ในเยอรมนี การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการทำธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือ E-Invoiceคือใบแจ้งหนี้ที่มีการสร้าง ส่ง และรับผ่านระบบดิจิทัล

ภายในปี 2025 การใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จะกลายเป็นข้อบังคับในภาคส่วนธุรกิจแบบ B2B ผ่านการเริ่มใช้กฎหมายว่าด้วยโอกาสในการเติบโต ซึ่งจะบังคับให้มีการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการทำธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจในเยอรมนีนับตั้งแต่ปีหน้าเป็นต้นไป ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณควรเตรียมความพร้อมสำหรับมาตรฐานใหม่นี้ตั้งแต่เนิ่นๆ และผสานการทำงานของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไว้ในกระบวนการทางธุรกิจของคุณ

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
  
• ข้อดีข้อเสียของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
  
• กฎหมายระบุไว้ว่าอย่างไรเกี่ยวกับการบังคับให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
  
• กฎหมายเกี่ยวกับการบังคับให้ออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์มีผลกระทบต่อบริษัทต่างๆ อย่างไรบ้าง
  
• กฎหมายมีผลกับผู้ใดบ้าง
  

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

E-Invoice (ย่อมาจาก Electronic Invoice หรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์) คือใบแจ้งหนี้ที่มีการสร้าง ส่ง และรับผ่านระบบดิจิทัล เอกสารดิจิทัลนี้จะแทนที่ใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษแบบดั้งเดิม ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะประกอบด้วยข้อมูลเหมือนกันกับใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ เช่น รายละเอียดสินค้าหรือบริการ ราคา ภาษี และข้อมูลการชำระเงิน

ข้อดีข้อเสียของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดภาระงานด้านการบริหารจัดการ ย่นระยะเวลาในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ และเพิ่มความถูกต้องแม่นยำในการประมวลผลข้อมูล อีกทั้งยังส่งเสริมความยั่งยืนด้วยการลดการใช้กระดาษ ในเยอรมนีมีการขับเคลื่อนให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผ่านข้อกำหนดทางกฎหมายกฎหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและการสร้างมาตรฐานในระบบการบัญชีขององค์กรทั้งหมด

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนไปใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หมายความว่าบริษัทต่างๆ จะต้องปรับเปลี่ยนระบบไอทีและกระบวนการภายในเพื่อให้สร้าง ส่ง และประมวลผลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างราบรื่น โซลูชันซอฟต์แวร์เฉพาะทางที่ออกแบบมาเพื่อสร้างและจัดการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นกุญแจสำคัญในการช่วยให้บริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการทางธุรกิจได้

Stripe Invoicing สามารถช่วยให้คุณออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็ว พร้อมทั้งปฏิบัติตามข้อกำหนด นอกจากนี้ Invoicing ของ Stripe ยังช่วยให้สามารถใช้ระบบอัตโนมัติกับเวิร์กโฟลว์การออกใบแจ้งหนี้และการบัญชี อำนวยความสะดวกในการเรียกเก็บเงินที่ใช้งานง่าย และลดความซับซ้อนในการกระทบยอดของธุรกรรม การใช้ Invoicing จะเป็นการปรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของคุณให้เหมาะสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ แท็บเล็ต และคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป

กฎหมายระบุไว้ว่าอย่างไรเกี่ยวกับการบังคับให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

เยอรมนีได้อนุมัติกฎหมายที่บังคับให้ใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกรรมแบบ B2B โดยหลายประเทศในสหภาพยุโรปได้นำข้อเสนอการปฏิรูปของสหภาพยุโรปสำหรับการใช้ระบบดิจิทัลในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้มาเป็นระยะเวลาหนึ่ง โดยเป็นส่วนหนึ่งของโครงการริเริ่ม "ภาษีมูลค่าเพิ่มในยุคดิจิทัล (ViDA)" คณะกรรมาธิการของสหภาพยุโรปได้เผยแพร่ข้อเสนอแนะในเดือนธันวาคม ซึ่งประกอบด้วยภาระผูกพันด้านการรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้เป็นมาตรฐานในการต่อสู้กับการฉ้อโกงด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยมีเป้าหมายให้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือสำหรับการดำเนินการตามภาระผูกพันด้านการรายงานเหล่านี้

กฎหมายนี้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการริเริ่มที่ครอบคลุมกว้างขวางที่มีชื่อว่ากฎหมายว่าด้วยโอกาสในการเติบโต ซึ่งมีจุดมุ่งหมายเพื่อการเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัลและการเพิ่มประสิทธิภาพทั้งในด้านเศรษฐกิจและภาครัฐ โดยมีเป้าหมายเพื่อย่นระยะเวลาในการแลกเปลี่ยนและประมวลผลใบแจ้งหนี้ เพิ่มความโปร่งใส และลดความเสี่ยงของการฉ้อโกง

ต่อไปนี้คือภาพรวมโดยสังเขปของประเด็นสำคัญในกฎหมายใหม่นี้

การบังคับให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในภาคธุรกิจ B2B

ตั้งแต่ปี 2025 เป็นต้นไป ธุรกิจทั้งหมดจะต้องออกและรับใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเรียกว่าการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ การเปลี่ยนแปลงนี้มีจุดประสงค์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการและลดค่าใช้จ่ายในการประมวลผลใบแจ้งหนี้

รูปแบบที่เป็นมาตรฐาน

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการจัดทำขึ้นในรูปแบบมาตรฐานเพื่อการประมวลผลที่มีประสิทธิภาพ การใช้มาตรฐานทั่วไป เช่น ZUGFeRD และ XRechnung ที่มีการใช้งานอย่างแพร่หลายในเยอรมนีจะช่วยเพิ่มความสามารถในการใช้งานร่วมกันระหว่างระบบการบัญชีต่างๆ ได้

Stripe รองรับการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ใน Xrechnung ผ่านพาร์ทเนอร์แอป ซึ่งไม่ต้องเขียนโค้ดและตั้งค่าได้ง่ายมาก พาร์ทเนอร์เหล่านี้สามารถรองรับเวิร์กโฟลว์การเรียกเก็บเงินและการชำระเงินตามรอบบิลผ่านทั้งอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมใบแอปพลิเคชัน (API) และแดชบอร์ด อีกทั้งยังรองรับความต้องการที่คล้ายกันในภูมิภาคอื่นๆ อีกหลายภูมิภาค ตัวอย่างเช่น แอป Billit ใน Stripe App Marketplace ก็ให้ความช่วยเหลือในด้านความต้องการเหล่านี้ได้

ระเบียบข้อบังคับด้านการรักษาความปลอดภัยและการคุ้มครองข้อมูล

กฎหมายกำหนดมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยและการคุ้มครองข้อมูลที่เข้มงวดเพื่อรับรองความถูกต้องสมบูรณ์และการรักษาความลับของข้อมูลที่ส่ง ธุรกิจต่างๆ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบของตนตรงตามข้อกำหนดทางกฎหมายที่จำเป็นเพื่อเลี่ยงไม่ให้มีการลงโทษที่อาจเกิดขึ้นได้

ช่วงการเปลี่ยนผ่านและการสนับสนุนสำหรับ SME

องค์กรขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) จะมีช่วงเวลาในการเปลี่ยนผ่านที่ยาวนานขึ้น รวมทั้งได้รับมาตรการสนับสนุนพิเศษเพื่อช่วยเหลือในการเปลี่ยนไปใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งรวมถึงแคมเปญเพื่อให้ข้อมูล การสนับสนุนทางการเงิน และความช่วยเหลือทางเทคนิค

บทลงโทษจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

บริษัทที่ไม่ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับใหม่อาจได้รับโทษ บทลงโทษเหล่านี้อาจเป็นไปได้ตั้งแต่ค่าปรับไปจนถึงการจำกัดการเข้าร่วมการประมูลในการจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐ

กฎหมายเกี่ยวกับการบังคับให้ออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์มีผลกระทบต่อบริษัทต่างๆ อย่างไรบ้าง

การเริ่มใช้การบังคับให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ส่งผลกระทบต่อทุกภาคธุรกิจในเยอรมนี ซึ่งเปิดประตูไปสู่ทั้งโอกาสและความท้าทาย ซึ่งหมายความว่าบริษัทต่างๆ จะต้องประเมินและอัปเดตระบบและกระบวนการของตนเพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายใหม่ แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงในช่วงแรกๆ อาจมีค่าใช้จ่ายและต้องใช้ความพยายามดำเนินการ แต่ผลประโยชน์ในระยะยาว เช่น การเพิ่มประสิทธิภาพ การลดค่าใช้จ่าย ความยั่งยืนของสิ่งแวดล้อม และการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ดีขึ้น ก็ล้วนแล้วเป็นผลประโยชน์ที่สำคัญ การดำเนินการนี้ถือเป็นก้าวสำคัญในการเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัลและส่งเสริมแนวทางดำเนินธุรกิจที่ยั่งยืน อย่างไรก็ตาม บริษัทต่างๆ ควรวางแผนและจัดการความท้าทายที่ประสบในช่วงแรกอย่างรอบคอบเพื่อให้เปลี่ยนผ่านได้อย่างราบรื่น

ต่อไปนี้คือผลกระทบหลักๆ และการปรับเปลี่ยนที่สำคัญซึ่งธุรกิจต่างๆ ต้องพิจารณาอันเนื่องมาจากกฎหมายใหม่

การเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล

ธุรกิจอาจต้องลงทุนในระบบไอทีใหม่หรืออัปเกรดเพื่อสร้าง ส่ง และรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการอัปเกรดซอฟต์แวร์และอาจเป็นการซื้อฮาร์ดแวร์ใหม่ โซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องเข้ากันได้กับระบบการทำบัญชีและระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่มีอยู่เพื่อให้มั่นใจว่าการประมวลผลเป็นไปอย่างราบรื่น

การติดตั้งใช้งานและการปฏิบัติตามข้อกำหนด:

บริษัทต่างๆ จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการ การออกใบแจ้งหนี้ และระบบการบัญชีของตนเป็นไปตามข้อกำหนดทางเทคนิคและกฎหมาย รวมถึงการปฏิบัติตามรูปแบบที่กำหนด เช่น ZUGFeRD หรือ XRechnung ในเยอรมนี เนื่องจากเยอรมนีมีกฎหมาย การคุ้มครองข้อมูลที่เข้มงวด ธุรกิจต่างๆ จึงต้องรับรองว่าการจัดการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของตนเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไปและข้อบังคับด้านการคุ้มครองข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

ประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถดำเนินการได้เร็วกว่าใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ จึงช่วยย่นระยะเวลาในกระบวนการบัญชีทั้งหมด ทำให้ประมวลผลการชำระเงินได้เร็วขึ้นและเพิ่มสภาพคล่องได้ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เอื้อให้สามารถใช้ระบบอัตโนมัติดำเนินกระบวนการต่างๆ ได้ ซึ่งจะลดข้อผิดพลาดจากการดำเนินการด้วยตนเองและเพิ่มประสิทธิภาพ

โครงการริเริ่มด้านความยั่งยืน

การเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ร่วมส่งเสริมความเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมของบริษัทต่างๆ ด้วยการลดการใช้กระดาษ จึงเป็นการลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมของบริษัทด้วย

ความสัมพันธ์กับตลาดและลูกค้า

ธุรกิจสามารถเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าผ่านกระบวนการการเรียกเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพและถูกต้องแม่นยำมากขึ้นได้ ธุรกิจที่ปรับตัวตามมาตรฐานดิจิทัลได้อย่างรวดเร็วอาจได้เปรียบในการแข่งขันเหนือคู่แข่งที่มีความคล่องตัวน้อยกว่า

การฝึกอบรมและการพัฒนาพนักงาน

บริษัทอาจต้องลงทุนในการฝึกอบรมเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของพวกตนมีความคุ้นเคยกับระบบและกระบวนการใหม่

กฎหมายมีผลกับผู้ใดบ้าง

กฎหมายใหม่ที่กำหนดให้ใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนีมีจุดมุ่งหมายไปที่บริษัทในภาคธุรกิจ B2B เป็นหลัก ต่อไปนี้คือภาพรวมเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายหลักและภาระผูกพัน

บริษัทในภาคธุรกิจ B2B

ข้อบังคับเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะส่งผลกระทบต่อธุรกิจทุกขนาดที่ดำเนินธุรกิจกับบริษัทอื่นๆ ตั้งแต่องค์กรขนาดใหญ่ไปจนถึงองค์กรขนาดกลางและขนาดย่อม ซึ่งรวมถึงทั้งซัพพลายเออร์และลูกค้าด้วย กฎหมายไม่มีการยกเว้นเฉพาะสำหรับภาคธุรกิจใดเป็นพิเศษ การบังคับให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีผลกับการทำธุรกรรมแบบ B2B ทั้งหมดในทุกภาคธุรกิจ

ภาครัฐ

แม้ว่ากฎหมายจะมุ่งเน้นไปที่ภาคธุรกิจ B2B เป็นหลัก แต่ระเบียบข้อบังคับที่คล้ายกันสำหรับภาครัฐก็มีผลบังคับใช้มาระยะหนึ่งแล้ว การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อบังคับสำหรับองค์กรภาครัฐและซัพพลายเออร์ขององค์กรเหล่านี้อยู่แล้ว ซึ่งมีผลบังคับใช้กับหน่วยงานรัฐบาลกลาง รวมทั้งมีผลบังคับใช้ต่อหน่วยงานเทศบาลมากขึ้นเรื่อยๆ

ข้อยกเว้นและข้อบังคับพิเศษ

ธุรกรรมบางประเภทอาจได้รับการยกเว้นจากข้อกำหนดนี้ ขึ้นอยู่กับลักษณะของการจัดหาหรือบริการและข้อกำหนดเฉพาะทางกฎหมาย

มีการวางแผนช่วงเวลาการเปลี่ยนผ่านพิเศษเพื่อลดภาระด้านการเงินหรือการปฏิบัติงานในระหว่างการเปลี่ยนผ่าน ดังนี้