In Duitsland wordt e-facturering steeds belangrijker, vooral voor transacties tussen bedrijven (B2B). Een e-factuur of elektronische factuur is een factuur die digitaal wordt gemaakt, verstuurd en ontvangen.

Tegen 2025 wordt het gebruik van e-facturen verplicht in de B2B-sector door de invoering van de Growth Opportunities Act, die e-facturering vanaf volgend jaar verplicht stelt voor business-to-business transacties in Duitsland. Als ondernemer is het slim om je vroeg voor te bereiden op deze nieuwe norm en e-facturering te integreren in je bedrijfsprocessen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een e-factuur?
  
• Wat zijn de voor- en nadelen van e-facturering?
  
• Wat zegt de wet over verplichte e-facturering?
  
• Wat betekent de wet over verplichte e-facturering voor bedrijven?
  
• Voor wie geldt de wet?
  

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur (afkorting van elektronische factuur) is een factuur die digitaal wordt gemaakt, verstuurd en ontvangen. Dit digitale document vervangt de traditionele papieren facturen. E-facturen bevatten dezelfde info als papieren facturen, zoals details over producten of diensten, prijzen, belastingen en betaalgegevens.

Wat zijn de voor- en nadelen van e-facturering?

E-facturen maken je administratie makkelijker, versnellen het factureringsproces en zorgen ervoor dat gegevens nauwkeuriger worden verwerkt. Ze zijn ook goed voor het milieu omdat er minder papier wordt gebruikt. In Duitsland wordt e-facturering gestimuleerd door wettelijke eisen om de efficiëntie en standaardisatie van het hele boekhoudsysteem van bedrijven te verbeteren.

De overstap naar e-facturering betekent echter dat bedrijven hun IT-systemen en interne processen moeten aanpassen om ervoor te zorgen dat elektronische documenten soepel kunnen worden aangemaakt, verzonden en verwerkt. Gespecialiseerde softwareoplossingen voor het aanmaken en beheren van elektronische facturen zijn essentieel om bedrijven te helpen aan de wettelijke vereisten te voldoen en hun bedrijfsprocessen te stroomlijnen.

Stripe Invoicing kan je helpen met snelle, conforme facturering. Stripe's Invoicing maakt ook de automatisering van facturering en boekhoudkundige workflows mogelijk, vergemakkelijkt het eenvoudig innen van betalingen en vereenvoudigt het afstemmen van transacties. Door gebruik te maken van Invoicing worden je e-facturen geoptimaliseerd voor mobiele apparaten, tablets en desktopcomputers.

Wat zegt de wet over verplichte e-facturering?

Duitsland heeft nu een wet aangenomen die het gebruik van e-facturering verplicht stelt voor B2B-transacties. Veel EU-lidstaten voeren al een tijdje de hervormingsvoorstellen van de EU voor de digitalisering van e-facturering uit. Als onderdeel van het initiatief "BTW in het digitale tijdperk (ViDA)" heeft de Europese Commissie in december een voorstel voor een richtlijn gepubliceerd met daarin aansprakelijkheden voor de aangifte van belasting over de toegevoegde waarde (btw) en elektronische facturering als maatregelen om btw-fraude tegen te gaan. De e-factuur is bedoeld als betrouwbare gegevensbron voor het nakomen van deze aangifteaansprakelijkheden.

Deze wet maakt deel uit van een breder initiatief, bekend als de Growth Opportunities Act, dat gericht is op digitalisering en efficiëntieverbetering in zowel de economie als de publieke sector. Het doel is om de uitwisseling en verwerking van facturen te versnellen, de transparantie te vergroten en het risico op fraude te verminderen.

Hier volgt een kort overzicht van enkele belangrijke punten uit deze nieuwe wet:

Verplichte e-facturering in de B2B-sector

Vanaf 2025 moeten alle bedrijven facturen elektronisch versturen en ontvangen, ook wel e-facturering genoemd. Deze verandering is bedoeld om processen efficiënter te maken en de kosten voor het verwerken van facturen te verlagen.

Gestandaardiseerde formaten

Voor een betere verwerking moeten elektronische facturen in een standaard formaat worden gemaakt. Door veelgebruikte standaarden zoals ZUGFeRD en XRechnung te gebruiken, die in Duitsland al veel worden gebruikt, wordt de compatibiliteit tussen verschillende boekhoudsystemen beter.

Stripe ondersteunt het doorsturen van e-facturen in Xrechnung via app-partners, waarvoor geen code nodig is en die heel eenvoudig te configureren zijn. Deze partners kunnen facturerings- en abonnementsworkflows ondersteunen via zowel de applicatieprogrammeerinterface (API) als het Dashboard, en ze bieden ook ondersteuning voor soortgelijke behoeften in veel andere regio's. De Billit-app op de Stripe App Marketplace kan bijvoorbeeld helpen bij deze behoeften.

Beveiligings- en gegevensbeschermingsvoorschriften

De wet zegt dat je strikte beveiligings- en gegevensbeschermingsregels moet volgen om ervoor te zorgen dat de integriteit en vertrouwelijkheid van verzonden gegevens goed zijn. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun systemen aan de wettelijke eisen voldoen om mogelijke boetes te voorkomen.

Overgangsperiodes en ondersteuning voor kleine en middelgrote ondernemingen

Kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) krijgen langere overgangsperiodes en speciale steunmaatregelen om hen te helpen bij de overstap naar elektronische facturering. Deze maatregelen omvatten voorlichtingscampagnes, financiële steun en technische bijstand.

Boetes bij niet-naleving

Bedrijven die zich niet aan de nieuwe regels houden, kunnen boetes verwachten. Deze boetes kunnen variëren van geldboetes tot beperkingen op deelname aan openbare aanbestedingen.

Wat betekent de wet op verplichte e-facturering voor bedrijven?

De invoering van verplichte e-facturering heeft invloed op alle bedrijfssectoren in Duitsland. Het biedt zowel kansen als uitdagingen, wat betekent dat bedrijven hun systemen en processen opnieuw moeten bekijken en aanpassen om aan de nieuwe wettelijke vereisten te voldoen. Hoewel de eerste overgang kosten en moeite met zich mee kan brengen, zijn de voordelen op lange termijn, zoals verhoogde efficiëntie, kostenbesparing, ecologische duurzaamheid en verbeterde naleving, aanzienlijk. Dit is een belangrijke stap in digitalisering en bevordert duurzame bedrijfsvoering. Toch moeten bedrijven de eerste uitdagingen zorgvuldig plannen en beheren om een soepele overgang te garanderen.

Hier zijn enkele belangrijke gevolgen en aanpassingen waarmee bedrijven rekening moeten houden als gevolg van de nieuwe wet:

Digitale transformatie

Bedrijven moeten misschien investeren in nieuwe of verbeterde IT-systemen om elektronische facturen goed te kunnen maken, versturen en ontvangen. Dit kan betekenen dat ze software moeten upgraden en misschien nieuwe hardware moeten kopen. E-factureringsoplossingen moeten goed werken met bestaande boekhoud- en ERP-systemen om alles soepel te laten verlopen.

Implementatie en naleving

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun processen, facturering en boekhoudsystemen voldoen aan zowel technische als wettelijke vereisten, waaronder naleving van gespecificeerde formaten zoals ZUGFeRD of XRechnung in Duitsland. Aangezien Duitsland strenge wetgeving op het gebied van gegevensbescherming heeft, moeten bedrijven ervoor zorgen dat hun omgang met e-facturen voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming.

Operationele efficiëntie

Elektronische facturen kunnen sneller worden verwerkt dan papieren facturen, waardoor het hele boekhoudproces sneller gaat. Dit zorgt ervoor dat betalingen sneller worden verwerkt en kan de liquiditeit verbeteren. E-facturering maakt het mogelijk om veel processen te automatiseren, waardoor er minder handmatige fouten worden gemaakt en de efficiëntie toeneemt.

Duurzaamheidsinitiatieven

Overstappen op e-facturering helpt bedrijven om milieuvriendelijker te worden door minder papier te gebruiken, waardoor de ecologische voetafdruk van het bedrijf kleiner wordt.

Markt en klantrelaties

Bedrijven kunnen de klanttevredenheid verbeteren door efficiëntere en nauwkeurigere factureringsprocessen. Bedrijven die zich snel aanpassen aan digitale standaarden kunnen een concurrentievoordeel behalen ten opzichte van minder flexibele concurrenten.

Training en ontwikkeling van personeel

Bedrijven moeten misschien wat geld steken in training om ervoor te zorgen dat hun mensen de nieuwe systemen en processen goed kennen.

Voor wie geldt de wet?

De nieuwe wet die het gebruik van e-facturering verplicht stelt in Duitsland, is vooral bedoeld voor bedrijven in de B2B-sector. Hier is een overzicht van de belangrijkste doelgroepen en hun verplichtingen:

Bedrijven in de B2B-sector

De verplichting tot elektronische facturering geldt voor alle bedrijven die zaken doen met andere bedrijven, van grote ondernemingen tot kleine en middelgrote ondernemingen. Dit geldt zowel voor leveranciers als voor klanten. De wet voorziet niet in specifieke uitzonderingen voor bepaalde sectoren; de verplichting tot elektronische facturering geldt voor alle B2B-transacties in alle sectoren.

Publieke sector

Hoewel de wet vooral op de B2B-sector gericht is, zijn er al een tijdje soortgelijke regels voor de publieke sector. E-facturering is al verplicht voor publieke organisaties en hun leveranciers. Dit geldt voor federale overheden en steeds vaker ook voor gemeentelijke instanties.

Uitzonderingen en speciale regels

Sommige transacties kunnen vrijgesteld zijn van deze verplichting, afhankelijk van wat er geleverd of gedaan wordt en wat er in de wet staat.

Er zijn speciale overgangsperiodes gepland om de financiële en operationele lasten tijdens de overgang zo laag mogelijk te houden: