En la era digital, empresarios, autónomos y fundadores intentan continuamente optimizar y digitalizar sus procesos. La factura electrónica, una forma de facturación electrónica, ha demostrado ser un método eficaz para ahorrar tiempo y recursos, al tiempo que reduce significativamente los trámites administrativos. En este artículo, descubrirás qué es una factura electrónica, cómo crearla, sus ventajas e inconvenientes y los requisitos legales que debes cumplir.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son las facturas electrónicas?
  
• XRechnung: la norma alemana de facturación electrónica
  
• ¿Cómo se crea una factura electrónica?
  
• ¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes de la facturación electrónica?
  
• ¿Qué necesita una factura electrónica para ser válida?
  
• Cómo cumplir la legislación en materia de archivo cuando se utiliza la facturación electrónica
  

¿Qué son las facturas electrónicas?

Una factura electrónica es una factura que se crea, envía y recibe electrónicamente. Este formato sustituye las tradicionales facturas en papel por documentos digitales que pueden compartirse por Internet. Las facturas electrónicas contienen la misma información que sus homólogas físicas (como detalles del producto o servicio, precios, impuestos y datos de pago), pero son más fáciles de procesar, almacenar y archivar.

En varios países se está fomentando la facturación electrónica a través de la legislación porque ayuda a combatir el fraude y la evasión fiscal. Además, ofrece otras muchas ventajas. Para que se consideren una solicitud oficial de pago, las facturas electrónicas deben cumplir ciertos requisitos legales.

XRechnung: la norma alemana de facturación electrónica

XRechnung es una norma alemana para la facturación electrónica desarrollada específicamente para el sector público. Se trata de un formato digital estandarizado para el envío de datos de facturas cuyo objetivo es mejorar la eficiencia, reducir los errores y acelerar la tramitación de las facturas. XRechnung forma parte de los esfuerzos de digitalización de las autoridades públicas y cumple los requisitos de la Directiva 2014/55/UE de la Unión Europea relativa a la facturación electrónica en la contratación pública.

La norma XRechnung especifica un conjunto de datos estructurados que deben incluirse en una factura electrónica para permitir su tratamiento automatizado sin cambios de soporte. Incluye información como el emisor de la factura, el receptor de la factura, el período de ejecución, el importe de la factura e información fiscal. La norma admite la uniformidad semántica y sintáctica, lo que significa que los datos se envían en una estructura predefinida y también en un formato claro y de lectura mecánica.

XRechnung es especialmente importante para los proveedores y prestadores de servicios que trabajan con las autoridades públicas alemanas. Desde el 27 de noviembre de 2020, todos los poderes adjudicadores públicos de Alemania deben recibir y procesar las facturas en formato electrónico, por ejemplo, a través de XRechnung. Esto aumenta la transparencia y la eficiencia del sector público, y también contribuye a un mayor uso y aceptación de las facturas electrónicas en las empresas.

¿Cómo se crea una factura electrónica?

Para crear una factura electrónica, se necesita un software de facturación o un servicio en línea que permita crear facturas en el formato electrónico predefinido.

Entre los elementos importantes de una factura electrónica se incluyen los siguientes:

• Emisor de la factura, incluido el número de identificación fiscal, y destinatario de la factura
  
• Número único de factura
  
• Fecha de la factura
  
• Descripción de los bienes o servicios prestados
  
• Importes e impuestos
  

El software debe ser capaz de generar facturas que cumplan los requisitos legales y enviarlas de forma segura por medios electrónicos. Para las facturas electrónicas, el formato XML ha demostrado ser muy eficaz, ya que ofrece un método estructurado y estandarizado de intercambio de datos de facturas.

Guía paso a paso para crear una factura electrónica en XML

• Abre la plantilla XML: inicia tu aplicación de procesamiento de textos preferida y abre la plantilla XML para facturas electrónicas. Esta plantilla ya debería contener las estructuras básicas, como las etiquetas para la cabecera de la factura, la información del cliente, la información del producto y los detalles del pago.
  
• Rellena los campos obligatorios: revisa la plantilla y rellena todos los campos obligatorios con la información pertinente. Por lo general, esto incluye datos como la fecha de la factura, el número de factura, el nombre y la dirección del cliente, la descripción del producto, las cantidades, los precios unitarios y el precio total.
  
• Comprueba la exactitud de los datos: una vez introducida toda la información, comprueba con atención que todos los datos son correctos. Asegúrate de que todos los importes se han calculado correctamente y de que todos los detalles relevantes se han introducido de forma precisa y completa.
  
• Valida el archivo XML: utiliza una herramienta de validación XML o una función similar de tu programa de procesamiento de textos para asegurarte de que tu archivo XML cumple los estándares exigidos. Se trata de un paso importante para garantizar que la factura se procese correctamente y sea aceptada.
  
• Guarda el archivo XML: una vez tengas la certeza de que tu factura electrónica en formato XML es correcta y está completa, guarda el archivo en tu ordenador o en un almacenamiento en la nube. Asegúrate de utilizar un nombre de archivo relevante que identifique con claridad la factura.
  

¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes de la facturación electrónica?

El envío digital de facturas es cada vez más popular. Esta evolución tiene sus ventajas e inconvenientes que se aplican a empresas y autoridades públicas de todos los tamaños.

Ventajas

• Ahorro de costes: el envío de facturas electrónicas elimina los costes de impresión y de envío. Procesar las facturas digitalmente también puede ahorrar horas de trabajo que, de otro modo, se dedicarían a tareas manuales.
  
• Pagos más rápidos: las facturas electrónicas llegan de inmediato al destinatario, lo que puede acelerar el proceso de pago. Varios sistemas permiten el pago con un solo clic, lo que puede acortar aún más los plazos de pago.
  
• Mayor eficacia: crear, enviar y procesar facturas digitalmente permite una contabilidad más eficiente. Se reducen los errores derivados de la introducción manual de datos y todo el proceso es más rápido.
  
• Respetuoso con el medio ambiente: prescindir del papel contribuye a proteger el medio ambiente y ayuda a las empresas a reducir su huella de carbono.
  
• Mejor trazabilidad: las facturas electrónicas pueden almacenarse y archivarse de forma más fácil y recuperarse cuando sea necesario. Esto simplifica la contabilidad y facilita el cumplimiento de los requisitos legales de conservación.
  
• Mayor seguridad: muchos sistemas de facturación electrónica ofrecen fuertes medidas de seguridad que reducen el riesgo de fraude y pérdidas. Las firmas digitales y el cifrado garantizan la autenticidad e integridad de las facturas.
  

Inconvenientes

• Requisitos técnicos: las empresas tendrán que invertir en el software o los servicios pertinentes.
  
• Resistencia al cambio: clientes o proveedores pueden mostrarse reticentes a abandonar las facturas en papel.
  
• Problemas de compatibilidad: la existencia de estándares y formatos diferentes puede causar problemas de compatibilidad entre los sistemas del emisor y el receptor, lo que dificultaría el intercambio de facturas electrónicas.
  
• Problemas de seguridad: a pesar de los elevados estándares de seguridad, existe preocupación por la protección de datos, la seguridad de la información y el riesgo de ciberataques. Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas están actualizados con la última tecnología.
  
• Requisitos legales: cumplir los requisitos legales de las facturas electrónicas —entre ellos los de autenticidad, integridad y legibilidad— puede resultar complicado. Además, los requisitos legales difieren de un país a otro.
  

A pesar de estas desventajas, las ventajas de la facturación electrónica superan a los inconvenientes para la mayoría de las empresas y autoridades públicas. A medida que la digitalización y la mejora de las soluciones técnicas siguen reduciendo los obstáculos para realizar el cambio, cada vez son más las empresas que optan por la facturación electrónica.

¿Qué necesita una factura electrónica para ser válida?

Para que las facturas electrónicas sean válidas, deben cumplir los siguientes requisitos legales y técnicos. Estos criterios garantizan la aceptación de las facturas electrónicas por parte de las autoridades financieras y que los datos que contienen son fiables e inalterados.

• Autenticidad de origen
  La autenticidad de origen significa tener la certeza de que la factura procede realmente del remitente especificado. Esto se puede hacer de varias maneras, lo que incluye firmas digitales, intercambio electrónico de datos (EDI) o el uso de un procedimiento de verificación interna para establecer un rastro fiable entre una factura y el suministro de bienes o servicios.

• Integridad del contenido
  La integridad del contenido hace referencia a que el contenido de la factura no se ha alterado tras su envío. Las firmas digitales o los procesos EDI también proporcionan mecanismos para garantizar que los datos de la factura no se han alterado.

• Legibilidad de la factura
  Cualquier persona debe poder leer una factura electrónica. Esto significa que la factura debe tener un formato que permita a las partes interesadas visualizarla, como un documento PDF. La legibilidad debe estar garantizada durante todo el período de conservación exigido por la ley.

• Cumplimiento de la normativa
  Las facturas electrónicas deben cumplir los mismos requisitos legales que las facturas en papel. Esto incluye datos como la fecha de emisión; el número único de factura; el número de identificación fiscal del proveedor de servicios o el número de identificación del impuesto sobre el valor añadido (IVA); el nombre completo y la dirección del proveedor de servicios y del destinatario; la cantidad y el tipo de los bienes entregados o el alcance y la naturaleza del servicio prestado; el pago de este y el importe del impuesto adeudado; y el tipo impositivo aplicable o la notificación de exención fiscal.

• Conservación y archivo
  Tanto el emisor como el receptor de una factura electrónica están obligados a conservar la factura durante el período exigido por la ley (en muchos países es de 10 años). El sistema de almacenamiento debe permitir el acceso a las facturas en un plazo razonable y los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad antes mencionados deben cumplirse durante todo el período de conservación.

• Consentimiento del destinatario
  En muchos ordenamientos jurídicos, se requiere el consentimiento previo de la parte receptora para poder enviar facturas electrónicas en lugar de copias en papel. El consentimiento puede darse de forma expresa o tácita, pero debe cumplir las disposiciones legales.

Cómo cumplir la legislación en materia de archivo cuando se utiliza la facturación electrónica

El archivo de facturas electrónicas debe cumplir la ley, incluidas las normas relativas a los períodos de conservación y a la garantía de legibilidad durante todo el período. Las empresas deben asegurarse de que las facturas electrónicas se almacenan de forma que puedan consultarse en cualquier momento y visualizarse en un formato correspondiente al del documento original.
Estas normas pretenden garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de los documentos electrónicos durante un intervalo de tiempo definido. Los requisitos exactos varían de un país a otro, pero algunos principios básicos están ampliamente normalizados.

Aspectos clave de la legislación sobre el archivo de documentos electrónicos

• Autenticidad e integridad
  El sistema de archivo debe garantizar que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de los documentos electrónicos se mantienen durante todo el período de archivo. Esto significa que debe ser posible demostrar que las facturas proceden realmente del remitente especificado y que su contenido no se ha modificado desde su emisión. En este sentido, tecnologías como la firma digital o los sistemas de archivo especializados, que almacenan los archivos en un estado no editable, desempeñan un papel fundamental.

• Legibilidad y accesibilidad
  Las facturas electrónicas deben archivarse en un formato que garantice su legibilidad durante todo el período de conservación. Las facturas también deben estar disponibles para inspecciones y auditorías en un plazo de tiempo razonable. Para ello suele ser necesario un software especializado que facilite la legibilidad a largo plazo y la rápida recuperación de los documentos.

• Períodos de conservación
  Los períodos legales de conservación de las facturas electrónicas antes mencionados varían de un país a otro. En Alemania, es de 10 años. Durante este período, las empresas deben poder facilitar todas las facturas archivadas a las autoridades financieras que lo soliciten. Ponte en contacto con la autoridad fiscal competente o con un asesor fiscal para conocer los plazos y requisitos exactos.

• Privacidad de los datos
  La normativa sobre protección de datos también debe respetarse al archivar facturas electrónicas. La información de identificación personal contenida en las facturas debe protegerse conforme a la ley de protección de datos pertinente, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Esto incluye medidas de seguridad de los datos y restricciones de acceso y tratamiento de estos datos.

• Medidas técnicas y organizativas
  Las empresas deben adoptar medidas técnicas y organizativas para garantizar el cumplimiento de la normativa sobre archivo. Esto incluye la elección de sistemas de archivo adecuados, la comprobación periódica de la seguridad de los datos y la protección contra la pérdida de datos. La implantación de un sistema fiable de gestión de documentos suele ser un paso importante para cumplir estos requisitos.

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