Facturatiesoftware is ontworpen om facturen te genereren, verzenden en volgen. De software kan de communicatie met klanten verbeteren, ervoor zorgen dat facturen sneller in handen (en betaald) van klanten komen, en bijvoorbeeld belastingberekeningen en valutaconversies verwerken. De omzet van de markt voor factuurverwerkingssoftware werd in 2022 geschat op $ 22,0 miljard en zal naar verwachting in 2033 $ 25,3 miljard bedragen naarmate meer ondernemingen hun facturen automatiseren.

Facturatieaoftware kan de meeste ondernemingen ten goede komen, maar kan vooral nuttig zijn voor ondernemingen die met veel klanten werken of internationaal actief zijn. Hieronder leggen we uit welke voordelen facturatiesoftware ondernemingen oplevert, aan welke functies ze prioriteit moeten geven bij het kiezen van software en wat de kosten van deze technologie zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom hebben ondernemingen facturatiesoftware nodig?
  
• Hoe werkt facturatiesoftware?
  
• Wat zijn de voordelen van het gebruik van facturatiesoftware?
  
• Aan welke functies moet je prioriteit geven bij het kiezen van facturatiesoftware?
  
• Hoe integreert facturatiesoftware met boekhoudsystemen?
  
• Wat zijn de kosten verbonden aan facturatiesoftware?
  

Waarom hebben ondernemingen facturatiesoftware nodig?

Handmatige facturatie is een foutgevoelig, tijdrovend proces dat papierwerk, berekeningen en frequente follow-ups van klanten met zich meebrengt. Facturatiesoftware kan veel aspecten van het factuurproces automatiseren om transacties sneller, nauwkeuriger en gemakkelijker te verwerken te maken. De software kan binnen enkele seconden professionele facturen genereren, de status in real time volgen en herinneringen sturen naar klanten met achterstallige betalingen. Dit vermindert de administratieve last van de onderneming en verbetert de service voor klanten. Facturatiesoftware kan het ook gemakkelijker maken voor klanten om facturen te betalen, waardoor de klantervaring betyer wordt en de impact van vertraagde betalingen op de cashflow tot een minimum wordt beperkt.

Factuurplatforms kunnen in toenemende mate ook worden geïntegreerd met andere onderdelen van de bedrijfsvoering, waaronder boekhoudsoftware, projectmanagementtools en voorraadsystemen. Deze geavanceerde opties geven kleine ondernemingen, freelancers en gig-werkers toegang tot het soort geavanceerde financiële tracking dat ooit was voorbehouden aan grote ondernemingen met interne boekhoudafdelingen.

Hoe werkt facturatiesoftware?

Facturatiesoftware genereert, verzendt en volgt facturen. Veel software-opties kunnen ook betalingen verwerken en boekhoudkundige gegevens bijwerken wanneer betalingen binnenkomen. Stripe Invoicing is een uitgebreid platform dat factuur- en betaalprocessen integreert met andere bedrijfssystemen. Dit is hoe het werkt.

Een factuur maken

In de Stripe Dashboard kun je handmatig een factuur maken door te zoeken naar de klantgegevens, regelitems voor producten of diensten toe te voegen en betaalvoorwaarden op te geven, zoals vervaldatums en kortingen bij vroegtijdige betaling. Als je terugkerende facturen hebt, kun je het proces automatiseren. Ook is er ruimte voor personalisatie: je kunt je logo toevoegen, het kleurenschema aanpassen en van je factuur een verlengstuk van je merk maken.

De factuur verzenden

Zodra je factuur klaar is, kun je die rechtstreeks naar de klant sturen door een pdf of een link naar een gehoste factuurpagina te e-mailen. Dit is vooral handig voor ondernemingen die terugkerende of online transacties afhandelen. Deze gehoste pagina's zijn mobielvriendelijk en afgestemd op elk apparaat, zodat klanten hun facturen onderweg kunnen bekijken en betalen.

Betalingen ontvangen

Klanten kunnen rechtstreeks via de factuur betalen. Ze kunnen kiezen uit verschillende methoden, zoals creditcards, ACH (Automated Clearing House), bankoverschrijvingen en internationale opties (bijvoorbeeld een SEPA-incasso). Stripe handelt de backend af, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over valutaconversies of vertragingen bij de verwerking van betalingen. Zo kunnen klanten gemakkelijker en sneller betalen.

Tracking en follow-up

Stripe begint de factuur te volgen zodra deze is verzonden. Je weet of de klant heeft betaald en kunt automatische herinneringen voor onbetaalde facturen invoeren, zodat je geen vervelende e-mails of telefoontjes meer hoeft te plegen om betalingen te innen. Je kunt ook meldingen instellen wanneer betalingen binnenkomen.

Reconciliatie en rapportage

Wanneer een betaling op je bankrekening binnenkomt, koppelt Stripe deze automatisch aan de juiste factuur. Je krijgt ook toegang tot gedetailleerde rapporten en analyses, met informatie zoals welke klanten te laat betalen en welke betaalmethoden het populairst zijn. Dit soort inzichten kan helpen bij het dagelijkse beheer en de langetermijnstrategieën.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van facturatiesoftware?

Het gebruik van facturatiesoftware kan de manier veranderen waarop je je onderneming runt. Hier zijn enkele voordelen van het gebruik van facturatiesoftware.

Je bespaart tijd op belangrijke processen

Facturatiesoftware bespaart ondernemingen op verschillende manieren tijd: de software automatiseert berekeningen, maakt opgeslagen sjablonen voor terugkerende facturen, stelt automatische herinneringen in voor achterstallige betalingen en haalt klantinformatie op uit je database in plaats van afhankelijk te zijn van handmatige invoer.

Je beschermt het imago van je merk

Je factuur is een kans om een sterke, positieve indruk achter te laten bij klanten. Met facturatiesoftware kun je elk aspect van je factuur aanpassen: je logo, merkkleuren en de bijbehorende e-mail. Aan een gepolijste factuur kunnen je klanten zien dat je betrouwbaar bent, zodat ze eerder geneigd zijn je opnieuw te gebruiken.

Je houdt de status van je facturen bij

Met facturatiesoftware heb je in één oogopslag inzicht in de status van je facturen. Als een factuur achterstallig is, kan de software de klant namens jou een duwtje in de rug geven met een vriendelijke herinnering.

Je wordt sneller betaald

Bij veel platforms kun je betaalknoppen direct aan de factuur toevoegen, zodat klanten kunnen betalen met een creditcard, bankoverschrijving of Apple Pay zonder de pagina te verlaten. Dit betekent minder vertragingen en minder excuses voor achterstallige betalingen.

Fouten worden drastisch geminimaliseerd

Fouten op facturen kunnen je tijd en geld kosten. Als je vergeet een dienst toe te voegen, een korting verkeerd berekent of een factuur verstuurt met verouderde prijzen, kan dat leiden tot moeilijke gesprekken en vertragingen. Facturatiesoftware handelt het rekenwerk af en zorgt ervoor dat alle verplichte velden worden ingevuld, zodat je facturen elke keer correct zijn.

Je kunt je cashflow in goede banen leiden

Facturatiesoftware geeft je een duidelijk, actueel beeld van je cashflow. Je kunt facturen sorteren op status (betaald, onbetaald, achterstallig) en zien hoelang het meestal duurt voordat bepaalde klanten betalen. Dankzij dit soort duidelijkheid kun je betere beslissingen nemen over wanneer je navraag moet doen bij klanten of je betaaltermijnen moet aanpassen.

De software werkt met de technologie die je al gebruikt

De beste facturatiesoftware integreert met je andere systemen. Als je boekhoudsoftware zoals QuickBooks of Xero gebruikt, kun je je facturen zo instellen dat ze automatisch worden gesynchroniseerd, zodat je betalingen niet handmatig hoeft in te voeren. Facturatiesoftware kan ook worden gekoppeld aan je systeem voor Customer Relationship Management (CRM) of voorraadbeheer, zodat je geen klantgegevens of productinformatie opnieuw hoeft in te voeren.

De software groeit mee met je onderneming

Is je onderneming nog maar net van de grond, dan voelt het handmatig maken en versturen van facturen misschien niet als een groot ongemak. Maar naarmate je onderneming groeit, vermenigvuldigen die facturen zich. En dat geldt ook voor de moeite om ze bij te houden. Facturatiesoftware groeit met je mee en kan probleemloos bulkfacturen, terugkerende facturen en internationale betalingen verwerken, of je nu 5 of 500 klanten factureert.

Aan welke functies moet je prioriteit geven bij het kiezen van facturatiesoftware?

Geef bij facturatiesoftware prioriteit aan functies die aansluiten op de behoeften van je onderneming. Stripe Invoicing is een uitgebreid platform met een breed scala aan functies die gebruiksgemak combineren met krachtige automatisering en integraties. We zetten de inbegrepen functies op een rijtje en laten zien waarom ze belangrijk zijn voor je onderneming.

Flexibel facturen maken

Bij een flexibele benadering van je facturen kunnen ze professioneel, on-brand en op maat worden gemaakt voor je klantenbestand. Via Stripe Invoicing kun je facturen handmatig maken via het dashboard of automatisch met behulp van de Application Programming Interface (API), afhankelijk van je behoeften. Je profiteert van:

• Aanpasbare sjablonen met opties om logo's toe te voegen, kleuren aan te passen en gepersonaliseerde berichten op te nemen

• Regelitemopties om services en producten op te splitsen met aangepaste tarieven, belastingtarieven en kortingen

Geïntegreerde betaalopties

Hoe makkelijker het voor klanten is om jou te betalen, hoe sneller je betaald wordt. Een van de beste kenmerken van Stripe is de mogelijkheid om betaalopties direct in facturen op te nemen. Deze functie omvat:

• Meerdere betaalopties, zoals creditcards, ACH-overschrijvingen, digitale wallets (bijv. Apple Pay, Google Pay) en internationale opties (bijv. SEPA-incasso, iDEAL)

• Directe betaallinks of 'Nu betalen'-knoppen direct op de factuur

• Automatische reconciliatie van betalingen in boekhoudsystemen

Tracking en meldingen in real time

Tracking maakt een einde aan giswerk en helpt je bij het beheren van onbetaalde saldo's. Met Stripe Invoicing kun je het traject van een factuur volgen en weet je wanneer deze verzonden, betaald of achterstallig is. Let op updates van de betaalstatus en automatische herinneringen voor onbetaalde facturen.

Belasting- en compliancebeheer

Over fiscale compliance valt niet te onderhandelen en automatisering helpt kostbare fouten te voorkomen. De facturatiefuncties van Stripe hebben tools om de verwerking van belastingen te vereenvoudigen, zoals:

• De automatische berekening van omzetbelasting, belasting over de toegevoegde waarde (btw) of belasting op goederen en diensten (GST) door Stripe Tax op basis van de locatie van de klant

• Facturen die voldoen aan de lokale regelgeving en vereisten voor facturen (bijv. toevoeging van belasting-ID's, gespecificeerde uitsplitsingen)

• Ondersteuning voor meer dan 135 valuta's

Betaalvoorwaarden op maat

Met voorwaarden op maat vind je een goede balans tussen flexibiliteit en duidelijke grenzen voor betalingen. Klanten hebben andere voorwaarden. Met Stripe Invoicing kun je betaaldatums, kosten voor te late betaling en kortingen voor vroegtijdige betalingen op maat aanbieden.

Automatisering en terugkerende facturatie

Door de terugkerende facturatie te automatiseren, verminder je handmatig werk en kun je betalingen beter voorspellen. De facturatiefuncties van Stripe werken met Stripe Billing om terugkerende betalingen te verwerken. Het gaat om de volgende functies:

• Geautomatiseerde factuurschema's voor wekelijkse, maandelijkse of aangepaste factureringscycli

• Automatische inning van betalingen met behulp van opgeslagen betaalgegevens van klanten

• Automatische nieuwe pogingen bij mislukte betalingen

Rapportage en analyse

Dankzij de duidelijke inzichten kun je de bedrijfsfinanciën proactief beheren. Het Stripe Dashboard bevat gedetailleerde analyses over de prestaties van facturen, zoals:

• Verouderingsrapporten om achterstallige facturen in één oogopslag te vinden

• Betaaltrends (bijv. welke klanten consequent te laat betalen)

• Belastingoverzichten om belastingaangifte te vereenvoudigen

API-toegang en integraties

Integraties minimaliseren handmatige gegevensinvoer en houden je systemen verbonden. Met de API van Stripe Invoicing kun je workflows op maat bouwen en koppelen met andere tools in je stack, zoals:

• Boekhoudsoftware zoals QuickBooks of Xero

• CRM-systemen zoals Salesforce of HubSpot

• Technologie voor tijdregistratie, zoals Harvest of Toggl

Klantenportal

Een klantenportal verbetert de ervaring voor klanten en vermindert administratieve taken. Via de portal van Stripe kunnen klanten facturen beheren, hun betaalgeschiedenis bekijken en veilig betaalmethoden opslaan. Je profiteert van:

• Zelfserviceopties waarmee klanten facturen of ontvangstbewijzen kunnen downloaden zonder contact met je op te nemen

• Veilige opslag voor betalingen, zodat klanten hun kaartgegevens kunnen opslaan en sneller kunnen afrekenen

• Een proces voor het oplossen van betalingsgeschillen als deze zich voordoen

Schaalbaarheid en wereldwijde paraatheid

Je facturatiesoftware moet met je onderneming meegroeien. Stripe is gemaakt voor ondernemingen van elk formaat en biedt functies die met je meegroeien. Je profiteert van:

• Ondersteuning voor meerdere valuta's en talen voor internationale ondernemingen

• Functies op ondernemingsniveau, zoals bulkfacturen, geavanceerde fraudebescherming en teammachtigingen

• Transparante prijzen, zonder verborgen heffingen of onverwachte kosten

Hoe integreert facturatiesoftware met boekhoudsystemen?

Facturatiesoftware kan worden geïntegreerd met boekhoudsystemen om de facturatie en boekhouding te vereenvoudigen. Zo werkt het met Stripe Invoicing.

Automatische synchronisatie van transacties

Wanneer je een factuur verstuurt via Stripe en een klant betaalt deze, kan Stripe de betaalgegevens (bedrag, datum en betaler) automatisch delen met je boekhoudsoftware (bijv. QuickBooks, Xero). Stripe registreert de factuur als 'betaald' in zijn systeem en stuurt die gegevens naar je boekhoudplatform, waar ze worden ingedeeld als omzet. Je hoeft dus niet handmatig betaalgegevens in te voeren of bankafschriften met facturen te reconciliëren. Stripe en het boekhoudsysteem handelen deze taak voor je af.

Updates in real time

Stripe stuurt updates in real time naar je boekhoudsoftware. De status van een factuur (gedeeltelijk betaald, volledig betaald of achterstallig) is direct zichtbaar in je boekhouding. Zo blijft je administratie up-to-date zonder handmatige tracking, wat vooral handig is bij facturatie van grote volumes.

Integratie van belastingaangifte

Als je Stripe Tax gebruikt, wordt de belasting berekend op basis van de locatie van de klant en wordt die automatisch op de factuur vermeld. De software synchroniseert met je boekhoudsoftware om deze belastingbedragen te rapporteren.

Uniforme rekeningengrafiek

Stripe kan je factuurcategorieën toewijzen aan de rekeningengrafiek van je boekhoudsoftware. Bijvoorbeeld:

• Inkomsten uit adviesdiensten kunnen worden gelabeld als 'Adviesinkomsten'.

• De verkoop van fysieke goederen kan worden gelabeld als 'Productomzet'.

Zo categoriseert je boekhoudsysteem de inkomsten op de juiste manier, waardoor financiële rapporten nauwkeuriger en gemakkelijker te analyseren zijn.

Onkosten bijhouden en reconciliëren

Stripe koppelt betalingen automatisch aan de bijbehorende facturen, waardoor de reconciliatie in je boekhoudsysteem eenvoudiger wordt. Stripe geeft terugkerende uitgaven, zoals verwerkingskosten voor betalingen, als afzonderlijke regelitems door aan je boekhoudsoftware. Een factuur van € 1000 met Stripe verwerkingskosten van € 40 wordt bijvoorbeeld automatisch in je boeken opgenomen als € 1000 aan omzet en € 40 aan kosten.

Ondersteuning van meerdere valuta's

Als je onderneming facturen in meerdere valuta's verwerkt, worden betalingen door Stripe omgerekend naar je eigen valuta en gedeeld met je boekhoudsoftware. Stripe biedt een overzicht van de toegepaste betalingen en kosten, zodat je boekhoudsysteem de netto-inkomsten nauwkeurig weergeeft.

Aanpasbare gegevenssynchronisatie

Met de API van Stripe kun je aangeven hoe gegevens stromen tussen Stripe en je boekhoudsoftware. Je kunt bijvoorbeeld regels instellen om de facturen van specifieke klanten te taggen onder verschillende inkomstenstromen of rapporten aanpassen met metadata zoals klantregio's en productbeschrijvingen. Dit niveau van maatwerk helpt ondernemingen met complexe factureringsbehoeften of ondernemingen die sterk afhankelijk zijn van gegevensanalyse voor hun besluitvorming.

Terugbetalingen en aanpassingen

Stripe integreert terugbetalingen rechtstreeks in je boekhoudsysteem. Wanneer je een terugbetaling uitvoert voor een betaalde factuur, stelt Stripe je boekhoudplatform op de hoogte om de terugbetaling te verrekenen met de oorspronkelijke omzet. Terugbetalingen worden vaak over het hoofd gezien in handmatige boekhoudprocessen, wat kan leiden tot onnauwkeurige financiële administratie. Maar Stripe voorkomt dit door de workflow te automatiseren.

Nauwkeurige financiële rapporten

Stripe werkt met boekhoudprogramma's om rapporten te genereren, of je je nu richt op debiteuren, openstaande facturen of omzettrends. Als je boekhoudsoftware bijvoorbeeld maandelijkse winst- en verliesrapporten opstelt, verwerkt Stripe alle factuurgegevens zonder dat je regelitems dubbel hoeft te controleren.

Flexibele workflowautomatisering

Naarmate je onderneming groeit, weet je zeker dat je boekhoudsysteem gelijke tred houdt dankzij de integratie van Stripe. Je kunt het importeren en exporteren van bulkfactuurgegevens automatiseren, kant-en-klare sjablonen gebruiken voor scenario's met terugkerende facturatie en duizenden facturen synchroniseren zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties.

Wat zijn de kosten verbonden aan facturatiesoftware?

De verschillende opties voor facturatiesoftware hebben verschillende tariefmodellen en kosten waarmee je rekening moet houden. Stripe maakt gebruik van een pay-as-you-go-model, zodat je niet te veel betaalt voor functies die je niet gebruikt. Wat je betaalt, hangt af van hoeveel je factureert en de soorten betalingen die je verwerkt. We zetten de kosten van Stripe Invoicing voor je op een rijtje.

Factuurkosten

Stripe rekent een klein percentage per betaalde factuur. Je betaalt wanneer je factuur is betaald: er zijn geen kosten verbonden aan het maken of versturen van niet-betaalde facturen.

Kosten voor betalingsverwerking

Stripe verwerkt betalingen rechtstreeks via je facturen en brengt standaardkosten per transactie in rekening. Er worden extra kosten in rekening gebracht voor internationale kaartbetalingen en valutaomzettingen.

Terugkerende facturatiekosten

Stripe brengt verschillende bijbehorende kosten in rekening voor het versturen van herhaalde facturen voor abonnementen of doorlopende diensten. De exacte kosten hangen af van hoe je aanvullende tools configureert om abonnementsbetalingen te automatiseren.

Kosten voor facturen na betaling

Stripe brengt procentuele kosten in rekening op de totale transactie als je Stripe Checkout of Payment Links gebruikt voor eenmalige aankopen en besluit achteraf een factuur te versturen. Deze kosten kunnen op jou van toepassing zijn als je zowel e-commerce- als facturatieworkflows verwerkt.

Kosten van Stripe Tax

Stripe kan je belasting berekenen via Stripe Tax, dat omzetbelasting, btw of GST berekent op basis van de locatie van je klant en die toevoegt aan de factuur. Stripe brengt een kleine extra heffing in rekening voor Stripe Tax.