ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ออกแบบมาเพื่อสร้าง ส่ง และติดตามใบแจ้งหนี้ อีกทั้งยังช่วยปรับปรุงการสื่อสารกับลูกค้า ส่งใบแจ้งหนี้ถึงมือลูกค้า (และได้รับชําระเงิน) รวดเร็วขึ้น อีกทั้งยังจัดการการคํานวณภาษี การแปลงสกุลเงิน และอื่นๆ อีกมาก รายรับในตลาดซอฟต์แวร์ประมวลผลใบแจ้งหนี้มีมูลค่า 22.0 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2022 และคาดการณ์ว่าจะมีมูลค่าถึง 25.3 พันล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2033 เนื่องจากมีบริษัทที่ใช้ระบบใบแจ้งหนี้อัตโนมัติมากขึ้น

ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจส่วนใหญ่ แต่จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่มีลูกค้าจำนวนมากหรือดําเนินงานในต่างประเทศด้วย ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่าธุรกิจจะได้รับประโยชน์จากซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้อย่างไร ฟีเจอร์ใดบ้างที่ต้องให้ความสําคัญตอนที่เลือกซอฟต์แวร์ และค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยีนี้

มีอะไรในบทความนี้บ้าง

• ทำไมธุรกิจจึงต้องการซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้
  
• ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ทํางานอย่างไร
  
• ข้อดีของการใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• คุณควรให้ความสําคัญกับฟีเจอร์ใดเมื่อเลือกใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้
  
• ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ผสานการทํางานกับระบบบัญชีอย่างไร
  
• ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้มีอะไรบ้าง
  

ทำไมธุรกิจจึงต้องการซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้

การออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองเป็นขั้นตอนที่เสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดและใช้เวลานาน ซึ่งต้องมีงานเอกสาร การคํานวณ และการติดตามกับลูกค้าบ่อยครั้ง ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้สามารถทําขั้นตอนให้เป็นอัตโนมัติได้หลายด้าน ซึ่งช่วยให้ทําธุรกรรมได้เร็วขึ้น ถูกต้องและง่ายดายขึ้น โดยสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ระดับมืออาชีพได้ภายในไม่กี่วินาที ติดตามสถานะแบบเรียลไทม์ และส่งการแจ้งเตือนให้ลูกค้าที่เลยกําหนดชําระเงิน ซึ่งช่วยลดภาระงานด้านธุรการและทำให้ธุรกิจบริการลูกค้าได้ดีขึ้น ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ยังช่วยให้ลูกค้าชําระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้น สร้างประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น อีกทั้งยังลดผลกระทบต่อกระแสเงินสดที่เกิดจากการชำระเงินล่าช้า

แพลตฟอร์มใบแจ้งหนี้สามารถผสานการทํางานกับการดําเนินธุรกิจในด้านอื่นๆ ได้มากขึ้นเรื่อยๆ ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์บัญชี เครื่องมือจัดการโครงการ และระบบสินค้าคงคลัง ตัวเลือกขั้นสูงเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็ก ฟรีแลนซ์และคนงานอิสระสามารถเข้าถึงการติดตามทางการเงินที่มีความซับซ้อนรูปแบบนี้ ซึ่งเคยใข้งานกันเพียงในหมู่บริษัทขนาดใหญ่ที่มีแผนกบัญชีของตนเองภายใน

ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ทํางานอย่างไร

ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้จะสร้าง ส่ง และติดตามใบแจ้งหนี้ ตัวเลือกซอฟต์แวร์มากมายสามารถประมวลผลการชําระเงินและอัปเดตรายการบัญชีเมื่อมีการชําระเงินเข้ามา Stripe Invoicing เป็นแพลตฟอร์มที่ครอบคลุมซึ่งรวมกระบวนการออกใบแจ้งหนี้และการชําระเงินไว้ด้วยกันและผสานการทํางานกับระบบธุรกิจอื่นๆ ต่อไปนี้คือหลักการทำงาน

การสร้างใบแจ้งหนี้

ในแดชบอร์ด Stripe คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้เองโดยค้นหารายละเอียดของลูกค้า เพิ่มบรรทัดรายการสําหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการ แล้วระบุเงื่อนไขการชําระเงิน เช่น วันที่ครบกําหนดชําระและส่วนลดสําหรับการชําระเงินก่อนกําหนด หากมีใบแจ้งหนี้ตามรอบ คุณสามารถทำขั้นตอนเป็นแบบอัตโนมัติได้ นอกจากนี้ยังมีพื้นที่สําหรับการปรับแต่งซึ่งคุณสามารถเพิ่มโลโก้ ปรับชุดสี และปรับแต่งใบแจ้งหนี้ให้เป็นส่วนหนึ่งของแบรนด์ได้

การส่งใบแจ้งหนี้

เมื่อใบแจ้งหนี้พร้อมแล้ว คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าได้โดยตรงโดยส่งไฟล์ PDF ทางอีเมลถึงลูกค้าหรือส่งลิงก์หน้าใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า วิธีนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่จัดการธุรกรรมที่มีลักษณะเป็นรอบซ้ำๆ หรือธุรกรรมทางออนไลน์ หน้าเว็บในระบบใช้กับอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้และสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับอุปกรณ์ใดก็ได้เพื่อให้ลูกค้าสามารถดูและชําระใบแจ้งหนี้ได้ทุกที่ทุกเวลา

การรับเงิน

ลูกค้าสามารถชําระเงินผ่านใบแจ้งหนี้ได้โดยตรง ลูกค้าสามารถเลือกวิธีการชําระเงินได้หลากหลายวิธี เช่น บัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคารแบบ Automated Clearing House (ACH) และตัวเลือกการชำระเงินระหว่างประเทศ (เช่น การหักบัญชี SEPA) Stripe จัดการงานเหล่านี้ให้เบื้องหลัง คุณจึงไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการแปลงสกุลเงินหรือความล่าช้าในการประมวลผลการชําระเงิน วิธีนี้ช่วยให้ลูกค้าชําระเงินได้ง่ายขึ้นและนําไปสู่การชําระเงินที่รวดเร็วขึ้น

การติดตามและการติดตามผล

Stripe เริ่มติดตามใบแจ้งหนี้ทันทีที่ใบแจ้งหนี้ส่งออกไป คุณจะทราบว่าลูกค้าได้ชําระเงินแล้วหรือไม่ และสามารถใช้การแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระแบบอัตโนมัติ โดยไม่จําเป็นต้องเขียนอีเมลหรือโทรติดตามการชำระเงินที่อาจทำให้ลำบากใจ นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนเมื่อมีการชําระเงินเข้ามา

การกระทบยอดและการรายงาน

เมื่อยอดชําระเงินเข้ามาที่บัญชีธนาคารของคุณ Stripe จะจับคู่ยอดชําระเงินกับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้คุณยังสามารถเข้าถึงรายงานและการวิเคราะห์แบบละเอียดซึ่งมีข้อมูล เช่น ลูกค้ารายใดชำระล่าช้า และวิธีการชำระเงินใดที่เป็นที่นิยมมากที่สุด ข้อมูลเชิงลึกประเภทนี้ช่วยในการจัดการแบบวันต่อวันและการทำกลยุทธ์ในระยะยาว

การใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้มีข้อดีอย่างไร

การใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้เปลี่ยนวิธีการจัดการธุรกิจของคุณได้ นี่คือประโยชน์บางส่วนของการใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้

ช่วยคุณประหยัดเวลาอันมีค่า

ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ช่วยประหยัดเวลาให้กับธุรกิจได้หลายทาง ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณอัตโนมัติ การสร้างเทมเพลตที่บันทึกไว้ล่วงหน้าสําหรับใบแจ้งหนี้แบบที่มีหลายรอบ สร้างการแจ้งเตือนการชำระเงินล่าช้าโดยอัตโนมัติ และช่วยดึงข้อมูลลูกค้าจากฐานข้อมูลของคุณแทนการป้อนข้อมูลด้วยตัวเอง

ปกป้องภาพลักษณ์ของแบรนด์คุณ

ใบแจ้งหนี้เป็นโอกาสให้คุณสร้างความประทับใจเชิงบวกกับลูกค้าได้ ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งใบแจ้งหนี้ได้หลายจุด ไม่ว่าจะเป็นโลโก้ สีของแบรนด์ และอีเมลที่มีความเป็นแบรนด์ ใบแจ้งหนี้ที่ปรับแต่งให้สวยงามทำให้ลูกค้ารู้สึกไว้วางใจและสามารถโน้มน้าวให้ลูกค้ากลับมาอีกครั้งในอนาคต

ติดตามสถานะใบแจ้งหนี้

ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ช่วยให้คุณเห็นสถานะใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็ว หากใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระ ซอฟต์แวร์สามารถแจ้งเตือนลูกค้าอย่างเป็นมิตรได้ในนามของคุณ

เร่งความเร็วในการชําระเงิน

หลายแพลตฟอร์มอนุญาตให้คุณเพิ่มปุ่มชําระเงินลงในใบแจ้งหนี้ได้โดยตรง ลูกค้าจึงชําระเงินด้วยบัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร หรือApple Payได้โดยไม่ต้องออกจากหน้าดังกล่าว ซึ่งทำให้เกิดการชําระเงินที่ล่าช้าและมีข้ออ้างในการชำระเงินล่าช้าน้อยลง

ลดข้อผิดพลาดลงได้อย่างมาก

ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้อาจทําให้คุณเสียเวลาและค่าใช้จ่าย การลืมใส่บริการ การคํานวณส่วนลดผิดพลาด หรือการส่งใบแจ้งหนี้ในราคาเก่าอาจทําให้เกิดความล่าช้าหรือเกิดการสนทนาที่น่าอึดอัด ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้จะจัดการการคำนวณและตรวจสอบให้มั่นใจว่าระบบจะกรอกข้อมูลในช่องที่กําหนดทั้งหมด เพื่อให้ใบแจ้งหนี้ของคุณมีข้อมูลที่ถูกต้องทุกครั้ง

ช่วยคุณจัดการกระแสเงินสด

ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ช่วยให้คุณเห็นกระแสเงินสดของคุณอย่างชัดเจนและเป็นปัจจุบัน คุณสามารถจัดเรียงใบแจ้งหนี้ตามสถานะ (ชําระแล้ว ยังไม่ได้ชําระ เลยกําหนด) และดูว่าลูกค้าบางรายใช้เวลาเท่าใดจึงจะชำระเงิน ความชัดเจนแบบนี้ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าจะติดตามผลเมื่อใด หรือควรปรับเปลี่ยนเงื่อนไขการชําระเงินเมื่อใด

ทํางานร่วมกับเทคโนโลยีที่คุณใช้อยู่แล้วได้

ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดต้องผสานการทํางานกับระบบอื่นของคุณได้ หากคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชี เช่น QuickBooks หรือ Xero คุณสามารถตั้งค่าใบแจ้งหนี้ให้ซิงก์กับซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้คุณไม่ต้องป้อนข้อมูลการชําระเงินด้วยตนเอง ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้สามารถลิงก์ไปยังระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) หรือระบบการจัดการสินค้าคงคลังได้ด้วย คุณจึงไม่ต้องพิมพ์รายละเอียดของลูกค้าหรือข้อมูลผลิตภัณฑ์ซ้ำ

ขยายธุรกิจไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ

เมื่อธุรกิจของคุณยังใหม่ การสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองอาจไม่ใช่เรื่องไม่สะดวก แต่เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ใบแจ้งหนี้จะมีจำนวนทวีคูณขึ้น เช่นเดียวกับความทุ่มเทที่ต้องใช้มากขึ้นในการติดตามเอกสารเหล่านี้ ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้จะเติบโตไปพร้อมกับคุณ และสามารถจัดการใบแจ้งหนี้ การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า และการชําระเงินระหว่างประเทศได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าคุณจะเรียกเก็บเงินจากลูกค้า 5 รายหรือ 500 รายก็ตาม

คุณควรให้ความสําคัญกับฟีเจอร์ใดบ้างเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้

เมื่อคุณเลือกซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ ควรให้ความสำคัญกับฟีเจอร์ที่ตรงกับความต้องการของคุณ Stripe Invoicing เป็นแพลตฟอร์มที่ครอบคลุมโดยมีฟีเจอร์มากมายที่ผสมผสานความสะดวกในการใช้งานกับระบบอัตโนมัติและการผสานการทํางานอันทรงประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือฟีเจอร์ที่มีและเหตุผลที่ฟีเจอร์เหล่านั้นสําคัญต่อธุรกิจของคุณ

การสร้างใบแจ้งหนี้แบบยืดหยุ่น

ความยืดหยุ่นในการสร้างใบแจ้งหนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าใบแจ้งหนี้ที่คุณออกจะเป็นมืออาชีพ สอดคล้องกับแบรนด์และปรับแต่งให้เข้ากับฐานลูกค้า Stripe Invoicing ให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ได้ด้วยตนเองผ่านแดชบอร์ดหรือใช้อินเทอร์เฟซการการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) สร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ โดยขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ ให้มองหา

• เทมเพลตที่ปรับแต่งได้พร้อมตัวเลือกเพิ่มโลโก้ ปรับสี และใส่ข้อความให้เหมาะกับคุณโดยเฉพาะ

• ตัวเลือกบรรทัดรายการเพื่อแจกแจงบริการและผลิตภัณฑ์ที่มีค่าบริการ อัตราภาษี และส่วนลดแบบกำหนดเอง

ตัวเลือกการชําระเงินในตัว

ยิ่งคุณอำนวยความสะดวกให้ลูกค้าจ่ายเงินได้ง่าย ก็จะยิ่งมีโอกาสได้รับชำระเงินเร็วขึ้น หนึ่งในฟีเจอร์ที่โดดเด่นของ Stripe คือตัวเลือกการชำระเงินที่ผนวกเข้าไปในใบแจ้งหนี้โดยตรง ฟีเจอร์นี้ประกอบด้วย

• ตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลาย เช่น บัตรเครดิต การโอนเงินผ่าน ACH กระเป๋าเงินดิจิทัล (เช่น Apple Pay, Google Pay) และตัวเลือกการชำระเงินระหว่างประเทศ (เช่น การหักบัญชี SEPA, iDEAL)

• ลิงก์ชําระเงินทันทีหรือปุ่ม "ชําระเงินตอนนี้" ในใบแจ้งหนี้โดยตรง

• การกระทบยอดการชําระเงินอัตโนมัติในระบบบัญชี

การติดตามและการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์

การติดตามจะช่วยลดการคาดเดาและช่วยให้คุณจัดการยอดค้างชำระได้ เมื่อใช้ Stripe Invoicing คุณสามารถติดตามเส้นทางของใบแจ้งหนี้ได้ เช่น ส่งออก ชำระเงิน หรือเลยกำหนดชำระเมื่อใด มองหาการอัปเดตสถานะการชําระเงินและการแจ้งเตือนอัตโนมัติสําหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระ

การจัดการด้านภาษีและการปฏิบัติตามข้อกําหนด

การปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีเป็นข้อบังคับที่ไม่สามารถต่อรองได้ ซึ่งระบบอัตโนมัติจะช่วยให้ป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจส่งผลเสียอย่างรุนแรง ฟีเจอร์การออกใบแจ้งหนี้ของ Stripe ประกอบด้วยเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดการภาษีง่ายขึ้น เช่น

• การคํานวณภาษีอัตโนมัติของ Stripe Tax สําหรับภาษีขาย ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือภาษีสินค้าและบริการ (GST) ตามที่ตั้งของลูกค้า

• ใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกําหนดและระเบียบข้อบังคับด้านใบแจ้งหนี้ในท้องถิ่น (เช่น การเพิ่มหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี การแจกแจงรายการ)

• รองรับหลายสกุลเงิน กว่า 135 สกุลเงิน

เงื่อนไขการชําระเงินที่ปรับแต่งได้

เงื่อนไขการชำระเงินแบบกำหนดเองช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นให้ลูกค้าด้วยขอบเขตเกี่ยวกับการชําระเงินที่ชัดเจน ลูกค้าแต่ละรายก็มีเงื่อนไขการชำระเงินที่แตกต่างกันไป ซึ่ง Stripe Invoicing ช่วยให้คุณระบุวันครบกําหนด ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า และส่วนลดสําหรับการชําระเงินก่อนกําหนดได้เอง

ระบบอัตโนมัติและการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า

ระบบการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าแบบอัตโนมัติจะช่วยลดงานที่ใช้แรงงานคนและช่วยให้สามารถคาดการณ์การชำระเงินได้ ฟีเจอร์ใบแจ้งหนี้ของ Stripe ทํางานร่วมกับ Stripe Billingเพื่อประมวลผลการชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า ฟีเจอร์เหล่านี้ประกอบด้วย

• การกำหนดวันที่ชำระเงินอัตโนมัติสำหรับรอบการเรียกเก็บเงินแบบรายสัปดาห์ รายเดือน หรือแบบกําหนดเอง

• การเรียกชำระเงินอัตโนมัติโดยใช้รายละเอียดการชําระเงินของลูกค้าที่บันทึกไว้

• การเรียกเก็บเงินซ้ำอัตโนมัติเมื่อชําระเงินไม่สําเร็จ

การรายงานและการวิเคราะห์

ข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณจัดการการเงินของธุรกิจในเชิงรุกได้ แดชบอร์ด Stripe มีข้อมูลวิเคราะห์ประสิทธิภาพใบแจ้งหนี้อย่างละเอียด เช่น

• รายงานอายุลูกหนี้เพื่อระบุใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระได้อย่างรวดเร็ว

• แนวโน้มการชําระเงิน (เช่น ลูกค้ารายใดที่ชําระเงินล่าช้าเป็นประจํา)

• สรุปข้อมูลภาษีเพื่อให้การยื่นภาษีง่ายขึ้น

API การเข้าถึงและการผสานการทํางาน

การผสานการทำงานช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตัวเองและทำให้ระบบต่างๆ ของคุณเชื่อมต่อกันอย่างต่อเนื่อง API ของ Stripe Invoicing ช่วยให้คุณสร้างขั้นตอนการทํางานที่ออกแบบเองและเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณมีอยู่ได้ เช่น

• ซอฟต์แวร์บัญชี เช่น QuickBooks หรือ Xero

• ระบบ CRM เช่น Salesforce หรือ HubSpot

• เทคโนโลยีติดตามเวลา เช่น Harvest หรือ Toggl

พอร์ทัลลูกค้า

พอร์ทัลลูกค้าช่วยปรับปรุงประสบการณ์สําหรับลูกค้าและลดงานด้านการธุรการ พอร์ทัลของ Stripe ช่วยให้ลูกค้าจัดการใบแจ้งหนี้ ดูประวัติการชําระเงิน และบันทึกวิธีการชําระเงินได้อย่างปลอดภัย ให้มองหา

• ตัวเลือกบริการตัวเอง เพื่อให้ลูกค้าดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จได้โดยไม่ต้องติดต่อคุณ

• พื้นที่เก็บข้อมูลการชําระเงินที่ปลอดภัย เพื่อให้ลูกค้าจัดเก็บรายละเอียดบัตรไว้และชําระเงินได้รวดเร็วขึ้น

• ขั้นตอนในการแก้ไขการโต้แย้งการชําระเงินหากเกิดกรณีดังกล่าวขึ้น

ความสามารถในการปรับขนาดและความพร้อมใช้งานทั่วโลก

ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ควรเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ Stripe สร้างขึ้นเพื่อธุรกิจทุกขนาด โดยมีฟีเจอร์ที่ขยายไปพร้อมกับการเติบโตของคุณ ให้มองหา

• การรองรับหลายสกุลเงินและการสนับสนุนด้านภาษาสําหรับธุรกิจที่ดำเนินงานทั่วโลก

• ฟีเจอร์ระดับองค์กร เช่น การออกใบแจ้งหนี้จํานวนมาก การป้องกันการฉ้อโกงขั้นสูง และการกำหนดสิทธิ์ของทีม

• ค่าบริการที่โปร่งใส ไม่มีค่าธรรมเนียมแอบแฝงหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ผสานการทํางานกับระบบบัญชีอย่างไร

ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ผสานการทํางานกับระบบบัญชีเพื่อให้การเรียกเก็บเงินและการทําบัญชีเป็นเรื่องง่าย Stripe Invoicing มีการทำงานดังนี้

การซิงก์ธุรกรรมอัตโนมัติ

เมื่อคุณส่งใบแจ้งหนี้ผ่าน Stripe และลูกค้าชําระเงินแล้ว Stripe สามารถแชร์รายละเอียดการชําระเงิน (จํานวนเงิน วันที่ และผู้ชําระเงิน) กับซอฟต์แวร์บัญชี (เช่น QuickBooks, Xero) ของคุณได้โดยอัตโนมัติ Stripe บันทึกใบแจ้งหนี้ว่า "ชําระเงินแล้ว" ในระบบ แล้วส่งข้อมูลนั้นไปยังแพลตฟอร์มการทําบัญชีของคุณ ซึ่งจะจัดรายการเข้าไปอยู่ในหมวดหมู่รายรับ ทำให้คุณไม่จําเป็นต้องป้อนรายละเอียดการชําระเงินด้วยตนเองหรือกระทบยอดใบแจ้งยอดธนาคารกับใบแจ้งหนี้ เพราะ Stripe และระบบบัญชีจะจัดการงานนี้ให้คุณ

การอัปเดตแบบเรียลไทม์

Stripe ส่งข้อมูลอัปเดตไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของคุณแบบเรียลไทม์ สถานะใบแจ้งหนี้ เช่น ชําระแล้วบางส่วน ชําระเต็มจํานวน หรือเลยกําหนดชําระแล้ว จะแสดงในรายการบัญชีของคุณทันที การดำเนินการนี้จะทำให้รายการของคุณเป็นปัจจุบันทันทีโดยไม่ต้องติดตามด้วยตนเอง ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งในกรณีที่มีใบแจ้งหนี้จํานวนมาก

การผสานการทํางานกับระบบรายงานภาษี

หากคุณใช้ Stripe Tax ระบบจะคํานวณภาษีตามที่ตั้งของลูกค้าแล้วใส่ค่าภาษีเหล่านั้นไว้ในใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ โดยจะซิงก์กับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเพื่อรายงานยอดภาษีเหล่านี้

แผนภูมิบัญชีแบบรวมเป็นหนึ่งเดียว

Stripe จับคู่หมวดหมู่ใบแจ้งหนี้กับแผนภูมิบัญชีของซอฟต์แวร์บัญชีของคุณได้ อย่างเช่น

• รายรับจากบริการให้คําปรึกษาสามารถติดแท็กว่าเป็น "เงินได้จากการให้คําปรึกษา"

• ยอดขายสินค้าที่จับต้องได้สามารถติดแท็กว่าเป็น "รายรับจากผลิตภัณฑ์"

ซึ่งช่วยให้ระบบการทําบัญชีของคุณจัดระเบียบรายรับได้อย่างถูกต้อง ซึ่งจะทําให้รายงานทางการเงินมีความถูกต้องและวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น

การติดตามค่าใช้จ่ายและการกระทบยอด

Stripe จับคู่การชําระเงินกับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้การกระทบยอดในระบบบัญชีของคุณง่ายขึ้น Stripe ส่งผ่านค่าใช้จ่ายตามแบบแผนล่วงหน้า เช่น ค่าธรรมเนียมการประมวลผลการชําระเงิน เป็นบรรทัดรายการแยกต่างหากไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ ตัวอย่างเช่น ระบบจะบันทึกใบแจ้งหนี้มูลค่า 1,000 ดอลลาร์สหรัฐที่มีค่าธรรมเนียมการประมวลผล Stripe 40 ดอลลาร์สหรัฐในรายการบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติ โดยบันทึกเป็นรายได้ 1,000 ดอลลาร์สหรัฐ และค่าใช้จ่าย 40 ดอลลาร์สหรัฐ

การรองรับหลายสกุลเงิน

หากธุรกิจของคุณจัดการใบแจ้งหนี้ในหลายสกุลเงิน Stripe จะแปลงการชําระเงินเป็นสกุลเงินของคุณแล้วแชร์ข้อมูลจํานวนเงินที่แปลงแล้วกับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ Stripe แจกแจงรายละเอียดการชําระเงินและค่าธรรมเนียมจริง เพื่อให้ระบบบัญชีของคุณแสดงรายได้สุทธิได้อย่างถูกต้อง

การซิงก์ข้อมูลที่กำหนดเองได้

API ของ Stripe ช่วยให้คุณระบุการเคลื่อนไหวของข้อมูลระหว่าง Stripe กับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งค่ากฎให้แท็กใบแจ้งหนี้ของลูกค้าที่กำหนดให้อยู่ภายใต้กระแสรายรับอื่น หรือปรับแต่งรายงานให้มีข้อมูลเมตาอยู่ด้วย เช่น ภูมิภาคของลูกค้าและคําอธิบายผลิตภัณฑ์ การปรับแต่งในระดับนี้เป็นประโยชน์กับธุรกิจที่มีความต้องการด้านการเรียกเก็บเงินที่ซับซ้อน หรือธุรกิจที่อาศัยการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างมากในการตัดสินใจ

การคืนเงินและการปรับยอด

Stripe ผสานการคืนเงินเข้ากับระบบบัญชีของคุณโดยตรง เมื่อคุณคืนเงินรายการใบแจ้งหนี้ที่ชําระเงินแล้ว Stripe จะแจ้งให้แพลตฟอร์มการทําบัญชีของคุณบันทึกการคืนเพื่อหักล้างรายรับรายการเดิม การคืนเงินมักจะถูกมองข้ามในกระบวนการทําบัญชีด้วยตัวเอง ซึ่งอาจทําให้รายการทางการเงินไม่ถูกต้อง แต่ Stripe ป้องกันเหตุการณ์นี้ได้ด้วยระบบอัตโนมัติ

รายงานทางการเงินที่ถูกต้อง

Stripe ทํางานร่วมกับเครื่องมือการทําบัญชีเพื่อสร้างรายงาน ได้ไม่ว่าคุณจะเน้นที่ลูกหนี้การค้า ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ หรือแนวโน้มรายรับก็ตาม ตัวอย่างเช่น หากซอฟต์แวร์บัญชีของคุณมีรายงานกําไรและขาดทุนรายเดือน Stripe จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้รับการนํามาคํานวณโดยไม่ต้องตรวจสอบบรรทัดรายการอีกครั้ง

ระบบขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติที่ยืดหยุ่น

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น การผสานการทํางานของ Stripe จะช่วยให้ระบบการทําบัญชีของคุณปรับตัวได้ทันอยู่เสมอ คุณสามารถนําเข้าและส่งออกข้อมูลใบแจ้งหนี้จํานวนมากได้โดยอัตโนมัติ ใช้เทมเพลตสําเร็จรูปกับสถานการณ์การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า และซิงก์ใบแจ้งหนี้หลายพันรายการโดยไม่มีการลดประสิทธิภาพการทํางาน

ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้มีอะไรบ้าง

ตัวเลือกซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ที่ต่างกันก็มีโมเดลราคาและค่าธรรมเนียมที่ต่างกันให้พิจารณา Stripe ใช้โมเดลแบบชําระเงินตามการใช้งาน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องจ่ายมากเกินไปกับฟีเจอร์ที่ไม่ได้ใช้ จำนวนเงินที่คุณชำระขึ้นอยู่กับจำนวนใบแจ้งหนี้ที่คุณออกและประเภทของการชําระเงินที่คุณประมวลผล ต่อไปนี้คือค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับ Stripe Invoicing

ค่าธรรมเนียมการออกใบแจ้งหนี้

Stripe เรียกเก็บเงินเป็นเปอร์เซ็นต์เล็กน้อยจากใบแจ้งหนี้ที่มีการชำระเงิน ระบบจะเรียกเก็บเงินเมื่อใบแจ้งหนี้ของคุณมีการชําระเงินแล้ว และไม่มีค่าใช้จ่ายในการสร้างหรือส่งใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระ

ค่าธรรมเนียมการประมวลผลการชําระเงิน

Stripe ประมวลผลการชําระเงินโดยตรงผ่านใบแจ้งหนี้และเรียกเก็บค่าธรรมเนียมมาตรฐานต่อธุรกรรม ทั้งนี้มีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมสําหรับการชําระเงินด้วยบัตรต่างประเทศและการแปลงสกุลเงิน

ค่าธรรมเนียมการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า

Stripe เรียกเก็บค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้องต่างๆ สําหรับการส่งใบแจ้งหนี้ซ้ำสําหรับการชําระเงินตามรอบบิลหรือบริการต่อเนื่อง ค่าธรรมเนียมที่แน่นอนจะขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณกําหนดค่าเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อทําให้การชําระเงินตามรอบบิลทํางานโดยอัตโนมัติ

ค่าธรรมเนียมการออกใบแจ้งหนี้หลังการชําระเงิน

Stripe เรียกเก็บค่าธรรมเนียมเป็นเปอร์เซ็นต์จากยอดรวมของธุรกรรมหากคุณใช้ Stripe Checkout หรือ Payment Links สําหรับการซื้อแบบครั้งเดียว และตัดสินใจที่จะออกใบแจ้งหนี้ในภายหลัง โดยอาจมีค่าธรรมเนียมหากคุณใช้ทั้งขั้นตอนอีคอมเมิร์ซและขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้

ค่าธรรมเนียม Stripe Tax

Stripe สามารถคํานวณภาษีผ่าน Stripe Tax ซึ่งจะคํานวณภาษีขาย ภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ GST ขึ้นอยู่กับที่ตั้งของลูกค้าคุณแล้วเพิ่มข้อมูลลงไปในใบแจ้งหนี้ Stripe เรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมเล็กน้อยสำหรับ Stripe Tax