Un software de facturación está diseñado para generar y enviar facturas, y hacer un seguimiento de ellas. Puede mejorar la comunicación con el cliente, hacer que las facturas lleguen a las manos de los clientes (y que se paguen) más rápido y gestionar los cálculos de impuestos, las conversiones de monedas y mucho más. Los ingresos del mercado de software de procesamiento de facturas se valoraron en 22.000 millones de dólares en 2022, y se prevé que alcancen los 25.300 millones de dólares para 2033 a medida que más empresas automaticen sus facturas.

Un software de facturación puede beneficiar a la mayoría de las empresas, pero puede ser especialmente útil para aquellas que trabajan con muchos clientes u operan a nivel internacional. A continuación, explicaremos cómo las empresas pueden beneficiarse de un software de facturación, qué funciones priorizar al elegir un software y los costos que implica la adopción de esta tecnología.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Por qué las empresas necesitan un software de facturación?
  
• ¿Cómo funciona un software de facturación?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de facturación?
  
• ¿Qué funcionalidades debes priorizar a la hora de elegir un software de facturación?
  
• ¿Cómo se integra el software de facturación con los sistemas contables?
  
• ¿Cuáles son los costos asociados con un software de facturación?
  

¿Por qué las empresas necesitan un software de facturación?

La facturación manual es un proceso largo y propenso a errores, que implica papeleo, cálculos y seguimientos frecuentes de los clientes. El software de facturación puede automatizar muchos aspectos del proceso de facturación para que las transacciones sean más rápidas, precisas y fáciles de procesar. Puede generar facturas profesionales en segundos, realizar un seguimiento de su estado en tiempo real y enviar recordatorios a los clientes con pagos atrasados. Esto disminuye la carga administrativa de la empresa al tiempo que mejora el servicio a los clientes. El software de facturación también puede facilitar a los clientes el pago de facturas y crea una mejor experiencia de cliente y minimiza el efecto de los pagos retrasados en el flujo de caja.

Cada vez más, las plataformas de facturación también pueden integrarse con otros aspectos de las operaciones comerciales, incluidos el software contable, las herramientas de gestión de proyectos y los sistemas de inventario. Estas opciones avanzadas brindan a las pequeñas empresas y a los trabajadores independientes acceso al tipo de seguimiento financiero sofisticado que antes estaba reservado para las grandes empresas con departamentos de contabilidad internos.

¿Cómo funciona el software de facturación?

El software de facturación genera y envía facturas, y realiza un seguimiento de ellas. Muchas opciones de software también pueden procesar pagos y actualizar los registros contables a medida que llegan los pagos. Stripe Invoicing es una plataforma completa que incorpora procesos de facturación y pago, y se integra con otros sistemas empresariales. Así es como funciona.

Creación de una factura

En el Dashboard de Stripe, puedes crear una factura manualmente, buscar los detalles del cliente, agregar ítems de factura para productos o servicios y especificar las condiciones de pago, como las fechas de vencimiento y los descuentos por pronto pago. Si tienes facturas recurrentes, puedes automatizar el proceso. También hay espacio para la personalización: puedes agregar tu logotipo, ajustar la combinación de colores y hacer que tu factura sea una extensión de tu marca.

Envío de la factura

Una vez que tu factura esté lista, puedes hacerle llegar la factura directamente al cliente mediante el envío por correo electrónico de un archivo PDF o un enlace a una página de facturas alojadas. Esto es particularmente útil para las empresas que manejan transacciones recurrentes o en línea. Estas páginas alojadas son compatibles con dispositivos móviles y se adaptan a cualquier dispositivo para que los clientes puedan ver y pagar sus facturas en todo momento.

Recepción de pagos

Los clientes pueden pagar directamente a través de la factura. Pueden elegir entre varios métodos, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) y opciones internacionales (por ejemplo, débito directo SEPA). Stripe se encarga del back-end para que no tengas que preocuparte por las conversiones de monedas o los retrasos en el procesamiento de los pagos. Esto hace que sea más fácil para el cliente pagar y puede conducir a pagos más rápidos.

Seguimientos

Stripe comienza a realizar un seguimiento de la factura tan pronto como se envía. Sabrás si el cliente la ha pagado y puedes implementar recordatorios automáticos para facturas impagas, lo que elimina la necesidad de correos electrónicos o llamadas telefónicas incómodas para perseguir pagos. También puedes crear alertas para cuando lleguen los pagos.

Conciliación y presentación de informes

Cuando un pago ingresa en tu cuenta bancaria, Stripe lo asocia automáticamente con la factura correcta. También obtienes acceso a informes y análisis detallados, con información como qué clientes están pagando tarde y qué métodos de pago son los más populares. Este tipo de información puede ayudar con la gestión diaria y las estrategias a largo plazo.

¿Cuáles son las ventajas de usar un software de facturación?

El uso de un software de facturación puede cambiar la forma en que administras tu empresa. Estas son algunas de las ventajas de utilizar un software de facturación.

Te permite ahorrar tiempo donde más importa

El software de facturación permite ahorrar tiempo a las empresas de varias maneras: automatiza los cálculos, crea plantillas guardadas para facturas recurrentes, establece recordatorios automáticos para pagos atrasados y extrae la información del cliente de su base de datos en lugar de depender de la entrada manual.

Protege la imagen de tu marca

Tu factura es una oportunidad para dejar una impresión fuerte y positiva en tu cliente. El software de facturación te permite personalizar todos los aspectos de tu factura: tu logotipo, los colores de la marca y el correo electrónico que la acompaña. Una factura más profesional puede mostrarles a tus clientes que eres digno de confianza y convencerlos de que regresen en el futuro.

Realiza un seguimiento del estado de las facturas

El software de facturación te permite ver el estado de las facturas rápidamente. Si una factura está vencida, el software puede enviar un recordatorio amistoso en tu nombre.

Agiliza los pagos

Muchas plataformas te permiten agregar botones de pago directamente a la factura para que los clientes puedan pagar con tarjeta de crédito, transferencia bancaria o Apple Pay sin salir de la página. Esto significa menos retrasos y menos excusas para los pagos atrasados.

Minimiza drásticamente los errores

Los errores en las facturas pueden costarte tiempo y dinero. Olvidarse de incluir un servicio, calcular mal un descuento o enviar una factura con precios desactualizados puede dar lugar a conversaciones difíciles y demoras. El software de facturación se encarga de los cálculos y se asegura de que se completen todos los campos obligatorios para que tus facturas sean precisas en todo momento.

Te ayuda a gestionar el flujo de caja

El software de facturación te da una imagen clara y actualizada de tu flujo de caja. Puedes ordenar las facturas por estado (pagadas, impagas, vencidas) y ver cuánto tiempo suelen tardar ciertos clientes en pagar. Este tipo de claridad te ayuda a tomar mejores decisiones respecto de cuándo hacer un seguimiento o cuándo ajustar las condiciones de pago.

Funciona con la tecnología que ya usas

El mejor software de facturación se integra con tus otros sistemas. Si usas un software contable como QuickBooks o Xero, puedes configurar tus facturas para que se sincronicen automáticamente con él, lo que te evita tener que ingresar los pagos manualmente. El software de facturación también puede vincularse a tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) o de gestión de inventario para que no tengas que volver a escribir los datos del cliente o la información del producto.

Se adapta a tu empresa

Cuando tu empresa es nueva, crear y enviar facturas manualmente puede no parecer un inconveniente importante. Pero, a medida que tu empresa crece, esas facturas se multiplican, y también lo hace el esfuerzo por realizar un seguimiento de ellas. El software de facturación crece contigo y puede gestionar fácilmente facturas masivas, facturación recurrente y pagos internacionales, tanto si facturas a 5 clientes como a 500.

¿Qué características debes priorizar al elegir un software de facturación?

Cuando elijas un software de facturación, prioriza las funcionalidades que resultan útiles para las necesidades de tu empresa. Stripe Invoicing es una plataforma integral con una amplia gama de funcionalidades que combinan la facilidad de uso con potentes automatizaciones e integraciones. A continuación explicamos las funcionalidades incluidas y por qué son importantes para tu empresa.

Creación flexible de facturas

La flexibilidad en la creación de facturas garantiza que tus facturas sean profesionales, acordes con la marca y personalizadas para tu base de clientes. Stripe Invoicing te permite crear facturas manualmente a través del Dashboard o automáticamente usando su interfaz de programación de aplicaciones (API), según tus necesidades. Estas son algunas características que debes buscar:

• Plantillas personalizables con opciones para agregar logotipos, ajustar colores e incluir mensajes personalizados.

• Opciones de partidas para desglosar servicios y productos con precios, tasas impositivas y descuentos personalizados.

Opciones de pago integradas

Cuanto más fácil sea para los clientes pagarte, más rápido recibirás los pagos. Una de las funcionalidades más destacadas de Stripe es la capacidad de integrar opciones de pago directamente en las facturas. Esta funcionalidad incluye lo siguiente:

• Múltiples opciones de pago, como tarjetas de crédito, transferencias ACH, carteras digitales (p. ej., Apple Pay, Google Pay) y opciones internacionales (p. ej., débito directo SEPA, iDEAL).

• Enlaces de pago instantáneos o botones «Paga ahora» directamente en la factura.

• Conciliación automática de pagos en sistemas contables.

Seguimiento y notificaciones en tiempo real

El seguimiento elimina las conjeturas y te ayuda a gestionar los saldos impagos. Con Stripe Invoicing, puedes hacer un seguimiento del recorrido de una factura, el momento en que se envía, se paga o está vencida. Busca actualizaciones del estado de los pagos y recordatorios automáticos de facturas impagas.

Gestión fiscal y de cumplimiento de la normativa

El cumplimiento de la normativa fiscal no es negociable, y la automatización ayuda a evitar errores costosos. Las funcionalidades de facturación de Stripe incluyen herramientas para simplificar la gestión de impuestos, tales como las siguientes:

• Cálculo automático de impuestos mediante Stripe Tax para el impuesto sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) o el impuesto sobre bienes y servicios (GST) según la ubicación del cliente.

• Facturas que cumplen con las normativas y los requisitos locales de facturación (p. ej., agregar identificaciones fiscales, desgloses detallados).

• Compatibilidad con múltiples monedas para más de 135 monedas.

Condiciones de pago personalizables

Las condiciones personalizadas te ayudan a equilibrar la flexibilidad para tus clientes con límites claros para los pagos. Los clientes exigen condiciones diferentes, y Stripe Invoicing te permite personalizar las fechas de vencimiento, los recargos por pagos vencidos y los descuentos por pagos anticipados.

Automatización y facturación recurrente

La automatización de la facturación recurrente reduce el trabajo manual y garantiza pagos predecibles. Las funcionalidades de facturación de Stripe son compatibles con Stripe Billing para procesar pagos recurrentes. Estas funcionalidades incluyen las siguientes:

• Calendarios de facturas automatizados para ciclos de facturación semanales, mensuales o personalizados.

• Cobro automático de pagos utilizando los datos de pago del cliente guardados.

• Reintentos automáticos en caso de pagos fallidos.

Informes y análisis

Una visión clara te ayuda a gestionar las finanzas de tu empresa de forma proactiva. El Dashboard de Stripe incluye análisis detallados sobre el rendimiento de las facturas, como los siguientes:

• Informes de antigüedad para identificar facturas vencidas rápidamente.

• Tendencias de pago (p. ej., qué clientes pagan con retraso constantemente).

• Resúmenes de impuestos para simplificar la declaración de impuestos.

Acceso a la API e integraciones

Las integraciones minimizan la entrada manual de datos y mantienen tus sistemas conectados. La API de Stripe Invoicing te permite crear flujos de trabajo personalizados y conectarte con otras herramientas de tu infraestructura tecnológica, como las siguientes:

• Software contable como QuickBooks o Xero.

• Sistemas de CRM como Salesforce o HubSpot.

• Tecnología de seguimiento del tiempo como Harvest o Toggl.

Portal de clientes

Un portal de clientes mejora la experiencia de los clientes y reduce las tareas administrativas. El portal de Stripe permite a los clientes gestionar facturas, ver el historial de pagos y guardar métodos de pago de forma segura. Estas son algunas características que debes buscar:

• Opciones de autoservicio para que los clientes puedan descargar facturas o recibos sin tener que ponerse en contacto contigo.

• Almacenamiento seguro de pagos para que los clientes puedan guardar los datos de la tarjeta para agilizar el proceso de compra.

• Un proceso para resolver disputas de pago si surgen.

Escalabilidad y preparación global

Tu software de facturación debe crecer con tu empresa. Stripe está diseñado para empresas de todos los tamaños, con funcionalidades que se amplían a medida que crecen. Estas son algunas características que debes buscar:

• Compatibilidad con múltiples monedas e idiomas para empresas globales.

• Funcionalidades de nivel empresarial, como facturación masiva, protección avanzada contra fraudes y permisos de equipo.

• Precios transparentes, sin comisiones ocultas ni cargos sorpresivos.

¿Cómo se integra el software de facturación con los sistemas contables?

El software de facturación se integra con los sistemas contables para simplificar la facturación y la teneduría de libros. Así es como funciona con Stripe Invoicing.

Sincronización automática de transacciones

Cuando envías una factura a través de Stripe y un cliente la paga, Stripe puede compartir automáticamente los detalles del pago (importe, fecha y pagador) con tu software contable (por ejemplo, QuickBooks o Xero). Stripe registra la factura como «pagada» en su sistema y envía esos datos a tu plataforma de contabilidad, donde se clasifican como ingresos. Esto significa que no tienes que introducir manualmente los datos del pago ni conciliar los extractos bancarios con las facturas: Stripe y el sistema contable se encargan de la tarea por ti.

Actualizaciones en tiempo real

Stripe actualiza tu software contable en tiempo real. El estado de una factura (parcialmente pagada, totalmente pagada o vencida) se refleja en tus registros contables de inmediato. Esto mantiene tus registros actualizados sin necesidad de un seguimiento manual, lo que es especialmente útil para la facturación de grandes volúmenes.

Integración de declaraciones fiscales

Si usas Stripe Tax, este calcula los impuestos según la ubicación del cliente y los incluye automáticamente en la factura. Se sincroniza con tu software contable para informar estos importes de impuestos.

Plan de cuentas unificado

Stripe puede asignar las categorías de tus facturas al plan de cuentas de tu software contable. Por ejemplo:

• Los ingresos por servicios de consultoría pueden etiquetarse como «Ingresos por consultoría».

• Las ventas de bienes físicos se pueden etiquetar como «Ingresos por producto».

Esto garantiza que tu sistema contable organice los ingresos correctamente, lo que hace que los informes financieros sean más precisos y fáciles de analizar.

Seguimiento y conciliación de gastos

Stripe hace coincidir los pagos con sus facturas correspondientes de forma automática, lo que simplifica la conciliación en tu sistema contable. Stripe pasa los gastos recurrentes, como las comisiones por procesamiento de pagos, como partidas separadas a tu software contable. Por ejemplo, una factura de $1000 con una comisión de procesamiento de Stripe de $40 se registraría automáticamente en tus libros como $1000 en ingresos y $40 en gastos.

Compatibilidad con múltiples monedas

Si tu empresa gestiona facturas en varias monedas, Stripe convierte los pagos a tu moneda local y comparte el importe convertido con tu software contable. Stripe proporciona un desglose del pago y de las comisiones aplicadas para que tu sistema contable refleje con precisión los ingresos netos.

Sincronización de datos personalizable

La API de Stripe te permite especificar cómo fluyen los datos entre Stripe y tu software contable. Por ejemplo, puedes establecer reglas para identificar las facturas de clientes específicos según diferentes fuentes de ingresos o personalizar los informes para que incluyan metadatos como regiones de clientes y descripciones de productos. Este nivel de personalización ayuda a las empresas con necesidades de facturación complejas o a aquellas que dependen en gran medida del análisis de datos para la toma de decisiones.

Reembolsos y ajustes

Stripe integra los reembolsos directamente en tu sistema contable. Cuando emites un rembolso por una factura pagada, Stripe notifica a tu plataforma de contabilidad para que registre el rembolso con los ingresos originales. Los rembolsos a menudo se pasan por alto en los procesos contables manuales, lo que puede dar lugar a registros financieros inexactos, pero Stripe lo evita al automatizar el flujo de trabajo.

Informes financieros precisos

Stripe trabaja con herramientas de contabilidad para generar informes, ya sea que te centres en cuentas por cobrar, en facturas pendientes de pago o en tendencias de ingresos. Por ejemplo, si tu software contable proporciona informes mensuales de ganancias y pérdidas, Stripe se asegura de que todos los datos de las facturas estén contabilizados sin necesidad de volver a verificar las partidas.

Automatización flexible del flujo de trabajo

A medida que tu empresa crece, la integración de Stripe garantiza que tu sistema contable se mantenga al día. Puedes automatizar las importaciones y exportaciones masivas de datos de facturas, usar plantillas prediseñadas para escenarios de facturación recurrente y sincronizar miles de facturas sin que el rendimiento se vea afectado.

¿Cuáles son los costos asociados con un software de facturación?

Las diferentes opciones de software de facturación vienen con diferentes modelos de precios y tarifas que debes considerar. Stripe utiliza un modelo de pago por consumo, por lo que no estás pagando de más por funcionalidades que no utilizas. En cambio, lo que pagas depende de cuánto facturas y de los tipos de pagos que procesas. Estos son los costos asociados con Stripe Invoicing.

Comisiones por facturación

Stripe cobra un pequeño porcentaje por cada factura pagada. Se te cobra cuando se paga tu factura, y no hay ningún costo por crear o enviar facturas impagas.

Comisiones por procesamiento de pagos

Stripe procesa los pagos directamente a través de tus facturas y cobra una comisión estándar por cada transacción. Se agrega otra comisión por los pagos con tarjeta internacionales y las conversiones de moneda.

Comisiones por facturación recurrente

Stripe cobra diferentes comisiones asociadas para enviar facturas repetidas por suscripciones o servicios en curso. Las tarifas exactas dependen de cómo configures herramientas adicionales para automatizar los pagos de suscripciones.

Comisiones por facturas posteriores al pago

Stripe cobra una comisión porcentual sobre el total de la transacción si usas Stripe Checkout o Payment Links para compras puntuales y decides emitir una factura después. Es posible que se te aplique esta comisión si gestionas flujos de trabajo tanto de e-commerce como de facturación.

Comisiones de Stripe Tax

Stripe puede gestionar los cálculos de impuestos a través de Stripe Tax, que calcula el impuesto sobre las ventas, el IVA o el impuesto sobre bienes y servicios (GST) en función de la ubicación del cliente y lo agrega a la factura. Stripe cobra una pequeña comisión adicional por Stripe Tax.