El software de facturación está diseñado para generar, enviar y hacer el seguimiento de facturas. Puede mejorar la comunicación con los clientes, hacer que las facturas lleguen a sus manos (y que se paguen) más rápido, y gestionar los cálculos de impuestos, las conversiones de divisas y mucho más. Los ingresos del mercado de software de procesamiento de facturas se valoraron en 22.000 millones de dólares estadounidenses en 2022 y se proyecta que alcancen los 25.300 millones de dólares estadounidenses para 2033 a medida que más empresas automaticen sus facturas.

El software de facturación puede beneficiar a la mayoría de las empresas, pero puede ser especialmente útil para aquellas que trabajan con muchos clientes u operan a nivel internacional. A continuación, explicamos cómo las empresas se pueden beneficiar de un software de facturación, qué funciones priorizar al elegir un software y los costes que conlleva adoptar esta tecnología.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Por qué necesitan las empresas un software de facturación?
  
• ¿Cómo funciona el software de facturación?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de facturación?
  
• ¿Qué funciones debes priorizar a la hora de elegir un software de facturación?
  
• ¿Cómo se integra el software de facturación con los sistemas contables?
  
• ¿Cuáles son los costes asociados con el software de facturación?
  

¿Por qué necesitan las empresas un software de facturación?

La facturación manual es un proceso largo y propenso a errores, que implica papeleo, cálculos y seguimientos frecuentes de los clientes. El software de facturación puede automatizar muchos aspectos del proceso de facturación para que las transacciones sean más rápidas, precisas y fáciles de realizar. Puede generar facturas profesionales en segundos, hacer un seguimiento de su estado en tiempo real y enviar recordatorios a los clientes con pagos atrasados. Esto disminuye la carga administrativa de la empresa al tiempo que mejora el servicio a los clientes. El software de facturación también facilita a los clientes el pago de facturas, creando una mejor experiencia para el cliente y minimizando el impacto de los pagos retrasados en el flujo de caja.

Cada vez más, las plataformas de facturación también pueden integrarse con otros aspectos de las operaciones empresariales, como el software de contabilidad, las herramientas de gestión de proyectos y los sistemas de inventario. Estas opciones avanzadas brindan a las pequeñas empresas, los trabajadores autónomos y los trabajadores independientes acceso al tipo de seguimiento financiero sofisticado que alguna vez estuvo reservado para las grandes empresas con departamentos de contabilidad internos.

¿Cómo funciona el software de facturación?

El software de facturación genera, envía y hace el seguimiento de las facturas. Muchas opciones de software también pueden procesar pagos y actualizar los registros contables a medida que llegan los pagos. Stripe Invoicing es una plataforma integral que incorpora procesos de facturación y pago y se integra con otros sistemas empresariales. Así es como funciona.

Crear una factura

En el Dashboard de Stripe, puedes crear una factura manualmente buscando los datos del cliente, añadiendo partidas para productos o servicios y especificando las condiciones de pago, como las fechas de vencimiento y los descuentos por pago adelantado. Si tienes facturas recurrentes, puedes automatizar el proceso. También hay espacio para la personalización: puedes añadir tu logotipo, ajustar la combinación de colores y hacer que tu factura sea una extensión de tu marca.

Envío de la factura

Una vez que tu factura esté lista, puedes enviar la factura directamente al cliente mediante un correo electrónico en PDF o un enlace a una página de facturas alojadas. Esto es particularmente útil para las empresas que manejan transacciones recurrentes o en línea. Estas páginas alojadas son aptas para dispositivos móviles y están optimizadas para cualquier dispositivo de forma que los clientes puedan ver y pagar sus facturas sobre la marcha.

Recibir pagos

Los clientes pueden pagar directamente mediante la factura. Pueden elegir entre varios métodos, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias de la cámara de compensación automatizada (ACH) y opciones internacionales (por ejemplo, adeudo directo SEPA). Stripe gestiona el back end para que no tengas que preocuparte por las conversiones de monedas ni los retrasos en el procesamiento de los pagos. Esto hace que sea más fácil para el cliente pagar y puede conducir a pagos más rápidos.

Seguimiento y acciones posteriores

Stripe comienza a rastrear la factura tan pronto como se envía. Sabrás si el cliente la ha pagado y podrás implementar recordatorios automáticos para facturas no pagadas, lo que eliminará la necesidad de tener que enviar correos electrónicos o hacer llamadas telefónicas para asegurarte de que se realicen los pagos. También puedes crear alertas cuando lleguen los pagos.

Conciliación y notificación

Cuando un pago entra en tu cuenta bancaria, Stripe lo asocia automáticamente a la factura correcta. También tiene acceso a informes y análisis detallados, con información como qué clientes están pagando tarde y qué métodos de pago son los más populares. Este tipo de información puede ayudar con la gestión diaria y las estrategias a largo plazo.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de facturación?

El uso de un software de facturación puede cambiar la forma en que gestionas tu empresa. Estos son algunos de los beneficios de usar un software de facturación.

Ahorra tiempo en los aspectos más importantes

El software de facturación ahorra tiempo a las empresas de varias maneras: automatiza los cálculos, crea plantillas guardadas para facturas recurrentes, establece recordatorios automáticos para los pagos atrasados y extrae la información del cliente de tu base de datos en lugar de depender de la entrada manual.

Protege tu imagen de marca

La factura es una oportunidad para dejar una impresión fuerte y positiva en tu cliente. El software de facturación te permite personalizar todos los aspectos de tu factura: tu logotipo, los colores de la marca y el correo electrónico que lo acompaña. Una factura pulida puede mostrar a tus clientes que eres digno de confianza y convencerles de que regresen en el futuro.

Hace un seguimiento del estado de la factura

El software de facturación te ofrece visibilidad del estado de la factura de un vistazo. Si una factura está vencida, el software puede avisar al cliente con un recordatorio amistoso en tu nombre.

Agiliza los pagos

Muchas plataformas te permiten añadir botones de pago directamente en la factura para que los clientes puedan pagar con tarjeta de crédito, transferencia bancaria o Apple Pay sin salir de la página. Esto significa menos retrasos y menos excusas para los pagos atrasados.

Minimiza drásticamente los errores

Los errores en las facturas pueden costarte tiempo y dinero. Olvidarte de incluir un servicio, calcular mal un descuento o enviar una factura con precios desactualizados puede dar lugar a conversaciones difíciles y retrasos. El software de facturación se encarga de los cálculos y garantiza que se completen todos los campos obligatorios para que sus facturas sean precisas en todo momento.

Ayuda a gestionar el flujo de efectivo

El software de facturación ofrece una imagen clara y actualizada de tu flujo de caja. Puedes ordenar las facturas por estado (pagada, no pagada, vencida) y ver cuánto tiempo suelen tardar en pagar ciertos clientes. Este tipo de claridad te ayuda a tomar mejores decisiones sobre cuándo hacer el seguimiento o cuándo ajustar las condiciones de pago.

Funciona con la tecnología que ya usas

El mejor software de facturación se integra con tus otros sistemas. Si utilizas un software de contabilidad como QuickBooks o Xero, puedes configurar tus facturas para que se sincronicen automáticamente con él, lo que te evita tener que introducir los pagos manualmente. El software de facturación también puede enlazarse con tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) o de gestión de inventario para que no tengas que volver a escribir los datos del cliente o la información del producto.

Crece con tu empresa

Cuando tu empresa es nueva, crear y enviar facturas manualmente puede no parecer un inconveniente importante. Pero a medida que tu negocio crece, esas facturas se multiplican y también lo hace el esfuerzo por realizar un seguimiento de ellas. El software de facturación crece contigo y puede gestionar fácilmente facturas masivas, facturación recurrente y pagos internacionales, tanto si facturas a 5 clientes como a 500.

¿Qué funciones debes priorizar a la hora de elegir un software de facturación?

Cuando elijas un software de facturación, prioriza las funciones que tengan sentido para las necesidades de tu negocio. Stripe Invoicing es una plataforma integral con una amplia gama de funciones que combinan la facilidad de uso con potentes automatizaciones e integraciones. Estas son las funciones incluidas y por qué son importantes para tu empresa.

Creación de facturas flexibles

La flexibilidad en la creación de facturas garantiza que tus facturas sean profesionales, acordes con tu marca y personalizadas para tu base de clientes. Stripe Invoicing te permite crear facturas manualmente a través del Dashboard o automáticamente usando su interfaz de programación de aplicaciones (API), según tus necesidades. Busca:

• Plantillas personalizables con opciones para añadir logotipos, ajustar colores e incluir mensajes personalizados

• Opciones de partida individual para desglosar servicios y productos con precios, tipos impositivos y descuentos personalizados.

Opciones de pago integradas

Cuanto más fácil sea para los clientes pagarte, más rápido recibirás los pagos. Una de las funciones más destacadas de Stripe es la capacidad de integrar opciones de pago directamente en las facturas. Esta función incluye:

• Varias opciones de pago, como tarjetas de crédito, transferencias ACH, carteras digitales (p. ej., Apple Pay, Google Pay) y opciones internacionales (p. ej., adeudo directo SEPA, iDEAL)

• Enlaces de pago instantáneos o botones «Pagar ahora» directamente en la factura

• Conciliación automática de pagos en sistemas contables

Seguimiento y notificaciones en tiempo real

El seguimiento elimina las conjeturas y te ayuda a gestionar los saldos no pagados. Con Stripe Invoicing, puedes hacer un seguimiento del recorrido de una factura: cuándo se envía, se paga o se retrasa. Busca actualizaciones del estado de los pagos y recordatorios automáticos para facturas no pagadas.

Gestión de impuestos y cumplimiento de la normativa fiscal

El cumplimiento de la normativa fiscal no es negociable y la automatización ayuda a evitar errores costosos. Las funciones de facturación de Stripe incluyen herramientas para simplificar la gestión de impuestos, tales como:

• Cálculo automático del impuesto de Stripe Tax para el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el valor añadido (IVA) o el impuesto sobre bienes y servicios (GST) en función de la ubicación del cliente

• Facturas que cumplan con las normativas y los requisitos locales en materia de facturación (p. ej., inclusión de ID fiscales, desgloses pormenorizados)

• Soporte en múltiples monedas: más de 135 divisas

Condiciones de pago personalizables

Las condiciones personalizadas te ayudan a equilibrar la flexibilidad para tus clientes con límites claros para los pagos. Los diferentes clientes requieren diferentes plazos, y Stripe Invoicing te permite personalizar las fechas de vencimiento, las comisiones por pagos atrasados y los descuentos por pagos adelantados.

Automatización y facturación recurrente

La automatización de la facturación recurrente reduce el trabajo manual y garantiza la previsibilidad de los pagos. Las funciones de invoicing de Stripe funcionan con Stripe Billing para procesar pagos recurrentes. Estas funciones incluyen:

• Programaciones de facturación automatizadas para ciclos de facturación semanales, mensuales o personalizados

• Cobro automático de pagos utilizando los datos de pago guardados del cliente

• Reintentos automáticos en caso de pagos fallidos

Elaboración de informes y análisis

La información clara te ayuda a gestionar las finanzas de tu empresa de forma proactiva. El Dashboard de Stripe incluye análisis detallados sobre el rendimiento de las facturas, como los siguientes:

• Informes de antigüedad para identificar de un vistazo las facturas vencidas

• Tendencias de pago (p. ej., qué clientes pagan con retraso habitualmente)

• Resúmenes de impuestos para simplificar la presentación de impuestos

Acceso a la API e integraciones

Las integraciones minimizan la entrada manual de datos y mantienen tus sistemas conectados. La API de Stripe Billing te permite crear flujos de trabajo personalizados y conectarte con otras herramientas de tu pila, como:

• Software de contabilidad como QuickBooks o Xero

• Sistemas CRM como Salesforce o HubSpot

• Tecnología de seguimiento del tiempo como Harvest o Toggl

Portal de clientes

Un portal de clientes mejora la experiencia de los clientes y reduce las tareas administrativas. El portal de Stripe permite a los clientes gestionar facturas, ver el historial de pagos y guardar los métodos de pago de forma segura. Busca:

• Opciones de autoservicio para que los clientes puedan descargar facturas o recibos sin tener que ponerse en contacto contigo.

• Almacenamiento seguro de pagos para que los clientes puedan guardar los datos de las tarjetas para acelerar el proceso de compra.

• Un proceso para resolver disputas de pago si surgen.

Escalabilidad y preparación para todo el mundo

Tu software de facturación debe crecer a medida que tu empresa crece. Stripe está diseñado para empresas de todos los tamaños, con funciones que escalan a medida que creces. Busca:

• Soporte en múltiples monedas e idioma para empresas globales

• Funciones de calidad empresarial, como facturación masiva, protección antifraude avanzada y permisos para equipos

• Precios transparentes, sin comisiones ocultas ni cargos sorpresa

¿Cómo se integra el software de facturación con los sistemas contables?

El software de facturación se integra con los sistemas de contabilidad para simplificar la facturación y la contabilidad. Funciona con Stripe Invoicing.

Sincronización automática de transacciones

Cuando envías una factura a través de Stripe y un cliente la paga, Stripe puede compartir automáticamente la información de pago (importe, fecha y pagador) con tu software de contabilidad (por ejemplo, QuickBooks, Xero). Stripe registra la factura como «pagada» en su sistema y envía esos datos a tu plataforma de contabilidad, donde se clasifican como ingresos. Esto significa que no necesitas introducir manualmente los datos de pago ni conciliar los extractos bancarios con las facturas: Stripe y el sistema de contabilidad se encargan de la tarea por ti.

Actualizaciones en tiempo real

Stripe envía actualizaciones a tu software de contabilidad en tiempo real. El estado de una factura (pagada parcialmente, totalmente pagada o vencida) se refleja inmediatamente en tus registros contables. Esto mantiene tus registros actualizados sin necesidad de seguimientos manuales, lo que resulta especialmente útil para facturas de gran volumen.

Integración de declaraciones fiscales

Si usas Stripe Tax, este calcula los impuestos según la ubicación del cliente y los incluye automáticamente en la factura. Se sincroniza con tu software de contabilidad para informar de estos importes fiscales.

Gráfico unificado de cuentas

Stripe puede asignar tus categorías de facturas al plan de cuentas de tu software de contabilidad. Por ejemplo:

• Los ingresos por servicios de consultoría se pueden etiquetar como «Beneficios por consultoría».

• Las ventas de bienes físicos se pueden etiquetar como «Ingresos por productos».

Esto garantiza que tu sistema contable organice los ingresos correctamente, lo que hace que los informes financieros sean más precisos y fáciles de analizar.

Seguimiento y conciliación de gastos

Stripe relaciona automáticamente los pagos con sus correspondientes facturas, lo que simplifica la conciliación en tu sistema contable. Stripe transfiere los gastos recurrentes, como las comisiones por procesamiento de pagos, como partidas individuales separadas a tu software de contabilidad. Por ejemplo, una factura de 1000 $ con una comisión de procesamiento de Stripe de 40 $ se registraría automáticamente en tus libros como 1000 $ de ingresos y 40 $ de gastos.

Soporte en múltiples divisas

Si tu empresa gestiona facturas en varias monedas, Stripe convierte los pagos a tu divisa local y comparte el monto convertido con tu software de contabilidad. Stripe proporciona un desglose del pago y las comisiones aplicadas para que tu sistema contable refleje con precisión los beneficios netos.

Sincronización de datos personalizable

La API de Stripe te permite especificar cómo fluirán los datos entre Stripe y tu software de contabilidad. Por ejemplo, puedes establecer normativas para etiquetar las facturas de clientes específicos en diferentes fuentes de ingresos o personalizar informes para que incluyan metadatos como regiones de clientes y descripciones de productos. Este nivel de personalización ayuda a las empresas con necesidades de facturación complejas o que dependen en gran medida del análisis de datos para la toma de decisiones.

Rembolsos y ajustes

Stripe integra los reembolsos directamente en tu sistema contable. Cuando emites un reembolso por una factura pagada, Stripe notifica a tu plataforma de contabilidad para registrar el reembolso contra los ingresos originales. Los rembolsos a menudo se pasan por alto en los procesos manuales de contabilidad, lo que puede dar lugar a registros financieros imprecisos, pero Stripe lo evita automatizando el flujo de trabajo.

Informes financieros precisos

Stripe trabaja con herramientas de contabilidad para generar informes, tanto si te centras en cuentas por cobrar como si lo haces en las facturas pendientes, o en la evolución de los ingresos. Por ejemplo, si tu software de contabilidad proporciona informes mensuales de pérdidas y ganancias, Stripe se asegura de que todos los datos de la factura estén contabilizados sin necesidad de que tengas que volver a comprobar las partidas.

Automatización flexible del flujo de trabajo

A medida que tu empresa crece, la integración de Stripe garantiza que tu sistema contable se mantenga al día. Puedes automatizar las importaciones y exportaciones masivas de datos de facturas, usar plantillas prediseñadas para escenarios de facturación recurrente y sincronizar miles de facturas sin que el rendimiento se vea afectado.

¿Cuáles son los costes asociados con un software de facturación?

Las diferentes opciones de software de facturación conllevan diferentes modelos de precios y comisiones a tener en cuenta. Stripe utiliza un modelo de pago por consumo, por lo que no estás pagando de más por funciones que no utilizas. En cambio, lo que pagas depende de cuánto facturas y de los tipos de pagos que procesas. Aquí tienes los costes asociados con Stripe Invoicing.

Comisiones de facturación

Cargos de Stripe un pequeño porcentaje por factura pagada. Se cobra cuando se paga la factura, y no hay ningún coste por crear o enviar facturas no pagadas.

Comisiones de procesamiento de pagos

Stripe procesa pagos directamente a través de tus facturas y cobra una comisión estándar por transacción. Se añade otra comisión por pagos con tarjetas internacionales y conversiones de divisas.

Comisiones de facturación recurrente

Stripe cobra comisiones asociadas diferentes por enviar facturas repetidas por suscripciones o servicios en curso. Las comisiones exactas dependen de cómo configures las herramientas adicionales para automatizar los pagos de las suscripciones.

Comisiones de la factura posteriores al pago

Stripe cobra una comisión porcentual sobre el total de la transacción si utilizas Stripe Checkout o Payment Links para compras puntuales y decides emitir una factura después. Esta comisión puede aplicarse a ti si gestionas tanto el comercio digital como los flujos de trabajo de facturación.

Comisiones de Stripe Tax

Stripe puede realizar cálculos de impuestos a través de Stripe Tax, que calcula el impuesto sobre las ventas, el IVA o el impuesto sobre bienes y servicios (GST) en función de la ubicación del cliente y lo añade a la factura. Stripe cobra una pequeña comisión complementaria por Stripe Tax.