Na Alemanha, a fatura eletrônica está se tornando cada vez mais importante, especialmente para transações entre empresas (B2B). Uma fatura eletrônica ou fatura eletrônica é uma fatura criada, enviada e recebida digitalmente.

Até 2025, o uso de faturas eletrônicas será obrigatório no setor B2B por meio da introdução da Lei de Oportunidades de Crescimento, que tornará o faturamento obrigatório para transações B2B na Alemanha a partir do próximo ano. Como proprietário de uma empresa, é aconselhável se preparar com antecedência para esse novo padrão e integrar o faturamento em seus processos comerciais.

O que você vai encontrar neste artigo?

• O que é uma fatura eletrônica?
  
• Quais são os prós e os contras do faturamento?
  
• O que a lei diz sobre o faturamento obrigatório?
  
• Qual é o impacto da lei sobre o faturamento obrigatório para as empresas?
  
• A quem a lei se aplica?
  

O que é uma fatura eletrônica?

Uma fatura eletrônica (abreviação de fatura eletrônica) é uma fatura criada, enviada e recebida digitalmente. Esse documento digital substitui as faturas tradicionais em papel. As faturas eletrônicas incluem as mesmas informações das faturas em papel- como detalhes do produto ou serviço, preços, impostos e informações de pagamento.

Quais são os prós e os contras do faturamento?

As faturas eletrônicas reduzem sua carga de trabalho administrativo, aceleram o processo de faturamento e melhoram a precisão do processamento de dados. Também promovem a sustentabilidade ao reduzir o consumo de papel. Na Alemanha, o faturamento está sendo orientado por requisitos jurídicos para aumentar a eficiência e a padronização em todo o sistema de contabilidade corporativa.

No entanto, a mudança para o faturamento eletrônico significa que as empresas precisam adaptar seus sistemas de TI e processos internos para garantir a criação, a transmissão e o processamento de documentos eletrônicos sem problemas. As soluções de software especializadas, elaboradas para criar e gerenciar faturas eletrônicas, são fundamentais para ajudar as empresas a atender aos requisitos regulatórios e simplificar os processos comerciais.

Stripe Invoicing pode ajudá-lo com um faturamento rápido e em conformidade. O faturamento da Stripe também permite a automação de fluxos de trabalho de faturamento e contabilidade, facilita a cobrança direta de pagamentos e simplifica a reconciliação de transações. Ao usar o faturamento, suas faturas eletrônicas serão otimizadas para dispositivos móveis, tablets e desktops.

O que a lei diz sobre o faturamento eletrônico obrigatório?

A Alemanha já aprovou uma lei que torna obrigatório o uso do faturamento eletrônico para transações B2B. Muitos estados-membros da UE vêm implementando as propostas de reforma da UE para a digitalização do faturamento há algum tempo. Como parte da iniciativa "IVA na Era Digital (ViDA)", a Comissão da UE publicou uma proposta de portaria em dezembro que inclui obrigações de relatórios sobre valor agregado (IVA) e faturamento eletrônico como medidas para combater a fraude do IVA. A fatura eletrônica tem o objetivo de servir como uma fonte de dados confiável para a execução dessas obrigações de relato.

Essa lei faz parte de uma iniciativa mais ampla, conhecida como Lei de Oportunidades de Crescimento, que visa digitalizar e aumentar a eficiência tanto da economia quanto do setor público. O objetivo é acelerar a troca e o processo de faturas, aumentar a transparência e reduzir o risco de fraude.

A seguir, você encontrará uma visão geral de alguns dos principais pontos dessa nova lei:

Faturamento eletrônico obrigatório no setor B2B

A partir de 2025, todas as empresas serão obrigadas a emitir e receber faturas eletronicamente, o que é conhecido como fatura eletrônica. Essa mudança foi elaborada para melhorar a eficiência do processo e reduzir os custos de processamento de faturas.

Formatos padronizados

Para otimizar o processo, as faturas eletrônicas devem ser criadas em um formato padronizado. O uso de padrões comuns, como ZUGFeRD e XRechnung, que foram amplamente adotados na Alemanha, melhora a compatibilidade entre diferentes sistemas contábeis.

A Stripe aceita o encaminhamento de faturas eletrônicas na Xrechnung por meio de parceiros de aplicativos, que não exigem código e são muito fáceis de configurar. Esses parceiros podem aceitar fluxos de trabalho de faturamento e assinatura por meio da interface de programação de aplicativos (API) e do Dashboard, e também oferecem suporte a necessidades semelhantes em muitas outras regiões. Por exemplo, o aplicativo Billit no Stripe App Marketplace pode ajudar com essas necessidades.

Normas de segurança e proteção de dados

A lei instrui padrões rígidos de segurança e proteção de dados para garantir a integridade e a confidencialidade dos dados transmitidos. As empresas devem se certificar de que seus sistemas atendam aos requisitos jurídicos necessários para evitar possíveis penalidades.

Períodos de transição e compatibilidade para PMEs

As pequenas e médias empresas (PMEs) se beneficiarão de períodos de transição mais longos e medidas especiais de suporte para ajudá-las a mudar para o faturamento eletrônico. Essas medidas incluem campanhas de informação, apoio financeiro e assistência técnica.

Penalidades por não conformidade

As empresas que não cumprirem as novas normas poderão enfrentar penalidades. Essas penalidades podem variar de multas a restrições de participação em licitações públicas.

Qual é o impacto da lei sobre a obrigatoriedade do faturamento eletrônico para as empresas?

A introdução do faturamento eletrônico obrigatório afeta todos os setores de empresas na Alemanha. Ela apresenta oportunidades e desafios, o que significa que as empresas precisarão reavaliar e atualizar seus sistemas e processos para cumprir os novos requisitos jurídicos. Embora a transição inicial possa envolver custos e esforços, os benefícios de longo prazo, como maior eficiência, redução de custos, sustentabilidade ambiental e melhor conformidade, são substanciais. Isso marca uma etapa importante na digitalização e promove práticas empresariais sustentáveis. No entanto, as empresas devem planejar e gerenciar cuidadosamente os desafios iniciais para garantir uma transição perfeita.

Aqui estão algumas das principais implicações e ajustes que as empresas precisam considerar sobre a nova lei:

Transformação digital

As empresas talvez precisem investir em sistemas de TI novos ou atualizados para criar, enviar e receber faturas eletrônicas com eficiência. Isso pode envolver a atualização do software e, possivelmente, a compra de um novo hardware. As soluções de faturamento devem ser compatíveis com os sistemas existentes de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP) para garantir um processo tranquilo.

Implementação e conformidade

As empresas devem garantir que seus processos, sistemas de faturamento e contabilidade cumpram os requisitos técnicos e jurídicos, inclusive a conformidade com os formatos especificados, como ZUGFeRD ou XRechnung na Alemanha. Como a Alemanha tem leis rígidas de proteção de dados, as empresas devem garantir que o manuseio de faturas eletrônicas cumpra o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados e outras normas de proteção de dados aplicáveis.

Eficiência operacional

As faturas eletrônicas podem ser processadas mais rapidamente que as faturas em papel, acelerando todo o processo contábil. Isso resulta em um processo de pagamento mais rápido e pode melhorar a liquidez. O faturamento eletrônico permite a automação de muitos processos, reduzindo erros manuais e aumentando a eficiência.

Iniciativas de sustentabilidade

A mudança para a fatura eletrônica contribui para o respeito ao meio ambiente das empresas ao reduzir o consumo de papel, diminuindo assim a pegada ecológica da empresa.

Relações com o mercado e com os clientes

As empresas podem aumentar a satisfação dos clientes por meio de processos de cobrança mais eficientes e precisos. As empresas que se adaptam rapidamente aos padrões digitais podem obter uma vantagem competitiva sobre os concorrentes menos ágeis.

Treinamento e desenvolvimento de equipe

Talvez as empresas precisem investir em treinamento para garantir que seus funcionários estejam familiarizados com os novos sistemas e processos.

A quem a lei se aplica?

A nova lei , que instrui o uso do faturamento na Alemanha, visa principalmente às empresas do setor B2B. Aqui está uma visão geral dos principais grupos-alvo e suas obrigações:

Empresas do setor B2B

As instruções de faturamento eletrônico afetam empresas de todos os tamanhos que realizam negócios com outras empresas, desde grandes empresas até PMEs. Isso inclui fornecedores e clientes. A lei não prevê isenções específicas para determinados setores; o faturamento eletrônico obrigatório se aplica a todas as transações B2B em todos os setores.

Setor público

Embora a lei se concentre principalmente no setor B2B, normas semelhantes para o setor público já estão em vigor há algum tempo. O faturamento eletrônico já é obrigatório para as organizações do setor público e seus fornecedores. Isso se aplica às autoridades federais e, cada vez mais, também às agências municipais.

Exceções e normas especiais

Determinados tipos de transações podem estar isentos dessa exigência, dependendo da natureza do fornecimento ou serviço e de normas jurídicas específicas.

Períodos especiais de transição foram planejados para minimizar os encargos financeiros ou operacionais durante a transição: