在数字时代，企业家、个体经营者和初创企业创始人不断努力优化业务流程并实现数字化。电子发票作为一种电子化开票形式，已被证明是一种节省时间和资源的有效方式，同时还能大幅减少行政事务。在本文中，你将了解电子发票是什么、如何开具电子发票、其优缺点，以及你需要满足的法律要求。

目录

• 什么是电子账单？
  
• 关于强制电子账单的法律是什么？
  
• 企业如何遵守电子账单法规？
  
• 如何创建电子账单？
  
• 企业必须满足哪些要求才能开具电子账单？
  
• 关于强制电子账单的法律对企业有什么影响？
  
• 发送电子账单的利弊是什么？
  
• 有效的电子账单有什么要求？
  
• 企业如何遵守电子账单归档法律？
  
• 电子发票如何与 Stripe Invoicing 和 Stripe Billing 配合使用
  

什么是电子发票？

电子发票（常简称为 e-invoice）是以标准化、机器可读的电子格式创建、发送和接收的发票，与通过电子邮件发送的 PDF 文件等非结构化格式或纸质发票不同，这种格式用可在线共享的数字文档取代了传统的纸质发票。电子发票包含与纸质发票相同的信息，如产品或服务的详情、价格、税费以及支付细节等，但电子发票更易于处理、存储和存档。

在一些国家，通过立法鼓励电子发票，因为它有助于打击欺诈和逃税行为。它还提供了许多其他好处。要被视为正式付款请求，电子发票必须满足特定的法律要求。

XRechnung：德国电子发票标准

XRechnung 是德国专门为公共部门制定的电子发票标准。这是一种标准化的数字格式，用于发送发票数据，旨在提高效率、减少错误并加快发票处理速度。XRechnung 是公共部门数字化举措的一部分，符合欧盟 2014/55/EU 指令关于在公共部门合同中推广电子发票的要求。

XRechnung 标准规定了一组结构化数据，这些数据必须包含在电子发票中，以便在不改变媒介的情况下实现自动化处理。这包括诸如发票开具方、发票接收方、履约期限、发票金额以及税务信息等内容。该标准支持语义和语法的统一性，这意味着数据以预定义的结构和清晰、机器可读的格式发送。

XRechnung 特别适用于与德国公共机构合作的供应商和服务提供商。自 2020 年 11 月 27 日起，德国所有公共承包机构必须以电子格式接收和处理发票，例如通过 XRechnung。这将提高公共部门的透明度和效率，也有助于在商业中更广泛地使用和接受电子发票。

关于强制电子账单的法律是什么？

从 2025 年起，作为增长机会法案（德语：Wachstumschancengesetzes）的一部分，德国的所有 B2B 公司都必须以电子发票形式接收和处理发票。经过一定的过渡期后，开具电子发票也将成为强制性要求。这将实现端到端的数字化处理，提高流程效率并降低发票处理成本。

法律规定了严格的安全和数据保护标准，以确保传输数据的完整性和保密性。公司必须确保其系统符合法律要求，以避免可能的处罚。

为确保顺利处理，电子发票必须以标准化格式开具。使用广泛的通用标准，如 ZUGFeRD 或XRechnung，能够提升不同会计系统之间的兼容性。

不遵守法律要求的公司可能会面临制裁。这些措施包括罚款和限制参与公开招标。

中小型企业 (SME) 可以从更长的过渡期和促进向电子发票转变的特别支持措施中受益。这些活动包括宣传运动、财政补贴和技术支持。

德国联邦财政部 (BMF) 计划日后推出针对国内 B2B 销售的电子报告系统，以实现报告标准化。

企业如何遵守电子账单法规？

自 2025 年 1 月 1 日起，所有国内 B2B 企业将被要求接收和处理电子账单。在规定的过渡期结束后，开具标准电子账单（而非纸质或非标准电子账单）也将成为强制性要求。

• 在 2025 年和 2026 年，除了电子账单外，非标准电子账单和纸质账单将被接受。
  
• 到 2027 年，这将仅适用于 2026 年总营业额低于 80 万欧元的公司。
  
• 从 2028 年起，只能开具电子发票。
  

强制电子账单意味着企业必须以结构化、机器可读的格式创建、发送和接收其 B2B 账单，以便实现电子处理。少数例外情况包括价值低于 250 欧元的小额发票，比如燃油收据或酒店消费收据。此外，还有免税交易发票以及旅行票务发票（参见 UStDV 第 34 条）。尽管如此，这些开具发票的公司必须有能力接收和处理电子发票。

接下来，我们将了解新电子发票必须包含的具体信息，以及其开具或传输必须采用的格式。

如何创建电子账单？

要创建电子账单，您需要账单软件或在线服务，该软件支持以指定的电子格式创建账单。

电子账单的重要元素包括：

• 账单开具方，包括税号和接收方
  
• 唯一的账单号码
  
• 账单日期
  
• 提供的商品或服务描述
  
• 金额和税款
  

您的账单软件应该能够生成符合法律要求的账单，同时以安全的方式以电子方式传输账单。XML 格式已被证明对电子账单特别有用，因为它提供了一种结构化和标准化的方式来交换账单数据。

创建 XML 格式电子账单的分步指南

• 打开 XML 模板： 启动您选择的文字处理软件，然后打开电子账单 XML 模板。该模板应已包含基本结构，如账单抬头、客户信息、产品信息和付款详细信息的标签。
  
• 填写必填字段： 填写所有必填字段，通常包括账单日期、账单编号、客户姓名和地址、产品描述、数量、单价和总金额等详细信息。
  
• 验证信息的准确性： 输入所有信息后，仔细检查数据以确保其准确。确保所有金额计算正确，所有相关细节完整且正确。
  
• 验证 XML 文件： 使用 XML 验证工具或文字处理软件中的类似功能，确认您的 XML 文件符合所需标准。这对于确保账单正确处理和接受至关重要。
  
• 保存 XML 文件： 确认 XML 电子账单准确且完整后，将文件保存到您的计算机或云存储中。确保使用描述性文件名，以清晰标识该账单。
  

企业必须满足哪些要求才能开具电子账单？

首先需要问的是，账单数据是否可以通过您企业当前的软件转化为电子账单或 XML 格式。如果不能做到，最好使用其他软件或在线生成工具。

此外，必须从根本上决定公司是要发送 XRechnungen 发票还是 ZUGFeRD 发票。ZUGFeRD 将结构化数据与可视化 PDF 相结合，而 XRechnung 完全依赖于结构化数据。

账单的发送方式也很重要。如果您需要向多个组织发送账单，电子邮件可能不是最佳选择。一种选择是使用 PEPPOL，通过 PEPPOL（泛欧公共采购在线），您可以通过单一接入点与多个组织建立联系。

要将这项新技术整合到会计过程中，必须确定技术要求，并为相关员工提供适当的培训。根据公司的规模及其会计系统，过渡可能会耗费时间和成本，因此企业应提前开始这一过程。

强制电子账单的法律对企业有什么影响？

引入强制电子发票既带来了机遇，也带来了挑战，要求企业重新评估和更新他们的系统和流程，以满足新的法律要求。

虽然过渡可能涉及成本和努力，但提高效率、降低成本、环境可持续性和改进遵从性的长期利益是显著的。电子发票标志着数字化的关键步骤，并促进可持续的商业实践。然而，组织应仔细规划和管理初期的挑战，以确保顺利过渡。

以下是企业因强制使用电子发票而需考虑的一些主要影响和调整：

• 合规要求：公司必须确保其流程、开票和会计系统符合技术和法律要求，包括遵守德国的 ZUGFeRD 或 XRechnung 等特定格式。鉴于德国严格的数据保护法律，公司需要确保其电子发票处理符合通用数据保护条例 (GDPR) 以及其他相关数据保护法规。
  
• 数字转型：公司可能需要投资新的或改进的 IT 系统来创建、发送和接收电子发票。这包括软件升级，可能还涉及硬件采购。电子发票解决方案必须与现有的会计和企业资源规划 (ERP) 系统兼容，以确保无缝处理。
  
• 提升效率：电子发票的处理速度比纸质发票快，从而加快了整个会计流程。这样可以加快支付处理速度，并可以提高流动性。通过使用电子发票，许多流程可以自动化，从而减少人为错误并提高效率。
  
• 可持续性：改用电子发票有助于减少纸张消耗，从而减少公司的生态足迹，有助于企业实现环保目标。
  
• 提高客户满意度：公司可以通过更高效、更准确的计费流程来提高客户满意度。能够迅速适应数字标准的公司，相比灵活性欠佳的竞争对手，或许能够获得优势。
  
• 员工培训：企业可能需要投入资金用于培训，以确保员工熟悉新系统和流程。
  

发送电子账单的利弊是什么？

以数字方式发送账单正变得越来越流行。这一发展对各种规模的企业和公共组织都具有相关的优缺点。

优点

• 收款速度更快： 电子账单瞬间送达收件人，加快整个付款流程。许多系统还提供一键付款选项，进一步缩短付款时间。
  
• 节省成本： 发送电子账单消除了印刷和邮资成本。此外，电子处理可以节省原本要花在手动任务上的工作时间。
  
• 提升效率： 以数字化方式创建、发送和处理账单可提高会计效率。手动输入造成的错误减少，整体流程加速。
  
• 环境责任： 消除纸张有助于保护环境，企业可以减少碳足迹。
  
• 提高可追溯性： 电子账单更容易存储、归档和检索。这简化了会计流程，使遵守法律归档要求变得更加容易。
  
• 提高安全性： 许多电子账单系统具有先进的安全功能，降低欺诈和损失的风险。数字签名和加密确保账单的真实性和完整性。
  

缺点

• 技术要求： 企业可能需要投资于软件或服务。
  
• 抵制变革： 客户或供应商可能不愿意放弃纸质账单。
  
• 兼容性问题： 多种标准和格式可能导致发送方与接收方系统之间的兼容性问题，从而使电子账单交换变得困难。
  
• 安全问题： 尽管安全标准很高，但对隐私、数据安全和网络攻击风险的担忧依然存在。企业需要确保其系统具备最新的安全功能。
  
• 监管要求： 遵守电子账单的法律框架（包括真实性、完整性和可读性要求）可能很复杂。此外，法律要求因国家/地区而异。
  

有效的电子发票有哪些要求？

电子发票必须符合某些法律和技术要求才能被视为有效。这些标准是确保电子发票被税务机关接受，并且所包含数据被视为真实和未经更改的关键。

• 来源的真实性
  来源的真实性可保证发票提供方或开具方身份真实可靠。这可以通过多种方式实现，包括数字签名、电子数据交换 (EDI) 或内部验证流程建立可靠的审计追踪。

• 内容完整性
  内容完整性是指发票的内容在发送后未被更改。数字签名或 EDI 程序也提供了确保发票数据不可更改的流程。

• 可读性
  电子发票必须易于人类阅读。这意味着发票必须以相关方可以读取的格式提供，例如 PDF 文档。可读性必须在整个法律保留期间得到保证。

• 遵守法律要求
  电子发票必须遵守适用于纸质发票的相同法律要求。这包括发票的开具日期、唯一发票编号、服务提供商的税号或增值税 (VAT) 号码、服务提供商和接收方的全名和地址、提供的商品数量、种类或者提供服务的范围、种类、酬金、应付税款、适用税率或免税通知。

• 存储和归档
  电子发票的开具方和接收方必须在法律要求的期限内保留发票（在许多国家为 10 年）。发票必须以确保在合理时间内可访问的方式存储，并在整个存储期间保持真实性、完整性和可读性的要求。

• 接收方同意
  在许多司法管辖区，发送电子发票代替纸质发票时，通常需要接收方的事先同意。这种同意可以明示的也可以暗示的，但必须满足法律要求。

企业如何遵守有关电子发票归档的法律？

电子发票的归档必须遵守法律要求，包括遵守维护保留期限和确保在整个保留期间内的可读性。组织必须确保电子发票以一种允许随时检索的方式存储，并在必要时以与原始文档对应的格式呈现。

这些法规旨在确保电子文档在指定时间内的真实性、完整性和可读性。具体要求可能因国家/地区而异，但某些基本原则通常是标准化的。

电子发票归档相关法律的关键方面

• 真实性和完整性
  归档必须确保电子发票的真实性（真实来源）和完整性（内容未经更改）在整个保留期内得到维护。这意味着必须能够证明发票由预期的发送方开具，并且自开具以来未发生变化。诸如数字签名或专业归档系统等技术是确保无篡改存储的关键。

• 可读性和可访问性
  电子发票必须在整个保留期内以人类可读的格式归档。此外，必须能够在合理的时间内提供发票以供审查和审计。这通常需要专门的软件解决方案，以确保文档保持随时可读和易于检索。

• 保留期限
  电子发票的法定保留期限因国家/地区而异，但在德国为 10 年。在此期间，企业必须能够根据要求向税务机关提供所有归档的发票。有关确切的截止日期和要求，请联系当地税务机关或税务顾问。

• 数据保护
  在归档电子发票时，遵守数据保护法规非常重要。发票中包含的个人身份信息必须根据相关数据保护法（如欧盟的 GDPR）进行保护。这包括数据安全措施和对这些数据访问及处理的限制。

• 技术和组织措施
  组织必须采取技术和组织措施来遵守归档法规。这包括选择适当的归档系统、监控数据安全以及防止数据丢失。实施强大的文档管理系统通常是满足这些要求的重要步骤。

电子开票如何与 Stripe Invoicing 和 Stripe Billing 配合使用

如果没有额外集成电子发票应用程序，Stripe Billing 和 Stripe Invoicing 无法创建或发送电子发票。相反，Stripe 支持通过 Stripe Invoicing 和 Stripe Billing 的应用程序合作伙伴来创建和转发电子发票，这些操作无需任何代码，设置起来非常简便，比如使用 Billit。

安装电子发票应用程序后，您可以将其配置为通过 API 自动或通过 Stripe 管理平台手动向客户发送电子发票。此外，这些应用程序还支持许多其他地区的类似要求。

了解更多关于电子发票应用程序如何集成与运作，以及 Stripe App Marketplace上可以满足这些需求的 Billit 应用的相关信息。