En Alemania, la facturación electrónica está cobrando cada vez más importancia, en especial en las transacciones Business to business (B2B). Una factura electrónica, o e-factura, es aquella que se crea, envía y recibe por medios digitales.

Para el 2025, el uso de facturas electrónicas será obligatorio en el sector B2B gracias a la introducción de la Ley de Oportunidades de Crecimiento. Esta ley establece la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas para las transacciones Business to business (B2B) que se realicen en Alemania a partir del año que viene. Como titular de una empresa, es aconsejable que se prepare pronto para esta nueva norma e integre la facturación electrónica en sus procesos empresariales.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura electrónica?
  
• ¿Cuáles son los pros y los contras de la facturación electrónica?
  
• ¿Qué dice la ley sobre la facturación electrónica obligatoria?
  
• ¿Qué impacto tiene para las empresas la ley sobre facturación electrónica obligatoria?
  
• ¿A quién se aplica la ley?
  

¿Qué es una factura electrónica?

Una e-factura (versión abreviada de factura electrónica) es una factura que se crea, envía y recibe por medios digitales. Este documento digital sustituye a las facturas tradicionales en papel. Las facturas electrónicas incluyen la misma información que las facturas en papel, como detalles del producto o servicio, precios, impuestos e información de pago.

¿Cuáles son los pros y los contras de la facturación electrónica?

Las facturas electrónicas reducen la carga de trabajo administrativo, aceleran el proceso de facturación y mejoran la precisión del procesamiento de datos. También fomentan la sustentabilidad porque reducen el consumo de papel. En Alemania, la facturación electrónica está siendo impulsada por requisitos legales para aumentar la eficiencia y la estandarización en todo el sistema de contabilidad empresarial.

Sin embargo, pasar a la facturación electrónica significa que las empresas deben adaptar sus sistemas informáticos y sus procesos internos para garantizar la creación, la transmisión y el procesamiento de los documentos electrónicos sin problemas. Las soluciones de software especializadas diseñadas para crear y gestionar facturas electrónicas son fundamentales para ayudar a las empresas a cumplir los requisitos normativos y agilizar los procesos empresariales.

Stripe Invoicing puede darte soporte con una facturación rápida y que cumple con la normativa. Stripe Invoicing también permite la automatización de los flujos de trabajo de facturación y contabilidad, facilita el cobro directo de los pagos y simplifica la conciliación de las transacciones. Cuando utilizas Invoicing, tus facturas electrónicas estarán optimizadas para dispositivos móviles, tabletas y computadoras de escritorio.

¿Qué dice la ley sobre la facturación electrónica obligatoria?

Alemania acaba de aprobar una ley que establece la obligatoriedad de la emisión de facturaciones electrónicas para las transacciones B2B. Muchos estados miembros de la UE llevan tiempo aplicando las propuestas de reforma de la UE para la digitalización de la facturación electrónica. Como parte de la iniciativa «El IVA en la era digital (ViDA)», la Comisión de la UE publicó en diciembre una propuesta de directiva que incluye la obligación de declarar el impuesto al valor agregado (IVA) y la facturación electrónica como medidas para combatir el fraude del IVA. Se pretende que la factura electrónica sirva como fuente de datos fiable para cumplir con estas obligaciones de información.

Esta ley forma parte de una iniciativa más amplia, conocida como Ley de Oportunidades de Crecimiento, destinada a digitalizar y mejorar la eficiencia tanto de la economía como del sector público. El objetivo es acelerar el cambio y el proceso de las facturas, aumentar la transparencia y reducir el riesgo de fraude.

Este es un resumen breve de algunos de los puntos clave de esta nueva ley:

Obligatoriedad de la facturación electrónica en el sector B2B

A partir de 2025, todas las empresas estarán obligadas a emitir y recibir facturas electrónicamente, lo que se conoce como facturación electrónica. Este cambio está diseñado para mejorar la eficiencia del proceso y reducir los costos de procesamiento de las facturas.

Formatos estandarizados

Para optimizar el procesamiento, las facturas electrónicas deben crearse en un formato estandarizado. El uso de estándares comunes, como ZUGFeRD y XRechnung, ampliamente adoptados en Alemania, mejora la compatibilidad entre los distintos sistemas contables.

Stripe admite el envío de facturas electrónicas en Xrechnung a través de socios de aplicaciones, que no requieren programación y son muy fáciles de configurar. Estos socios pueden admitir flujos de trabajo de facturación y suscripción tanto a través de la interfaz de programación de aplicaciones (API) como del Dashboard, y también ofrecen compatibilidad con necesidades similares en muchas otras regiones. Por ejemplo, la aplicación Billit en el Stripe App Marketplace puede ayudar con estas necesidades.

Normativa de seguridad y protección de datos

La ley exige estrictos estándares de seguridad y protección de datos para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos transmitidos. Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas cumplen con los requisitos legales necesarios para evitar posibles sanciones.

Períodos de transición y admisión para las pymes

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) se beneficiarán de períodos de transición más largos y de medidas especiales de apoyo para facilitar el cambio a la facturación electrónica. Esto incluye campañas de información, subsidios financieros y apoyo técnico.

Sanciones por incumplimiento

Las empresas que no cumplan la nueva normativa pueden recibir sanciones. Estas sanciones pueden ir desde multas hasta restricciones para participar en licitaciones públicas.

¿Qué impacto tiene para las empresas la ley sobre facturación electrónica obligatoria?

La introducción de la facturación electrónica obligatoria afecta a todos los sectores empresariales en Alemania. Presenta tanto oportunidades como desafíos, lo que significa que las empresas tendrán que reevaluar y actualizar sus sistemas y procesos para cumplir con los nuevos requisitos legales. Aunque la transición inicial puede suponer costos y esfuerzos, los beneficios a largo plazo, como el aumento de la eficacia, la reducción de costos, la sustentabilidad medioambiental y la mejora del cumplimiento de la normativa, son considerables. Esto supone un paso clave en la digitalización y promueve prácticas empresariales sustentables. No obstante, las empresas deben planificar y gestionar cuidadosamente los desafíos iniciales para garantizar una transición sin problemas.

Estas son algunas de las principales implicaciones y ajustes que las empresas deben tener en cuenta como resultado de la nueva legislación:

Transformación digital

Es posible que las empresas necesiten invertir en sistemas informáticos nuevos o actualizados para crear, enviar y recibir facturas electrónicas con eficacia. Esto puede implicar la actualización del software y, potencialmente, la compra de nuevo hardware. Las soluciones de facturación electrónica deben ser compatibles con los sistemas de contabilidad y de planificación de recursos empresariales (ERP) existentes para garantizar un procesamiento fluido.

Implementación y cumplimiento de la normativa

Las empresas deben asegurarse de que sus procesos y sistemas de facturación y contabilidad cumplen con los requisitos técnicos y legales, incluido el cumplimiento de formatos específicos como ZUGFeRD o XRechnung en Alemania. Dado que Alemania cuenta con leyes estrictas de protección de datos, las empresas deben asegurarse de que su gestión de las facturas electrónicas cumple con el Reglamento General de Protección de Datos y con otras normativas de protección de datos aplicables.

Eficiencia operativa

Las facturas electrónicas se pueden procesar más rápido que las facturas en papel, lo que acelera todo el proceso contable. Esto se traduce en un proceso de pago más rápido y puede mejorar la liquidez. La facturación electrónica permite automatizar muchos procesos, lo que reduce los errores manuales y aumenta la eficiencia.

Iniciativas de sustentabilidad

La transición a las facturas electrónicas contribuye a la sustentabilidad de las empresas al reducir el consumo de papel y, por lo tanto, disminuye la huella ecológica de la empresa.

Relaciones con el mercado y los clientes

Las empresas pueden mejorar la satisfacción de sus clientes mediante procesos de facturación más eficaces y precisos. Las empresas que se adaptan rápidamente a los estándares digitales pueden ganar una ventaja competitiva sobre sus competidores menos ágiles.

Formación y desarrollo del personal

Es posible que las empresas tengan que invertir en formación para asegurarse de que sus empleados estén familiarizados con los nuevos sistemas y procesos.

¿A quién se aplica la ley?

La nueva ley que ordena el uso de la factura electrónica en Alemania está dirigida principalmente a las empresas del sector B2B. A continuación, encontrarás un resumen de los principales grupos destinatarios y sus obligaciones:

Empresas del sector B2B

La obligatoriedad de la facturación electrónica afecta a empresas de todos los tamaños que realizan negocios con otras empresas, desde grandes empresas hasta pymes. Esto incluye tanto a proveedores como a clientes. La ley no prevé exenciones específicas para determinados sectores; la facturación electrónica obligatoria se aplica a todas las transacciones B2B en todos los sectores.

Sector público

Aunque la ley se centra principalmente en el sector B2B, desde hace algún tiempo está en vigor una normativa similar para el sector público. La facturación electrónica ya es obligatoria para las organizaciones del sector público y sus proveedores. Esto se aplica a las autoridades federales y, cada vez más, a los organismos municipales.

Excepciones y regulaciones especiales

De acuerdo con la naturaleza del suministro o servicio y de la normativa legal específica, ciertos tipos de transacciones pueden estar exentos de este requisito.

Se han planificado períodos especiales de transición para minimizar las cargas financieras u operativas durante la transición: