Faktureringsprogram är utformade för att generera, skicka och spåra fakturor. Det kan förbättra kundkommunikationen, göra så att fakturor når kunderna (och betalas) snabbare och hantera skatteberäkningar, valutaomräkningar med mera. Intäkterna för marknaden för faktureringsprogram värderades till 22,0 miljarder USD 2022 och förväntas nå 25,3 miljarder USD år 2033 i takt med att fler företag automatiserar sin fakturering.

Faktureringsprogram kan vara bra för de flesta företag, men det kan vara särskilt användbart för dem som har många kunder eller bedriver internationell verksamhet. Nedan förklarar vi hur företag kan ha nytta av faktureringsprogram, vilka funktioner man ska prioritera när man väljer programvara och vad det kostar att införa denna teknologi.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför behöver företag faktureringsprogram?
  
• Hur fungerar faktureringsprogram?
  
• Vilka är fördelarna med att använda ett faktureringsprogram?
  
• Vilka funktioner ska man prioritera när man väljer faktureringsprogram?
  
• Hur integreras faktureringsprogram med bokföringssystem?
  
• Vad kostar ett faktureringsprogram?
  

Varför behöver företag faktureringsprogram?

Manuell fakturering är en tidskrävande process med stor risk för fel och som involverar pappersarbete, beräkningar och frekventa uppföljningar med kunder. Faktureringsprogram kan automatisera många delar av faktureringsprocessen för att göra transaktioner snabbare, mer korrekta och lättare att bearbeta. De kan generera fackmässiga fakturor på några sekunder, spåra deras status i realtid och skicka påminnelser till kunder med förfallna betalningar. Detta minskar den administrativa bördan för företag samtidigt som servicen till kunderna förbättras. Faktureringsprogram kan också göra det lättare för kunder att betala fakturor, skapa en bättre kundupplevelse och minimera den effekt som försenade betalningar har på kassaflödet.

I allt högre grad kan fakturaplattformar också integreras med andra delar av affärsverksamheten, inklusive bokföringssystem, projektledningsverktyg och lagersystem. Dessa avancerade alternativ ger småföretag, frilansare och gigarbetare tillgång till den typ av sofistikerad ekonomisk spårning som en gång var förbehållen stora företag med interna redovisningsavdelningar.

Hur fungerar faktureringsprogram?

Faktureringsprogram genererar, skickar och spårar fakturor. Många programvarualternativ kan också bearbeta betalningar och uppdatera bokföringsposter när betalningar kommer in. Stripe Invoicing är en omfattande plattform som innehåller faktura- och betalningsprocesser och som kan integreras med andra affärssystem. Så funkar det.

Skapa en faktura

I Stripe Dashboard kan du skapa en faktura manuellt genom att söka efter kunduppgifter, lägga till radposter för produkter eller tjänster och ange betalningsvillkor – till exempel förfallodatum och rabatter vid tidig betalning. Om du har återkommande fakturor kan du automatisera processen. Det går också att göra anpassningar: du kan lägga till din logotyp, ändra färgerna och göra din faktura till en förlängning av ditt varumärke.

Skicka fakturan

När din faktura är klar kan du skicka fakturan direkt till kunden genom att mejla en PDF-fil eller en länk till en värdbaserad fakturasida. Detta är särskilt användbart för företag som hanterar återkommande transaktioner eller onlinetransaktioner. Dessa värdsidor är mobilvänliga och optimerade för alla enheter så att kunderna kan se och betala sina fakturor när de är på språng.

Få betalt

Kunderna kan betala direkt via fakturan. De kan välja mellan en mängd olika metoder, såsom kreditkort, banköverföringar via Automated Clearing House (ACH) och internationella alternativ (t.ex. SEPA-autogiro). Stripe hanterar backend så att du slipper bekymra dig över valutaomräkningar eller hantering av försenade betalningar. Detta gör det lättare för kunden att betala och kan leda till snabbare betalningar.

Spårning och uppföljning

Stripe börjar spåra fakturan så snart den har skickats. Du vet om kunden har betalat den och du kan implementera automatiska påminnelser för obetalda fakturor, vilket gör att man inte behöver skicka besvärliga e-postmeddelanden eller ringa telefonsamtal för att jaga betalningar. Du kan också skapa aviseringar för när betalningar kommer in.

Avstämning och rapportering

När en betalning kommer in på ditt bankkonto matchar Stripe den automatiskt med rätt faktura. Du får också tillgång till detaljerade rapporter och analyser, med information om till exempel vilka kunder som betalar sent och vilka betalningsmetoder som är populärast. Denna typ av insikt kan vara behjälplig i den dagliga hanteringen och för långsiktiga strategier.

Vilka är fördelarna med att använda ett faktureringsprogram?

Att använda ett faktureringsprogram kan förändra hur du sköter ditt företag. Här är några av fördelarna med att använda faktureringsprogram.

Du sparar tid där det är viktigt

Faktureringsprogram sparar tid åt företag på flera sätt: de automatiserar beräkningar, skapar sparade mallar för återkommande fakturor, skapar automatiska påminnelser för sena betalningar och hämtar kundinformation från din databas istället för att förlita sig på manuellt inmatade uppgifter.

Det skyddar bilden av ditt varumärke

Din faktura är en möjlighet att göra ett starkt, positivt intryck på din kund. Faktureringsprogram gör att du kan anpassa alla delar av din faktura: din logotyp, varumärkets färger och e-postadressen som hänger ihop med den. En välutformad faktura kan visa dina kunder att du är pålitlig och övertyga dem om att återkomma i framtiden.

Fakturors status spåras

Faktureringsprogram ger dig en snabb överblick över fakturors status. Om en faktura har förfallit kan programvaran ge kunden en vänlig påminnelse å dina vägnar.

Betalningar går snabbare

På många plattformar kan du lägga till betalningsknappar direkt på fakturan så att kunderna kan betala med kreditkort, banköverföring eller Apple Pay utan att lämna sidan. Detta innebär färre förseningar och färre ursäkter för att betala sent.

Avsevärd minimering av fel

Fel i fakturor kan kosta dig tid och pengar. Att glömma att inkludera en tjänst, räkna fel på en rabatt eller skicka en faktura med inaktuella priser kan leda till jobbiga samtal och förseningar. Faktureringsprogram sköter siffrorna och ser till att alla obligatoriska fält fylls i så att dina fakturor alltid är korrekta.

Hjälper dig att hantera kassaflödet

Faktureringsprogram ger dig en tydlig och aktuell bild av ditt kassaflöde. Du kan sortera fakturor efter status (betalda, obetalda, förfallna) och se hur lång tid det vanligtvis tar för vissa kunder att betala. Denna tydlighet hjälper dig att fatta bättre beslut om när du ska följa upp eller när du ska ändra betalningsvillkor.

Det fungerar med den teknik du redan använder

Det bästa faktureringsprogrammet kan integreras med dina andra system. Om du använder bokföringsprogram som QuickBooks eller Xero kan du ställa in dina fakturor så att de synkroniseras automatiskt med dem, vilket gör att du slipper att mata in betalningar manuellt. Faktureringsprogram kan också länka till ditt CRM-system (Customer Relationship Management) eller lagerhanteringssystem så att du inte behöver skriva in kundinformation eller produktinformation igen.

Det kan skalas upp i takt med ditt företag

När ditt företag är nytt kanske det inte känns som något större besvär att skapa och skicka fakturor manuellt. Men i takt med att ditt företag växer mångdubblas dessa fakturor och det gör även arbetet att hålla reda på dem. Faktureringsprogram växer med dig och kan enkelt hantera massfakturering, återkommande fakturering och internationella betalningar – oavsett om du fakturerar 5 eller 500 kunder.

Vilka funktioner ska man prioritera när man väljer faktureringsprogram?

När du väljer faktureringsprogram ska du prioritera funktioner som passar ditt företags behov. Stripe Invoicing är en omfattande plattform med många funktioner som kombinerar användarvänlighet med kraftfull automatisering och integrationer. Här är funktionerna som ingår och varför de är viktiga för ditt företag.

Flexibilitet vid skapandet av fakturor

Flexibilitet vid skapandet av fakturor säkerställer att dina fakturor är fackmässiga, varumärkesanpassade och anpassade till din kundbas. Med Stripe Invoicing kan du skapa fakturor manuellt via Dashboard eller automatiskt med hjälp av dess programmeringsgränssnitt (API), beroende på dina behov. Leta efter:

• Anpassningsbara mallar med alternativ för att lägga till logotyper, ändra färger och lägga till personliga meddelanden

• Radpostalternativ för att dela upp tjänster och produkter med anpassade priser, momssatser och rabatter

Integrerade betalningsalternativ

Ju enklare du gör det för kunderna att betala dig, desto snabbare får du betalt. En av Stripes utmärkande funktioner är möjligheten att bädda in betalningsalternativ direkt i fakturorna. Denna funktion innehåller:

• Flera betalningsalternativ, t.ex. kreditkort, ACH-överföringar, digitala plånböcker (t.ex. Apple Pay, Google Pay) och internationella alternativ (t.ex. SEPA-autogiro och iDEAL)

• Länkar till omedelbar betalning eller "Betala nu"-knappar direkt på fakturan

• Automatisk betalningsavstämning i bokföringssystem

Spårning och aviseringar i realtid

Med spårning undviker man gissningar och man får hjälp att hantera obetalda saldon. Med Stripe Invoicing kan du spåra en fakturas väg – när den skickas, betalas eller förfaller. Leta efter uppdateringar om betalningsstatus och automatiska påminnelser för obetalda fakturor.

Hantering av skatter och efterlevnad

Efterlevnad av skatteregler är inte förhandlingsbart, och automatisering bidrar till att kostsamma misstag undviks. Bland Stripes faktureringsfunktioner finns verktyg som förenklar skattehanteringen, till exempel:

• Stripe Tax genomför automatiska beräkningar av omsättningsskatt, mervärdesskatt (moms, VAT) eller skatt på varor och tjänster (GST) beroende på kundens plats

• Fakturor som uppfyller lokala regler och krav på fakturor (t.ex. information om skatteregistreringsnummer, specificerade uppdelningar)

• Stöd för flera valutor, nämligen över 135 valutor

Anpassningsbara betalningsvillkor

Anpassade villkor hjälper dig att avväga dina kunders flexibilitet mot tydliga gränser för betalningar. Olika kunder behöver olika villkor och med Stripe Invoicing kan du anpassa förfallodatum, förseningsavgifter vid försenade betalningar och rabatter vid tidiga betalningar.

Automatisering och återkommande fakturering

Automatisering av återkommande fakturering minskar det manuella arbetet och säkerställer förutsebara betalningar. Stripes faktureringsfunktioner används tillsammans med Stripe Billing för att behandla återkommande betalningar. Dessa funktioner inkluderar:

• Automatiserade fakturascheman för veckovis, månadsvis eller anpassade cykler för fakturering

• Automatisk inkassering av betalningar med hjälp av sparade betalningsuppgifter för kunder

• Automatiska nya försök vid misslyckade betalningar

Rapportering och analys

Tydliga insikter hjälper dig att hantera ditt företags ekonomi proaktivt. Stripe Dashboard innehåller detaljerade analyser av fakturors utveckling, till exempel:

• Åldersanalysrapporter för att snabbt identifiera förfallna fakturor

• Betalningstrender (t.ex. vilka kunder som alltid betalar sent)

• Skattesammanställningar som förenklar upprättandet av skattedeklarationer

API-åtkomst och API-integrationer

Integrationer minimerar manuell datainmatning och håller dina system uppkopplade. Med Stripe Invoicings API kan du bygga anpassade arbetsflöden och ansluta till andra verktyg i din stack, till exempel:

• Bokföringsprogram som QuickBooks eller Xero

• CRM-system som Salesforce eller HubSpot

• Tidrapporteringssystem som Harvest eller Toggl

Kundportal

En kundportal förbättrar kundupplevelsen och minskar det administrativa arbetet. Med Stripes portal kan kunderna hantera fakturor, visa betalningshistorik och säkert spara betalningsmetoder. Leta efter:

• Självbetjäningsalternativ så att kunderna kan ladda ner fakturor eller kvitton utan att kontakta dig

• Säker lagring av betalningsuppgifter så att kunderna kan spara kortuppgifter för snabbare betalningar

• En process för att lösa betalningstvister om de uppstår

Skalbarhet och global beredskap

Ditt faktureringsprogram ska kunna växa med ditt företag. Stripe är byggt för företag av alla storlekar, med funktioner som växer i takt med att ditt företag växer. Leta efter:

• Stöd för flera valutor och språk för globala företag

• Företagsfunktioner som massfakturering, avancerat bedrägeriskydd och gruppbehörigheter

• Transparent prissättning, utan dolda avgifter eller oväntade avgifter

Hur integreras faktureringsprogram med bokföringssystem?

Faktureringsprogram integreras med bokföringssystem för att förenkla fakturering och bokföring. Så här fungerar det med Stripe Invoicing.

Automatisk synkronisering av transaktioner

När du skickar en faktura genom Stripe och en kund betalar den kan Stripe automatiskt dela betalningsuppgifterna (belopp, datum och betalare) med ditt bokföringsprogram (t.ex. QuickBooks, Xero). Stripe registrerar fakturan som "betald" i sitt system och skickar dessa data till din bokföringsplattform, där de klassificeras som intäkter. Det betyder att du inte behöver ange betalningsuppgifter manuellt eller stämma av kontoutdrag mot fakturor – Stripe och bokföringssystemet sköter uppgiften åt dig.

Uppdateringar i realtid

Stripe skickar uppdateringar till ditt bokföringssystem i realtid. En fakturas status – delvis betald, helt betald eller förfallen – återspeglas omedelbart i din bokföring. På så sätt hålls bokföringen uppdaterad utan manuell spårning, vilket är särskilt användbart vid fakturering i stora volymer.

Integration av skatterapportering

Om du använder Stripe Tax beräknar den skatter baserat på kundens plats och inkluderar dem automatiskt på fakturan. Uppgifterna synkroniseras med ditt bokföringsprogram så att dessa skattebelopp rapporteras.

Enhetlig kontoplan

Stripe kan mappa dina fakturakategorier till kontoplanen i ditt bokföringsprogram. Till exempel:

• Intäkter från konsulttjänster kan taggas som ”Konsultintäkter".

• Försäljning av fysiska varor kan taggas som ”Varuintäkter”.

Detta säkerställer att ditt bokföringssystem organiserar intäkterna korrekt, vilket gör finansiella rapporter mer korrekta och lättare att analysera.

Spårning och avstämning av utgifter

Stripe matchar automatiskt betalningar mot motsvarande fakturor, vilket förenklar avstämningen i ditt bokföringssystem. Stripe överför återkommande utgifter, såsom avgifter för betalningsbehandling, som separata rader till ditt bokföringsprogram. Till exempel skulle en faktura på 1 000 USD med Stripes behandlingsavgift på 40 USD automatiskt bokföras i din bokföring som 1 000 USD i intäkter och 40 USD i utgifter.

Stöd för flera valutor

Om ditt företag hanterar fakturor i flera valutor räknar Stripe om betalningarna till din inhemska valuta och delar uppgifter om det omräknade beloppet med ditt bokföringsprogram. Stripe tillhandahåller en specifikation av genomförda betalningar och tillämpade avgifter så att ditt bokföringssystem återspeglar nettoresultatet korrekt.

Anpassningsbar datasynkronisering

Med Stripes API kan du specificera hur data skickas mellan Stripe och ditt bokföringsprogram. Du kan till exempel ställa in regler för att tagga specifika kunders fakturor under olika intäktsflöden eller anpassa rapporter så att de innehåller metadata som kundregioner och produktbeskrivningar. Den här anpassningsnivån är behjälplig för företag med komplexa faktureringsbehov eller företag som är starkt beroende av dataanalys i beslutsfattandet.

Återbetalningar och justeringar

Stripe integrerar återbetalningar direkt i ditt bokföringssystem. När du utfärdar en återbetalning för en betald faktura meddelar Stripe din bokföringsplattform att den ska bokföra återbetalningen mot den ursprungliga intäkten. Återbetalningar glöms ofta bort i manuella redovisningsmoment, vilket kan leda till felaktig ekonomisk redovisning, men Stripe förhindrar detta genom att automatisera arbetsflödet.

Korrekta finansiella rapporter

Stripe har redovisningsverktyg för att generera rapporter, oavsett om du fokuserar på kundfordringar, utestående fakturor eller intäktstrender. Om ditt bokföringsprogram till exempel genererar resultatrapporter varje månad ser Stripe till att alla fakturauppgifter redovisas utan att du behöver dubbelkolla radposter.

Flexibel automatisering av arbetsflöden

När ditt företag växer ser Stripes integration till att ditt bokföringssystem håller jämna steg. Du kan automatisera import och export av massfakturering, använda färdiga mallar för situationer med återkommande fakturering samt synkronisera tusentals fakturor utan att prestandan försämras.

Vad kostar ett faktureringsprogram?

Olika faktureringsprogram har olika prismodeller och avgifter att beakta. Stripe använder en pay-as-you-go-modell så att du inte betalar för mycket för funktioner du inte använder. Vad du betalar beror i stället på hur mycket du fakturerar och vilka typer av betalningar du behandlar. Så här mycket kostar Stripe Invoicing.

Faktureringsavgifter

Stripe debiterar en liten procentsats per betald faktura. Du debiteras när fakturan är betald, och det kostar inget att skapa eller skicka obetalda fakturor.

Avgifter för betalningsbehandling

Stripe behandlar betalningar direkt via dina fakturor och tar ut en standardavgift per transaktion. En annan avgift tillkommer för internationella kortbetalningar och valutaomräkning.

Avgifter för återkommande fakturering

Stripe tar ut olika avgifter knutna till utskick av återkommande fakturor för abonnemang eller löpande tjänster. De exakta avgifterna beror på hur du konfigurerar ytterligare verktyg för att automatisera betalningar för abonnemang.

Avgifter för efterhandsfakturor

Stripe tar ut en procentuell avgift på den totala transaktionen om du använder Stripe Checkout eller Payment Links för engångsköp och därefter bestämmer dig för att utfärda en faktura. Denna avgift kan gälla dig om du hanterar arbetsflöden som innehåller både e-handel och fakturering.

Avgifter för Stripe Tax

Stripe kan hantera skatteberäkningar via Stripe Tax, som beräknar omsättningsskatt, VAT eller GST (moms) baserat på kundens plats och lägger till det på fakturan. Stripe tar ut en liten extra avgift för Stripe Tax.