Na Alemanha, o faturamento eletrônico está se tornando cada vez mais importante, especialmente para transações B2B. Uma fatura eletrônica (e-invoice) é uma fatura criada, enviada e recebida digitalmente.

Novas regulamentações de faturamento eletrônico no setor B2B entraram em vigor na Alemanha em 1º de janeiro de 2025. A chamada Lei de Oportunidades de Crescimento, que será implementada gradualmente, torna o faturamento eletrônico obrigatório para vendas B2B na Alemanha. Portanto, as empresas devem verificar quais requisitos e períodos de transição se aplicam a elas e ajustar seus processos adequadamente.

Principais conclusões

• A partir de 1º de janeiro de 2025, as empresas na Alemanha devem ser capazes de receber faturas eletrônicas. No entanto, elas têm até o final de 2026 (ou o final de 2027 para algumas empresas) para começar a emitir faturas eletrônicas.
  
• As faturas eletrônicas devem ser geradas em um formato padronizado. Os padrões mais comuns na Alemanha são ZUGFeRD e XRechnung.
  
• A transição para o faturamento eletrônico pode exigir que as empresas ajustem seus sistemas de TI, contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP), além de seus processos internos.
  
• As faturas eletrônicas podem automatizar processos, acelerar o processamento de faturas e reduzir erros manuais.
  

O que é uma fatura eletrônica?

Uma fatura eletrônica é uma fatura criada, enviada e recebida digitalmente. Esse documento digital substitui as faturas tradicionais em papel. As faturas eletrônicas incluem as mesmas informações das faturas em papel como detalhes do produto ou serviço, preços, impostos e informações de pagamento.

Quais são os prós e os contras do faturamento?

As faturas eletrônicas reduzem sua carga de trabalho administrativo, aceleram o processo de faturamento e melhoram a precisão do processamento de dados. Também promovem a sustentabilidade ao reduzir o consumo de papel. Na Alemanha, o faturamento está sendo orientado por requisitos jurídicos para aumentar a eficiência e a padronização em todo o sistema de contabilidade corporativa.

No entanto, a mudança para o faturamento eletrônico significa que as empresas precisam adaptar seus sistemas de TI e processos internos para garantir a criação, a transmissão e o processamento de documentos eletrônicos sem problemas. As soluções de software especializadas, elaboradas para criar e gerenciar faturas eletrônicas, são fundamentais para ajudar as empresas a atender aos requisitos regulatórios e simplificar os processos comerciais.

Stripe Invoicing pode ajudá-lo com um faturamento rápido e em conformidade. O faturamento da Stripe também permite a automação de fluxos de trabalho de faturamento e contabilidade, facilita a cobrança direta de pagamentos e simplifica a reconciliação de transações. Ao usar o faturamento, suas faturas eletrônicas serão otimizadas para dispositivos móveis, tablets e desktops.

O que a lei diz sobre o faturamento eletrônico obrigatório?

A Lei de Oportunidades de Crescimento (Growth Opportunities Act) tornou o faturamento eletrônico obrigatório no setor B2B. Muitos estados-membros da União Europeia há muito tempo se baseiam nas reformas propostas pela UE para digitalizar faturas eletrônicas. A UE continuou a digitalizar as suas regulamentações de imposto sobre valor agregado (IVA) por meio da sua iniciativa IVA na Era Digital (VAT in the Digital Age, ou ViDA). O pacote ViDA foi adotado em março de 2025 e abrange obrigações de relatórios digitais e faturamento eletrônico.

Essa lei faz parte de uma iniciativa mais ampla, a chamada Lei de Oportunidades de Crescimento, para digitalizar e melhorar a eficiência nos negócios e no setor público. O objetivo é acelerar a troca e o processamento de faturas, aumentar a transparência e minimizar o risco de fraude. Abaixo, analisamos mais de perto os principais pontos da lei.

Faturamento eletrônico obrigatório no setor B2B

A partir de 1º de janeiro de 2025, as empresas na Alemanha devem ser capazes de receber faturas eletrônicas. Regulamentações de transição permitem faturas convencionais e outros formatos eletrônicos, como PDFs, até o final de 2026, mediante o consentimento do destinatário. Esse período de transição se estende até o final de 2027 para determinadas empresas.

Formatos padronizados

Para otimizar o processo, as faturas eletrônicas devem ser criadas em um formato padronizado. O uso de padrões comuns, como ZUGFeRD e XRechnung, que foram amplamente adotados na Alemanha, melhora a compatibilidade entre diferentes sistemas contábeis.

A Stripe oferece suporte ao encaminhamento de faturas eletrônicas no formato XRechnung por meio de parceiros de aplicativos, que são no-code e fáceis de configurar. Esses parceiros oferecem suporte a fluxos de trabalho de faturamento e assinatura por meio da interface de programação de aplicações (API) e do Dashboard, além de fornecer suporte para necessidades semelhantes em muitas outras regiões. Por exemplo, o aplicativo Billit no Stripe App Marketplace pode ajudar com essas necessidades.

Normas de segurança e proteção de dados

A lei exige padrões rigorosos de segurança e proteção de dados para garantir a integridade e a confidencialidade dos dados transmitidos. As empresas devem garantir que seus sistemas atendam aos requisitos legais para evitar possíveis penalidades.

Períodos de transição e compatibilidade para PMEs

As pequenas e médias empresas (PMEs) se beneficiarão de períodos de transição mais longos e medidas especiais de suporte para ajudá-las a mudar para o faturamento eletrônico. Essas medidas incluem campanhas de informação, apoio financeiro e assistência técnica.

Penalidades por não conformidade

As empresas que não cumprirem as novas normas poderão enfrentar penalidades. Essas penalidades podem variar de multas a restrições de participação em licitações públicas.

Qual impacto o faturamento eletrônico obrigatório tem nas empresas?

O faturamento eletrônico obrigatório tem impactos abrangentes em todas as áreas de negócios na Alemanha. Embora apresente oportunidades, também traz desafios, pois as empresas devem repensar e adaptar seus sistemas e processos para atender aos novos requisitos legais. Embora a transição inicial possa envolver custos e carga de trabalho adicional, ela oferece benefícios significativos a longo prazo, incluindo maior eficiência, custos menores, impacto ambiental reduzido e melhor conformidade. É parte integrante da digitalização e apoia negócios sustentáveis. Dito isso, as empresas precisam planejar e gerenciar cuidadosamente quaisquer problemas iniciais para garantir uma transição tranquila.

Aqui estão alguns dos impactos mais importantes e ajustes necessários para as empresas:

Transformação digital

As empresas talvez precisem investir em sistemas de TI novos ou atualizados para criar, enviar e receber faturas eletrônicas com eficiência. Isso pode envolver a atualização do software e, possivelmente, a compra de um novo hardware. As soluções de faturamento devem ser compatíveis com os sistemas existentes de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP) para garantir um processo tranquilo.

Implementação e conformidade

As empresas devem garantir que seus processos, sistemas de faturamento e contabilidade cumpram os requisitos técnicos e jurídicos, inclusive a conformidade com os formatos especificados, como ZUGFeRD ou XRechnung na Alemanha. Como a Alemanha tem leis rígidas de proteção de dados, as empresas devem garantir que o manuseio de faturas eletrônicas cumpra o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados e outras normas de proteção de dados aplicáveis.

Eficiência operacional

As faturas eletrônicas podem ser processadas mais rapidamente que as faturas em papel, acelerando todo o processo contábil. Isso resulta em um processo de pagamento mais rápido e pode melhorar a liquidez. O faturamento eletrônico permite a automação de muitos processos, reduzindo erros manuais e aumentando a eficiência.

Iniciativas de sustentabilidade

A transição para o faturamento eletrônico torna as empresas mais ecológicas, reduzindo o uso de papel e, consequentemente, sua pegada ambiental.

Relações com o mercado e com os clientes

As empresas podem aumentar a satisfação dos clientes por meio de processos de cobrança mais eficientes e precisos. As empresas que se adaptam rapidamente aos padrões digitais podem obter uma vantagem competitiva sobre os concorrentes menos ágeis.

Treinamento e desenvolvimento de equipe

Talvez as empresas precisem investir em treinamento para garantir que seus funcionários estejam familiarizados com os novos sistemas e processos.

A quem a lei se aplica?

O faturamento eletrônico obrigatório na Alemanha afeta principalmente empresas no setor B2B. Confira uma visão geral dos principais grupos-alvo e suas obrigações:

Empresas do setor B2B

As instruções de faturamento eletrônico afetam empresas de todos os tamanhos que realizam negócios com outras empresas, desde grandes empresas até PMEs. Isso inclui fornecedores e clientes. A lei não prevê isenções específicas para determinados setores; o faturamento eletrônico obrigatório se aplica a todas as transações B2B em todos os setores.

Setor público

Embora a lei se concentre principalmente no setor B2B, normas semelhantes para o setor público já estão em vigor há algum tempo. O faturamento eletrônico já é obrigatório para as organizações do setor público e seus fornecedores. Isso se aplica às autoridades federais e, cada vez mais, também às agências municipais.

Exceções e normas especiais

Algumas transações podem estar isentas do faturamento eletrônico obrigatório, dependendo do tipo de fornecimento e da regulamentação específica.

Regulamentações de transição ainda estão em vigor para a emissão de faturas eletrônicas para minimizar a pressão financeira ou operacional da transição:

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças pontuais ou recorrentes, a Stripe ajuda empresas a receberem mais rápido e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: Criar, personalizar e enviar faturas profissionais sem precisar programar. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o fluxo de caixa sob controle.
  
• Acelerar o recebimento: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança inteligentes.
  
• Tornar a jornada do cliente mais fluida: proporcione uma experiência de pagamento atualizada e simples de usar, com suporte integrado para mais de 25 idiomas, 135 moedas distintas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas ficam disponíveis em um portal de autoatendimento, onde o próprio cliente pode consultar e efetuar o pagamento com praticidade.
  
• Reduzir o trabalho administrativo: gere faturas em minutos e diminua o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento hospedada pela Stripe.
  
• Integrar com sistemas existentes: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares contábeis e de ERP populares, mantendo tudo sincronizado e reduzindo entradas manuais de dados.
  

Saiba mais sobre como a Stripe pode simplificar seu processo de contas a receber ou comece já.

Perguntas frequentes sobre faturas eletrônicas na Alemanha