ในเยอรมนี การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เริ่มทวีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ โดยเฉพาะสำหรับธุรกรรมแบบธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (E-invoice หรือ Electronic invoice) คือใบแจ้งหนี้ที่สร้าง ส่ง และรับในรูปแบบดิจิทัล

ระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ฉบับใหม่ในกลุ่ม B2B มีผลบังคับใช้ในเยอรมนีเมื่อวันที่ 1 มกราคม 2025 โดยพระราชบัญญัติ Growth Opportunities Act ที่จะค่อยๆ มีผลบังคับใช้เป็นระยะนั้น กำหนดให้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการขายแบบ B2B ภายในเยอรมนี ดังนั้น ธุรกิจจึงควรตรวจสอบว่าข้อกำหนดและระยะเวลาเปลี่ยนผ่านใดมีผลกับตนเอง เพื่อปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานให้สอดคล้องกับข้อบังคับดังกล่าว

ประเด็นสำคัญ

• ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 ธุรกิจในเยอรมนีจะต้องรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ อย่างไรก็ตาม ธุรกิจเหล่านั้นยังมีเวลาเริ่มออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้จนถึงสิ้นปี 2026 (หรือจนถึงสิ้นปี 2027 สำหรับบางธุรกิจ)
  
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องจัดทำขึ้นในรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน โดยมาตรฐานที่พบบ่อยที่สุดในเยอรมนีคือ ZUGFeRD และ XRechnung
  
• การเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อาจกำหนดให้ธุรกิจต่างๆ ต้องปรับเปลี่ยนระบบ IT การทำบัญชี และระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ตลอดจนขั้นตอนภายในขององค์กร
  
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นแบบอัตโนมัติ ช่วยเร่งรัดการประมวลผลใบแจ้งหนี้ และลดข้อผิดพลาดจากการทำงานแบบแมนวลได้
  

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

E-Invoice (ย่อมาจาก Electronic Invoice หรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์) คือใบแจ้งหนี้ที่มีการสร้าง ส่ง และรับผ่านระบบดิจิทัล เอกสารดิจิทัลนี้จะแทนที่ใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษแบบดั้งเดิม ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะประกอบด้วยข้อมูลเหมือนกันกับใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ เช่น รายละเอียดสินค้าหรือบริการ ราคา ภาษี และข้อมูลการชำระเงิน

ข้อดีข้อเสียของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดภาระงานด้านการบริหารจัดการ ย่นระยะเวลาในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ และเพิ่มความถูกต้องแม่นยำในการประมวลผลข้อมูล อีกทั้งยังส่งเสริมความยั่งยืนด้วยการลดการใช้กระดาษ ในเยอรมนีมีการขับเคลื่อนให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผ่านข้อกำหนดทางกฎหมายกฎหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและการสร้างมาตรฐานในระบบการบัญชีขององค์กรทั้งหมด

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนไปใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หมายความว่าบริษัทต่างๆ จะต้องปรับเปลี่ยนระบบไอทีและกระบวนการภายในเพื่อให้สร้าง ส่ง และประมวลผลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างราบรื่น โซลูชันซอฟต์แวร์เฉพาะทางที่ออกแบบมาเพื่อสร้างและจัดการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นกุญแจสำคัญในการช่วยให้บริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการทางธุรกิจได้

Stripe Invoicing สามารถช่วยให้คุณออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็ว พร้อมทั้งปฏิบัติตามข้อกำหนด นอกจากนี้ Invoicing ของ Stripe ยังช่วยให้สามารถใช้ระบบอัตโนมัติกับเวิร์กโฟลว์การออกใบแจ้งหนี้และการบัญชี อำนวยความสะดวกในการเรียกเก็บเงินที่ใช้งานง่าย และลดความซับซ้อนในการกระทบยอดของธุรกรรม การใช้ Invoicing จะเป็นการปรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของคุณให้เหมาะสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ แท็บเล็ต และคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป

กฎหมายระบุไว้ว่าอย่างไรเกี่ยวกับการบังคับให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

พระราชบัญญัติ Growth Opportunities Act กำหนดให้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อบังคับในภาคธุรกิจ B2B ประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปหลายแห่งได้นำข้อเสนอการปฏิรูปของ EU ไปใช้เพื่อปรับใบแจ้งหนี้ให้เป็นรูปแบบดิจิทัลมานานแล้ว EU ยังคงเดินหน้าปรับระเบียบข้อบังคับด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ให้เป็นรูปแบบดิจิทัลอย่างต่อเนื่องผ่านโครงการริเริ่ม VAT in the Digital Age (ViDA) โดยมาตรการ ViDA ดังกล่าวได้รับการอนุมัติเมื่อเดือนมีนาคม 2025 และครอบคลุมถึงข้อผูกพันในการรายงานข้อมูลดิจิทัลและการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

กฎหมายนี้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการริเริ่มในวงกว้าง หรือที่เรียกว่า Growth Opportunities Act เพื่อปรับให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลและเพิ่มประสิทธิภาพในภาคธุรกิจและภาครัฐ เป้าหมายคือการเร่งแลกเปลี่ยนและประมวลผลใบแจ้งหนี้ให้รวดเร็วยิ่งขึ้น เพิ่มความโปร่งใส และลดความเสี่ยงที่จะเกิดการฉ้อโกงให้เหลือน้อยที่สุด เราจะมาเจาะลึกสาระสำคัญของกฎหมายฉบับนี้กันในด้านล่าง

การบังคับให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในภาคธุรกิจ B2B

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 ธุรกิจในเยอรมนีจะต้องรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ ข้อบังคับในช่วงเปลี่ยนผ่านอนุญาตให้ใช้ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องตามระเบียบรวมถึงรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ เช่น PDF จนถึงสิ้นปี 2026 ได้ ทั้งนี้ต้องขึ้นอยู่กับความยินยอมของผู้รับ ระยะเวลาเปลี่ยนผ่านนี้จะมีผลไปจนถึงสิ้นปี 2027 สำหรับธุรกิจบางประเภท

รูปแบบที่เป็นมาตรฐาน

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการจัดทำขึ้นในรูปแบบมาตรฐานเพื่อการประมวลผลที่มีประสิทธิภาพ การใช้มาตรฐานทั่วไป เช่น ZUGFeRD และ XRechnung ที่มีการใช้งานอย่างแพร่หลายในเยอรมนีจะช่วยเพิ่มความสามารถในการใช้งานร่วมกันระหว่างระบบการบัญชีต่างๆ ได้

Stripe รองรับการส่งต่อใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในระบบ XRechnung ผ่านแอปของพาร์ทเนอร์ ซึ่งไม่ต้องเขียนโค้ดและกำหนดค่าได้ง่าย พาร์ทเนอร์เหล่านี้สามารถรองรับเวิร์กโฟลว์การเรียกเก็บเงินและการเรียกเก็บเงินตามรอบบิลผ่านทั้ง Application Programming Interface (API) และแดชบอร์ด อีกทั้งยังให้การสนับสนุนความต้องการที่คล้ายคลึงกันในอีกหลายภูมิภาค เช่น แอป Billit บน Stripe App Marketplace จะช่วยจัดการความต้องการเหล่านี้ได้

ระเบียบข้อบังคับด้านการรักษาความปลอดภัยและการคุ้มครองข้อมูล

กฎหมายกำหนดมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยและการคุ้มครองข้อมูลที่เข้มงวดเพื่อให้มั่นใจในความสมบูรณ์และการรักษาความลับของข้อมูลที่ส่งต่อ ธุรกิจต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบของตนมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดทางกฎหมายเพื่อหลีกเลี่ยงบทลงโทษที่อาจเกิดขึ้น

ช่วงการเปลี่ยนผ่านและการสนับสนุนสำหรับ SME

องค์กรขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) จะมีช่วงเวลาในการเปลี่ยนผ่านที่ยาวนานขึ้น รวมทั้งได้รับมาตรการสนับสนุนพิเศษเพื่อช่วยเหลือในการเปลี่ยนไปใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งรวมถึงแคมเปญเพื่อให้ข้อมูล การสนับสนุนทางการเงิน และความช่วยเหลือทางเทคนิค

บทลงโทษจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

บริษัทที่ไม่ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับใหม่อาจได้รับโทษ บทลงโทษเหล่านี้อาจเป็นไปได้ตั้งแต่ค่าปรับไปจนถึงการจำกัดการเข้าร่วมการประมูลในการจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐ

ข้อบังคับด้านใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ส่งผลกระทบต่อธุรกิจอย่างไรบ้าง

การบังคับใช้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ส่งผลกระทบในวงกว้างกับทุกภาคส่วนของธุรกิจในเยอรมนี ซึ่งไม่เพียงนำมาทั้งโอกาส แต่ยังมีความท้าทายด้วยเช่นกัน เนื่องจากธุรกิจจะต้องทบทวนและปรับปรุงระบบตลอดจนขั้นตอนการทำงานให้ตรงตามข้อกำหนดทางกฎหมายใหม่ แม้ว่าการเปลี่ยนระบบในระยะแรกอาจมีค่าใช้จ่ายและภาระงานที่เพิ่มขึ้น แต่ก็มอบคุณประโยชน์อย่างมากในระยะยาว ซึ่งรวมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน ลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม และยกระดับการปฏิบัติตามข้อกำหนดให้ดีขึ้น ถือเป็นส่วนสำคัญของการปรับสู่ความเป็นดิจิทัลและช่วยสนับสนุนให้ธุรกิจเติบโตอย่างยั่งยืน ถึงกระนั้น ธุรกิจจำเป็นต้องวางแผนและจัดการปัญหาต่างๆ ในช่วงแรกอย่างระมัดระวังเพื่อให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่น

ผลกระทบที่สำคัญที่สุดบางส่วนและการปรับตัวที่จำเป็นสำหรับธุรกิจมีดังนี้

การเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล

ธุรกิจอาจต้องลงทุนในระบบไอทีใหม่หรืออัปเกรดเพื่อสร้าง ส่ง และรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการอัปเกรดซอฟต์แวร์และอาจเป็นการซื้อฮาร์ดแวร์ใหม่ โซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องเข้ากันได้กับระบบการทำบัญชีและระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่มีอยู่เพื่อให้มั่นใจว่าการประมวลผลเป็นไปอย่างราบรื่น

การติดตั้งใช้งานและการปฏิบัติตามข้อกำหนด:

บริษัทต่างๆ จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการ การออกใบแจ้งหนี้ และระบบการบัญชีของตนเป็นไปตามข้อกำหนดทางเทคนิคและกฎหมาย รวมถึงการปฏิบัติตามรูปแบบที่กำหนด เช่น ZUGFeRD หรือ XRechnung ในเยอรมนี เนื่องจากเยอรมนีมีกฎหมาย การคุ้มครองข้อมูลที่เข้มงวด ธุรกิจต่างๆ จึงต้องรับรองว่าการจัดการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของตนเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไปและข้อบังคับด้านการคุ้มครองข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

ประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถดำเนินการได้เร็วกว่าใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ จึงช่วยย่นระยะเวลาในกระบวนการบัญชีทั้งหมด ทำให้ประมวลผลการชำระเงินได้เร็วขึ้นและเพิ่มสภาพคล่องได้ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เอื้อให้สามารถใช้ระบบอัตโนมัติดำเนินกระบวนการต่างๆ ได้ ซึ่งจะลดข้อผิดพลาดจากการดำเนินการด้วยตนเองและเพิ่มประสิทธิภาพ

โครงการริเริ่มด้านความยั่งยืน

การเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้ธุรกิจเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากขึ้น ด้วยการลดใช้กระดาษ ซึ่งจะช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมได้ในที่สุด

ความสัมพันธ์กับตลาดและลูกค้า

ธุรกิจสามารถเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าผ่านกระบวนการการเรียกเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพและถูกต้องแม่นยำมากขึ้นได้ ธุรกิจที่ปรับตัวตามมาตรฐานดิจิทัลได้อย่างรวดเร็วอาจได้เปรียบในการแข่งขันเหนือคู่แข่งที่มีความคล่องตัวน้อยกว่า

การฝึกอบรมและการพัฒนาพนักงาน

บริษัทอาจต้องลงทุนในการฝึกอบรมเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของพวกตนมีความคุ้นเคยกับระบบและกระบวนการใหม่

กฎหมายมีผลกับผู้ใดบ้าง

การบังคับใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนีส่งผลกระทบโดยตรงต่อธุรกิจในกลุ่ม B2B ภาพรวมของกลุ่มเป้าหมายหลักและข้อผูกพันของกลุ่มเหล่านี้มีดังนี้

บริษัทในภาคธุรกิจ B2B

ข้อบังคับเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะส่งผลกระทบต่อธุรกิจทุกขนาดที่ดำเนินธุรกิจกับบริษัทอื่นๆ ตั้งแต่องค์กรขนาดใหญ่ไปจนถึงองค์กรขนาดกลางและขนาดย่อม ซึ่งรวมถึงทั้งซัพพลายเออร์และลูกค้าด้วย กฎหมายไม่มีการยกเว้นเฉพาะสำหรับภาคธุรกิจใดเป็นพิเศษ การบังคับให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีผลกับการทำธุรกรรมแบบ B2B ทั้งหมดในทุกภาคธุรกิจ

ภาครัฐ

แม้ว่ากฎหมายจะมุ่งเน้นไปที่ภาคธุรกิจ B2B เป็นหลัก แต่ระเบียบข้อบังคับที่คล้ายกันสำหรับภาครัฐก็มีผลบังคับใช้มาระยะหนึ่งแล้ว การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อบังคับสำหรับองค์กรภาครัฐและซัพพลายเออร์ขององค์กรเหล่านี้อยู่แล้ว ซึ่งมีผลบังคับใช้กับหน่วยงานรัฐบาลกลาง รวมทั้งมีผลบังคับใช้ต่อหน่วยงานเทศบาลมากขึ้นเรื่อยๆ

ข้อยกเว้นและข้อบังคับพิเศษ

ธุรกรรมบางรายการอาจได้รับการยกเว้นจากการบังคับใช้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของสินค้าที่จัดหาและกฎระเบียบที่ระบุไว้

ข้อบังคับในช่วงเปลี่ยนผ่านยังคงมีผลใช้บังคับสำหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดภาระทางการเงินและการดำเนินงานในช่วงที่เปลี่ยนระบบ ดังนี้

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ช่วยให้ขั้นตอนเกี่ยวกับลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การจัดทำใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ก็จะช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ
  
• เร่งกระแสเงินสด: ลดระยะเวลาในการเก็บหนี้ถัวเฉลี่ย (Days Sales Outstanding หรือ DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกแบบครบวงจร การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณกู้คืนรายรับได้มากขึ้น
  
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป
  
• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าชำระใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe
  
• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe จะช่วยลดความซับซ้อนในขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณ หรือเริ่มใช้งานได้ตั้งแต่วันนี้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนี