À l'ère du numérique, les chefs d'entreprise, les indépendants et les startups sont toujours à la recherche de moyens d'améliorer et de numériser leurs processus. La facturation électronique est un type de facturation par voie électronique qui permet d'économiser du temps et des ressources tout en réduisant considérablement la charge de travail administrative.

Cet article présente la notion de facture électronique, sa création, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que les obligations légales que vous devez connaître.

Sommaire de cet article

• Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
  
• Qu’est-ce que la loi sur la facturation électronique obligatoire ?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles se conformer à la réglementation sur la facturation électronique ?
  
• Comment les factures électroniques sont-elles créées ?
  
• Quelles exigences les entreprises doivent-elles respecter en matière de facturation électronique ?
  
• Quel est l'impact de la loi sur la facturation électronique obligatoire sur les entreprises ?
  
• Quels sont les avantages et les inconvénients de l'envoi de factures électroniques ?
  
• Quels critères une facture électronique doit-elle remplir pour être valide ?
  
• Comment les entreprises se conforment-elles aux lois sur l'archivage des factures électroniques ?
  

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique (E-Rechnung en allemand) est une facture qui est créée, envoyée et reçue dans un format électronique. Ce format vous permet de remplacer les factures papier traditionnelles par des documents numériques envoyés en ligne. Les factures électroniques contiennent les mêmes informations que les factures papier (détails sur les produits ou services, prix, taxes et informations de paiement), mais elles sont plus faciles à traiter, à stocker et à archiver grâce à la numérisation.

Dans de nombreux pays, des dispositions légales ont incité les entreprises à adopter les factures électroniques, car celles-ci offrent plusieurs avantages et aident à lutter contre la fraude et l'évasion fiscale. Toutefois, pour être considérées comme une demande formelle de paiement, les factures électroniques doivent répondre à certaines exigences légales.

XRechnung : la norme allemande en matière de facturation électronique

XRechnung) est une norme applicable à la facturation électronique, développée spécifiquement pour le secteur public en Allemagne. Il s'agit d'un format numérique standardisé pour la transmission des données de facturation qui vise à améliorer l'efficacité, réduire les erreurs et accélérer le traitement des factures. XRechnung s’inscrit dans le cadre d’initiatives de numérisation de l’administration publique et respecte les exigences de la directive européenne 2014/55/UE sur la promotion de la facturation électronique dans le cadre des marchés publics.

La norme XRechnung définit tout un ensemble de données structurées qui doivent être incluses dans une facture électronique pour permettre un traitement automatisé sur différents supports sans erreurs. Ces informations contiennent notamment l'émetteur de la facture, le destinataire de la facture, la période de service, le montant de la facture et les informations fiscales. La norme prend en charge à la fois l'uniformité sémantique et syntaxique, de sorte que les données transmises sont dans une structure définie et dans un format clair et lisible par machine.

XRechnung est particulièrement important pour les fournisseurs et prestataires de services qui font affaire avec les autorités publiques en Allemagne. Depuis le 27 novembre 2020, tous les pouvoirs adjudicateurs en Allemagne sont tenus de recevoir et de traiter les factures dans un format électronique, tel que XRechnung. Cette mesure vise à renforcer la transparence et l'efficacité au sein du secteur public, et à élargir l’acceptation et l’adoption des factures électroniques dans le cadre des transactions commerciales.

Qu’est-ce que la loi sur la facturation électronique obligatoire ?

À partir de 2025, toutes les entreprises spécialisées dans les ventes aux entreprises (B2B) en Allemagne seront tenues de recevoir et de traiter les factures par voie électronique sous forme de factures électroniques en vertu de la loi sur les opportunités de croissance. Après différentes périodes transitoires, l'émission d'une facture électronique deviendra également obligatoire. L'objectif est d’ouvrir la voie au traitement numérique de bout en bout, d'améliorer l'efficacité des processus et de réduire les coûts de traitement des factures.

La loi impose des normes strictes de sécurité et de protection des données pour assurer l'intégrité et la confidentialité des données transmises. Les entreprises doivent s'assurer que leurs systèmes répondent aux exigences légales pour éviter d'éventuelles pénalités.

Pour optimiser le traitement, les factures électroniques doivent être établies dans un format standardisé. L'utilisation de normes communes largement adoptées telles que ZUGFeRD ou XRechnung permet une meilleure compatibilité entre les différents systèmes comptables.

Les entreprises qui ne respectent pas la loi s'exposent à des sanctions. Ces sanctions peuvent aller d’une amande à l’interdiction de participer à des marchés publics.

Stripe prend en charge la mise en conformité de la création et de l'acheminement des factures électroniques à l'aide de XRechnung et par l'intermédiaire d'applications partenaires de Stripe Invoicing. Ces applications ne nécessitent aucune ligne de code et sont faciles à configurer. Ces partenaires prennent en charge les flux de facturation et d'abonnement via l'interface de programmation d'application (API) et le Dashboard, et ainsi que les exigences similaires imposées sur divers territoires. Pour en savoir plus sur l'application Billit, consultez le Stripe App Marketplace ou consultez le site de notre partenaire, le site Web de Billit, qui peut vous aider à répondre à ces exigences.

Pour faciliter le passage à la facturation électronique, les petites et moyennes entreprises (PME) bénéficieront de périodes de transition plus longues et de mesures d'aide adaptées, notamment des campagnes d'information, une aide financière et une assistance technique.

Le ministère fédéral des Finances (Bundesfinanzministerium, ou BMF) envisage d'introduire un système de déclaration électronique pour les ventes B2B nationales afin d'uniformiser la déclaration.

Moyens pour les entreprises de se conformer à la réglementation sur la facturation électronique

À compter du 1er janvier 2025, toutes les entreprises B2B nationales seront tenues de recevoir et de traiter des factures électroniques. Après les périodes transitoires définies, l’émission d’une facture électronique standard (plutôt que d’une facture papier ou électronique non standard) deviendra également obligatoire.

• En 2025 et 2026, les factures électroniques non standard et les factures papier seront acceptées en plus des factures électroniques.
  
• En 2027, seules les entreprises ayant déclaré un chiffre d’affaires total inférieur à 800 000 € en 2026 seront autorisées à émettre des factures électroniques non standard et des factures papier.
  
• À partir de 2028, seules les factures électroniques pourront être émises.
  

La facturation électronique obligatoire signifie que les entreprises doivent créer, envoyer et recevoir leurs factures B2B dans un format structuré et lisible par machine pour permettre le traitement électronique. Parmi les rares exceptions, citons les factures simplifiées inférieures à 250 €, telles que les reçus de carburant ou d’hébergement, ainsi que les factures de transactions hors taxe et les factures de billets (voir l’article 34 de l’ordonnance d’exécution de la TVA). Ces entreprises émettrices de factures doivent toutefois être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques.

Vous trouverez ci-dessous les informations spécifiques qu’une nouvelle facture électronique doit inclure, ainsi que le format dans lequel elle doit être créée ou transmise.

Création de factures électroniques

Pour créer une facture électronique, vous avez besoin d’un logiciel de facturation ou d’un service en ligne qui permet de créer des factures dans le format électronique indiqué.

Les éléments importants d’une facture électronique sont les suivants :

• L'émetteur de la facture, y compris le numéro d’identification fiscale, et le destinataire
  
• Le numéro unique de la facture
  
• La date de la facture
  
• La description des biens ou des services fournis
  
• Les montants et les taxes
  

Votre logiciel de facturation doit être en mesure de générer des factures qui répondent aux exigences légales tout en les transmettant électroniquement de manière sécurisée. Le format XML s’est avéré particulièrement utile pour la facturation électronique, car il offre un moyen structuré et standardisé d’échanger des données de facture.

Étapes détaillées pour créer une facture électronique au format XML

• Ouvrez votre modèle XML : Démarrez le logiciel de traitement de texte de votre choix et ouvrez le modèle XML de facture électronique. Ce modèle doit déjà contenir la structure de base, par exemple des balises pour l’en-tête de la facture, les informations sur le client, les informations sur le produit et les informations de paiement.
  
• Remplissez les champs obligatoires : Complétez le modèle en remplissant tous les champs obligatoires avec les informations appropriées. Il s’agit généralement de détails tels que la date de la facture, le numéro de la facture, le nom et l’adresse du client, la description des produits, les quantités, les prix unitaires et le montant total.
  
• Vérifiez que les informations sont correctes : Une fois que vous avez saisi toutes les informations, vérifiez attentivement les données pour vous assurer qu’elles sont exactes. Assurez-vous que tous les montants ont été calculés correctement et que tous les détails pertinents sont complets et corrects.
  
• Validez le fichier XML : Utilisez un outil de validation XML ou une fonction similaire de votre logiciel de traitement de texte pour confirmer que votre fichier XML répond aux normes requises. Il s'agit d'une étape essentielle pour s’assurer du bon traitement et de l'acceptation de la facture.
  
• Enregistrez le fichier XML : Une fois que vous avez vérifié que votre facture électronique XML est exacte et complète, enregistrez le fichier sur votre ordinateur ou dans le cloud. Veillez à utiliser un nom de fichier descriptif qui identifie clairement la facture.
  

Exigences à respecter par les entreprises pour la facturation électronique

La première question est de savoir si les données de facturation peuvent être traduites au format de facture électronique ou XML avec le logiciel actuel de votre entreprise. Si cela n’est pas possible, il est préférable d’utiliser un autre logiciel ou un outil de génération en ligne.

De plus, votre entreprise devra décider d’utiliser XRechnung ou ZUGFeRD pour l'envoi des factures. ZUGFeRD associe des données structurées avec un PDF visuel, alors que XRechnung s’appuie uniquement sur des données structurées.

La manière dont vous envoyez les factures est également importante. Si vous devez envoyer de multiples factures à des organisations, l'envoi par courrier électronique n’est pas la meilleure option. Le système PEPPOL (Marchés publics paneuropéens en ligne), développé par l’UE, est une alternative qui vous permet d'établir plusieurs liens avec des organisations à partir d’un seul point d’accès.

Pour intégrer cette nouvelle technologie dans le processus comptable, les exigences techniques doivent être déterminées et la formation appropriée doit être dispensée aux employés concernés. En fonction de la taille de l’entreprise et de ses systèmes comptables, la transition peut être coûteuse et chronophage, de sorte que les entreprises doivent commencer le processus bien à l’avance.

Impact de la loi concernant la facturation électronique obligatoire sur les entreprises

L’introduction de la facturation électronique obligatoire présente à la fois des opportunités et des défis, obligeant les entreprises à réévaluer et à mettre à jour leurs systèmes et processus pour répondre aux nouvelles exigences légales.

La transition peut certes impliquer des coûts et des efforts, mais les avantages à long terme que représentent l'augmentation de l'efficacité, la réduction des coûts, la durabilité environnementale et l'amélioration de la conformité sont considérables. La facturation électronique marque une étape majeure dans la numérisation et la promotion de pratiques commerciales durables. Cependant, pour réussir cette transition, les organisations doivent planifier et gérer au mieux les défis initiaux.

Voici quelques-unes des principales implications et adaptations que les entreprises doivent prendre en compte en raison de l'obligation de facturation électronique :

• Exigences de conformité : Les organisations doivent s’assurer que leurs processus, leurs systèmes de facturation et de comptabilité sont conformes aux exigences techniques et réglementaires, y compris la conformité à des formats spécifiques tels que ZUGFeRD ou XRechnung en Allemagne. Étant donné que l’Allemagne dispose d’une législation stricte en matière de protection des données, les entreprises doivent veiller à ce que leur traitement des factures électroniques soit conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux autres réglementations applicables en matière de protection des données.
  
• Transformation numérique : Il est possible que les entreprises aient besoin d'investir dans de nouveaux systèmes informatiques ou de mettre à niveau leurs systèmes existants pour créer, envoyer et recevoir efficacement des factures électroniques. Il peut être nécessaire de mettre à jour les logiciels et éventuellement d'acheter du nouveau matériel. Les solutions de facturation électronique doivent être compatibles avec les systèmes de comptabilité et de planification des ressources (ERP) existants de l'entreprise afin de garantir un traitement fluide.
  
• Plus grande efficacité : Les factures électroniques peuvent être traitées plus rapidement que les factures papier, ce qui accélère l’ensemble du processus comptable. Résultat : les paiements sont traités plus rapidement, optimisant ainsi les liquidités de l'entreprise. La facturation électronique permet également d’automatiser de nombreux processus, de réduire les erreurs manuelles et d’augmenter l’efficacité.
  
• Développement durable : Le passage à la facturation électronique aide les entreprises à adopter une démarche écologique en réduisant la consommation de papier, et par conséquent l'empreinte carbone de l'entreprise.
  
• Augmentation de la satisfaction client : Les entreprises peuvent accroître la satisfaction de leur clientèle grâce à des processus de facturation plus efficaces et plus exacts. Les entreprises qui s'adaptent rapidement aux normes numériques peuvent acquérir un avantage concurrentiel par rapport à leurs concurrents moins agiles.
  
• Formation des employés : Les entreprises devront peut-être investir dans la formation pour s’assurer que leurs employés sont familiarisés avec les nouveaux systèmes et processus.
  

Avantages et inconvénients de l’envoi de factures électroniques

L’envoi de factures par voie numérique est de plus en plus populaire. Cette évolution présente à la fois des avantages et des inconvénients qui sont pertinents pour les entreprises et les organisations publiques de toutes tailles.

Avantages

• Réception plus rapide des paiements : Les factures électroniques parviennent instantanément au destinataire, ce qui accélère l’ensemble du processus de paiement. De nombreux systèmes offrent également une option de paiement en un clic, ce qui réduit encore les délais de paiement.
  
• Réduction des coûts : L’envoi de factures électroniques élimine les frais d’impression et d’affranchissement. De plus, le traitement électronique permet d’économiser des heures de travail qui seraient autrement consacrées à des tâches manuelles.
  
• Plus grande efficacité : La création, l’envoi et le traitement des factures par voie numérique améliorent l’efficacité de la comptabilité. Les erreurs causées par la saisie manuelle sont réduites et l’ensemble du processus est accéléré.
  
• Responsabilité environnementale : L’élimination du papier contribue à la protection de l’environnement et permet aux entreprises de réduire leur empreinte carbone.
  
• Meilleure traçabilité : Les factures électroniques sont plus faciles à stocker, à archiver et à récupérer en cas de besoin. Cela simplifie la comptabilité et facilite le respect des exigences légales en matière d’archivage.
  
• Sécurité accrue : De nombreux systèmes de facturation électronique sont dotés de fonctions de sécurité avancées qui réduisent le risque de fraude et de perte. La signature numérique et le chiffrement garantissent l’authenticité et l’intégrité des factures.
  

Inconvénients

• Exigences techniques : Les entreprises peuvent avoir besoin d’investir dans des logiciels ou des services.
  
• Résistance au changement : Les clients ou les fournisseurs peuvent être réticents à abandonner les factures papier.
  
• Problèmes de compatibilité : La multiplicité des normes et des formats peut créer des problèmes de compatibilité entre les systèmes émetteurs et récepteurs, ce qui rend difficile l’échange de factures électroniques.
  
• Problèmes de sécurité : Malgré des normes de sécurité élevées, des inquiétudes subsistent quant à la confidentialité, à la sécurité des données et au risque de cyberattaques. Les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes disposent des fonctionnalités de sécurité les plus récentes.
  
• Exigences réglementaires : Le respect du cadre juridique de la facturation électronique, qui comprend des exigences d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité, peut s’avérer complexe. De plus, les exigences légales varient d’un pays à l’autre.
  

Conditions requises pour la validation des factures électroniques

Pour être considérées comme valides, les factures électroniques doivent répondre à certaines exigences légales et techniques. Ces critères sont essentiels pour garantir que les factures électroniques sont acceptées par les autorités fiscales et que les données qu’elles contiennent sont considérées comme authentiques et non altérées.

• Authenticité de l’origine
  L’authenticité de l’origine est l’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture. Cela peut se faire de différentes manières, notamment par le biais de signatures numériques, de l’échange de données informatisé (EDI) ou d’un processus de vérification interne visant à établir une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou de services associée.

• Intégrité du contenu
  L’intégrité du contenu signifie que le contenu de la facture n’a pas été modifié après son envoi. Les signatures numériques ou les procédures EDI fournissent également des processus pour s’assurer que les données des factures ne peuvent pas être modifiées.

• Lisibilité
  Une facture électronique doit être facilement lisible. Cela signifie que la facture doit être fournie dans un format que les parties concernées peuvent lire, tel qu’un document PDF. La lisibilité doit être assurée pendant toute la durée légale de conservation.

• Conformité aux exigences légales
  Les factures électroniques doivent être conformes aux mêmes exigences légales que les factures papier. Il s’agit notamment d’informations telles que la date d’émission ; le numéro unique de la facture ; le numéro d’identification fiscale du prestataire de services ou le numéro d’identification de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ; le nom complet et l’adresse du prestataire de services et du bénéficiaire ; la quantité et le type de biens fournis ou l’étendue et le type de service fourni ; la rémunération ; le montant de la taxe à payer ; le taux d’imposition applicable ; ou l'avis d’exonération fiscale.

• Stockage et archivage
  L’émetteur et le destinataire de la facture électronique doivent la conserver pendant la période légalement requise (dans de nombreux pays, celle-ci est de 10 ans). Les factures doivent être conservées de manière à garantir leur accessibilité dans un délai raisonnable et à ce que les exigences d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité soient respectées pendant toute la durée de conservation.

• Consentement du destinataire
  Dans de nombreux territoires, le consentement préalable du destinataire est requis pour envoyer des factures électroniques au lieu de factures papier. Ce consentement peut être explicite ou implicite, mais il doit répondre aux exigences légales.

Moyens pour les entreprises de respecter les lois sur l’archivage des factures électroniques

L’archivage des factures électroniques doit être conforme aux exigences légales, notamment le respect des délais de conservation et la lisibilité pendant toute la durée de conservation. Les organisations doivent s’assurer que les factures électroniques sont stockées de manière à ce qu’elles puissent être récupérées à tout moment et, si nécessaire, présentées dans un format qui correspond aux documents originaux.

Ces règles sont conçues pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents électroniques sur une période donnée. Les exigences spécifiques peuvent varier d’un pays à l’autre, mais certains principes de base sont généralement standardisés.

Principaux aspects des lois sur l’archivage des factures électroniques

• Authenticité et intégrité
  L’archivage doit garantir le maintien de l’authenticité (origine véritable) et de l’intégrité (contenu inaltéré) des factures électroniques pendant toute la durée de leur conservation. Cela signifie qu’il doit être possible de prouver que les factures proviennent de l’expéditeur prévu et n’ont pas changé depuis leur émission. Des technologies telles que les signatures numériques ou les systèmes d’archivage spécialisés qui garantissent un stockage inviolable sont essentielles.

• Lisibilité et accessibilité
  Les factures électroniques doivent être archivées dans un format lisible pendant toute la durée de conservation. De plus, les factures doivent être mises à disposition pour examen et audit dans un délai raisonnable. Ces contraintes nécessitent souvent des solutions logicielles spécialisées pour s’assurer que les documents restent lisibles et facilement récupérables dans le temps.

• Durée de conservation
  La durée légale de conservation des factures électroniques varie d’un pays à l’autre. En Allemagne, elle est de 10 ans. Pendant cette période, les entreprises doivent être en mesure de fournir toutes les factures archivées à l’administration fiscale sur demande. Pour connaître les dates limites et les exigences exactes, contactez votre administration fiscale locale ou votre conseiller fiscal.

• Protection des données
  Il est important de respecter les réglementations en matière de protection des données lors de l’archivage des factures électroniques. Les informations d'identification personnelle contenues dans les factures doivent être protégées conformément aux lois applicables en matière de protection des données, telles que le RGPD dans l’Union européenne. Cela inclut les mesures de sécurité des données et les restrictions sur l’accessibilité et le traitement de ces données.

• Mesures techniques et organisationnelles
  Les organisations doivent prendre des mesures techniques et organisationnelles pour se conformer aux réglementations en matière d’archivage. Ces mesures comprennent la sélection de systèmes d’archivage appropriés, la surveillance de la sécurité des données et la protection contre la perte de données. La mise en œuvre d’un système de gestion documentaire robuste est souvent une étape importante pour répondre à ces exigences.