Cuando empresas de diferentes países miembro de la UE comercian entre sí, puede ser complicado distribuir el impuesto sobre el valor añadido entre los países. El número de identificación del impuesto sobre el valor añadido (número de IVA) hace que esto sea más fácil. En este artículo explicamos lo que las empresas deben saber acerca del número de IVA, desde cómo se solicita hasta cómo se comprueba.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el número de identificación del impuesto sobre el valor añadido?
  
• ¿Cuándo necesitan las empresas un número de IVA?
  
• ¿Quién necesita un número de IVA y quién no?
  
• ¿Dónde debe proporcionarse el número de IVA?
  
• ¿Cómo se solicita el número de IVA?
  
• ¿Cómo se comprueba el número de IVA?
  

¿Qué es el número de identificación del impuesto sobre el valor añadido?

El número de identificación del impuesto sobre el valor añadido es un identificador único que la Oficina Central Federal de Impuestos (BZSt) de Alemania da a las empresas además del número fiscal. A veces se abrevia como «número de IVA» o «ID de IVA». Este número es necesario para comerciar con bienes y servicios sujetos a este impuesto en la Unión Europea. Cada país de la UE tiene su propia versión del número de IVA.

¿De qué consta el número de IVA?

Cada número de identificación del impuesto sobre el valor añadido comienza con dos letras mayúsculas que corresponden al código del país de la UE respectivo según la norma 3166 alfa 2 de la Organización Internacional de Normalización (ISO), de modo que serían «DE» para Alemania (Deutschland). Grecia es una excepción; sus números de IVA comienzan con «EL» en lugar de «GR».

Este prefijo va seguido de los nueve dígitos del número de IVA alemán (por ejemplo, DE123456789). Dado que la Comisión Europea no impone especificaciones vinculantes sobre el formato del número de IVA, la cantidad de dígitos varía entre 2 y 12 en otros países de la UE.

En Alemania, se utiliza un proceso de comprobación de dígitos para validar el número de IVA, mientras que en otros países utilizan procesos diferentes de detección de errores.

¿En qué se diferencian el número de IVA, el número fiscal y el ID fiscal?

En Alemania hay tres tipos de identificadores fiscales:

• número de identificación fiscal (ID fiscal);
  
• número fiscal;
  
• número de identificación del impuesto sobre el valor añadido.
  

El número de IVA solo se asigna a las empresas, mientras que el número fiscal y el ID fiscal se asignan a personas naturales o entidades jurídicas. Todo ciudadano alemán recibe un ID fiscal de 11 dígitos cuando nace. Este ID es válido durante toda su vida. El ID fiscal garantiza que las declaraciones de impuestos coincidan con los contribuyentes correctos. La primera vez que alguien presenta una declaración de impuestos o registra una empresa, también se le asigna un número fiscal para los trámites con la oficina fiscal. Este número consta de 13 dígitos con un formato estándar que se aplica en toda Alemania. Una persona solo puede tener un ID fiscal, pero puede tener varios números fiscales a lo largo de su vida. Por ejemplo, puede ser necesario un cambio si alguien se muda a una zona que pertenece a la jurisdicción de otra oficina fiscal.

El plan a largo plazo en Alemania es que el ID fiscal reemplace al número fiscal, pero no sabemos cuándo ocurrirá esto.

¿Cuándo necesitan las empresas un número de IVA?

En principio, una empresa necesita siempre un número de IVA si quiere comerciar con empresas de otros países de la UE. Esto incluye los siguientes escenarios:

• Una empresa proporciona servicios o bienes a otra empresa dentro del mercado interno de la UE (entrega intracomunitaria).
  
• Una empresa adquiere servicios o bienes dentro del mercado interno de la UE (adquisición intracomunitaria).
  
• Una empresa suministra algo conforme al párrafo 2 de la sección 25b de la Ley del IVA alemana (Umsatzsteuergesetz, abreviada UStG) (transacciones triangulares intracomunitarias).
  
• Una empresa envía o transporta algo conforme al párrafo 1(4) de la sección 6b de la ley UStG (contrato de mercancías en consignación).
  

En el caso del comercio intracomunitario con empresas de otros países miembro de la UE, se aplica el proceso de inversión del sujeto pasivo. Esto solo se puede implementar correctamente si todas las partes tienen un número de IVA válido.

¿En qué consiste el proceso de inversión del sujeto pasivo?

De acuerdo con la Ley del IVA alemana (UStG), las empresas que proporcionan bienes o servicios cobran el impuesto sobre el valor añadido a sus clientes a través de facturas y lo remiten a la oficina fiscal. Sin embargo, cuando los bienes o servicios se proporcionan en el extranjero, la responsabilidad fiscal se invierte con el proceso de inversión del sujeto pasivo.

Por tanto, en este caso, es el destinatario de los bienes o servicios (en lugar del proveedor) quien remite el impuesto sobre el valor añadido a su propia oficina fiscal en su país. Si tu empresa suministra bienes en el extranjero, esos bienes están exentos del impuesto sobre el valor añadido, es decir, no tienes que poner ningún IVA en la factura. El destinatario paga un impuesto de compra, que es una forma de impuesto sobre el valor añadido, por los bienes o servicios que recibe.

Los siguientes servicios están cubiertos por el proceso de inversión del sujeto pasivo:

• entregas y suministros de obras;
  
• servicios de construcción;
  
• limpieza de edificios;
  
• suministro de gas y electricidad;
  
• servicios de telecomunicaciones;
  
• suministro de ordenadores, dispositivos móviles, tabletas y otros dispositivos electrónicos;
  
• suministro de oro.
  

En el párrafo 2 de la sección 13b de la ley UStG se enumeran más casos.

El proceso de inversión del sujeto pasivo se aplica únicamente a las transacciones entre empresas (B2B), no a los bienes o servicios suministrados a particulares. Los propietarios de pequeñas empresas también están exentos del proceso de inversión del sujeto pasivo. En el caso de bienes o servicios suministrados desde el extranjero, los propietarios de pequeñas empresas estarían obligados a remitir el impuesto sobre el valor añadido a la oficina fiscal por el proceso de inversión del sujeto pasivo. Pero, dado que no pueden tratarlo como un impuesto soportado, tendrían que pagar el IVA ellos mismos.

¿Quién necesita un número de IVA y quién no?

Todas las empresas que venden bienes o servicios a clientes empresariales de otros países de la UE, o que los adquieren de ellos, están obligadas a tener un número de identificación del impuesto sobre el valor añadido. Además, las tiendas en línea que venden bienes a clientes empresariales también suelen pedir un número de IVA al finalizar la compra para procesar el pedido.

Lo siguientes grupos no necesitan tener un número de IVA:

• autónomos y propietarios de empresas que prestan y obtienen servicios solamente en Alemania;
  
• autónomos y propietarios de empresas que comercian con el extranjero, pero solo con particulares;
  
• propietarios de pequeñas empresas que utilizan la exención para pequeñas empresas.
  

¿Dónde debe proporcionarse el número de IVA?

El número de IVA debe indicarse en las facturas y en la información legal de los sitios web de las empresas. Aparece en las facturas en lugar del número fiscal. El número de IVA de las empresas debe indicarse en las facturas de las entregas intracomunitarias.

Si una empresa comercia solo en Alemania, la factura solo tiene que llevar el número fiscal. Sin embargo, con fines de protección de datos, se recomienda poner el número de IVA en lugar del número fiscal. La sección 5 de la Ley de Medios Electrónicos de Información y Comunicación (Telemediengesetz, abreviada TMG) también estipula que debe aparecer el número de IVA en la información legal de los sitios web, siempre que se haya asignado uno. Si se omite, puede emitirse una advertencia.

¿Cómo se solicita el número de IVA?

En Alemania, se puede solicitar el número de IVA cuando se funda una empresa o más adelante. Al fundar una empresa, tienes la opción de pedir un número de IVA marcando una casilla en el formulario que se usa para el registro con fines fiscales. En este caso, recibes el número automáticamente por correo postal. Si no pides un número de IVA en el momento de fundar tu empresa, puedes solicitarlo a la Agencia Tributaria de Alemania en cualquier momento. La solicitud se puede presentar por Internet o por escrito.

• Solicitud por Internet
  Puedes usar el formulario de la ley BZSt para solicitar un número de IVA. Los datos indicados se comparan con los datos proporcionados por la oficina fiscal. Si coinciden, recibes el número de IVA por correo postal.

• Solicitud por escrito
  Para solicitar un número IVA por escrito, envía la solicitud a la Agencia Tributaria Federal a la dirección:

Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis

La solicitud debe incluir el nombre y la dirección del solicitante, el número fiscal y el responsable de la oficina fiscal.

¿Cómo se comprueba el número de IVA?

En el caso de una entrega intracomunitaria de bienes y servicios, es importante asegurarse de que el destinatario de los bienes es responsable del impuesto sobre el valor añadido, especialmente antes de que se proporcionen los bienes o servicios sin IVA. De lo contrario, será la propia empresa que los proporciona la que deberá remitir el IVA más adelante.

Desde enero de 2022, los números de IVA incorrectos pueden dar lugar a multas de hasta 50.000 euros. Esto significa que es fundamental comprobar el número de IVA de los nuevos socios empresariales y hacer búsquedas completas periódicas de los números de IVA guardados. Una búsqueda completa incluye también la comprobación del nombre y la dirección de las empresas extranjeras. Para ayudarte a hacer esto en Alemania, puedes usar el Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES, por sus siglas en inglés) de la Comisión Europea, o bien ponerte en contacto con la Agencia Tributaria Federal de Alemania.

El Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES) es un motor de búsqueda para datos relacionados con empresas de la UE. Si el número de IVA introducido es válido, aparecen los datos de registro de la empresa. Si el número de IVA no existe o no está autorizado para realizar transacciones internacionales, se indica que no es válido.

Otra alternativa es buscar el número de IVA de empresas extranjeras en la Agencia Tributaria Federal de Alemania. La búsqueda en línea está indicada para búsquedas individuales. Si necesitas comprobar varios números de IVA de forma periódica, puedes automatizar el proceso e integrar una utilidad de búsqueda múltiple en el software de tu empresa.