In Duitsland wordt e-facturatie steeds belangrijker, vooral voor business-to-business (b2b)-transacties. Een e-factuur, of elektronische factuur, is een factuur die digitaal wordt aangemaakt, verzonden en ontvangen.

Op 1 januari 2025 is in Duitsland nieuwe regelgeving voor e-facturatie in de b2b-sector in werking getreden. De zogeheten Growth Opportunities Act, die geleidelijk wordt ingevoerd, maakt e-facturatie verplicht voor b2b-verkopen binnen Duitsland. Ondernemingen moeten daarom controleren welke vereisten en overgangsperioden op hen van toepassing zijn en hun procedures hierop aanpassen.

Kernpunten

• Vanaf 1 januari 2025 moeten ondernemingen in Duitsland e-facturen kunnen ontvangen. Ze hebben echter tot eind 2026 (of voor sommige ondernemingen tot eind 2027) de tijd om e-facturen uit te geven.
  
• E-facturen moeten in een gestandaardiseerde indeling worden gegenereerd. De meest voorkomende normen in Duitsland zijn ZUGFeRD en XRechnung.
  
• De overstap naar e-facturatie kan vereisen dat ondernemingen hun systemen voor IT, boekhouding en Enterprise Resource Planning (ERP) moeten aanpassen, evenals hun interne procedures.
  
• E-facturen kunnen procedures automatiseren, de verwerking van facturen versnellen en handmatige fouten verminderen.
  

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur (afkorting van elektronische factuur) is een factuur die digitaal wordt gemaakt, verstuurd en ontvangen. Dit digitale document vervangt de traditionele papieren facturen. E-facturen bevatten dezelfde informatie als papieren facturen, zoals details over producten of diensten, prijzen, belastingen en betaalgegevens.

Wat zijn de voor- en nadelen van e-facturering?

E-facturen maken je administratie makkelijker, versnellen het factureringsproces en zorgen ervoor dat gegevens nauwkeuriger worden verwerkt. Ze zijn ook goed voor het milieu omdat er minder papier wordt gebruikt. In Duitsland wordt e-facturering gestimuleerd door wettelijke eisen om de efficiëntie en standaardisatie van het hele boekhoudsysteem van bedrijven te verbeteren.

De overstap naar e-facturering betekent echter dat bedrijven hun IT-systemen en interne processen moeten aanpassen om ervoor te zorgen dat elektronische documenten soepel kunnen worden aangemaakt, verzonden en verwerkt. Gespecialiseerde softwareoplossingen voor het aanmaken en beheren van elektronische facturen zijn essentieel om bedrijven te helpen aan de wettelijke vereisten te voldoen en hun bedrijfsprocessen te stroomlijnen.

Stripe Invoicing kan je helpen met snelle, conforme facturering. Stripe's Invoicing maakt ook de automatisering van facturering en boekhoudkundige workflows mogelijk, vergemakkelijkt het eenvoudig innen van betalingen en vereenvoudigt het afstemmen van transacties. Door gebruik te maken van Invoicing worden je e-facturen geoptimaliseerd voor mobiele apparaten, tablets en desktopcomputers.

Wat zegt de wet over verplichte e-facturering?

De wet op groeikansen (Growth Opportunities Act) heeft e-facturatie verplicht in de b2b-sector. Veel lidstaten van de Europese Unie baseren zich al lang op de voorgestelde hervormingen van de EU om e-facturen te digitaliseren. De EU is doorgegaan met het digitaliseren van haar regelgeving inzake belasting toegevoegde waarde (btw) via het initiatief VAT in the Digital Age (ViDA). Het ViDA-pakket is in maart 2025 aangenomen en omvat digitale rapportageverplichtingen en elektronische facturatie.

Deze wet maakt deel uit van een breder initiatief – de zogeheten Growth Opportunities Act – om ondernemingen en de publieke sector te digitaliseren en de efficiëntie te verbeteren. Het doel is om de uitwisseling en verwerking van facturen te versnellen, de transparantie te vergroten en het risico op fraude te minimaliseren. Hieronder gaan we dieper in op de belangrijkste punten van de wet.

Verplichte e-facturering in de B2B-sector

Vanaf 1 januari 2025 moeten ondernemingen in Duitsland e-facturen kunnen ontvangen. Overgangsregelingen staan tot eind 2026 deugdelijke facturen en andere elektronische indelingen, zoals pdf's, toe, mits de ontvanger hiermee instemt. Deze overgangsperiode duurt voor bepaalde ondernemingen tot eind 2027.

Gestandaardiseerde formaten

Voor een betere verwerking moeten elektronische facturen in een standaard formaat worden gemaakt. Door veelgebruikte standaarden zoals ZUGFeRD en XRechnung te gebruiken, die in Duitsland al veel worden gebruikt, wordt de compatibiliteit tussen verschillende boekhoudsystemen beter.

Stripe ondersteunt het doorsturen van e-facturen in XRechnung via app-partners. Deze vereisen geen code en zijn eenvoudig in te stellen. Deze partners kunnen facturatie- en abonnement-workflows ondersteunen via zowel de application programming interface (API) als het Dashboard, en ze bieden ook support voor vergelijkbare behoeften in veel andere regio's. Zo kan de Billit-app op de Stripe App Marketplace hierbij helpen.

Beveiligings- en gegevensbeschermingsvoorschriften

De wet stelt strenge normen voor beveiliging en gegevensbescherming verplicht om de integriteit en vertrouwelijkheid van de verzonden gegevens te garanderen. Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat hun systemen aan de juridische vereisten voldoen om mogelijke boetes te voorkomen.

Overgangsperiodes en ondersteuning voor kleine en middelgrote ondernemingen

Kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) krijgen langere overgangsperiodes en speciale steunmaatregelen om hen te helpen bij de overstap naar elektronische facturering. Deze maatregelen omvatten voorlichtingscampagnes, financiële steun en technische bijstand.

Boetes bij niet-naleving

Bedrijven die zich niet aan de nieuwe regels houden, kunnen boetes verwachten. Deze boetes kunnen variëren van geldboetes tot beperkingen op deelname aan openbare aanbestedingen.

Welke impact heeft verplichte e-facturatie op ondernemingen?

Verplichte e-facturatie heeft een verstrekkende impact op alle aspecten van het zakendoen in Duitsland. Hoewel het kansen biedt, brengt het ook uitdagingen met zich mee, aangezien ondernemingen hun systemen en procedures moeten herzien en aanpassen om aan de nieuwe wettelijke vereisten te voldoen. Hoewel de initiële overstap kosten en extra werk met zich mee kan brengen, biedt het op de lange termijn aanzienlijke voordelen, waaronder een grotere efficiëntie, lagere kosten, een verminderde impact op het milieu en betere compliance. Het is een integraal onderdeel van de digitalisering en ondersteunt duurzaam ondernemen. Dit gezegd hebbende, moeten ondernemingen eventuele opstartproblemen zorgvuldig plannen en beheren om een soepele overstap te garanderen.

Hieronder staan enkele van de belangrijkste effecten en noodzakelijke aanpassingen voor ondernemingen:

Digitale transformatie

Bedrijven moeten misschien investeren in nieuwe of verbeterde IT-systemen om elektronische facturen goed te kunnen maken, versturen en ontvangen. Dit kan betekenen dat ze software moeten upgraden en misschien nieuwe hardware moeten kopen. E-factureringsoplossingen moeten goed werken met bestaande boekhoud- en ERP-systemen om alles soepel te laten verlopen.

Implementatie en naleving

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun processen, facturering en boekhoudsystemen voldoen aan zowel technische als wettelijke vereisten, waaronder naleving van gespecificeerde formaten zoals ZUGFeRD of XRechnung in Duitsland. Aangezien Duitsland strenge wetgeving op het gebied van gegevensbescherming heeft, moeten bedrijven ervoor zorgen dat hun omgang met e-facturen voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming.

Operationele efficiëntie

Elektronische facturen kunnen sneller worden verwerkt dan papieren facturen, waardoor het hele boekhoudproces sneller gaat. Dit zorgt ervoor dat betalingen sneller worden verwerkt en kan de liquiditeit verbeteren. E-facturering maakt het mogelijk om veel processen te automatiseren, waardoor er minder handmatige fouten worden gemaakt en de efficiëntie toeneemt.

Duurzaamheidsinitiatieven

De overstap naar e-facturatie maakt ondernemingen milieuvriendelijker door het papierverbruik en daarmee hun ecologische voetafdruk te verminderen.

Markt en klantrelaties

Bedrijven kunnen de klanttevredenheid verbeteren door efficiëntere en nauwkeurigere factureringsprocessen. Bedrijven die zich snel aanpassen aan digitale standaarden kunnen een concurrentievoordeel behalen ten opzichte van minder flexibele concurrenten.

Training en ontwikkeling van personeel

Bedrijven moeten misschien wat geld steken in training om ervoor te zorgen dat hun mensen de nieuwe systemen en processen goed kennen.

Voor wie geldt de wet?

Verplichte e-facturatie in Duitsland is voornamelijk van invloed op ondernemingen in de b2b-sector. Hier is een overzicht van de belangrijkste doelgroepen en hun verplichtingen:

Bedrijven in de B2B-sector

De verplichting tot elektronische facturering geldt voor alle bedrijven die zaken doen met andere bedrijven, van grote ondernemingen tot kleine en middelgrote ondernemingen. Dit geldt zowel voor leveranciers als voor klanten. De wet voorziet niet in specifieke uitzonderingen voor bepaalde sectoren; de verplichting tot elektronische facturering geldt voor alle B2B-transacties in alle sectoren.

Publieke sector

Hoewel de wet vooral op de B2B-sector gericht is, zijn er al een tijdje soortgelijke regels voor de publieke sector. E-facturering is al verplicht voor publieke organisaties en hun leveranciers. Dit geldt voor federale overheden en steeds vaker ook voor gemeentelijke instanties.

Uitzonderingen en speciale regels

Sommige transacties kunnen zijn vrijgesteld van verplichte e-facturatie, afhankelijk van het type levering en de specifieke regelgeving.

Er gelden nog steeds overgangsregelingen voor de uitgifte van e-facturen om de financiële of operationele belasting van de overstap te minimaliseren:

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: Maak eenvoudig professionele facturen aan, pas ze aan en verstuur ze - geen codering vereist. Stripe houdt automatisch de factuurstatus bij, stuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle kunt houden.
  
• De cashflow versnellen:Verminder het aantal dagen dat verkopen uitstaan (DSO) en krijg sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-ondersteunde aanmaningstools waarmee je meer inkomsten kunt innen.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met support voor 25+ talen, 135+ valuta's en 100+ betaalmethoden. Facturen zijn eenvoudig te openen en te betalen via een self-service klantenportaal.
  
• Verminder de werkdruk op je back-office: Genereer facturen in enkele minuten en verminder de tijd die je kwijt bent aan incasso's door middel van automatische herinneringen en een Stripe-hosted betaalpagina voor facturen.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing integreert met populaire boekhoud- en enterprise resource planning (ERP)-software, zodat je systemen synchroon blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

Lees meer over hoe Stripe jouw debiteurenprocedure kan vereenvoudigen, of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over e-facturen in Duitsland