Als bedrijven uit verschillende EU-landen met elkaar handelen, kan het lastig zijn om de btw tussen de landen te verdelen. Het btw-nummer maakt dit systeem makkelijker. In dit artikel leggen we uit wat bedrijven moeten weten over btw-nummers, van het aanvragen tot het controleren ervan.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een btw-nummer?
  
• Wanneer hebben bedrijven een btw-nummer nodig?
  
• Wie heeft een btw-nummer nodig en wie niet?
  
• Waar moet het btw-nummer worden vermeld?
  
• Hoe kun je een btw-nummer aanvragen?
  
• Hoe kun je een btw-nummer controleren?
  

Wat is een btw-nummer?

Een btw-nummer is een uniek nummer dat bedrijven krijgen van het Duitse Federale Centrale Belastingkantoor (BZSt), naast hun belastingnummer. Het wordt soms afgekort als btw-nummer of btw-ID. Dit nummer is nodig om te kunnen handelen in btw-plichtige goederen en diensten binnen de Europese Unie. Elk EU-land heeft zijn eigen versie van het btw-nummer.

Waaruit bestaat een btw-nummer?

Elk btw-nummer begint met twee hoofdletters voor de code van het betreffende EU-land, gebaseerd op de ISO 3166 alpha-2-norm van de Internationale Organisatie voor Standaardisatie. Voor Duitsland (Deutschland) is dat dus 'DE'. Griekenland is een uitzondering: daar beginnen btw-nummers met 'EL' in plaats van 'GR'.

Het voorvoegsel wordt gevolgd door de negen cijfers van het Duitse btw-nummer (bijvoorbeeld DE123456789). Omdat de Europese Commissie geen bindende regels heeft voor het formaat van btw-nummers, varieert het aantal cijfers in andere EU-landen tussen 2 en 12.

In Duitsland wordt een controlecijfer gebruikt om btw-nummers te valideren, terwijl sommige andere landen andere foutdetectieprocessen gebruiken.

Wat is het verschil tussen een btw-nummer, een belastingnummer en een fiscaal nummer?

Duitsland heeft drie verschillende soorten belastingnummers:

• Het belastingnummer (tax ID)
  
• Het belastingnummer
  
• Het btw-nummer
  

Alleen bedrijven kunnen een btw-nummer krijgen, terwijl belastingnummers en belasting-ID's aan natuurlijke personen of rechtspersonen worden toegekend. Elke Duitse burger krijgt bij de geboorte een 11-cijferig belasting-ID. Dit blijft hun hele leven geldig. Het belasting-ID zorgt ervoor dat belastingaangiften bij de juiste belastingplichtigen terechtkomen. Als iemand voor het eerst belastingaangifte doet of een bedrijf registreert, krijgt hij ook een belastingnummer voor zijn contacten met het belasting . Dit bestaat uit 13 cijfers in een standaardformaat dat in heel Duitsland geldt. Een persoon kan maar één belasting-ID hebben, maar kan in de loop van zijn leven meerdere belastingnummers krijgen. Een wijziging kan bijvoorbeeld nodig zijn als iemand verhuist naar een gebied dat onder de bevoegdheid van een ander belastingkantoor valt.

Het langetermijnplan in Duitsland is om het belastingnummer helemaal te vervangen door het belasting-ID, maar we weten nog niet wanneer dit gaat gebeuren.

Wanneer hebben bedrijven een btw-nummer nodig?

In principe heeft een bedrijf altijd een btw-nummer nodig als het zaken wil doen met bedrijven in andere EU-landen. Dit geldt voor de volgende situaties:

• Een bedrijf levert diensten of goederen aan een ander bedrijf binnen de interne markt van de EU (intracommunautaire levering)
  
• Een bedrijf koopt diensten of goederen binnen de interne markt van de EU (intracommunautaire verwerving).
  
• Een bedrijf levert iets volgens artikel 25b, lid 2, van de Duitse wet op de omzetbelasting (Umsatzsteuergesetz, afgekort UStG) (intracommunautaire driehoeksverrichtingen).
  
• Een bedrijf verstuurt of vervoert iets volgens artikel 6b, lid 1, punt 4, van de UStG (consignatieovereenkomst).
  

Bij intracommunautaire handel met bedrijven uit andere EU-lidstaten geldt de verleggingsregeling. Dit kan alleen goed werken als alle partijen een geldig btw-nummer hebben.

Wat is de verleggingsregeling?

Volgens de Duitse btw-wet (UStG) moeten bedrijven die goederen of diensten leveren de btw via facturen bij hun klanten innen en dit aan het belastingkantoor afdragen. Maar als goederen of diensten in het buitenland worden geleverd, wordt de belastingplicht omgekeerd via het verleggingsmechanisme.

In dit geval betaalt de ontvanger van de goederen of diensten – en niet de leverancier – de btw aan het belastingkantoor in zijn eigen land. Als je bedrijf goederen in het buitenland levert, zijn deze vrijgesteld van btw, dus hoef je geen btw op de factuur te vermelden. De ontvanger betaalt in plaats daarvan een aankoopbelasting (een vorm van btw) op de ontvangen goederen of diensten.

De volgende diensten vallen onder de verleggingsregeling:

• Leveringen van werken en goederen
  
• Bouwdiensten
  
• Schoonmaken van gebouwen
  
• Gas en elektriciteit leveren
  
• Telecommunicatiediensten
  
• Levering van computers, mobiele apparaten, tablets en andere elektronische apparaten
  
• Levering van goud
  

Andere gevallen staan in artikel 13b, lid 2, van de UStG.

De verleggingsregeling geldt alleen voor transacties tussen bedrijven (B2B) en niet voor goederen of diensten die aan particulieren worden geleverd. Kleine ondernemers zijn ook vrijgesteld van de verleggingsregeling. Bij goederen of diensten die vanuit het buitenland worden geleverd, zouden kleine ondernemers volgens de verleggingsregeling verplicht zijn om de btw aan het belastingkantoor af te dragen. Maar omdat ze dit niet als voorbelasting kunnen behandelen, zouden ze de btw zelf moeten betalen.

Wie heeft een btw-nummer nodig en wie niet?

Een btw-nummer is verplicht voor alle bedrijven die goederen of diensten verkopen aan zakelijke klanten in andere EU-landen, of deze van hen kopen. Daarnaast vragen online winkels die goederen verkopen aan zakelijke klanten vaak ook om een btw-nummer bij het afrekenen om een bestelling te kunnen verwerken.

Voor de volgende groepen is geen btw-nummer nodig:

• Vrije beroepen, zelfstandigen en ondernemers die alleen binnen Duitsland diensten leveren en afnemen
  
• Vrije beroepen, zelfstandigen en ondernemers die alleen grensoverschrijdend handel drijven met particulieren
  
• Kleine ondernemers die gebruikmaken van de vrijstelling voor kleine bedrijven
  

Waar moet het btw-nummer worden vermeld?

Het btw-nummer moet op facturen en in de juridische informatie op de websites van bedrijven staan. Het staat op facturen in plaats van het belastingnummer. Het btw-nummer van beide bedrijven moet op facturen voor intracommunautaire leveringen staan.

Als een bedrijf alleen in Duitsland actief is, hoeft op de factuur alleen het belastingnummer te worden vermeld. Omwille van de gegevensbescherming wordt echter aanbevolen om in plaats van het belastingnummer het btw-nummer te vermelden. Artikel 5 van de Duitse Telemediawet (Telemediengesetz, afgekort TMG) bepaalt ook dat het btw-nummer moet worden vermeld in de juridische informatie op websites, mits dit is toegekend. Bij het weglaten hiervan kan een waarschuwing worden gegeven.

Hoe vraag je een btw-nummer aan?

In Duitsland kun je een btw-nummer aanvragen als je een bedrijf start of later. Bij de oprichting van je bedrijf kun je een btw-nummer aanvragen door een vakje aan te vinken op het formulier dat je gebruikt om je voor belastingdoeleinden te registreren. In dat geval ontvang je het nummer automatisch per post. Als je bij de oprichting van je bedrijf geen btw-nummer hebt aangevraagd, kun je dit op elk moment aanvragen bij het Duitse Federale Centrale Belastingkantoor. Je kunt de aanvraag online of schriftelijk indienen.

• Online aanvraag
  Je kunt een btw-nummer aanvragen via het onlineformulier van de BZSt. De opgegeven gegevens worden dan vergeleken met de gegevens van het belastingkantoor. Als ze overeenkomen, krijg je je btw-nummer per post toegestuurd.

• Schriftelijke aanvraag
  Om een btw-nummer aan te vragen, stuur je een verzoek naar het Federale Centrale Belastingkantoor naar:

Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis

De aanvraag moet het volgende bevatten: naam en adres van de aanvrager, belastingnummer en de verantwoordelijke belastingdienst.

Hoe kun je een btw-nummer controleren?

Bij intracommunautaire leveringen van goederen en diensten is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de ontvanger van de goederen btw-plichtig is, vooral voordat er goederen of diensten btw-vrij worden geleverd. Anders moet het bedrijf dat ze levert de btw later zelf afdragen.

Sinds januari 2022 kunnen onjuiste btw-nummers ook leiden tot boetes van maximaal 50.000 euro. Dit betekent dat het van cruciaal belang is om het btw-nummer van nieuwe zakenpartners te controleren en regelmatig gekwalificeerde zoekopdrachten uit te voeren op opgeslagen btw-nummers. Een gekwalificeerde zoekopdracht omvat ook het controleren van de namen en adressen van buitenlandse bedrijven. Om je hierbij te helpen, kun je in Duitsland gebruikmaken van het btw-informatie-uitwisselingssysteem (VIES) van de Europese Commissie of contact opnemen met het Duitse federale centrale belastingkantoor.

Het [BTW-informatie-uitwisselingssysteem (VIES)](https://europa.eu/youreurope/business/taxation/vat/check-vat-number-vies/ "europa.eu | Check a VAT number (VIES) is een zoekmachine voor gegevens over bedrijven binnen de EU. Als het ingevoerde BTW-nummer klopt, zie je de registratiegegevens van het bedrijf. Als het BTW-nummer niet bestaat of niet goedgekeurd is voor internationale transacties, wordt het als ongeldig weergegeven.

Je kunt ook zoeken naar btw-nummers van buitenlandse bedrijven via het Duitse federale belastingkantoor. De online zoekfunctie is handig voor losse zoekopdrachten. Als je regelmatig meerdere btw-nummers moet controleren, kun je het proces automatiseren en een meervoudige zoekfunctie in je eigen softwaresysteem integreren.