrez le fichier sur votre ordinateur ou dans un espace de stockage dans le cloud. Veillez à utiliser un nom de fichier explicite qui permet d'identifier clairement la facture.
  

Quels sont les avantages et les inconvénients de la facturation électronique ?

L'envoi de factures par voie numérique est en train de se généraliser. Cette évolution présente des avantages et des inconvénients pour les entreprises et les institutions publiques de toutes tailles.

Avantages

• Réduction des coûts : l'envoi de factures électroniques élimine les coûts d'impression et d'expédition. Le traitement numérique des factures permet également de gagner du temps qui serait autrement consacré à des tâches manuelles.
  
• Réception plus rapide des paiements : les factures électroniques parviennent immédiatement au destinataire, ce qui permet d'accélérer le processus de paiement. Plusieurs systèmes permettent de payer en un clic, ce qui contribue à raccourcir encore davantage les délais de paiement.
  
• Gain d'efficacité : la création, l'envoi et le traitement des factures par voie numérique permettent d'optimiser la comptabilité. Les erreurs dues à la saisie manuelle des données sont minimisées et l'ensemble du processus gagne en rapidité.
  
• Respect de l'environnement : l'abandon du format papier contribue à la protection de l'environnement tout en permettant aux entreprises de réduire leur empreinte carbone.
  
• Traçabilité renforcée : les factures électroniques peuvent être stockées et archivées plus facilement et peuvent être retrouvées en cas de besoin. La tenue de la comptabilité s'en trouve simplifiée, et il est aussi plus facile de se conformer aux exigences légales en matière de conservation.
  
• Sécurité renforcée : de nombreux systèmes de facturation électronique prévoient des mesures de sécurité strictes afin de réduire les risques de fraude et de perte. Les signatures numériques et le chiffrement garantissent l'authenticité et l'intégrité des factures.
  

Inconvénients

• Exigences techniques : les entreprises doivent investir dans les logiciels ou les services appropriés.
  
• Résistance au changement : les clients ou les fournisseurs peuvent hésiter à renoncer aux factures papier.
  
• Problèmes de compatibilité : des normes et des formats différents peuvent entraîner des problèmes de compatibilité entre les systèmes de l'émetteur et du destinataire, et compliquer ainsi l'échange des factures électroniques.
  
• Préoccupations en matière de sécurité : malgré des normes de sécurité rigoureuses, la protection et la sécurité des données, ainsi que les risques de cyber-attaques, suscitent des inquiétudes. Les entreprises doivent veiller à ce que leurs systèmes soient dotés des technologies les plus récentes.
  
• Exigences légales : il peut être compliqué de se conformer aux exigences légales en matière de factures électroniques, notamment en ce qui concerne leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité. En outre, ces exigences diffèrent d'un pays à l'autre.
  

Néanmoins, pour la plupart des entreprises et des institutions publiques, les avantages de la facturation électronique l'emportent sur les inconvénients. La tendance générale à la numérisation et l'apparition de nouvelles solutions techniques facilitent la transition, de sorte que les entreprises sont toujours plus nombreuses à adopter la facturation électronique.

Quelles sont les conditions de validité d'une facture électronique ?

Pour être valables, les factures électroniques doivent satisfaire aux exigences juridiques et techniques présentées ci-après. Ces critères permettent de garantir que les factures électroniques seront acceptées par les autorités financières et que les données qu'elles contiennent sont fiables tout en étant inaltérées.

• Authenticité de l'origine
  L'authenticité de l'origine permet de s'assurer que la facture provient bien de l'émetteur spécifié. Pour ce faire, plusieurs solutions sont possibles, notamment le recours aux signatures numériques, à l'échange de données informatisées (EDI) ou à une procédure de vérification interne permettant d'établir un lien fiable entre une facture et la fourniture de biens ou de services.

• Intégrité du contenu
  Il est important de s'assurer que le contenu de la facture n'a pas été modifié depuis son émission. Les signatures numériques ou les processus d'échange de données informatisées prévoient également des mécanismes qui permettent de veiller à ce que les données de la facture ne sont pas modifiées.

• Lisibilité de la facture
  Une facture électronique doit pouvoir être lue. La facture doit donc être présentée dans un format permettant aux parties concernées de la consulter, par exemple un document PDF. La lisibilité doit être garantie pendant toute la durée de conservation exigée par la loi.

• Conformité réglementaire
  Les factures électroniques doivent satisfaire aux mêmes exigences légales que les factures sur papier. Elles doivent inclure des données telles que la date d'émission, le numéro unique de la facture, le numéro d'identification fiscale du prestataire de services ou le numéro d'identification de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), le nom complet et l'adresse du fournisseur de services et du destinataire, la quantité et le type des biens livrés ou l'étendue et la nature du service fourni, le paiement et le montant de la taxe due, ainsi que le taux d'imposition applicable ou l'avis d'exonération de taxe.

• Rétention et archivage
  L'émetteur et le destinataire d'une facture électronique sont tous deux tenus de conserver cette facture pendant la période prévue par la loi (dans de nombreux pays, cette période est de 10 ans). Le système de stockage doit permettre d'accéder aux factures dans un délai raisonnable et les exigences d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité susmentionnées doivent être respectées pendant toute la durée de conservation.

• Consentement du destinataire
  Dans de nombreux systèmes juridiques, le consentement préalable du destinataire est nécessaire pour pouvoir envoyer des factures électroniques au lieu de copies papier. Le consentement peut être donné de manière expresse ou tacite, mais il doit être conforme aux dispositions légales.

Comment se conformer aux lois en matière d'archivage dans le cadre de la facturation électronique ?

L'archivage des factures électroniques doit se faire dans le respect de la loi, notamment en ce qui concerne les règles relatives à la durée de conservation et à la lisibilité sur toute la période. Les entreprises doivent veiller à ce que les factures électroniques soient stockées de manière à pouvoir être consultées à tout moment et dans un format correspondant à celui du document original.
Ces règlements visent à garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des documents électroniques pendant une période définie. Les exigences exactes varient d'un pays à l'autre, mais certains principes de base sont largement normalisés.

Aspects clés des lois relatives à l'archivage des documents électroniques

• Authenticité et intégrité
  Le système d'archivage doit garantir que l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des documents électroniques sont préservées pendant toute la période d'archivage. En d'autres termes, il doit être possible de prouver que les factures proviennent effectivement de l'émetteur indiqué et que leur contenu n'a pas été modifié depuis qu'elles ont été émises. Les technologies telles que les signatures numériques ou les systèmes d'archivage spécialisés, qui stockent les fichiers dans un état non modifiable, jouent un rôle central à cet égard.

• Lisibilité et accessibilité
  Les factures électroniques doivent être archivées sous un format qui garantit que le fichier restera lisible par un être humain pendant toute la durée de conservation. Les factures doivent également pouvoir être consultées à des fins d'inspection et d'audit dans un délai raisonnable. Il est souvent nécessaire d'utiliser un logiciel spécialisé afin de faciliter la lisibilité à long terme et la récupération rapide des documents.

• Délais de conservation
  Les délais légaux de conservation des factures électroniques mentionnés ci-dessus varient d'un pays à l'autre. En Allemagne, ce délai est de 10 ans. Au cours de cette période, les entreprises doivent être en mesure de fournir toutes les factures archivées aux autorités financières qui en feraient la demande. Contactez l'autorité fiscale compétente ou un conseiller fiscal pour connaître les délais et les exigences exacts.

• Confidentialité des données
  Les règles de protection des données doivent également être respectées lors de l'archivage des factures électroniques. Les informations d'identification personnelles figurant sur les factures doivent être protégées conformément à la loi sur la protection des données en vigueur, telle que le règlement général sur la protection des données (RGPD) au sein de l'Union européenne. Il s'agit notamment de mettre en place des mesures de sécurité relatives aux données et de restreindre l'accès à ces données ainsi que leur traitement.

• Mesures techniques et organisationnelles
  Les entreprises doivent prendre des mesures techniques et organisationnelles afin de se conformer aux règles d'archivage. Il s'agit notamment de choisir des systèmes d'archivage appropriés, de vérifier régulièrement la sécurité des données et de se protéger contre la perte de données. La mise en place d'un système de gestion documentaire fiable constitue souvent une étape importante afin de satisfaire à ces exigences.

Afin d'obtenir des informations détaillées sur un large éventail de questions relatives à la comptabilité et à la gestion financière des entreprises, consultez la page de ressources de Stripe. Vous disposez également d'une section spécifique sur la facturation. Pour obtenir de l'aide et des conseils sur tous les aspects de la facturation de votre entreprise, commencez dès maintenant avec Stripe.