I software di fatturazione sono progettati per generare, inviare e tenere traccia delle fatture. Possono migliorare la comunicazione con i clienti, far arrivare le fatture (e i pagamenti) più velocemente, gestire il calcolo delle imposte, le conversioni di valuta e altro ancora. Il fatturato del mercato dei software di elaborazione delle fatture è stato valutato a 22,0 miliardi di dollari nel 2022 e si prevede che raggiungerà i 25,3 miliardi di dollari entro il 2033 con un numero sempre maggiore di aziende che automatizzano le loro fatture.

I software di fatturazione possono essere utili per la maggior parte delle attività, ma lo sono in particolare per quelle che lavorano con molti clienti o che operano a livello internazionale. Di seguito viene illustrato come le attività possono trarre vantaggio da un software per la fatturazione, quali sono le funzionalità a cui dare priorità nella scelta del software e i costi legati all'adozione di questa tecnologia.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché le attività hanno bisogno di un software per la fatturazione?
  
• Come funzionano i software di fatturazione?
  
• Quali sono i vantaggi derivanti dall'utilizzo di un software di fatturazione?
  
• A quali funzionalità dovresti dare la priorità quando scegli un software di fatturazione?
  
• In che modo il software di fatturazione si integra con i sistemi di contabilità?
  
• Quali sono i costi associati ai software di fatturazione?
  

Perché le attività hanno bisogno di un software per la fatturazione?

La fatturazione manuale è un processo soggetto a errori e dispendioso in termini di tempo, che comporta scartoffie, calcoli e frequenti follow-up dei clienti. I software di fatturazione possono automatizzare molti aspetti del processo per rendere le transazioni più veloci, più accurate e più facili da elaborare. Sono in grado di generare fatture professionali in pochi secondi, monitorarne lo stato in tempo reale e inviare promemoria ai clienti con pagamenti scaduti. In questo modo si riduce l'onere amministrativo per l'attività, migliorando al contempo il servizio per i clienti. I software di fatturazione possono anche semplificare il pagamento delle fatture, migliorando l'esperienza del cliente e riducendo al minimo l'impatto dei ritardi nei pagamenti sul flusso di cassa.

Sono sempre più numerose le piattaforme per la fatturazione che si integrano anche con altri aspetti delle operazioni aziendali, tra cui i software di contabilità, gli strumenti di gestione dei progetti e i sistemi di inventario. Queste opzioni avanzate offrono alle piccole imprese, ai liberi professionisti e ai lavoratori della gig economy l'accesso a quel tipo di monitoraggio finanziario sofisticato un tempo riservato alle grandi aziende con reparti contabili interni.

Come funzionano i software di fatturazione?

Il software di fatturazione genera, invia e tiene traccia delle fatture. Molte opzioni software possono anche elaborare i pagamenti e aggiornare i record contabili man mano che i pagamenti arrivano. Stripe Invoicing è una piattaforma completa che incorpora i processi di fatturazione e pagamento e si integra con altri sistemi aziendali. Ecco come funziona.

Creazione di una fattura

Nella Dashboard Stripe puoi creare una fattura manualmente effettuando una ricerca dei dettagli del cliente, aggiungendo voci per prodotti o servizi e specificando i termini di pagamento, ad esempio le date di scadenza e gli sconti per il pagamento anticipato. Se hai fatture ricorrenti, puoi automatizzare il processo. C'è spazio anche per la personalizzazione: puoi aggiungere il tuo logo, definire la palette di colori e rendere la tua fattura un'estensione del tuo brand.

Invio della fattura

Una volta che la fattura è pronta, potrai inviarla direttamente al cliente tramite email con un PDF o un link alla pagina della fattura in hosting. Questa funzionalità è particolarmente utile per le attività che gestiscono transazioni online o ricorrenti. Queste pagine in hosting sono ottimizzate per i dispositivi mobili e per qualsiasi dispositivo, in modo che i clienti possano visualizzare e pagare le fatture ovunque si trovino.

Pagamento

I clienti possono pagare direttamente tramite la fattura. Possono scegliere tra svariati metodi, come carte di credito, bonifici bancari ACH (Automated Clearing House) e opzioni internazionali (come l'addebito diretto SEPA). Stripe gestisce il back-end, quindi non devi preoccuparti delle conversioni di valuta o dei ritardi nell'elaborazione dei pagamenti. In tal modo i clienti sono agevolati nell'effettuare i pagamenti, che potranno quindi essere più veloci.

Monitoraggio e follow-up

Stripe inizia a monitorare la fattura non appena viene inviata. Saprai se il cliente ha pagato e potrai implementare promemoria automatici per le fatture non pagate, eliminando la necessità di inviare fastidiose email o di fare telefonate spiacevoli per richiedere il pagamento. Puoi anche creare degli avvisi per ogni pagamento ricevuto.

Riconciliazione e reportistica

Quando un pagamento viene accreditato sul tuo conto bancario, Stripe lo associa automaticamente alla fattura corretta. Hai anche accesso a report e analisi dettagliati, con informazioni che riguardano ad esempio quali clienti stanno pagando in ritardo e quali metodi di pagamento sono più popolari. Questo tipo di informazioni può aiutarti nella gestione quotidiana e nelle strategie a lungo termine.

Quali sono i vantaggi derivanti dall'utilizzo di un software di fatturazione?

Un software di fatturazione può cambiare il modo in cui gestisci la tua attività. Ecco alcuni dei vantaggi derivanti dall'utilizzo dei software di fatturazione.

Ti fanno risparmiare tempo

I software di fatturazione consentono alle attività di risparmiare tempo in diversi modi: automatizzano i calcoli, creano modelli salvati per le fatture ricorrenti, generano promemoria automatici in caso di pagamenti in ritardo ed estraggono le informazioni sui clienti dal database invece di affidarsi all'inserimento manuale.

Proteggono l'immagine del tuo brand

La fattura è un'opportunità per lasciare al cliente un'immagine di te forte e positiva. I software di fatturazione ti consentono di personalizzare ogni aspetto della tua fattura: il logo, i colori del brand e l'email che l'accompagna. Una fattura bella e ordinata può mostrare ai tuoi clienti che sei affidabile e convincerli a tornare in futuro.

Tengono traccia dello stato della fattura

I software di fatturazione ti permettono di vedere chiaramente lo stato della fattura. Se una fattura è scaduta, il software può avvisare il cliente con un promemoria amichevole per tuo conto.

Velocizzano i pagamenti

Molte piattaforme consentono di aggiungere i pulsanti di pagamento direttamente nella fattura così i clienti potranno pagare con carta di credito, bonifico bancario o Apple Pay senza uscire dalla pagina. Ciò significa meno ritardi e meno scuse per i pagamenti in ritardo.

Riducono drasticamente gli errori

Gli errori nelle fatture possono costare tempo e denaro. Dimenticare di includere un servizio, calcolare male uno sconto o inviare una fattura basate su tariffari obsoleti può portare a conversazioni difficili e ritardi. I software di fatturazione gestiscono i calcoli e si assicurano che tutti i campi obbligatori siano compilati in modo che le fatture siano sempre accurate.

Aiutano a gestire il flusso di cassa

I software di fatturazione offrono un quadro chiaro e aggiornato del flusso di cassa. Puoi ordinare le fatture in base allo stato (pagate, non pagate, scadute) e vedere quanto tempo impiegano in genere determinati clienti a pagare. Questo livello di chiarezza ti aiuta a prendere decisioni migliori su quando intervenire o quando modificare i termini di pagamento.

Funzionano con la tecnologia che utilizzi già

Il software per la fatturazione migliore è quello che si integra con gli altri tuoi sistemi. Se utilizzi un software di contabilità come QuickBooks o Xero, puoi configurare la sincronizzazione automatica delle fatture, evitando così di dover inserire manualmente i pagamenti. Il software di fatturazione può anche collegarsi al tuo sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o di gestione dell'inventario, in modo da non dover ridigitare i dati del cliente o le informazioni sui prodotti.

Crescono con la tua attività

Se hai una nuova attività, creare e inviare manualmente le fatture potrebbe non sembrare un grosso inconveniente. Ma man mano che l'attività cresce, queste fatture si moltiplicano e aumenta anche lo sforzo per tenerne traccia. Il software di fatturazione cresce con te ed è in grado di gestire con facilità fatture in blocco, addebiti ricorrenti e pagamenti internazionali sia per 5 che per 500 clienti.

A quali funzionalità dovresti dare la priorità quando scegli un software di fatturazione?

Quando scegli un software di fatturazione, dai la priorità alle funzionalità di cui la tua attività ha davvero bisogno. Stripe Invoicing è una piattaforma completa con un'ampia gamma di funzionalità che combinano la facilità d'uso a potenti opzioni di automazione e integrazioni. Ecco le funzionalità incluse e perché sono importanti per la tua attività.

Creazione flessibile delle fatture

La flessibilità di creazione garantisce che le tue fatture siano professionali, in linea con il brand e personalizzate per la tua clientela. Stripe Invoicing ti consente di creare fatture manualmente tramite la Dashboard o automaticamente utilizzando l'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API), a seconda delle tue esigenze. Cerca:

• Modelli personalizzabili con opzioni per aggiungere loghi, modificare i colori e includere messaggi personalizzati

• Opzioni di voci riga per suddividere i servizi e i prodotti con prezzi, aliquote fiscali e sconti personalizzati

Opzioni di pagamento integrate

Più è facile per i clienti pagare, più velocemente riceverai i pagamenti. Una delle caratteristiche distintive di Stripe è la possibilità di integrare le opzioni di pagamento direttamente nelle fatture. Questa funzionalità include:

• Molteplici opzioni di pagamento, come carte di credito, bonifici ACH, wallet (ad esempio Apple Pay, Google Pay) e opzioni internazionali (ad esempio, addebito diretto SEPA, iDEAL)

• Link di pagamento istantanei o pulsanti "Paga ora" direttamente sulla fattura

• Riconciliazione automatica dei pagamenti nei sistemi contabili

Monitoraggio e notifiche in tempo reale

Grazie al monitoraggio non si procede per congetture e i saldi non pagati possono essere gestiti al meglio. Con Stripe Invoicing puoi monitorare il percorso di una fattura, dall'invio fino al pagamento o alla scadenza. Prediligi soluzioni con aggiornamenti sullo stato dei pagamenti e i promemoria automatici per le fatture non pagate.

Gestione fiscale e della conformità

La conformità fiscale non è negoziabile e l'automazione aiuta a evitare errori costosi. Le funzionalità di fatturazione di Stripe includono strumenti per semplificare la gestione delle imposte, tra cui:

• Calcolo automatico delle imposte di Stripe Tax per l'imposta sulle vendite, l'imposta sul valore aggiunto (IVA) o l'imposta sui beni e servizi (GST) in base a dove risiede il cliente

• Fatture conformi ai regolamenti e ai requisiti locali in materia di fatturazione (ad esempio, aggiunta di ID fiscali, voci dettagliate)

• Supporto multivaluta per oltre 135 valute

Termini di pagamento personalizzabili

I termini personalizzati ti aiutano a bilanciare la flessibilità per i clienti con limiti chiari per i pagamenti. Clienti diversi richiedono termini diversi e Stripe Invoicing ti consente di personalizzare le date di scadenza, le penali per i pagamenti scaduti e gli sconti per i pagamenti anticipati.

Automazione e addebiti ricorrenti

L'automazione degli addebiti ricorrenti riduce il lavoro manuale e garantisce pagamenti prevedibili. Le funzionalità di fatturazione di Stripe funzionano con Stripe Billing per elaborare i pagamenti ricorrenti. Queste caratteristiche includono:

• Pianificazione automatizzata delle fatture per cicli di addebito settimanali, mensili o personalizzati

• Riscossione automatica dei pagamenti utilizzando i dati di pagamento salvati del cliente

• Ripetizione automatica dei tentativi in caso di pagamenti non andati a buon fine

Reportistica e analisi

Informazioni chiare ti aiutano a gestire le finanze della tua attività in modo proattivo. La Dashboard Stripe include analisi dettagliate sulle prestazioni delle fatture, come ad esempio:

• Scadenziari per riconoscere immediatamente le fatture scadute

• Tendenze di pagamento (ad esempio, quali clienti pagano sempre in ritardo)

• Riepiloghi fiscali per semplificare la dichiarazione delle imposte

Accesso alle API e integrazioni

Le integrazioni riducono al minimo l'inserimento manuale dei dati e mantengono i sistemi connessi. L'API di Stripe Invoicing consente di creare flussi di lavoro personalizzati e di connetterti agli altri strumenti che usi, come:

• Software di contabilità, come QuickBooks o Xero

• Sistemi CRM, come Salesforce o HubSpot

• Tecnologia di monitoraggio del tempo, come Harvest o Toggl

Portale clienti

Il portale clienti migliora l'esperienza per i clienti e riduce il carico di lavoro amministrativo. Il portale di Stripe consente ai clienti di gestire le fatture, visualizzare la cronologia dei pagamenti e salvare i metodi di pagamento in modo sicuro. Cerca:

• Opzioni self-service che permettano ai clienti di scaricare fatture o ricevute senza contattarti

• Archiviazione sicura dei pagamenti in modo che i clienti possano memorizzare i dati delle carte per pagamenti più rapidi

• Una procedura per risolvere eventuali contestazioni di pagamento

Scalabilità e preparazione globale

Il software di fatturazione che scegli deve crescere con la tua attività. Stripe è una soluzione pensata per attività di qualsiasi dimensione, con funzionalità che crescono di pari passo con la crescita della tua azienda. Cerca:

• Supporto multivaluta e multilingua per le attività che operano a livello internazionale

• Funzionalità di livello aziendale come la fatturazione in blocco, la protezione avanzata dalle frodi e le autorizzazioni dei team

• Prezzi trasparenti, senza costi nascosti o addebiti a sorpresa

In che modo il software di fatturazione si integra con i sistemi di contabilità?

Il software di fatturazione si integra con i sistemi di contabilità per semplificare le procedure di addebito e tenuta dei registri. Ecco come funziona Stripe Invoicing.

Sincronizzazione automatica delle transazioni

Quando invii una fattura tramite Stripe e un cliente la paga, Stripe può condividere automaticamente i dettagli del pagamento (importo, data e pagatore) con il tuo software di contabilità (ad esempio, QuickBooks o Xero). Stripe registra la fattura come "pagata" nel proprio sistema e invia questi dati alla tua piattaforma di contabilità, dove vengono classificati come ricavi. Ciò significa che non devi inserire manualmente i dati dei pagamenti o riconciliare gli estratti conto bancari con le fatture: Stripe e il sistema di contabilità gestiscono le operazioni per te.

Aggiornamenti in tempo reale

Stripe invia aggiornamenti al tuo software di contabilità in tempo reale. Lo stato di una fattura (parzialmente pagata, completamente pagata o scaduta) si riflette immediatamente nei tuoi registri contabili. In questo modo i registri vengono mantenuti aggiornati senza dover eseguire il monitoraggio manuale, il che è particolarmente utile per chi emette molte fatture.

Integrazione della reportistica fiscale

Stripe Tax calcola le imposte in base al Paese del cliente e le include automaticamente nella fattura. Si sincronizza con il tuo software di contabilità per la rendicontazione degli importi delle imposte.

Piano dei conti unificato

Stripe può associare le categorie di fatture al piano dei conti del software di contabilità. Per esempio:

• I ricavi da servizi di consulenza possono essere etichettati come "Reddito da consulenza".

• Le vendite di beni fisici possono essere contrassegnate come "Ricavi da vendita prodotto".

Ciò garantisce che il tuo sistema contabile organizzi correttamente le entrate, il che rende i report finanziari più accurati e facili da analizzare.

Monitoraggio e riconciliazione delle spese

Stripe associa automaticamente i pagamenti alle fatture corrispondenti, il che semplifica la riconciliazione nel sistema di contabilità. Stripe trasferisce le spese ricorrenti, come le commissioni per l'elaborazione dei pagamenti, come voci separate al tuo software di contabilità. Ad esempio, una fattura di 1.000 $ con una commissione di elaborazione Stripe di 40 $ viene registrata automaticamente nei libri contabili come 1.000 $ di ricavi e 40 $ di spese.

Supporto multivaluta

Se la tua attività gestisce fatture in più valute, Stripe converte i pagamenti nella tua valuta locale e condivide l'importo convertito con il tuo software di contabilità. Stripe fornisce una descrizione dettagliata dei pagamenti e delle commissioni applicate in modo tale che il tuo sistema contabile riporti con precisione l'utile netto.

Sincronizzazione dei dati personalizzabile

L'API di Stripe ti consente di definire il modo in cui i dati fluiscono tra Stripe e il tuo software di contabilità. Ad esempio, puoi impostare regole per etichettare le fatture di clienti specifici in flussi di ricavi diversi o personalizzare i report in modo da includere metadati come le aree geografiche dei clienti e le descrizioni dei prodotti. Questo livello di personalizzazione è utile alle attività con esigenze di addebito complesse o che, per prendere decisioni, si basano molto sull'analisi dei dati.

Rimborsi e rettifiche

Stripe integra i rimborsi direttamente nel tuo sistema contabile. Ogni volta che emetti un rimborso per una fattura pagata, Stripe invia una notifica alla tua piattaforma di contabilità per registrare il rimborso rispetto ai ricavi originali. I rimborsi vengono spesso trascurati nelle procedure contabili manuali, il che può portare a registrazioni finanziarie imprecise, ma Stripe previene questo problema automatizzando il flusso di lavoro.

Report finanziari accurati

Stripe utilizza gli strumenti di contabilità per generare report sia che ti stia occupando di contabilità clienti, di fatture in sospeso o di tendenze dei ricavi. Ad esempio, se il tuo software di contabilità fornisce report mensili di profitti e perdite, Stripe garantisce la contabilizzazione di tutti i dati delle fatture senza dover ricontrollare le voci riga.

Automazione flessibile del flusso di lavoro

Man mano che la tua attività cresce, l'integrazione di Stripe garantisce che il tuo sistema contabile sia sempre al passo. Puoi automatizzare l'importazione e l'esportazione dei dati delle fatture in blocco, utilizzare modelli preintegrati per scenari di addebito ricorrente e sincronizzare migliaia di fatture senza compromettere le prestazioni.

Quali sono i costi associati ai software di fatturazione?

I vari software per la fatturazione prevedono diversi modelli di prezzo e commissioni da prendere in considerazione. Stripe utilizza un modello a consumo, quindi non dovrai pagare più del dovuto per funzionalità che non usi. Al contrario, l'importo che paghi dipende dall'importo che fatturi e dalle tipologie di pagamenti che elabori. Ecco i costi associati a Stripe Invoicing.

Commissioni per la fatturazione

Stripe addebita una piccola percentuale per ogni fattura pagata. L'importo ti viene addebitato nel momento in cui la fattura viene pagata e non sono previsti costi per creare o inviare fatture non pagate.

Commissioni di elaborazione dei pagamenti

Stripe elabora i pagamenti direttamente tramite le tue fatture e addebita una commissione standard per transazione. Un'altra commissione viene aggiunta per i pagamenti con carte internazionali e le conversioni di valuta.

Commissioni per addebiti ricorrenti

Stripe addebita commissioni associate diverse per l'invio di fatture ripetute per abbonamenti o servizi continuativi. Le commissioni esatte dipendono da come configuri gli strumenti aggiuntivi per automatizzare i pagamenti degli abbonamenti.

Commissioni per fatture successive al pagamento

Stripe addebita una commissione in percentuale sul totale della transazione se utilizzi Stripe Checkout o Payment Links per acquisti una tantum e decidi di emettere la fattura successivamente. Questa commissione potrebbe essere applicata a te se sei tu a gestire sia il flusso di lavoro dell'e-commerce che quello di emissione delle fatture.

Commissioni di Stripe Tax

Stripe può gestire il calcolo delle imposte tramite Stripe Tax, che calcola l'imposta sulle vendite, l'IVA o la GST in base a dove si trova il cliente e la aggiunge alla fattura. Stripe addebita una piccola commissione aggiuntiva per Stripe Tax.