En la era digital, los propietarios de empresas, los autónomos y las startups siempre buscan formas de mejorar y digitalizar sus procesos. La facturación electrónica es un tipo de facturación que ha demostrado ahorrar tiempo y recursos de forma eficaz, al tiempo que reduce significativamente la carga de trabajo administrativo.

En este artículo, veremos qué es una factura electrónica, cómo crearla, sus ventajas e inconvenientes y los requisitos legales que debes conocer.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura electrónica?
  
• ¿Qué es la ley de facturación electrónica obligatoria?
  
• ¿Cómo pueden las empresas cumplir con la normativa de facturación electrónica?
  
• ¿Cómo se crean las facturas electrónicas?
  
• ¿Qué requisitos deben cumplir las empresas para la facturación electrónica?
  
• ¿Qué impacto tiene la ley de facturación electrónica obligatoria en las empresas?
  
• ¿Cuáles son los pros y los contras de enviar facturas electrónicas?
  
• ¿Cuáles son los requisitos para que las facturas electrónicas sean válidas?
  
• ¿Cómo cumplen las empresas las leyes sobre el archivo de facturas electrónicas?
  

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica (también llamada E-Rechnung o e-factura) es una factura que se crea, envía y recibe en formato electrónico. Este formato te permite sustituir las facturas tradicionales en papel por documentos digitales enviados por Internet. Las facturas electrónicas contienen la misma información que las facturas en papel -detalles de los productos o servicios, precios, impuestos e información de pago-, pero son más fáciles de procesar, almacenar y archivar porque son digitales.

En muchos países, los requisitos legales han fomentado la adopción de facturas electrónicas, ya que ofrecen varias ventajas y ayudan a combatir el fraude y la evasión fiscal. Pero para ser consideradas una solicitud oficial de pago, las facturas electrónicas deben cumplir con ciertos requisitos legales.

XRechnung: La norma alemana de facturación electrónica

XRechnung es un estándar para la facturación electrónica, desarrollado específicamente para el sector público en Alemania. Se trata de un formato digital estandarizado para transmitir datos de facturas con el objetivo de mejorar la eficiencia, reducir errores y acelerar el procesamiento de facturas. XRechnung forma parte de las iniciativas para digitalizar la administración pública y se ajusta a los requisitos de la Directiva 2014/55/UE sobre el fomento de la facturación electrónica en la contratación pública.

La norma XRechnung especifica un conjunto de datos estructurados que deben incluirse en una factura electrónica para permitir el procesamiento automatizado en diferentes medios sin errores. Esto incluye información como el emisor de la factura, el destinatario de la factura, el período de servicio, el importe de la factura y la información fiscal. La norma admite la uniformidad semántica y sintáctica, para que los datos transmitidos tengan una estructura definida y un formato claro y legible electrónicamente.

El XRechnung es especialmente importante para los proveedores y los prestadores de servicios que hacen negocios con las autoridades públicas en Alemania. Desde el 27 de noviembre de 2020, es obligatorio para todos los poderes adjudicadores públicos de Alemania recibir y procesar las facturas en formato electrónico, como el XRechnung. Esta medida pretende aumentar la transparencia y la eficacia del sector público, así como promover una mayor aceptación y adopción de las facturas electrónicas en las transacciones empresariales.

¿Qué es la ley de facturación electrónica obligatoria?

A partir de 2025, todas las empresas de Alemania que operan entre empresas (B2B) deberán recibir y procesar facturas electrónicamente como facturas electrónicas en virtud de la Ley de Oportunidades de Crecimiento. Después de diferentes períodos de transición, la emisión de una factura electrónica también será obligatoria. Esto tiene como objetivo permitir el procesamiento digital de extremo a extremo, mejorar la eficiencia de los procesos y reducir los costes de procesamiento de facturas.

La ley exige estrictos estándares de seguridad y protección de datos para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos transmitidos. Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas cumplen con los requisitos legales para evitar posibles sanciones.

Para optimizar el procesamiento, las facturas electrónicas deben crearse en un formato estandarizado. El uso de normas comunes ampliamente adoptadas, como ZUGFeRD o XRechnung, permite una mejor compatibilidad entre los diferentes sistemas de contabilidad.

Las empresas que no cumplan con la ley pueden ser objeto de sanciones. Estas sanciones pueden ir desde multas hasta restricciones a la participación en licitaciones públicas.

Stripe admite la creación y enrutamiento de facturas electrónicas compatibles mediante XRechnung a través de los socios de la aplicación de Stripe Invoicing. No requieren programación y son fáciles de configurar. Estos socios admiten flujos de trabajo de facturación y suscripción tanto a través de la interfaz de programación de aplicaciones (API) como del Dashboard, y también proporcionan soporte para requisitos similares en otras zonas geográficas. Más información sobre la aplicación Billit en el Stripe App Marketplace o visita el sitio web de Billit, nuestro socio, que puede ayudarte con estos requisitos.

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) se beneficiarán de períodos de transición más largos y de medidas especiales de apoyo para ayudarles a realizar la transición a la facturación electrónica. Estos incluyen campañas de información, apoyo financiero y asistencia técnica.

El Ministerio Federal de Finanzas (Bundesfinanzministerium, o BMF) tiene previsto introducir en el futuro un sistema electrónico de información para las ventas B2B nacionales con el fin de normalizar la presentación de informes.

¿Cómo pueden las empresas cumplir con la normativa de facturación electrónica?

A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas B2B nacionales deberán recibir y procesar facturas electrónicas. Después de los períodos transitorios definidos, también será obligatoria la emisión de una factura electrónica estándar (en lugar de una factura electrónica en papel o no estándar).

• En 2025 y 2026, además de las facturas electrónicas, se aceptarán facturas electrónicas no estándar y facturas en papel.
  
• En 2027, solo las empresas que hayan declarado una facturación total inferior a 800.000 € en 2026 estarán autorizadas a emitir facturas electrónicas no estándar o facturas en papel.
  
• A partir de 2028, solo se podrán emitir facturas electrónicas.
  

La facturación electrónica obligatoria significa que las empresas deben crear, enviar y recibir sus facturas B2B en un formato estructurado y legible electrónicamente para permitir el procesamiento electrónico. Entre las pocas excepciones se encuentran las facturas simplificadas de menos de 250 euros, como los recibos de combustible o los recibos de hostelería, y también las facturas por transacciones exentas de impuestos y las facturas de billetes (véase el artículo 34 de la Ordenanza de aplicación del IVA). No obstante, estas empresas que emiten facturas deberán poder seguir recibiendo y procesando facturas electrónicas.

A continuación, veremos la información específica que debe incluir una nueva factura electrónica y el formato en el que debe crearse o transmitirse.

¿Cómo se crean las facturas electrónicas?

Para crear una factura electrónica necesitarás un software de facturación o un servicio en línea que te permita crear facturas en el formato electrónico especificado.

Entre los elementos importantes de una factura electrónica se incluyen los siguientes:

• Emisor de la factura, incluido el número de identificación fiscal y el destinatario
  
• Número de factura único
  
• Fecha de la factura
  
• Descripción de los bienes o servicios suministrados
  
• Importes e impuestos
  

Tu software de facturación debe ser capaz de generar facturas que cumplan con los requisitos legales y, al mismo tiempo, transmitirlas electrónicamente de forma segura. El formato XML ha demostrado ser especialmente útil para la facturación electrónica, ya que proporciona una forma estructurada y estandarizada de usar los datos de las facturas.

Guía paso a paso para crear una factura electrónica en formato XML

• Abre tu plantilla XML: Inicia el software de procesamiento de textos que prefieras y abre la plantilla XML de la factura electrónica. Esta plantilla ya debería contener la estructura básica, por ejemplo, las etiquetas para el encabezado de la factura, la información del cliente, la información del producto y los datos de pago.
  
• Completa los campos obligatorios: Completa la plantilla rellenando todos los campos obligatorios con la información adecuada. Generalmente, incluye datos como la fecha de facturación, el número de factura, el nombre y la dirección del cliente, las descripciones de los productos, las cantidades, los precios por unidad y el importe total.
  
• Verifica que la información sea correcta: Una vez que hayas ingresado toda la información, revisa cuidadosamente los datos para asegurarte de que sean precisos. Asegúrate de que todos los importes se han calculado correctamente y de que todos los datos relevantes están completos y son correctos.
  
• Valida el archivo XML: Usa una herramienta de validación XML o una función similar de tu software de procesamiento de textos para confirmar que tu archivo XML cumple las normas necesarias. Esto es fundamental para garantizar que la factura se procesa y acepta correctamente.
  
• Guarda el archivo XML: Una vez que hayas confirmado que tu factura electrónica XML es correcta y está completa, guarda el archivo en tu ordenador o en la nube. Asegúrate de que el nombre del archivo sea descriptivo y que identifique claramente la factura.
  

¿Qué requisitos deben cumplir las empresas para la facturación electrónica?

La primera pregunta es si los datos de las facturas pueden convertirse a un formato de factura electrónica o XML con el software actual de tu empresa. Si esto no puede hacerse, lo mejor es usar otro software o una herramienta de generación en línea.

Además, tu empresa tendrá que decidir si envía facturas XRechnung o facturas ZUGFeRD. ZUGFeRD combina datos estructurados con un PDF visual, mientras que XRechnung se basa únicamente en datos estructurados.

La forma en que envías las facturas también es importante. If you need to send multiple invoices to organizations, email is not the best option. Una opción es utilizar PEPPOL: con PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), desarrollado por la UE, se pueden establecer múltiples enlaces con organizaciones desde un único punto de acceso.

Para integrar esta nueva tecnología en el proceso contable, se deben determinar los requisitos técnicos y proporcionar la formación adecuada a los empleados correspondientes. Dependiendo del tamaño de la empresa y de sus sistemas contables, la transición puede ser costosa y llevar mucho tiempo, por lo que las empresas deben comenzar el proceso con mucha antelación.

¿Qué impacto tiene la ley de facturación electrónica obligatoria en las empresas?

La introducción de la facturación electrónica obligatoria presenta tanto oportunidades como desafíos, ya que obliga a las empresas a reevaluar y actualizar sus sistemas y procesos para cumplir con los nuevos requisitos legales.

Si bien la transición puede implicar costes y esfuerzo, los beneficios a largo plazo de una mayor eficiencia, reducción de costes, sostenibilidad ambiental y un mejor cumplimiento de la normativa son significativos. La facturación electrónica supone un paso clave en la digitalización y promueve prácticas comerciales sostenibles. Sin embargo, las organizaciones deben planificar y gestionar cuidadosamente los desafíos iniciales para garantizar una transición sin problemas.

A continuación, te presentamos algunas de las principales implicaciones y ajustes que las empresas deben tener en cuenta como resultado de la facturación electrónica obligatoria:

• Requisitos de cumplimiento de la normativa: Las organizaciones deben asegurarse de que sus procesos, facturación y sistemas contables cumplan con los requisitos técnicos y normativos, incluido el cumplimiento de formatos específicos como ZUGFeRD o XRechnung en Alemania. Dado que Alemania tiene leyes estrictas de protección de datos, las empresas deben asegurarse de que su gestión de las facturas electrónicas cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y otras regulaciones aplicables de protección de datos.
  
• Transformación digital: Es posible que las empresas necesiten invertir en sistemas de TI nuevos o actualizados para crear, enviar y recibir facturas electrónicas de manera efectiva. Esto puede implicar la actualización del software y, posiblemente, la compra de nuevo hardware. Las soluciones de facturación electrónica deben ser compatibles con los sistemas de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) existentes para garantizar un procesamiento sin problemas.
  
• Mayor eficiencia: Las facturas electrónicas se pueden procesar más rápido que las facturas en papel, lo que acelera todo el proceso contable. Esto da como resultado un procesamiento de pagos más rápido que, además, es capaz de mejorar la liquidez. La facturación electrónica también permite la automatización de muchos procesos, reduciendo los errores manuales y aumentando la eficiencia.
  
• Sostenibilidad: El cambio a la facturación electrónica ayuda a las empresas a ser más respetuosas con el medio ambiente al reducir el consumo de papel, disminuyendo así la huella de carbono de la empresa.
  
• Aumento de la satisfacción del cliente: Las empresas pueden mejorar la satisfacción del cliente a través de procesos de facturación más eficientes y precisos. Las empresas que se adaptan rápidamente a los estándares digitales pueden obtener una ventaja competitiva sobre competidores menos ágiles.
  
• Formación de los empleados: Es posible que las empresas deban invertir en formación para garantizar que sus empleados estén familiarizados con los nuevos sistemas y procesos.
  

¿Cuáles son los pros y los contras de enviar facturas electrónicas?

El envío de facturas de forma digital es cada vez más popular. Este desarrollo tiene ventajas y desventajas que son relevantes para las empresas y organizaciones públicas de todos los tamaños.

Ventajas

• Los pagos se reciben más rápido: Las facturas electrónicas llegan al destinatario al instante, agilizando todo el proceso de pago. Muchos sistemas ofrecen también una opción de pago con un clic, lo que reduce aún más los tiempos de pago.
  
• Ahorro de costes: El envío de facturas electrónicas elimina los costes de impresión y franqueo. Además, el procesamiento electrónico puede ahorrar horas de trabajo que, de otro modo, se dedicarían a tareas manuales.
  
• Mayor eficiencia: Crear, enviar y procesar facturas de forma digital mejora la eficiencia de la contabilidad. Se reducen los errores causados por la entrada manual y se acelera el proceso general.
  
• Responsabilidad ambiental: Eliminar el papel ayuda a proteger el medio ambiente y permite a las empresas reducir su huella de carbono.
  
• Mejora de la trazabilidad: Las facturas electrónicas son más fáciles de almacenar, archivar y recuperar cuando se necesitan. Esto simplifica la contabilidad y facilita el cumplimiento de los requisitos legales de archivo.
  
• Mayor seguridad: Muchos sistemas de facturación electrónica cuentan con funciones de seguridad avanzadas que reducen el riesgo de fraude y pérdidas. Las firmas digitales y el cifrado garantizan la autenticidad e integridad de las facturas.
  

Inconvenientes

• Requisitos técnicos: Es posible que las empresas necesiten invertir en software o servicios.
  
• Resistencia al cambio: Puede que los clientes o proveedores sean reacios a abandonar las facturas en papel.
  
• Problemas de compatibilidad: La existencia de múltiples normas y formatos puede crear problemas de compatibilidad entre los sistemas emisores y receptores, dificultando el intercambio de facturas electrónicas.
  
• Problemas de seguridad: A pesar de las elevadas normas de seguridad, continúa la preocupación por la privacidad, la seguridad de los datos y el riesgo de ciberataques. Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas cuentan con las últimas funciones de seguridad.
  
• Requisitos normativos: Cumplir con el marco legal de la facturación electrónica, que incluye requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad, puede ser complejo. Además, los requisitos legales varían de un país a otro.
  

¿Cuáles son los requisitos para que las facturas electrónicas sean válidas?

Las facturas electrónicas deben cumplir con ciertos requisitos legales y técnicos para ser consideradas válidas. Estos criterios son clave para garantizar que las facturas electrónicas sean aceptadas por las autoridades fiscales y que los datos que contienen se consideren auténticos e inalterados.

• Autenticidad de origen
  La autenticidad del origen es la garantía de la identidad del proveedor o emisor de la factura. Esto puede lograrse de varias maneras, incluyendo la firma digital, el intercambio electrónico de datos (EDI) o mediante un proceso interno de verificación para establecer un registro de auditoría fiable entre una factura y la entrega asociada de productos o servicios.

• Integridad de contenido
  La integridad del contenido significa que el contenido de la factura no ha sido alterado después de haber sido enviada. Las firmas digitales o los procedimientos EDI también proporcionan procesos para garantizar que los datos de la factura no se puedan alterar.

• Legibilidad
  Una factura electrónica debe ser fácilmente legible para las personas. Esto significa que la factura debe proporcionarse en un formato que puedan leer las partes interesadas, como un documento PDF. Se debe garantizar la legibilidad durante todo el período de retención legal.

• Cumplimiento de los requisitos legales
  Las facturas electrónicas deben cumplir con los mismos requisitos legales que se aplican a las facturas en papel. Esto incluye información como la fecha de emisión; el número único de factura; el número de ID fiscal o número de ID del impuesto sobre el valor añadido (IVA); el nombre completo y la dirección tanto del proveedor de servicios como del destinatario; la cantidad y el tipo de bienes suministrados o el ámbito y el tipo de servicio prestado; la remuneración; el importe del impuesto devengado; tipo impositivo aplicable; o el aviso de exención de impuestos.

• Almacenamiento y archivo
  Tanto el emisor como el receptor de la factura electrónica deben conservarla durante el plazo legalmente exigido (en muchos países, es de 10 años). Las facturas deben almacenarse de manera que se garantice que se pueda acceder a ellas dentro de un período de tiempo razonable y que se mantengan los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad durante todo el período de almacenamiento.

• Consentimiento del destinatario
  En muchas jurisdicciones, se requiere el consentimiento previo del destinatario para enviar facturas electrónicas en lugar de facturas en papel. Este consentimiento puede ser expreso o implícito, pero debe cumplir con los requisitos legales.

¿Cómo cumplen las empresas las leyes sobre el archivo de facturas electrónicas?

El archivo de facturas electrónicas debe cumplir con los requisitos legales, incluido el cumplimiento del mantenimiento de los períodos de retención y la garantía de legibilidad durante todo el período de retención. Las organizaciones deben garantizar que las facturas electrónicas se guardan de forma que puedan recuperarse en cualquier momento y, si es necesario, presentarse en un formato que corresponda con los documentos originales.

Estas normas están diseñadas para garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de los documentos electrónicos durante un periodo de tiempo determinado. Los requisitos específicos pueden variar de un país a otro, pero ciertos principios básicos generalmente están estandarizados.

Aspectos clave de las leyes de archivo para facturas electrónicas

• Autenticidad e integridad
  El archivo debe garantizar que la autenticidad (verdadero origen) y la integridad (contenido inalterado) de las facturas electrónicas se mantengan durante todo su período de retención. Esto significa que debe ser posible demostrar que las facturas proceden del remitente original y que no han cambiado desde que se emitieron. Resultan fundamentales las tecnologías como la firma digital o los sistemas de archivo especializados que garantizan un almacenamiento libre de manipulaciones.

• Legibilidad y accesibilidad
  Las facturas electrónicas deben archivarse en un formato legible durante todo el período de retención. Además, las facturas deben estar disponibles para su revisión y auditoría dentro de un período de tiempo razonable. Esto a menudo requiere soluciones de software especializadas para garantizar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente recuperables con el tiempo.

• Plazos de conservación
  El período de retención legal de las facturas electrónicas varía según el país, pero en Alemania es de 10 años. Durante este periodo, las empresas deben ser capaces de proporcionar todas las facturas archivadas a las autoridades fiscales, previa solicitud. Para conocer los plazos y requisitos exactos, ponte en contacto con la autoridad fiscal local o con un asesor fiscal.

• Protección de datos
  Es importante cumplir con la normativa de protección de datos a la hora de archivar facturas electrónicas. La información de identificación personal contenida en las facturas debe protegerse de conformidad con las leyes de protección de datos pertinentes, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Esto incluye medidas de seguridad de datos y restricciones sobre la accesibilidad y el procesamiento de estos datos.

• Medidas técnicas y organizativas
  Las organizaciones deben tomar medidas técnicas y organizativas para cumplir con la normativa de archivo. Esto incluye seleccionar sistemas de archivo adecuados, supervisar la seguridad de los datos y protegerlos contra la pérdida de datos. Implantar un sistema sólido de gestión de documentos suele ser un paso importante para cumplir con estos requisitos.