Les logiciels de facturation sont conçus pour générer, envoyer et suivre les factures. Ils permettent d'améliorer la communication avec les clients, de leur remettre les factures (pour qu'ils puissent les régler) plus rapidement, de calculer les taxes, de convertir les devises et bien d'autres choses encore. Le chiffre d’affaires du marché des logiciels de traitement des factures était évalué à 22,0 milliards de dollars en 2022 et devrait atteindre 25,3 milliards de dollars d’ici 2033, car de plus en plus d’entreprises automatisent leurs processus de facturation.

Les logiciel de facturation peuvent profiter à la plupart des entreprises, mais ils sont particulièrement utiles pour celles qui travaillent avec de nombreux clients ou qui exercent leurs activités à l'échelle internationale. Nous expliquons ci-dessous comment les entreprises peuvent tirer parti d’un logiciel de facturation, quelles fonctionnalités privilégier lors du choix d’un logiciel et les coûts liés à l’adoption de cette technologie.

Sommaire de cet article

• Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un logiciel de facturation ?
  
• Comment fonctionne un logiciel de facturation ?
  
• Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation ?
  
• Quelles sont les fonctionnalités à privilégier lors du choix d'un logiciel de facturation ?
  
• Comment les logiciels de facturation s'intègrent-ils aux systèmes comptables ?
  
• Quels sont les coûts associés aux logiciels de facturation ?
  

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un logiciel de facturation ?

La facturation manuelle est un processus long et sujet aux erreurs qui implique des formalités administratives, des calculs et des suivis fréquents des clients. Les logiciels de facturation peuvent automatiser de nombreux aspects du processus de facturation afin de rendre les transactions plus rapides, plus précises et plus faciles à traiter. Ils permettent de générer des factures professionnelles en quelques secondes, de suivre leur état en temps réel et d'envoyer des rappels aux clients en retard de paiement. Ils allègent la charge administrative de l’entreprise tout en améliorant le service offert aux clients. Les logiciels de facturation peuvent également faciliter le paiement des factures par les clients, ce qui permet d'améliorer l'expérience client et de limiter l'impact des retards de paiement sur la trésorerie.

Par ailleurs, les plateformes de facturation s'intègrent désormais à d'autres aspects des activités de l'entreprise, notamment les logiciels de comptabilité, les outils de gestion de projet et les systèmes gestion des stocks. Ces options avancées permettent aux petites entreprises, aux freelances et aux travailleurs indépendants d'accéder au type de suivi financier sophistiqué autrefois réservé aux grandes entreprises dotées d'un service de comptabilité interne.

Comment fonctionne un logiciel de facturation ?

Un logiciel de gestion des factures permet de générer, d’envoyer et de suivre les factures. De nombreux logiciels peuvent également traiter les paiements et mettre à jour les registres comptables à mesure que les paiements ont lieu. Stripe Invoicing est une plateforme complète qui incorpore les processus de facturation et de paiement et s'intègre à d'autres systèmes d'entreprise. En voici le fonctionnement.

Création d’une facture

Dans le Dashboard Stripe, vous pouvez créer une facture manuellement en recherchant les détails du client, en ajoutant des postes pour les produits ou services et en spécifiant les modalités de paiement, telles que les dates d’échéance et les remises en cas de paiement anticipé. Si vous traitez des factures récurrentes, vous pouvez automatiser le processus. Vous avez également la possibilité de personnaliser votre facture : ajoutez votre logo, modifiez la palette de couleurs et adaptez votre facture à l'image de votre marque.

Envoi de la facture

Une fois que votre facture est prête, vous pouvez l'envoyer directement au client par e-mail au format PDF ou via un lien vers une page de facture hébergée. Cette option est particulièrement utile pour les entreprises qui traitent des transactions récurrentes ou en ligne. Ces pages hébergées sont adaptées aux appareils mobiles et à tous les dispositifs, de sorte que les clients peuvent consulter et payer leurs factures en déplacement.

Paiement

Les clients peuvent payer directement sur la facture. Ils ont le choix entre plusieurs moyens de paiement : cartes bancaires, virements bancaires ACH (Automated Clearing House) et options internationales (par exemple, le prélèvement automatique SEPA). Stripe gère le back-end, vous n’avez donc pas à vous soucier des conversions de devises ou des retards de traitement des paiements. Le client peut ainsi payer plus facilement et plus rapidement.

Suivi et communication avec le client

Stripe assure le suivi de la facture dès son envoi. Vous saurez si le client l’a payée, et vous pourrez mettre en place des rappels automatiques pour les factures impayées, éliminant ainsi la nécessité d'envoyer des e-mails ou de passer des appels téléphoniques gênants pour réclamer des paiements. Vous pouvez également créer des alertes pour vous prévenir des paiements.

Rapprochement et reporting

Lorsqu'un paiement est versé sur votre compte bancaire, Stripe l'associe automatiquement à la facture correspondante. Vous avez également accès à des rapports et des analyses détaillés, avec des informations telles que les clients qui paient en retard et les moyens de paiement les plus populaires. Ce type d'informations peut être utile pour la gestion quotidienne et les stratégies à long terme.

Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation ?

L'utilisation d'un logiciel de facturation peut révolutionner la gestion de votre entreprise. Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation d’un logiciel de facturation.

Un gain de temps considérable

Les logiciels de facturation permettent aux entreprises de gagner du temps de plusieurs façons : ils automatisent les calculs, créent des modèles enregistrés pour les factures récurrentes, définissent des rappels automatiques en cas de retard de paiement et extraient les informations sur les clients de votre base de données pour vous éviter d'avoir à les saisir manuellement.

Une image professionnelle renforcée

Une facture bien présentée renvoie une image positive et sérieuse à vos clients. Le logiciel de facturation vous permet de personnaliser chaque aspect de votre facture : votre logo, les couleurs de votre marque et l’e-mail qui l’accompagne. Une facture soignée prouve à vos clients que vous êtes digne de confiance et les incite à revenir.

Un suivi efficace des factures

Le logiciel de facturation vous offre une visibilité immédiate sur l’état de vos factures. Si une facture est en retard, le logiciel peut envoyer un rappel amical au client en votre nom.

Un paiement plus rapide

De nombreuses plateformes vous permettent d’ajouter des boutons de paiement directement sur la facture afin que les clients puissent payer par carte bancaire, par virement bancaire ou via Apple Pay sans quitter la page. Cela se traduit par une réduction des retards de paiement et des risques d’oubli.

Une réduction des erreurs

Les erreurs sur les factures peuvent vous coûter du temps et de l’argent. Oublier d'inclure un service, mal calculer une remise ou envoyer une facture dont les tarifs sont erronés peut donner lieu à des conversations délicates et à des retards de paiement. Les logiciels de facturation se chargent des calculs et veillent à ce que tous les champs obligatoires soient remplis afin que vos factures soient toujours exactes.

Une meilleure gestion de la trésorerie

Les logiciels de facturation vous donnent une vision claire et actualisée de vos flux de trésorerie. Vous pouvez trier les factures par état (payées, impayées, en retard) et connaître le délai de paiement généralement nécessaire à certains clients. Ce type de visibilité vous aide à prendre de meilleures décisions quant au moment de relancer un client ou d’ajuster les modalités de paiement.

Une intégration avec vos outils existants

Un bon logiciel de facturation doit s'intégrer à vos autres systèmes. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité tel que QuickBooks ou Xero, vous pouvez configurer vos factures pour qu'elles soient automatiquement synchronisées avec celui-ci, ce qui vous évite de saisir manuellement les paiements. Les logiciels de facturation peuvent également être associés à votre système de gestion de la relation client (CRM) ou de gestion des stocks, de sorte que vous n'ayez pas à saisir à nouveau les coordonnées de vos clients ou les informations relatives à vos produits.

Une solution évolutive

Lorsque votre entreprise est encore récente, la création et l'envoi manuels des factures peuvent sembler facile. Toutefois, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, les factures se multiplient et les efforts pour en assurer le suivi augmentent également. Le logiciel de facturation évolue avec votre entreprise et permet de gérer facilement les factures groupées, la facturation récurrente et les paiements internationaux, que vous facturiez 5 clients ou 500.

Quelles sont les fonctionnalités à privilégier lors du choix d'un logiciel de facturation ?

Lorsque vous choisissez un logiciel de facturation, privilégiez les fonctionnalités qui répondent aux besoins de votre entreprise. Stripe Invoicing est une plateforme complète offrant un large éventail de fonctionnalités qui allient facilité d’utilisation et puissantes fonctions d’automatisation et d’intégration. Voici les fonctionnalités incluses et pourquoi elles sont importantes pour votre entreprise.

Création flexible de factures

La flexibilité en matière de création de factures garantit que vos factures sont professionnelles, adaptées à votre marque et personnalisées en fonction de votre clientèle. Stripe Invoicing vous permet de créer des factures manuellement via le Dashboard ou automatiquement à l’aide de son interface de programmation d’application (API), en fonction de vos besoins. Voici les fonctionnalités intéressantes :

• Modèles personnalisables avec possibilité d’ajouter des logos, de modifier les couleurs et d’inclure des messages personnalisés

• Options au niveau des postes pour une gestion détaillée des services et des produits (tarifs, taux de taxe et remises)

Options de paiement intégrées

Plus vous facilitez le paiement de vos clients, plus vous serez payé rapidement. L'une des fonctionnalités les plus intéressantes de Stripe est la possibilité d'intégrer des options de paiement directement dans les factures. Cette fonctionnalité propose :

• Plusieurs options de paiement, telles que les cartes bancaires, les virements ACH, les wallets (par exemple, Apple Pay, Google Pay) et les options internationales (par exemple, les prélèvements automatiques SEPA, iDEAL)

• Des liens de paiement instantané ou des boutons « Payer » directement sur la facture

• Un rapprochement automatique des paiements dans les systèmes comptables

Suivi et notifications en temps réel

Le suivi élimine les incertitudes et vous aide à gérer les soldes impayés. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez suivre les différentes étapes de la facture : envoi, paiement ou retard de paiement. Optez pour un logiciel qui permet d'obtenir des mises à jour sur l'état des paiements et d'envoyer des rappels automatiques pour les factures impayées.

Gestion de la fiscalité et de la conformité

Il n'est pas question de faire l'impasse sur la conformité fiscale et l’automatisation permet d’éviter des erreurs coûteuses. Les fonctionnalités de facturation de Stripe incluent des outils visant à simplifier la gestion des taxes, tels que :

• Le calcul automatique de la taxe sur les ventes, de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou de la taxe sur les produits et services (GST) par Stripe Tax en fonction de la localisation du client

• Des factures conformes aux réglementations et exigences locales en matière de facturation (par exemple, ajout de numéros fiscaux, détail des postes)

• La prise en charge de plus de 135 devises

Modalités de paiement personnalisables

Les conditions personnalisées vous permettent de concilier une certaine flexibilité vis-à-vis de vos clients avec des exigences claires en matière de paiement. Les conditions doivent être adaptées à chaque client, et Stripe Invoicing vous permet de personnaliser les dates d'échéance, les frais encourus en cas de retard de paiement et les remises pour les paiements anticipés.

Automatisation et facturation récurrente

L’automatisation de la facturation récurrente réduit le travail manuel et garantit des paiements prévisibles. Les fonctionnalités de facturation de Stripe sont compatibles avec Stripe Billing pour traiter les paiements récurrents. Ces fonctionnalités incluent :

• Un calendrier de facturation automatisé pour des cycles de facturation hebdomadaires, mensuels ou personnalisés

• L'encaissement automatique des paiements à l’aide des informations de paiement enregistrées du client

• Des relances automatiques en cas d’échec de paiement

Rapports et analyses

Une vision claire vous aide à gérer les finances de votre entreprise de manière proactive. Le Dashboard Stripe fournit des analyses détaillées sur les performances des factures, telles que :

• Des rapports d'ancienneté pour identifier les factures en retard en un coup d’œil

• Les tendances en matière de paiement (p. ex., les clients qui paient systématiquement en retard)

• Des synthèses fiscales pour simplifier la déclaration fiscale

Accès à l’API et intégrations

Les intégrations minimisent la saisie manuelle des données et permettent à vos systèmes de rester connectés. L’API de Stripe Invoicing vous permet de créer des flux de travail personnalisés et d'y associer vos autres outils, tels que :

• Des logiciels de comptabilité comme QuickBooks ou Xero

• Des systèmes de gestion de la relation client (CRM) comme Salesforce ou HubSpot

• Des outils de suivi du temps comme Harvest ou Toggl

Portail client

Un portail client améliore l’expérience des clients et réduit les tâches administratives. Le portail de Stripe permet aux clients de gérer leurs factures, de consulter l’historique de leurs paiements et d’enregistrer leurs moyens de paiement en toute sécurité. Voici les fonctionnalités intéressantes :

• Des options en libre-service pour que les clients puissent télécharger leurs factures ou leurs reçus sans vous contacter

• Un stockage sécurisé des moyen de paiement afin que les clients puissent enregistrer leurs coordonnées bancaires pour payer plus rapidement

• Un processus de résolution des litiges de paiement, le cas échéant

Évolutivité et internationalisation

Votre logiciel de facturation doit évoluer avec votre entreprise. Stripe est conçu pour les entreprises de toutes tailles, avec des fonctionnalités qui évoluent au rythme de votre croissance. Voici les fonctionnalités intéressantes :

• Prise en charge de plusieurs devises et langues pour les entreprises internationales

• Fonctionnalités professionnelles telles que la facturation groupée, la protection avancée contre la fraude et la gestion des accès par équipe

• Une tarification transparente, sans frais cachés

Comment les logiciels de facturation s'intègrent-ils aux systèmes comptables ?

Les logiciels de facturation s'intègrent aux systèmes de comptabilité pour simplifier la facturation et la tenue des comptes. Voici comment fonctionne Stripe Invoicing.

Synchronisation automatique des transactions

Lorsque vous envoyez une facture via Stripe et qu’un client la paie, Stripe peut automatiquement partager les informations de paiement (montant, date et payeur) avec votre logiciel de comptabilité (par exemple, QuickBooks, Xero). Stripe marque la facture comme « payée » dans son système et transfère ces données à votre plateforme de comptabilité, où elles sont classées en tant que revenus. Ainsi, vous n’avez pas besoin de saisir manuellement les informations de paiement ni de rapprocher les relevés bancaires avec les factures. Stripe et le système de s'en chargent pour vous.

Mises à jour en temps réel

Stripe envoie des mises à jour à votre logiciel de comptabilité en temps réel. L’état d’une facture (partiellement payée, payée intégralement ou en retard) est immédiatement pris en compte dans vos registres comptables. Cela garantit que vos registres restent à jour sans suivi manuel, ce qui est crucial pour les entreprises qui émettent un grand volume de factures.

Intégration de la gestion fiscale

Si vous utilisez Stripe Tax, celui-ci calcule les taxes en fonction de la localisation du client et les inclut automatiquement dans la facture. Il est synchronisé avec votre logiciel de comptabilité pour déclarer ces montants de taxes.

Plan comptable unifié

Stripe peut faire correspondre les catégories de vos factures au plan comptable de votre logiciel de comptabilité. Par exemple :

• Les revenus provenant des services de conseil peuvent être catégorisés comme « Revenus de conseil ».

• Les ventes de biens physiques peuvent être classées comme « Revenus liés à la vente de produits ».

Cela garantit que votre système comptable organise correctement les revenus, ce qui rend les rapports financiers plus précis et plus faciles à analyser.

Suivi et rapprochement des dépenses

Stripe associe automatiquement les paiements aux factures correspondantes afin de simplifier le processus de rapprochement dans votre système de comptabilité. Stripe transmet les dépenses récurrentes, telles que les frais de traitement des paiements, en tant que postes distincts dans votre logiciel de comptabilité. Par exemple, une facture de 1 000 $ avec des frais de traitement Stripe de 40 $ sera automatiquement enregistrée dans vos livres comme 1 000 $ de revenus et 40 $ de dépenses.

Prise en charge de plusieurs devises

Si votre entreprise traite des factures dans plusieurs devises, Stripe convertit les paiements dans votre devise locale et transmet le montant converti à votre logiciel de comptabilité. Stripe fournit le détail des frais de conversion et des montants nets pour garantir une comptabilité précise.

Personnalisation de la synchronisation des données

L’API de Stripe vous permet de spécifier la façon dont les données circulent entre Stripe et votre logiciel de comptabilité. Par exemple, vous pouvez définir des règles pour catégoriser les factures de clients spécifiques sous des sources de revenus distinctes ou personnaliser les rapports pour inclure des métadonnées telles que la région du client et les descriptions des produits. Ce niveau de personnalisation est utile aux entreprises ayant des besoins de facturation complexes ou celles dont la prise de décision repose fortement sur l’analyse des données.

Remboursements et réajustements

Stripe intègre les remboursements directement dans votre système de comptabilité. Lorsque vous émettez un remboursement pour une facture payée, Stripe notifie votre plateforme de comptabilité afin de comptabiliser le remboursement et de l'associer à la transaction initiale. Les remboursements sont souvent négligés dans les processus comptables manuels, ce qui peut conduire à des inexactitudes dans les registres financiers ; Stripe résout ce problème grâce à l'automatisation.

Rapports financiers précis

Stripe s’appuie sur des outils comptables pour générer des rapports, que vous soyez intéressés par les comptes clients, les factures impayées ou l’évolution des revenus. Par exemple, si votre logiciel comptable fournit des rapports mensuels sur les pertes et profits, Stripe s’assure que toutes les données des facturation sont prises en compte sans que vous ayez à revérifier les postes.

Automatisation flexible des flux de travail

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, l'intégration de Stripe permet à votre système de comptabilité de suivre le rythme. Vous pouvez automatiser l’importation et l’exportation de données de facturation en masse, utiliser des modèles prédéfinis pour les scénarios de facturation récurrente et synchroniser des milliers de factures sans dégradation des performances.

Quels sont les coûts associés aux logiciels de facturation ?

Les différents logiciels de facturation présentent des modèles de tarification et des frais variés que vous devez prendre en compte. Stripe utilise un modèle de paiement à l’utilisation, ce qui vous permet de ne pas payer trop cher pour des fonctionnalités que vous n’utilisez pas. Au contraire, le montant que vous payez dépend du volume de vos factures et des types de paiements que vous traitez. Voici les coûts associés à Stripe Invoicing.

Frais de facturation

Stripe prélève un faible pourcentage sur chaque facture payée. Vous êtes facturé au moment du paiement de votre facture, et la création et l’envoi de factures impayées sont gratuits.

Frais de traitement des paiements

Stripe traite les paiements directement via vos factures et facture des frais standard par transaction. Des frais supplémentaires sont facturés pour les paiements par carte internationale et les conversions de devises.

Frais de facturation récurrente

Stripe facture différents frais associés à l’envoi de factures récurrentes pour des abonnements ou des services continus. Les frais exacts dépendent de la façon dont vous configurez les outils supplémentaires pour automatiser les paiements d’abonnement.

Frais de facture post-paiement

Stripe facture un pourcentage de frais sur le montant total de la transaction si vous utilisez Stripe Checkout ou Payment Links pour des achats ponctuels et que vous décidez d’émettre une facture par la suite. Ces frais peuvent vous concerner si vous combinez e-commerce et facturation.

Frais Stripe Tax

Stripe peut gérer le calcul des taxes via Stripe Tax, qui calcule la taxe sur les ventes, la TVA ou la GST en fonction de l’emplacement de votre client et l'ajoute à la facture. Stripe facture un petit supplément pour l'utilisation de Stripe Tax.