Wenn Unternehmen verschiedener EU- Mitgliedsstaaten miteinander handeln, wird die Verrechnung der Umsatzsteuer zwischen den Ländern zur Herausforderung. Um dieses System überschaubar zu halten, gibt es die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID). In diesem Artikel erklären wir von der Beantragung bis zur Überprüfung, was Unternehmen über die Umsatzsteueridentifikationsnummer wissen sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Umsatzsteueridentifikationsnummer?
  
• Wann benötigen Unternehmen eine USt-ID?
  
• Wer braucht die USt-ID und wer nicht?
  
• Wo muss die USt-ID angegeben werden?
  
• Wie kann man eine USt-ID beantragen?
  
• Wie kann man die USt-ID prüfen?
  

Was ist die Umsatzsteueridentifikationsnummer?

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer ist eine eindeutige Kennnummer, die Unternehmen zusätzlich zur Steuernummer vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erhalten. Sie wird auch mit den Bezeichnungen USt-ID oder UST-IdNr. abgekürzt. Diese Nummer ist Voraussetzung für die Teilnahme am umsatzsteuerlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der Europäischen Union. Jedes EU-Land hat eine eigene Version der USt-ID.

Wie ist die USt-ID aufgebaut?

Jede Umsatzsteueridentifikationsnummer beginnt mit zwei Großbuchstaben des jeweiligen EU-Ländercodes nach der Norm ISO-3166-Alpha-2, und somit DE für Deutschland. Eine Ausnahme bildet Griechenland, dessen USt-ID-Nummern nicht mit dem Präfix GR, sondern mit EL beginnen.

Auf das Präfix folgen bei der deutschen USt-ID 9 Ziffern, zum Beispiel DE123456789. Da es von der europäischen Kommission keine verbindlichen Angaben zum USt-ID-Format gibt, variiert die Anzahl der Ziffern in anderen EU-Ländern zwischen 2 und 12.

Die Gültigkeit der USt-ID-Nummern wird in Deutschland durch ein Prüfzifferverfahren, in anderen Ländern teilweise durch andere Fehlererkennungsverfahren sichergestellt.
Was ist der Unterschied zwischen USt-ID, Steuernummer und Steuer-ID?

In Deutschland gibt es drei unterschiedliche Steuerkennzeichnungen:

• Die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
  
• Die Steuernummer
  
• Die Umsatzsteueridentifikationsnummer
  

Während nur Unternehmen eine USt-ID-Nummer erhalten können, werden Steuernummern und Steuer-IDs an natürliche oder juristische Personen vergeben. Die 11-stellige Steuer-ID erhält jede/r Bürger/in in Deutschland bereits bei der Geburt. Sie bleibt das ganze Leben lang gültig. Die Steuer-ID dient dazu, die Steuererklärung der/dem Steuerpflichtigen richtig zuzuorden. Bei der ersten Steuererklärung oder einer Gewerbeanmeldung wird dann zusätzlich eine Steuernummer vergeben, unter der die Person beim Finanzamt geführt wird. Diese besteht im bundeseinheitlichen Format aus 13 Stellen. Eine Person kann nur eine einzige Steuer-ID haben, jedoch im Laufe ihres Lebens mehrere Steuernummern besitzen. Grund für eine Änderung ist z. B. ein Umzug in den Zuständigkeitsbereich eines anderen Finanzamts.

Langfristig soll die Steuernummer komplett durch die Steuer-ID ersetzt werden. Wann es dazu kommt, steht allerdings noch nicht fest.

Wann benötigen Unternehmen eine USt-ID?

Grundsätzlich wird eine USt-ID immer benötigt, wenn ein Unternehmen mit einem anderen Unternehmen im EU-Ausland Geschäfte abschließen will. Dazu gehören die folgenden Vorgänge:

• Ein Unternehmen erbringt Leistungen oder liefert Waren an andere Unternehmen im EU-Binnenmarkt (innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung).
  
• Ein Unternehmen erwirbt Leistungen oder Waren im EU-Binnenmarkt (innergemeinschaftlicher Erwerb).
  
• Ein Unternehmen führt eine Lieferung nach 25b Abs. 2 UstG aus (innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte).
  
• Ein Unternehmen führt eine Versendung oder Beförderung nach 6b Abs. 1 Nr. 4 UstG aus (Konsignationslagerregelung).
  

Beim innergemeinschaftlichen Handel mit Unternehmen aus anderen EU-Mitgliedsstaaten greift das Reverse-Charge-Verfahren. Dieses kann nur korrekt durchgeführt werden, wenn alle Parteien eine gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer haben.

Was ist das Reverse-Charge-Verfahren?

Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) holen leistende Unternehmen die Umsatzsteuer über Rechnungen von der Kundschaft ein und führen diese dann an das Finanzamt ab. Bei der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen im Ausland wird die Steuerschuld jedoch über das Reverse-Charge-Verfahren umgekehrt.

Hier muss also nicht der/die Leistungserbringer/in, sondern der/die Leistungsempfänger/in die Umsatzsteuer an das eigene Finanzamt im Heimatland abführen. Liefern Sie als Unternehmerin oder Unternehmer Waren ins Ausland, sind diese umsatzsteuerbefreit. Sie dürfen also keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Stattdessen zahlt die Empfängerin oder der Empfänger Erwerbssteuer (eine Form der Umsatzsteuer) auf die erhaltenen Waren oder Leistungen.

Diese Leistungen fallen unter das Reverse-Charge Verfahren:

• Werklieferungen
  
• Bauleistungen
  
• Gebäudereinigungen
  
• Lieferung von Gas und Strom
  
• Leistungen im Bereich Telekommunikation
  
• Lieferung von Computern, Mobilfunkgeräten, Tablets und anderen Elektronikgeräten
  
• Lieferung von Gold
  

Weitere Anwendungsfälle finden Sie in §13 Abs. 2 UstG.

Das Reverse-Charge-Verfahren greift nur bei Geschäften zwischen zwei Unternehmen (B2B), nicht bei Lieferungen an Privatpersonen. Auch Kleinunternehmer/innen sind vom Reserve-Charge-Verfahren ausgenommen. Bei Lieferungen aus dem Ausland wären Kleinunternehmer/innen dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren an das Finanzamt abzuführen. Da sie diese allerdings nicht als Vorsteuer geltend machen können, müssten sie die Umsatzsteuer aus eigener Tasche bezahlen.

Wer braucht eine USt-ID und wer nicht?

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer ist für alle Unternehmen verpflichtend, die Waren oder Dienstleistungen an Geschäftskundschaft im EU-Ausland verkaufen oder von diesen erwerben. Darüber hinaus wird von Webshops, deren Waren sich an Geschäftskundschaft richtet, oft eine USt-ID im Bezahlvorgang verlangt, um eine Bestellung zu tätigen.

In diesen Fällen wird keine Umsatzsteueridentifikationsnummer benötigt:

• Freiberufler/innen, Selbstständige und Unternehmer/innen, die ausschließlich innerhalb Deutschlands Leistungen erbringen und beziehen
  
• Freiberufler/innen, Selbstständige und Unternehmer/innen, die über die Landesgrenzen hinaus nur mit Privatpersonen handeln
  
• Kleinunternehmer/innen, welche die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen
  

Wo muss die USt-ID angegeben werden?

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer muss auf Rechnungen und im Impressum der Firmen-Website angegeben werden. Auf Rechnungen ersetzt sie die Steuernummer. Bei Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen muss die USt-ID beider Unternehmen aufgeführt werden.

Solange ein Unternehmen nur in Deutschland handelt, reicht die Steuernummer auf der Rechnung aus. Dennoch ist es aus datenschutztechnischen Gründen empfohlen, anstelle der Steuernummer die Umsatzsteueridentifikationsnummer anzugeben. Außerdem schreibt das Telemediengesetz §5 TMG vor, dass die USt-ID im Website-Impressum stehen muss, sofern diese zugeteilt wurde. Eine fehlende Angabe kann zu einer Abmahnung führen.

Wie kann man eine USt-ID beantragen?

In Deutschland kann die USt-ID entweder direkt bei der Neugründung oder nach der Gründung des Unternehmens beantragt werden. Bei der Neugründung haben Sie die Möglichkeit, im Fragenbogen zur steuerlichen Erfassung einen Haken für die Erteilung einer USt-ID zu setzen. Dann erhalten Sie diese automatisch per Post. Falls Sie die USt-ID nicht direkt bei der Gründung beantragt haben, können Sie danach jederzeit einen Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern stellen. Der Antrag kann online oder in schriftlicher Form erfolgen.

• Online-Antrag
  Die USt-ID kann über das Onlineformular des BZSt beantragt werden. Die angegebenen Daten werden dann mit den vom Finanzamt bereitgestellten Daten abgeglichen. Stimmen sie überein, erhalten Sie die Umsatzsteueridentifikationsnummer per Post.

• Schriftlicher Antrag
  Um die USt-ID schriftlich zu beantragen, schicken Sie einen Antrag an:

Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis

Der Antrag muss Folgendes enthalten: Name und Anschrift des Antragstellers/der Antragstellerin, Steuernummer und zuständiges Finanzamt.

Wie kann man die Umsatzsteueridentifikationsnummer prüfen?

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist sicherzustellen, dass der/die Warenempfänger/in der Mehrwertsteuer unterliegt – und zwar bevor die Waren oder Dienstleistungen umsatzsteuerfrei geliefert werden. Ansonsten muss das liefernde Unternehmen die Umsatzsteuer nachträglich selbst abführen.

Seit Januar 2022 können falsche Umsatzsteueridentifikationsnummern außerdem zu Bußgeldern bis 50.000 € führen. Deshalb ist es unbedingt notwendig, die USt-ID neuer Geschäftspartner/innen zu prüfen und bei hinterlegten USt-ID-Nummern regelmäßig qualifizierte Abfragen durchzuführen. Zu einer qualifizierten Abfrage gehört auch die Überprüfung der Namen und Adressen ausländischer Unternehmen. Dazu können Sie sich in Deutschland an das MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS) der Europäischen Kommission oder das Bundeszentralamt für Steuern wenden.

Beim MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS) handelt es sich um eine Suchmaschine für Unternehmensdaten innerhalb der EU. Ist die eingegebene USt-ID-Nummer gültig, werden die Registrierungsdaten des Unternehmens angezeigt. Existiert die USt-ID nicht oder ist sie nicht für internationale Geschäfte freigeschaltet, wird sie als ungültig angezeigt.

Sie können die USt-ID-Nummern ausländischer Unternehmen alternativ über das Bundeszentralamt für Steuern abfragen. Für Einzelabfragen eignet sich die Online-Abfrage. Müssen Sie regelmäßig mehrere USt-ID-Nummern überprüfen, können Sie den Prozess automatisieren und die Mehrfachabfrage via Schnittstelle in Ihr eigenes Softwaresystem integrieren.