ในยุคดิจิทัล เจ้าของธุรกิจ ผู้ทํางานอิสระ และธุรกิจสตาร์ทอัพมักจะค้นหาวิธีปรับปรุงและปรับกระบวนการให้เป็นระบบดิจิทัลอยู่เสมอ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คือการเรียกเก็บเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ประเภทหนึ่งที่ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรไปพร้อมๆ กับลดภาระในการดูแลระบบได้อย่างมาก

ในบทความนี้เราจะอธิบายว่าใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร วิธีการสร้าง ข้อดีและข้อเสียของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ และข้อกําหนดทางกฎหมายที่คุณควรทราบ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
  
• กฎหมายเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่บังคับใช้คืออะไร
  
• ธุรกิจจะปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร
  
• การสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีวิธีการอย่างไร
  
• ข้อกําหนดสําหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ใดบ้างที่ธุรกิจต้องปฏิบัติตาม
  
• กฎหมายเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่บังคับใช้ส่งผลต่อธุรกิจอย่างไร
  
• ข้อดีข้อเสียของการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
  
• ข้อกําหนดสําหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องมีอะไรบ้าง
  
• ธุรกิจจะปฏิบัติตามกฎหมายเกี่ยวกับการจัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร
  

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (เรียกว่า E-Rechnung หรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์) คือใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้น ส่ง และได้รับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ รูปแบบนี้ช่วยให้คุณสามารถแทนที่ใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษแบบดั้งเดิมด้วยเอกสารดิจิทัลที่ส่งทางออนไลน์ได้ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีข้อมูลเดียวกันกับใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดของผลิตภัณฑ์หรือบริการ ราคา ภาษี และข้อมูลการชําระเงิน แต่จะประมวลผล จัดเก็บ และเก็บถาวรได้ง่ายขึ้นเพราะเป็นใบแจ้งหนี้ดิจิทัล

ในหลายๆ ประเทศ ข้อกําหนดทางกฎหมายได้ส่งเสริมให้มีการนําใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ เนื่องจากมีข้อดีหลายประการ รวมทั้งช่วยต่อสู้กับการฉ้อโกงและการหลบเลี่ยงภาษี ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีคุณสมบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมายบางอย่างจึงจะถือว่าเป็นคําขอการชําระเงินอย่างเป็นทางการ

XRechnung: มาตรฐานการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนี

XRechnung คือมาตรฐานในการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ที่พัฒนาขึ้นโดยเฉพาะสําหรับภาครัฐในเยอรมนี โดยเป็นรูปแบบดิจิทัลที่มีมาตรฐานสําหรับการส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ ซึ่งมีจุดประสงค์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และเร่งกระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ให้รวดเร็วขึ้น XRechnung เป็นส่วนหนึ่งของโครงการริเริ่มเพื่อปรับรัฐให้เป็นระบบดิจิทัล และสอดคล้องกับข้อกําหนดของคําสั่งสหภาพยุโรป 2014/55/EU เกี่ยวกับการส่งเสริมการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในการจัดซื้อสาธารณะ

มาตรฐาน XRechnung จะระบุชุดข้อมูลที่มีโครงสร้างซึ่งต้องรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้ทำการประมวลผลอัตโนมัติผ่านสื่อต่างๆ โดยไม่มีข้อผิดพลาด ข้อมูลนี้ประกอบด้วยข้อมูลเช่น บริษัทผู้ออกใบแจ้งหนี้ ผู้รับใบแจ้งหนี้ ระยะเวลาให้บริการ จํานวนเงินในใบแจ้งหนี้ และข้อมูลภาษี มาตรฐานนี้รองรับทั้งความสม่ําเสมอทางความหมายและการสร้างประโยค เพื่อให้ข้อมูลที่ส่งมีโครงสร้างตามที่กําหนด รวมทั้งอยู่ในรูปแบบที่ชัดเจนและอ่านได้ด้วยแมชชีน

XRechnung มีความสําคัญเป็นพิเศษสําหรับซัพพลายเออร์และผู้ให้บริการที่ทําธุรกิจกับหน่วยงานราชการในเยอรมนี นับตั้งแต่วันที่ 27 พฤศจิกายน 2020 เป็นต้นมา หน่วยงานสัญญาจ้างสาธารณะทั้งหมดในเยอรมนีจําเป็นต้องรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น XRechnung มาตรการนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อเพิ่มความโปร่งใสและประสิทธิผลภายในภาครัฐ รวมทั้งส่งเสริมการยอมรับและการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในธุรกรรมทางธุรกิจในวงกว้างขึ้น

กฎหมายเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่บังคับใช้คืออะไร

ตั้งแต่ปี 2025 เป็นต้นไป ธุรกิจทั้งหมดที่ประกอบธุรกิจแบบธุรกิจต่อธุรกิจ (B2B) ในเยอรมนีจะต้องรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้กฎหมายว่าด้วยโอกาสในการเติบโต (Growth Opportunities Act) หลังจากช่วงเวลาแห่งการเปลี่ยนผ่าน การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ก็จะกลายเป็นข้อบังคับ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมการประมวลผลแบบดิจิทัลแบบครบวงจร ซึ่งจะปรับปรุงประสิทธิผลของกระบวนการ และลดค่าใช้จ่ายในการประมวลผลใบแจ้งหนี้

กฎหมายกําหนดมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยและการป้องกันข้อมูลอย่างเข้มงวด เพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องสมบูรณ์และความลับของข้อมูลที่ส่ง ธุรกิจต่างๆ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบของตนปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมายเพื่อหลีกเลี่ยงบทลงโทษ

ทั้งนี้ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการสร้างขึ้นในรูปแบบมาตรฐาน เพื่อการประมวลผลที่มีประสิทธิภาพ การใช้มาตรฐานทั่วไปที่มีการปรับใช้อย่างกว้างขวาง เช่น ZUGFeRD หรือ XRechnung จะช่วยให้ระบบการทําบัญชีต่างๆ ทํางานร่วมกันได้ดีขึ้น

บริษัทที่ไม่ปฏิบัติตามกฎหมายอาจต้องถูกลงโทษ โดยบทลงโทษเหล่านี้มีตั้งแต่ค่าปรับ ไปจนถึงข้อจํากัดในการเข้าร่วมการประมูลสาธารณะ

Stripe รองรับการสร้างและการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ตามข้อกําหนดโดยใช้ XRechnung ผ่านพาร์ทเนอร์แอปของ Stripe Invoicing ซึ่งช่วยให้ไม่ต้องเขียนโค้ดและตั้งค่าได้ง่าย พาร์ทเนอร์เหล่านี้จะรองรับขั้นตอนการทํางานของใบแจ้งหนี้และการชําระเงินตามรอบบิลผ่านทั้งส่วนต่อประสานโปรแกรมประยุกต์ (API) และแดชบอร์ด นอกจากนี้ยังรองรับข้อกําหนดที่คล้ายกันในภูมิภาคอื่นๆ ด้วย ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแอป Billit ใน Stripe App Marketplace หรือไปที่เว็บไซต์ของ Billit ซึ่งเป็นพาร์ทเนอร์ของเราที่จะช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกําหนดเหล่านี้ได้

องค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง (SME) จะได้รับประโยชน์จากระยะเวลาการเปลี่ยนผ่านที่นานขึ้นและมาตรการสนับสนุนพิเศษที่จะช่วยให้องค์กรเหล่านี้เปลี่ยนไปใช้การออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยจะประกอบด้วยแคมเปญข้อมูล การสนับสนุนทางการเงิน และการให้ความช่วยเหลือทางเทคนิค

กระทรวงการเงินของรัฐบาลกลาง (Bundesfinanzministerium หรือ BMF) วางแผนที่จะเปิดตัวระบบการรายงานแบบอิเล็กทรอนิกส์สําหรับการขายแบบ B2B ภายในประเทศในอนาคตเพื่อจัดทํารายงานแบบมาตรฐาน

ธุรกิจจะปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 เป็นต้นไป ธุรกิจ B2B ทั้งหมดภายในประเทศจะต้องรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ หลังจากช่วงเวลาการเปลี่ยนผ่านที่กำหนดไว้ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบมาตรฐาน (แทนที่จะเป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นกระดาษหรือไม่เป็นมาตรฐาน) จะมีผลบังคับใช้ด้วยเช่นกัน

• ในปี 2025 และ 2026 จะมีการยอมรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เป็นมาตรฐานและใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษเพิ่มเติมจากใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
  
• ในปี 2027 เฉพาะธุรกิจที่รายงานผลประกอบการรวมน้อยกว่า €800,000 ในปี 2026 เท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เป็นมาตรฐานและใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ
  
• ตั้งแต่ปี 2028 เป็นต้นไป สามารถออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้เท่านั้น
  

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์บังคับให้ธุรกิจต้องสร้าง ส่ง และรับใบแจ้งหนี้ B2B ในรูปแบบแบบมีโครงสร้างซึ่งอ่านได้ด้วยเครื่องสำหรับการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งนี้ ข้อยกเว้นบางประการ ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ฉบับย่อที่มีมูลค่าต่ํากว่า €250 เช่น ใบเสร็จค่าน้ํามันและใบเสร็จรับเงินค่าบริการ รวมถึงใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกรรมและใบแจ้งหนี้แบบไม่ต้องเสียภาษีสําหรับตั๋วด้วย (ดูมาตราที่ 34 ของกฎหมายการใช้ภาษีมูลค่าเพิ่ม) อย่างไรก็ตาม ธุรกิจที่ออกใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะยังต้องรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายข้อมูลเฉพาะเจาะจงที่ต้องระบุไว้ในใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบใหม่ รวมทั้งรูปแบบที่จะต้องใช้ในการสร้างหรือส่ง

การสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีวิธีการอย่างไร

หากต้องการสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คุณจะต้องมีซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้หรือบริการออนไลน์ที่อนุญาตให้สร้างใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามที่ระบุได้

องค์ประกอบสําคัญของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีดังนี้

• บริษัทผู้ออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งรวมถึงหมายเลขภาษี และผู้รับ
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากัน
  
• วันที่ของใบแจ้งหนี้
  
• คําอธิบายเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่จัดหาให้
  
• จํานวนเงินและภาษี
  

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ของคุณควรสร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมายได้ พร้อมทั้งส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วยวิธีการที่ปลอดภัย ไฟล์รูปแบบ XML มีประโยชน์เป็นพิเศษสําหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากเป็นวิธีการแบบมีโครงสร้างและตามมาตรฐานในการแลกเปลี่ยนข้อมูลใบแจ้งหนี้

คําแนะนําทีละขั้นตอนสำหรับการสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ XML

• เปิดเทมเพลต XML ของคุณ: เปิดซอฟต์แวร์ประมวลผลคําที่ต้องการและเปิดเทมเพลต XML ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เทมเพลตนี้ควรมีโครงสร้างพื้นฐานอยู่แล้ว เช่น แท็กสําหรับส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และรายละเอียดการชําระเงิน
  
• กรอกข้อมูลในช่องที่จำเป็น: กรอกข้อมูลในช่องที่จําเป็นทั้งหมดของเทมเพลต โดยระบุข้อมูลที่เหมาะสม ส่วนนี้มักจะประกอบด้วยรายละเอียดต่างๆ เช่น วันที่ของใบแจ้งหนี้ หมายเลขใบแจ้งหนี้ ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า คําอธิบายผลิตภัณฑ์ ปริมาณ ราคาต่อหน่วย และยอดรวม
  
• ยืนยันว่าข้อมูลถูกต้อง เมื่อคุณป้อนข้อมูลทั้งหมดแล้ว ให้ตรวจสอบอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นถูกต้อง ตรวจสอบความถูกต้องการของคํานวณยอดเงินทั้งหมด และรายละเอียดทั้งหมดนั้นมีความสมบูรณ์ถูกต้อง
  
• ตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ XML: ใช้เครื่องมือตรวจสอบ XML หรือฟีเจอร์ที่คล้ายคลึงกันในซอฟต์แวร์ประมวลผลคําของคุณ เพื่อยืนยันว่าไฟล์ XML ตรงตามมาตรฐานที่กําหนด ขั้นตอนนี้คือกุญแจสำคัญที่ช่วยให้ระบบประมวลผลและยอมรับใบแจ้งหนี้ได้อย่างถูกต้อง
  
• บันทึกไฟล์ XML: เมื่อคุณยืนยันแล้วว่าใบแจ้งหนี้ XML แบบอิเล็กทรอนิกส์ของคุณถูกต้องและสมบูรณ์ ให้บันทึกไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์หรือที่เก็บข้อมูลในระบบคลาวด์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้ชื่อไฟล์ที่สื่อความหมายว่าเป็นใบแจ้งหนี้อย่างชัดเจน
  

ข้อกําหนดสําหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ใดบ้างที่ธุรกิจต้องปฏิบัติตาม

อันดับแรกคือการสำรวจว่าสามารถแปลข้อมูลในใบแจ้งหนี้เป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือรูปแบบ XML ด้วยซอฟต์แวร์ที่ธุรกิจใช้งานอยู่ได้หรือไม่ หากไม่สามารถทําได้ วิธีที่ดีที่สุดคือการใช้ซอฟต์แวร์อื่นหรือเครื่องมือสร้างออนไลน์

นอกจากนี้ ธุรกิจของคุณจะต้องตัดสินใจว่าจะส่งใบแจ้งหนี้แบบ XRechnung หรือ ZUGFeRD โดย ZUGFeRDจะรวมข้อมูลที่มีโครงสร้างเข้ากับ PDF ที่มีภาพ ในขณะที่ XRechnung ใช้ข้อมูลที่มีโครงสร้างเท่านั้น

วิธีส่งใบแจ้งหนี้ก็มีความสําคัญเช่นกัน หากคุณต้องการส่งใบแจ้งหนี้หลายใบให้กับองค์กรต่างๆ อีเมลอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด ทางเลือกหนึ่งคือการใช้ PEPPOL: การใช้ PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ที่พัฒนาโดยสหภาพยุโรป ซึ่งคุณสามารถสร้างลิงก์หลายลิงก์ให้กับองค์กรได้จากจุดเข้าถึงเดียว

ในการผสานการทํางานเทคโนโลยีใหม่นี้เข้ากับกระบวนการทําบัญชี คุณจะต้องพิจารณาการใช้ข้อกําหนดทางเทคนิคและการฝึกอบรมที่เหมาะสมให้แก่พนักงานที่เกี่ยวข้อง การเปลี่ยนผ่านอาจมีค่าใช้จ่ายและใช้เวลานาน ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและระบบบัญชี ดังนั้นบริษัทจึงควรเริ่มกระบวนการตั้งแต่เนิ่นๆ

กฎหมายเกี่ยวกับการออกใบกํากับบัญชีอิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับใช้มีผลกับธุรกิจอย่างไร

การบังคับใช้การใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นั้นมอบทั้งโอกาสและความท้าทาย ซึ่งทําให้บริษัทต่างๆ ต้องประเมินระบบและกระบวนการให้เป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมายใหม่ๆ

แม้การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวอาจมีค่าใช้จ่ายและต้องใช้ความพยายาม แต่ก็มอบประโยชน์ระยะยาวในเชิงประสิทธิผล ช่วนลดต้นทุน ส่งเสริมความยั่งยืนของสิ่งแวดล้อม และยกระดับการปฏิบัติตามข้อกําหนด การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นขั้นตอนสําคัญในการเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลและส่งเสริมแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ยั่งยืน อย่างไรก็ตาม องค์กรต่างๆ ควรวางแผนและจัดการความท้าทายในตอนแรกอย่างรอบคอบเพื่อให้มั่นใจว่าจะสามารถเปลี่ยนมาใช้ได้อย่างราบรื่น

ต่อไปนี้คือผลกระทบหลักๆ และการปรับเปลี่ยนที่สําคัญซึ่งธุรกิจต่างๆ ต้องคํานึงอันเนื่องมาจากการบังคับใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

• ข้อบังคับในการปฏิบัติตามข้อกําหนด: องค์กรต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการ การเรียกเก็บเงิน และระบบการทําบัญชีเป็นไปตามข้อกําหนดทางเทคนิคและตามระเบียบข้อบังคับ รวมถึงการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านรูปแบบที่เจาะจง เช่น ZUGFeRD หรือ XRechnung ในเยอรมนี เนื่องจากเยอรมนีมีกฎหมายคุ้มครองข้อมูลที่เข้มงวด ธุรกิจจึงต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นั้นเป็นไปตามกฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคล (GDPR) และข้อบังคับด้านการคุ้มครองข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
  
• การเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล: บริษัทอาจจะต้องลงทุนในระบบไอทีแบบใหม่หรืออัปเกรดเพื่อสร้าง ส่ง และรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจต้องมีการอัปเกรดซอฟต์แวร์และซื้อฮาร์ดแวร์ใหม่ โซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องเข้ากันได้กับระบบการวางแผนด้านบัญชีและทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่มีอยู่ เพื่อให้การประมวลผลเป็นไปอย่างราบรื่น
  
• เพิ่มประสิทธิภาพ: ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถประมวลผลได้เร็วกว่าใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ ซึ่งช่วยเร่งกระบวนการทําบัญชีทั้งหมดให้เร็วขึ้น ข้อดีนี้จะช่วยเพิ่มความเร็วในการประมวลผลการชําระเงินและเพิ่มสภาพคล่อง นอกจากนี้ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยให้ขั้นตอนการทํางานกลายเป็นระบบอัตโนมัติในหลายๆ กระบวนการ จึงลดข้อผิดพลาดจากเจ้าหน้าที่และเพิ่มประสิทธิภาพได้
  
• ความยั่งยืน: การเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถรักษาสิ่งแวดล้อม โดยลดการใช้กระดาษ ซึ่งจะเป็นการลดคาร์บอนฟุตพรินท์ของบริษัท
  
• ความพึงพอใจของลูกค้าเพิ่มขึ้น: ธุรกิจต่างๆ อาจเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าผ่านกระบวนการเรียกเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพและแม่นยํามากขึ้น บริษัทที่ปรับตัวอย่างรวดเร็วตามมาตรฐานดิจิทัลสามารถสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันเมื่อเทียบกับคู่แข่งที่ปรับตัวช้ากว่า
  
• การฝึกอบรมพนักงาน: บริษัทอาจต้องลงทุนในการฝึกอบรมเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานคุ้นเคยกับระบบและกระบวนการใหม่
  

ข้อดีข้อเสียของการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

การส่งใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลเริ่มได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ การพัฒนานี้มีทั้งข้อดีและข้อเสียที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและองค์กรมหาชนทุกขนาด

ข้อดี

• ได้รับเงินเร็วขึ้น: ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะส่งถึงผู้รับได้ทันที จึงเพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการชําระเงินทั้งหมด นอกจากนี้ ระบบหลายระบบยังมอบตัวเลือกการชําระเงินในคลิกเดียวซึ่งช่วยลดเวลาในการชําระเงินได้ด้วย
  
• การประหยัดค่าใช้จ่าย: การส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และค่าส่งไปรษณีย์ นอกจากนี้ การประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยประหยัดเวลาทํางาน แทนที่จะต้องดำเนินการด้วยตนเอง
  
• เพิ่มประสิทธิภาพ: การสร้าง การส่ง และการประมวลผลใบแจ้งหนี้ทางดิจิทัลจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพด้านการทําบัญชีได้ ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยตัวเองจะลดลงและกระบวนการโดยรวมจะเร็วขึ้น
  
• ความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อม: การลดการใช้กระดาษช่วยปกป้องสิ่งแวดล้อมและช่วยให้บริษัทต่างๆ ลดคาร์บอนฟุตพรินท์ได้
  
• ความสามารถในการตรวจสอบติดตามที่ดีขึ้น: ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะง่ายต่อการจัดเก็บ เก็บถาวร และดึงข้อมูลมาใช้เมื่อจําเป็น ข้อดีนี้ช่วยลดความยุ่งยากในการทําบัญชีและช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านการเก็บถาวรทางกฎหมายได้ง่ายขึ้น
  
• เพิ่มความปลอดภัย: ระบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หลายระบบมีฟีเจอร์การรักษาความปลอดภัยขั้นสูง ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงต่อการฉ้อโกงและการสูญเสีย ลายเซ็นดิจิทัลและการเข้ารหัสจะช่วยรับรองความถูกต้องและความสมบูรณ์ของใบแจ้งหนี้
  

ข้อเสีย

• ข้อกําหนดทางเทคนิค: บริษัทอาจต้องลงทุนกับซอฟต์แวร์หรือบริการ
  
• ความลังเลในการเปลี่ยนแปลง: ลูกค้าหรือซัพพลายเออร์อาจลังเลที่จะเลิกใช้ใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ
  
• ปัญหาความเข้ากันได้: มาตรฐานและรูปแบบต่างๆ อาจก่อปัญหาด้านความเข้ากันได้ระหว่างระบบของผู้ส่งและผู้รับ ทําให้การแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นเรื่องที่ยาก
  
• ข้อกังวลด้านความปลอดภัย: แม้จะมีมาตรฐานความปลอดภัยสูง แต่ก็ยังมีความกังวลในด้านความเป็นส่วนตัว การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และความเสี่ยงในการถูกโจมตีทางไซเบอร์ บริษัทต่างๆ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบของตนเองมีฟีเจอร์การรักษาความปลอดภัยเวอร์ชันล่าสุด
  
• ข้อกําหนดตามระเบียบข้อบังคับ: การปฏิบัติตามกรอบการทำงานด้านกฎหมายสําหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งรวมถึงข้อกําหนดเกี่ยวกับการตรวจสอบสิทธิ์ ความถูกต้อง และความชัดเจนในการใช้งานอาจมีความซับซ้อน นอกจากนี้ ข้อกําหนดทางกฎหมายยังแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ
  

ข้อกําหนดสําหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องมีอะไรบ้าง

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมายและทางเทคนิคบางอย่างจึงจะถือว่าถูกต้อง เกณฑ์เหล่านี้เป็นหลักในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน่วยงานด้านภาษีจะสามารถยอมรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งข้อมูลเอกสารเป็นของจริงและไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลง

• การตรวจสอบต้นทาง
  การตรวจสอบต้นทางคือการตรวจสอบตัวตนของซัพพลายเออร์หรือบริษัทผู้ออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งทําได้หลายวิธี ไม่ว่าจะเป็นลายเซ็นดิจิทัล ธุรกรรมผ่านบัตรระหว่างธนาคารอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) หรือผ่านขั้นตอนการยืนยันภายใน เพื่อสร้างแนวทางการตรวจสอบที่น่าเชื่อถือระหว่างใบแจ้งหนี้กับการส่งสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้อง

• ความถูกต้องสมบูรณ์ของเนื้อหา
  ความถูกต้องสมบูรณ์ของเนื้อหาหมายความว่า เนื้อหาของใบแจ้งหนี้ไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลงหลังจากที่ส่ง ลายเซ็นดิจิทัลหรือขั้นตอน EDI ยังช่วยมอบกระบวนการเพื่อให้มั่นใจได้จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลในใบแจ้งหนี้ได้

• ความสามารถในการอ่าน
  ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องอ่านได้ง่ายโดยมนุษย์ ซึ่งหมายความว่าใบแจ้งหนี้จะต้องอยู่ในรูปแบบที่สามารถอ่านได้โดยบุคคลที่เกี่ยวข้อง เช่น เอกสาร PDF นอกจากนี้ ยังต้องยืนยันความชัดเจนตลอดระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูลตามกฎหมาย

• การปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมาย
  ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมายแบบเดียวกันกับใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ ซึ่งรวมถึงข้อมูล เช่น วันที่ออก หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากัน หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีของผู้ให้บริการหรือหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของทั้งผู้ให้บริการและผู้รับ จํานวนและประเภทของสินค้าที่จัดหาหรือขอบเขตและประเภทของบริการที่จัดหาให้ ค่าจ้าง ยอดภาษีที่ครบกําหนดชําระ อัตราภาษีที่เกี่ยวข้อง หรือหนังสือแจ้งการยกเว้นภาษี

• การจัดเก็บและการเก็บถาวร
  ทั้งผู้ออกบัตรและผู้รับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องรักษาใบแจ้งหนี้ไว้ตามระยะเวลาที่กําหนดตามกฎหมาย (ในหลายประเทศคือ 10 ปี) โดยจะต้องจัดเก็บใบแจ้งหนี้ในลักษณะที่สามารถเข้าถึงได้ภายในระยะเวลาที่เหมาะสม และปฏิบัติตามข้อกําหนดสําหรับการตรวจสอบสิทธิ์ ความถูกต้อง และความถูกต้องสมบูรณ์ตลอดระยะเวลาการจัดเก็บ

• คํายินยอมของผู้รับ
  ในหลายเขตอํานาจศาล จะต้องขอความยินยอมล่วงหน้าจากผู้รับเพื่อส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แทนใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ ความยินยอมนี้อาจเป็นการแสดงออกอย่างชัดเจนหรือโดยนัย แต่ต้องเป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมาย

ธุรกิจจะปฏิบัติตามกฎหมายเกี่ยวกับการจัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร

การเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องเป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมาย รวมถึงการปฏิบัติตามระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลและให้ความมั่นใจว่าจะอ่านได้ตลอดระยะเวลาดังกล่าว องค์กรต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ด้วยวิธีการที่ช่วยให้ดึงข้อมูลได้ทุกเมื่อและตามความจําเป็น โดยแสดงในรูปแบบที่สอดคล้องกับเอกสารต้นฉบับ

ระเบียบข้อบังคับเหล่านี้ออกแบบมาเพื่อให้แน่ใจถึงความเป็นเอกสารต้นฉบับ ความถูกต้องและการอ่านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ในช่วงเวลาที่กําหนด ข้อกําหนดเฉพาะอาจแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ แต่หลักการพื้นฐานบางอย่างมักจะมีมาตรฐานที่ใช้ทั่วไป

ลักษณะสําคัญของกฎหมายด้านการเก็บถาวรสําหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

• การตรวจสอบความถูกต้องและความถูกต้องสมบูรณ์
  การเก็บถาวรต้องรับประกันว่าการเป็นเอกสารต้นฉบับ (ต้นทางที่แท้จริง) และความสมบูรณ์ (เนื้อหาที่ไม่เปลี่ยนแปลง) ของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการคงไว้ตลอดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล ซึ่งหมายความว่าจะต้องพิสูจน์ได้ว่าใบแจ้งหนี้นี้มาจากผู้ส่งที่ตั้งใจไว้และไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปจากตอนที่มีการออกเอกสาร ดังนั้นการใช้เทคโนโลยีต่างๆ เช่น ลายเซ็นดิจิทัลหรือระบบการเก็บถาวรเฉพาะทางที่ช่วยให้มั่นใจว่าจะไม่มีการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต จึงเป็นสิ่งสำคัญ

• ความสามารถในการอ่านและการเข้าถึง
  ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องจัดเก็บอยู่ในรูปแบบที่มนุษย์อ่านได้ตลอดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลทั้งหมด นอกจากนี้ ยังต้องสามารถตรวจสอบได้ในระยะเวลาที่เหมาะสม วิธีการนี้มักต้องอาศัยโซลูชันซอฟต์แวร์เฉพาะทาง เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารจะยังคงอ่านได้ชัดเจนและดึงข้อมูลได้เมื่อเวลาผ่านไป

• ระยะเวลาจัดเก็บข้อมูล
  ระยะเวลาจัดเก็บข้อมูลทางกฎหมายสําหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะแตกต่างกันไปตามประเทศ แต่ในเยอรมนีนั้นมีระยะเวลา 10 ปี ในระหว่างนี้ บริษัทจะต้องสามารถส่งใบแจ้งหนี้ที่เก็บถาวรทั้งหมดให้แก่หน่วยงานภาษีได้ตามคำขอ โปรดติดต่อหน่วยงานภาษีท้องถิ่นหรือที่ปรึกษาด้านภาษีเพื่อรับข้อมูลด้านกำหนดเวลาและข้อกำหนดที่แน่นอน

• การคุ้มครองข้อมูล
  คุณจําเป็นต้องปฏิบัติตามข้อบังคับว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลเมื่อเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ถาวร ข้อมูลส่วนตัวที่ใช้ระบุตัวตนได้ซึ่งอยู่ในใบแจ้งหนี้จะต้องได้รับการปกป้องตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น GDPR ในสหภาพยุโรป โดยจะรวมถึงมาตรการและข้อจํากัดด้านความปลอดภัยของข้อมูลเกี่ยวกับการเข้าถึงและการประมวลผลข้อมูลนี้

• มาตรการทางเทคนิคและด้านองค์กร
  องค์กรจะต้องใช้มาตรการทางเทคนิคและด้านองค์กรเพื่อปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับของการเก็บถาวร โดยอาจประกอบด้วยการเลือกระบบการเก็บถาวร การตรวจสอบความปลอดภัยของข้อมูล และการป้องกันการสูญเสียข้อมูล การใช้ระบบจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพมักเป็นขั้นตอนสําคัญในการปฏิบัติตามข้อกําหนดเหล่านี้